Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern"

Transkript

1 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls kommunkoncern ( kommunen ), beslutade av Sundsvalls kommunfullmäktige xxxx-xx-xx. I Allmänt II Ansvar, roller och organisation III Verksamhetsbeskrivning och dokumentplanering IV Upprättande och gallring av allmänna handlingar V Avgränsning och registrering av allmänna handlingar VI Arkivering VII Redovisning av arkiv VIII Långtidsförvaltning av allmänna handlingar IX Utlämnande av allmänna handlingar, sekretess, hantering av personuppgifter X Utlån av allmänna handlingar XI Uppföljning av riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Anmärkningar

2 2 I A l l m ä n t Målsättning, policy och riktlinjer för hanteringen av allmänna handlingar i Sundsvalls kommun framgår av Strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls kommunkoncern som fastställs av kommunfullmäktige. Följande regler ger närmare anvisningar om tillämpningen av strategin samt om tillämpning av bestämmelser som meddelas i lag. 1 Tillämpningsområde Dessa regler gäller för myndigheter i Sundsvalls kommunkoncern ( kommunen ). Med myndigheter avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning samt Sundsvall-Timrå räddningstjänstförbund och kommunalförbundet för Nordiska Kammarorkestern. Med myndigheter avses i dessa regler även bolag, stiftelser m m där kommunen genom aktieinnehav eller på annat sätt utövar ett rättsligt bestämmande inflytande enligt 1 kap. 9 sekretesslagen (1980:100). Reglerna gäller även enskilda organ hos vilka allmänna handlingar tillhöriga Sundsvalls kommun förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter. Om dessa regler kommer i konflikt med lag ska lagen gälla. 2 Standarder och lagstiftning För hantering av allmänna handlingar gäller arkivlagen (1990:782), tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen samt personuppgiftslagen (1998:204). Dokumenthanteringen ska utvecklas i linje med den svenska och internationella standarden för dokumenthantering, SS-ISO 15489, samt anknuten standard för metadata, ISO Arkivhanteringen ska utvecklas i linje med den standardiserade referensmodellen Open Archives Informations System (OAIS), ISO Följsamhet mot andra överenskomna standarder som främjar hantering och utbyte av arkivinformation ska eftersträvas. För elektroniska dokument ska alltid eftersträvas standardformat. Exempel på standardformat är XML, PDF-A och ODF för kontorsdokument, TIFF gr 4 för avbildade dokument och CALS för ritningar i rasterformat. II A n s v a r, r o l l e r o c h o r g a n i s a t i o n 3 Arkivmyndighetens ansvar Sundsvalls kommunstyrelse är arkivmyndighet för Sundsvalls kommunkoncern. Arkivmyndigheten svarar för samordnad planering och uppföljning av insatser som avser koncernens dokument- och arkivhantering enligt kommunfullmäktiges riktlinjer och dessa regler. Arkivmyndighetens uppdrag innefattar tillsyn i enlighet med arkivlagen. Sådan tillsyn utövas även gentemot kommunala företag som avses i 1 3 st.

3 3 Om Sundsvalls kommun är delägare i ett kommunalt företag enlig 1 kap. 9 sekretesslagen kan arkivmyndigheten ingå avtal om att svara för tillsynen i företaget. 4 Gemensam kommunal arkivfunktion (kommunarkivet) För att verkställa arkivmyndighetens uppgifter enligt dessa regler finns en gemensam kommunal arkivfunktion under kommunstyrelsen, kommunarkivet. Kommunarkivet ska svara för uppföljning och handlingsplaner enligt ta emot, förvara och vårda arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten främja de allmänna handlingarnas tillgänglighet och underlätta deras användning i kulturell verksamhet och forskning Kommunarkivet ska dessutom på kommunstyrelsens uppdrag ge service till förvaltningar och förtroendevalda ge kommunens myndigheter råd i frågor som rör dokument- och arkivhantering som konsult utföra arbetsuppgifter inom myndigheternas ansvarsområde, i den mån sådana beställs. 5 Nämnders och kommunala företags ansvar Kommunkoncernens myndigheter ska ansvara för att allmänna handlingar i Sundsvalls kommun hanteras i enlighet med lag, kommunfullmäktiges riktlinjer och dessa regler. För bevakning och initiativ liksom verkställighetsåtgärder i frågor som rör hanteringen av allmänna handlingar enligt dessa regler ska varje myndighet utse minst en dokument- och arkivansvarig. I den dokument- och arkivansvariges uppgifter ingår att samordna arbete med upprättande och àjourförande av dokumentplan enl 6-7 sörja för att åtgärder som framgår av dokumentplanen verkställs årligen till arkivmyndigheten redogöra för hur myndighetens dokumenthantering utvecklas i förhållande till fullmäktiges riktlinjer enl 26 följa upp handlingsplaner för utveckling av myndighetens dokumenthantering enl 27 Varje myndighet är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen. Den personuppgiftsansvarige kan utse ett personuppgiftsombud. Ett sådant ombud har till uppgift att självständigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt påpeka eventuella brister. III V e r k s a m h e t s b e s k r i v n i n g o c h d o k u m e n t p l a n e r i n g 6 Planering och organisering av dokumentation Myndigheter ska 1. beskriva och dokumentera sin verksamhet på ett sätt som visar hur verksamhetsfunktioner, processer och aktiviteter förhåller sig till varandra 2. bestämma vad som ska dokumenteras och hur dokumentationen ska vara utformad för att motsvara verksamhetens krav

4 4 3. regelbundet se över processbeskrivningarna och bedöma om existerande dokumentation är tillräcklig 4. i samband med införande av system beakta behovet av behörighetssystem, loggar och förändringshistorik 5. i samband med införande av system som hanterar dokument och data bestämma vilka metadata som ska förekomma och hur de ska hanteras 6. i samband med avveckling eller förändring av verksamhetssystem sörja för att dokument och data som ej överförs till efterträdande system överlämnas till arkivmyndigheten. Metod för och dokumentation av 1-6 ska baseras på arkivmyndighetens anvisningar. Möjligheter till samverkan med andra myndigheter om resurser och metoder ska tillvaratas. 7 Dokumentplan Varje myndighet ska upprätta och àjourhålla en dokumentplan som redovisar hur funktioner och processer dokumenteras, dvs vilka slags allmänna handlingar som upprättas och förvaras hos nämnden/företaget filformat, lagringsmedium och lagringsplats för producerade dokument och data hur dokument och data hanteras under den tid de behövs i verksamheten regler om sekretess som är tillämpliga på ett visst handlingsslag vilka dokument och data som gallras och vilka som bevaras ordning för arkivering och överföring till arkivmyndigheten format för filer och data som långtidsförvaras vem som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar. Mall för dokumentplan ska tillhandahållas av arkivmyndigheten. IV U p p r ä t t a n d e, h a n t e r i n g o c h g a l l r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 8 Upprättande och hantering av allmänna handlingar Myndigheters allmänna handlingar ska framställas med material och metoder som garanterar informationens autenticitet, tillförlitlighet och integritet liksom dess användbarhet över tid. Allmänna handlingar ska kunna presenteras med det innehåll de hade när de kom in till myndigheten eller upprättades där och det ska framgå om uppgifter ändrats eller tillförts handlingarna samt i så fall när. Handlingar som bevaras (ej gallringsbara handlingar) ska framställas med material och i dataformat enligt 2 som godkänts av arkivmyndigheten. Nödvändig konvertering eller migrering ska genomföras så att handlingarnas autenticitet inte förstörs. Allmänna handlingar ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.

5 5 9 Gallring av allmänna handlingar Allmänna handlingar får gallras (förstöras), dock inte så att syftet med kommunens dokumentoch arkivhantering motverkas. Varje myndighet beslutar om gallring efter samråd med arkivmyndigheten, såvida annat ej följer av lag eller förordning. Gallringsbeslut kan delegeras till förvaltningschef eller verkställande direktör. Arkivmyndigheten får föreskriva om undantag från myndighetens gallringsbeslut. Gallring i arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutas av arkivmyndigheten efter samråd med överlämnande myndighet. Handlingar som gallras ska förstöras. Sekretesskyddade handlingar som gallras ska förstöras i närvaro av personal hos myndigheten eller arkivmyndigheten. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning, gäller dessa bestämmelser. Det ska framgå när och enligt vilken bestämmelse allmänna handlingar ska gallras eller på annat sätt upphör att förvaras hos myndigheten. V A v g r ä n s n i n g och r e g i s t r e r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 10 Registrering av allmänna handlingar Allmänna handlingar ska utan dröjsmål diarieföras eller registreras på annat sätt när de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls organiserade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Är det uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver den varken registreras eller hållas organiserad. Registret ska innehålla uppgifter om datum när handlingen kom in eller upprättades, beteckning som handlingen får vid registreringen, uppgifter om vem handlingen har kommit in från eller vem den har expedierats till samt en kort sammanfattning av det som handlingen rör. Vissa uppgifter kan behöva utelämnas eller döljas om det behövs för att registret ska kunna visas för allmänheten. Handlingar som tillhör ärenden registreras med kod eller annan beteckning för ärendet. Databaserade verksamhetssystem som är tillgängliga för och utgör allmänna handlingar hos flera myndigheter ska registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för övriga myndigheter.

6 6 11 Avgränsning av allmänna handlingar Myndigheter ska ordna och avgränsa sina allmänna handlingar så att det klart framgår vilka handlingar som bildar arkivet. Handlingar som hör till ett ärende eller annan process ska om möjligt presenteras så att de återger processens gång. De allmänna handlingarna ska avgränsas från annat informationsmaterial. Arbetsmaterial i form av minnesanteckningar och kopior liksom referensmaterial och allmänt tillgänglig information som inhämtats i samband med ärendehandläggning eller verkställighetsåtgärd utrensas fortlöpande, dock senast i samband med överföring till arkiv. Minnesanteckningar och andra handlingar som behövs för förståelse av ärende eller beslut ska dock läggas till handlingarna i ärendet. Verksamhetssystem som är tillgängliga för och utgör allmänna handlingar hos flera myndigheter bildar arkiv endast hos den myndigheter/ de myndigheter som förvarar egna handlingar i systemet. Vid osäkerhet om vem som har arkivansvar skall frågan avgöras av arkivmyndigheten. VI A r k i v e r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 12 Allmänt om arkivering, överlämnande m m Myndigheter får avhända sig allmänna handlingar dels genom gallring enl 9, dels genom att handlingarna övertas av arkivmyndigheten överlämnas till arkivmyndigheten återlämnas med stöd av lag eller enligt kommunfullmäktiges beslut. 13 Övertagande av arkivmyndigheten Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn både efter ensidigt beslut och efter överenskommelse med myndigheten. Med övertagande avses att ägande och ansvar för allmänna handlingar samt åligganden enligt detta reglemente överförs till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten får även överta arkiv efter enskilda om detta befrämjar kommunens kulturella verksamhet och forskning. 14 Överlämnande till arkivmyndigheten eller annan juridisk person Med överlämnande avses att ägande och ansvar för allmänna handlingar samt åligganden enligt detta reglemente överförs till annan juridisk person. Om en myndighet upphör och dess verksamhet inte överförs till annan myndighet ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige har beslutat något annat.

7 7 Om en verksamhet hos en myndighet upphör utan att överföras till annan myndighet i kommunen ska de allmänna handlingar som rör verksamheten överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader eller efter överenskommen frist. Om verksamheten eller delar av denna övergår till annan myndighet i kommunen får handlingar i pågående ärenden liksom handlingar rörande objekt som ännu förvaltas överlämnas till myndigheten. Kommunfullmäktige får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna om 1. myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, 2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet och 3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten. Överlämnande av handlingar som tillhör pågående processer, och som därmed kan förutses, ska framgå av dokumentplan hos myndigheten. Överlämnande av allmänna handlingar enligt denna regel ska bekräftas i avtal eller reversal som visar vad som överlämnas och eventuella villkor för överlämnandet. 15 Återlämnande av vissa handlingar Följande handlingsslag får efter registrering återlämnas till den som lämnat in dem, utan att dessförinnan kopieras av myndigheten: ansökningshandlingar till tjänster från sökande som ej erhållit tjänst svar på skriftliga prov i skolan som legat till grund för betygssättning eller annan åtgärd handlingar som inlånats för tjänsteändamål från enskild eller från annan myndighet. Anmärkning: Får ej ändras utan beslut av fullmäktige. VII R e d o v i s n i n g av a r k i v 16 Översiktlig beskrivning För att främja allmänhetens möjligheter att återsöka allmänna handlingar ska varje myndighet översiktligt beskriva vilka slag av allmänna handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Utöver vad som framgår ur 6-7 ska beskrivningen även innefatta information om hur myndighetens verksamhet historiskt har utvecklats och vilka arkiv som kan finnas från upphörda verksamheter. Dokumentation av sådana uppgifter ombesörjs av kommunarkivet.

8 8 17 Förteckning av handlingsslag Kommunarkivet ska för nämnders och företags räkning förteckna de handlingsslag som finns i myndigheternas arkiv. Förteckningen bör på ett systematiskt sätt redovisa 1. handlingsslagets benämning 2. en kort sammanfattning av informationen i handlingsslaget 3. uppgifter om när handlingsslaget påbörjats och när det avslutats 4. uppgift om vilka handlingsslag som gallras, med beslutshänvisning 5. metoder för åtkomst 6. övriga uppgifter som behövs för förståelse av handlingsslaget Förteckningen ska ha en struktur som baseras på verksamhetsbeskrivning och dokumentplan enligt 6-7. VIII L å n g t i d s f ö r v a l t n i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 18 Förvaltning av arkiv efter överlämnande till arkivmyndigheten Kommunarkivet svarar för arkivförvaring av allmänna handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Allmänna handlingar som överlämnas till arkivmyndigheten ska åtgärdas och prepareras för långtidsförvaring i enlighet med dokumentplanen. Allmänna handlingar som förvaras av arkivmyndigheten ska förvaltas på ett sätt som garanterar att informationen behåller sin autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. Konvertering och migrering liksom hantering av metadata ska ske med säkra och dokumenterade metoder enligt gällande svensk och internationell standard. Arkivmyndigheten ska sörja för att allmänna handlingar som förvaltas blir åtkomliga för förvaltningen, allmänheten och forskarna samt att miljöer för åtkomst har hög tillgänglighet. 19 Annan förvaltning En myndighet kan överföra allmänna handlingar till kommunarkivet eller till extern organisation för ren förvaring eller förvaltning med begränsat ansvar. Sådan förvaltning kan även förekomma när en extern organisation driver verksamhet på uppdrag av myndighet i Sundsvalls kommun. Förvaltning av allmänna handlingar som anförtros åt juridisk person utanför Sundsvalls kommun ska regleras i avtal mellan myndigheten och den som svarar för förvaringen och godkännas av arkivmyndigheten.

9 9 IX U t l ä m n a n d e a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r, s e k r e t e s s, b e h a n d l i n g a v p e r s o n u p p g i f t e r 20 Utlämnande av allmän handling Allmän handling som inte skyddas av sekretess ska lämnas ut utan dröjsmål så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att, mot erläggande av avgift som fastställs av kommunfullmäktige, få avskrift eller kopia av handlingen i den del den får lämnas ut. Dokument och data som utlämnas ska presenteras så att den som begärt utlämnande självständigt kan bedöma informationen och kontrollera dess autenticitet. Om en anställd ansvarar för en allmän handling enligt arbetsordning eller särskilt beslut ska han eller hon i första hand pröva frågan om handlingen ska lämnas ut till den sökande. I tveksamma fall bör den anställde låta myndigheten pröva frågan, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Anmärkning Med handlingar avses framställningar i skrift eller bild eller upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. En allmän handling är en handling som förvaras hos myndigheten efter att ha inkommit dit eller upprättats där. Vad som avses med förvarad och upprättad framgår av 2 kap tryckfrihetsförordningen. Med allmän handling avses även enstaka uppgift(er) i ett dokument eller en databas varje sammanställning av uppgifter som kan utföras med rutinmässiga åtgärder, dock ej sammanställning av personuppgifter i strid med personuppgiftslagen. 21 Sekretessprövning Vid begäran om utlämning av en allmän handling ska sekretessprövning göras. Prövningen görs i första instans av den som enligt 20 har ansvar för utlämnande av allmänna handlingar. Frågan om utlämnande ska prövas av myndigheten om 1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att röja innehållet eller annars använda handlingen, och 2. sökanden begär sådan prövning. Sökanden ska få information om möjligheten att begära sådan prövning och att det krävs beslut av myndigheten för att avgörandet ska kunna överklagas. 22 Behandling av personuppgifter Personuppgiftslagens bestämmelser är tillämpliga när personuppgifter behandlas helt eller delvis automatiserat eller annars kan sökas eller sammanställas enligt särskilda kriterier. Sådan behandling ska antingen anmälas till tillsynsmyndigheten eller registreras av personuppgiftsombud, om sådant har tillförordnats. Personuppgiftslagen är inte tillämplig när personuppgifter behandlas i ostrukturerat material. Personuppgiftslagen ska inte tillämpas så att det strider mot tryckfrihetsförordningen.

10 10 Personuppgiftslagen utgör inget hinder mot att personuppgifter arkiveras och långtidsförvaltas i arkiv enligt dessa regler. 23 Service och upplysningar beträffande automatiserad behandling Varje myndighet ska för allmänheten hålla tillgänglig beskrivning av de register, förteckningar eller andra anteckningar hos myndigheten som förs med hjälp av ADB-register. En myndighet ska på begäran ge en enskild sökande tillfälle att själv använda IT-stöd som myndigheten förfogar över för att ta del av ADB-upptagning. Sådan skyldighet gäller inte, om det innebär att sökanden får tillgång till upptagning som inte är allmän handling hos myndigheten. Skyldigheten gäller inte heller om bestämmelser om sekretess hindrar det, om det finns risk för förvanskning eller förstöring eller om arbetets behöriga gång hindras. 24 Bestämmelser om överklagande En myndighets beslut att avslå en begäran om utfående av allmän handling eller myndighets beslut att lämna ut en allmän handling med förbehåll får överklagas. Sådant beslut av myndigheten ska förses med besvärshänvisning. Närmare bestämmelser om överklagande finns i 15 kap sekretesslagen. X U t l å n a v a l l m ä n n a h a n d l I n g a r 25 Allmänna handlingar får utlånas - för tjänsteändamål till en annan myndighet, såvida utlån ej hindras av lag eller författning; - till kommunalt företag när detta övertagit verksamhet som tidigare bedrevs av en myndighet i kommunen; - för forsknings- och studieändamål till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet; samt - för utställningsändamål. Utlån av allmänna handlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster minimeras. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Begränsning av utlån av nu nämnda skäl får beslutas av arkivmyndigheten. XI U p p f ö l j n i n g av r i k t l i n j e r f ö r h a n t e r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 26 Uppföljning Myndigheter i kommunen ska i årlig rapport till arkivmyndigheten redogöra för hur dokumentoch arkivhanteringen utvecklas i förhållande till de riktlinjer som utfärdats av kommunfullmäktige. Om rapporten framställs genom den dokument- och arkivansvarige skall ett ex rapporten lämnas till myndigheten för kännedom.

11 11 Rapporterna ska sammanställas och bearbetas av kommunarkivet för behandling i samband med årlig verksamhetsuppföljning och överlämnas till arkivmyndigheten tillsammans med kommentarer och eventuella förslag om åtgärder. 27 Handlingsplaner Handlingsplaner som främjar utveckling i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer och dessa regler ska upprättas och följas upp av kommunarkivet i samarbete med dokument- och arkivansvariga.

12 12 A N M Ä R K N I N G A R Hänvisning till lagar och tillämpade standarder 1 Tillämpningsområde 1 AL 3 Arkivmyndighetens ansvar 7-9 AL, SS-ISO Gemensam kommunal arkivfunktion (Kommunarkivet) SS-ISO Nämnders och kommunala företags ansvar 4-6, 10, AL, SS-ISO Planering och organisering av dokumentation 6 AL, SS-ISO 15489, ISO Dokumentplan 6 AL, SS-ISO Upprättande och hantering av allmänna handlingar 5 AL, 15 kap 9 SekrL, samt SS-ISO 15489, SS-ISO Gallring av allmänna handlingar 6,10 AL 10 Registrering av allmänna handlingar 15 kap 1-3 SekrL, 3 AL, SS-ISO Avgränsning av allmänna handlingar 2 kap 3,9 TF, 15 kap 9 SekrL, 3, 6 AL, SS-ISO Allmänt om arkivering, överlämnande m m 9-10, AL 13 Övertagande av arkivmyndigheten 9 AL 14 Överlämnande till arkivmyndigheten eller annan juridisk person 9,14-15 AL, 3 SFS 1994:1383 samt ISO Återlämnande av vissa handlingar 15 AL 16 Arkivbeskrivning 6 AL 17 Förteckning av handlingsslag 6 2 AL 18 Förvaltning av arkiv efter överlämnande till arkivmyndigheten 6 AL, ISO 23081, ISO Utlämnande av allmän handling 2 kap TF, 15 kap SekrL 21 Sekretessprövning 15 kap SekrL 22 Behandling av personuppgifter PUL 23 Service och upplysningar beträffande automatiserad behandling 15 kap SekrL AL SekrL TF PUL ISO SS arkivlagen sekretesslagen tryckfrihetsförordningen personuppgiftslagen International Standards Organisation svensk standard

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern

Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Diarienummer 480/07 004 Fastställt av KF 2008-05 Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Detta dokument har

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden.

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden. Arkivreglemente 1 Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 31 mars 2008 72. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för

Läs mer

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. LIDNESBERGS KOMMUN Författningssamling KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m 2015-05-14 Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. Förutom de i

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 1996-11-25 Reglemente för arkivvård Fullmäktiges beslut 114/96. 1 Tillämpningsområde Direkt tillämpning Detta reglemente gäller

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN Lysekils kommun ARKIVREGLEMENTE Utfärdad av: Kommunarkivarien Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2007-11-22 ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN 1. Syfte... 2 2. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)...

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Arkivreglemente för. Mölndals stad

Arkivreglemente för. Mölndals stad Arkivreglemente för 1 Innehåll 1. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 3 2. Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 3 3. Arkivmyndigheten (7-9 AL)... 4 4. Avgifter... 4 5. Redovisning av arkiv (6 2 p AL och

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige Dnr KS-2009/852 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2009-11-19 138 Rev. arkivreglemente för Knivsta kommun (Enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 december 2002 och gällande från den 1 januari

Läs mer

256 Arkivreglemente för Höörs kommun

256 Arkivreglemente för Höörs kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-08-29 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/417 256 Arkivreglemente för Höörs kommun Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen

Läs mer

Arkivreglemente för Gävle kommun

Arkivreglemente för Gävle kommun Sid 1 (7) Arkivreglemente för Gävle kommun Arkivreglemente för Gävle kommun Beslutad av Kommunfullmäktige 1998-12-14 210 (dnr EG 1998:485) Förutom de i arkivlagen (AL, SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN 3:11:1-6 Antagen av kommunfullmäktige 1995-12-19, 107. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Kommunal författningssamling

Kommunal författningssamling Kommunal författningssamling 2005 Utgiven av Stadskansliet i Kristianstad Nr 452 KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av kommunfullmäktige 2005-04-12 51. Ersätter KFS nr 382. Förutom de i arkivlagen (SFS

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag

Läs mer

Svenska kyrkans bestämmelser

Svenska kyrkans bestämmelser Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län ÄRENDE 13 2012-03-07 Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län Handlingar i ärendet: Landstingsstyrelsens skrivelse till landstingsfullmäktige Arkivreglemente reviderat Arkivreglemente

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Lag om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration; SFS 2003:763 Utkom från trycket den 25 november 2003 utfärdad den 13 november 2003. Enligt riksdagens

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Lag om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring; SFS 2015:602 Utkom från trycket den 10 november 2015 utfärdad den 29 oktober 2015. Enligt riksdagens beslut 1 föreskrivs

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Landstingsstyrelsens förslag till beslut FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören

Läs mer

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,

Läs mer

Nya arkivregler för Stockholms stad

Nya arkivregler för Stockholms stad Utlåtande 2007: RI (Dnr 042-2020/2007) Nya arkivregler för Stockholms stad Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta följande 1. Nya arkivregler för Stockholms stad enligt bilaga antas. 2. Kulturnämnden

Läs mer

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, - - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur

Läs mer

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan OSL Utlämnande Överklagan Registrering Tillgänglighet Hantering Redovisning TF Grundlag Allmän handling Utlämnande ArkF Skrivmateriel

Läs mer

Lag (2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet

Lag (2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet Lag (2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet Lag om uppgifter i tullbrottsdatabasen [3701] Lagens tillämpningsområde 1 [3701] Denna lag gäller vid Tullverkets behandling

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Arkivlagen och kommunallagen tillämpning i kommuner och landsting. Gävle 17 November 2015 Staffan Wikell Sveriges Kommuner och Landsting

Arkivlagen och kommunallagen tillämpning i kommuner och landsting. Gävle 17 November 2015 Staffan Wikell Sveriges Kommuner och Landsting Arkivlagen och kommunallagen tillämpning i kommuner och landsting Gävle 17 November 2015 Staffan Wikell Sveriges Kommuner och Landsting Föreskrifter om arkivvården/arkivreglemente Fullmäktige får meddela

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 90/15 2015-03-11 Ks 26 1 PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD Dokument Plan för tillsyn av arkivvård Version 1. Fastställd av Kommunstyrelsen Datum 2015-03-11

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 2008:4 Utkom från trycket den

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-11-07 Riksarkivet Riksarkivets främsta uppgift är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig

Läs mer

Instruktion enligt personuppgiftslagen (1998:204) för Eskilstuna kommunkoncern

Instruktion enligt personuppgiftslagen (1998:204) för Eskilstuna kommunkoncern 1 (5) Instruktion enligt personuppgiftslagen (1998:204) för Eskilstuna kommunkoncern Antagen av kommunfullmäktige den 23 september 2010, 193. Inledning Personuppgiftslagen (PuL) trädde i kraft 1998 och

Läs mer

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL Bilaga 8 Personuppgiftsbiträdesavtal Polismyndigheten Datum: 2016-12-22 Dnr: A293.290/2016 PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL 1 PARTER Personuppgiftsansvarig: Polismyndigheten, org. nr. 202100-0076, Box 12256,

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 18 augusti 2014 AN-2014/271.184 1 (3) HANDLÄGGARE Lars Axelsson 08-535 312 27 Lars.Axelsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Avgift

Läs mer

Lag (2001:185) om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet

Lag (2001:185) om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet Tullkodex m.m./vissa andra tullförfattningar 1 Lag (2001:185) om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet 1 kap. Allmänna bestämmelser Lagens tillämpningsområde 1 [4301] Denna lag tillämpas vid

Läs mer

LAGEN.NU. Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkrin... administration. Nyheter Lagar Domar Begrepp

LAGEN.NU. Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkrin... administration. Nyheter Lagar Domar Begrepp 1 of 11 27/09/2010 13:03 LAGEN.NU Nyheter Lagar Domar Begrepp Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration Departement Socialdepartementet Utfärdad 2003-11-13

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK)

Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK) Bilaga 1 Allmänna villkor för Socialnämnds anslutning till Sammansatt Bastjänst Ekonomiskt Bistånd (SSBTEK) 1. Allmänt Dessa Allmänna villkor reglerar Socialnämndens anslutning till Sammansatt Bastjänst

Läs mer

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26 ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 3, 2013-02-26 INNEHÅLL 1 BESKRIVA ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV... 3 1.1 ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

24 kap. 8 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

24 kap. 8 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Fastställd av GD 21 juni 2016 Upphör att gälla 21 juni 2019 Ansvarig: GD-stab Dnr: 2016/1002 SEKRETESSPOLICY Policyns omfattning Det finns regler som styr hur uppgifter får lämnas ut från SCB. SCB:s sekretesspolicy

Läs mer

Offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och hantering av allmänna handlingar Om registrering, sekretess och PuL (2010) 1. Allmän handling 2. Betydelse 3. När är en handling allmän? 4. Inkommen 5. Upprättad 6. Omhändertagen för arkivering 7. Förvarad 8. Vad är en myndighet? 9. Krav

Läs mer

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem,

Läs mer