Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Transkript

1

2 Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt

3 Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet 3

4 Varför är det viktigt att bevara projektmaterial Offentlighetsprincipen: TF 2 kap. 1 : Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. 4

5 Varför är det viktigt att bevara projektmaterial En förutsättning för att forskning ska vara trovärdig är att metoder och resultat dokumenteras på ett sådant sätt att de finns tillgängliga och kan granskas. Citat ur MFRs riktlinjer för god medicinsk forskning 5

6 Nationella regelverk Tryckfrihetsförordningen (TF) Offentlighets- och sekretesslag (OSL) Arkivlagen Personuppgiftslagen (PUL) Arkivförordningen Riksarkivets föreskrifter RA-FS, RA-MS Myndighetens interna riktlinjer för dokumenthantering 6

7 EUs regelverk EU-specifika regler för dokumenteringen inom EU-projekt kan finnas på flera olika ställen: EU-förordningar (EG) 1260/1999 (EG) 2355/2002 (EG) 1083/2006 Programdirektiv Projektavtal 7

8 Vad ska arkiven m.m. tillgodose Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättsskipning och förvaltning Forskningens behov EU-revisorernas granskning 8

9 EU-revision I princip ska de dokument som finns bevarade för ett EUprojekt kunna visa: att projektet genomförts vilka aktiviteter som genomfördes i projektet att dessa aktiviteter motsvarar vad som uppgavs i projektansökan att deltagarna i projektet var bidragsberättigade 9

10 EU-revision vilka utbetalningar som gjorts, inklusive medfinansiering och myndighetens egen insats att projektet publicerats och synliggjorts att vad som föreskrivs i kontraktet uppfyllts. 10

11 EU-revision I princip så har revisorerna rätt att kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget bland annat om dokumentationen är bristfällig. Det kan handla till exempel om: Underlaget till utgifter inte har dokumenterats Bevis saknas för aktiviteter, deltagare eller uppnådda resultat Det inte går att visa att projektet uppnått utlovad kvalitet 11

12 Projektansökan Exempel på handlingar: Förstudie till projektet Ansökningar med samtliga bilagor Kontrakt Beslut om upphävande av EU-stöd Rekvisition av projektmedel Beslut om utbetalning av EU-stöd Viktigare korrespondens 12

13 Personaladministrativa ärenden Annonser för rekrytering Ansökningshandlingar utlyst (tillsvidare-, visstidsanställning överstigande 1 månad) Ansökningshandlingar ej utlyst (tillsvidare-, visstidsanställning understigande 1 månad) Arvoden Tidrapporter Reseräkningar med kvitton 13

14 Primärdata/grundmaterial Enkäter Intervjuer Mät- och testresultat Röntgenbilder 14

15 Ekonomiadministrativa ärenden Beställningar Inkomna fakturor Annonser vid upphandling Avtal med leverantör 15

16 Dokumentation från verksamheten Protokoll/minnesanteckningar från styrgrupp och referensgrupp (signerade deltagarförteckningar) Hemsidor för projektet Egenproducerade trycksaker Dokumentation rörande projektets marknadsföring Deltagarlistor vid aktiviteter Databasar som upprättats inom projektet Fotografier, filmer och ljudupptagningar 16

17 Undantag från gallring av handlingar inom myndigheters forskningsverksamhet Handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt. 17

18 Diarieföring inom projekt Grundregeln i TF är att allmänna handlingar ska diarieföras. Det är dock ingen faktiskt krav, utom för handlingar som innehåller sekretess, utan det räcker i princip med att handlingarna hålls ordnade. När det gäller omfattande forskningsprojekt brukar vi vid Umeå universitet tala om att det inte är praktiskt att diarieföra hela projekten, då dessa kan vara väldigt omfattande. Istället rekommenderar vi att handlingarna hålls ordnade. 18

19 Diarieföring inom projekt Vissa handlingar bör dock diarieföras hur som helst, exempelvis medelsansökningar och beslut. Vad som ska diarieföras och inte är dock upp till varje myndighet att själv fatta beslut om. Inom Umeå kommun ska exempelvis samtliga projekt diarieföras i sin helhet. Datum 19

20 Vad innebär gallring Att gallra innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Överföring till annan databärare räknas som gallring om det medför: informationsförlust förlust av möjliga sammanställningar förlust av sökmöjligheter förlust av möjlighet att säkerställa autenticitet 20

21 Vad innebär rensning Rensning är avskiljande av handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras. Det kan röra sig om allt från att ta bort post-it lappar till att rensa ut minnesanteckningar eller dubbletter. Rensning skall ske så snart som möjligt. 21

22 Beslut om gallring All gallring innebär i princip en inskränkning i offentlighetsprincipen. Därför får gallring endast utföras om det finns ett uttryckligt beslut om att det är tillåtet. All gallring måste alltså följa ett fattat beslut, och för statliga myndigheter så kan Riksdagen, Regeringen och Riksarkivet generellt utfärda föreskrifter om gallring. Utifrån dessa förseskrifter ska sedan varje myndighet fatta egna s.k. tillämpningsbeslut. Oftast i form av bevarande- och gallringsplaner eller dokumenthanteringsplaner. 22

23 Kommunerna Varje kommun är sin egen arkivmyndighet, och fattar alltså helt sina egna beslut. För Umeå kommun finns riktlinjer med gallringsbeslut för handlingar inom EU-projekt. 23

24 Regler kring gallring Grunden till de nationella reglerna och förskrifterna kring gallring finns i Arkivlagen (1990:782) och Arkivförordningen (1991:446). Dessa är dock subsidiära, vilket innebär att EUs regler har företräde. EUs regler kan som sagt finnas inom både EU-förordningar, programdirektiv och projektavtal. 24

25 Gallringsfrist Gallringsfrist innebär i princip den tid som ska passera innan gallring kan ske. Vanliga gallringsfrister i Sverige är 10 år (exempelvis för räkenskapshandlingar) och 2 år (exempelvis för anställningsansökningar). En annan vanlig gallringsfrist är vid inaktualitet (kan gälla exempelvis handlingar av tillfällig och ringa betydelse). 25

26 Gallringsfrist När det gäller EU-projekt så gäller speciella gallringsfrister, beroende på att EU har speciella frister för revision. Exakt vad som gäller för frister varierar lite beroende på vilka ramprogram det gäller, men revision kan i vissa fall ske upp till 5 år efter sista utbetalningen. Riksarkivet rekommenderar därför generellt en gallringsfrist på 17 år för handlingar rörande EU-projekt. 26

27 Handlingar som kan gallras När den aktuella gallringsfristen har passerat så finns det alltså vissa handlingar som kan gallras. Vilka handlingar detta är beror på ett antal olika omständigheter, men det kan till exempel röra sig om: Allmän information om programmet Fakturaunderlag Deltagarlistor vid aktiviteter Primärmaterial 27

28 Handlingar som kan rensas Handlingar som inte är allmänna kan normalt sett alltså rensas. Det kan till exempel röra sig om: Minnesanteckningar Koncept Utkast Skräppost 28

29 Hur ska handlingarna bevaras Samtliga handlingar i ett projekt bör bevaras tillsammans. Projektets handlingar bör alltså hållas samman. Håll projektets handlingar ordnade allt efter som. Det är svårt att i efterhand ordna arkiv. Blanda inte gallringsbara handlingar och bevarandematerial. 29

30 Databärare Viktigt att handlingarna är framställda så att de kan - läsas - förstås och - överföras till annan databärare. 30

31 Arkivsäkerhet Certifierat skrivmaterial (SP) Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Krav på arkivlokaler Digitala lagringsformer 31

32 Svenskt arkiv Arkivpapper Åldersbeständigt papper Skrivmedel Aktomslag Arkivboxar Datum 32

33 Skrift på papper Pennor Skrivare Kopiatorer Tryckfärg Allt skall vara godkänt! Datum 33

34 Beständighet, förvaring och skydd Aktomslag Arkivbox, välj rätt storlek, fyll boxen Ta bort plastfickor, gem, klammer, post-it-lappar, gummiband Etiketter på arkivboxen Datum 34