Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.

Transkript

1 Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.

2 Kommunens analoga och digitala arkiv innehåller dess samlade kunskapsbas Informationen lagras idag ofta planlöst och utan skötsel = ineffektiv förvaltning. Delar av kunskapsbasen blir felaktig, inaktuell eller försvinner = verksamheten tappar sitt minne. Stora delar av den information vi producerar är oåtkomlig för andra = mycket svårt att återanvända redan producerad information.

3 En myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar. Myndigheten ska underlätta sökandet efter allmänna handlingar.

4 Medborgare Myndigheter Företag Verksamhet 1 Verksamhet 2 Slutarkiv Verksamhet 3

5 Medborgare Myndigheter Företag Verksamhet 1 Verksamhet 2 Verksamhets -system 1 Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv Verksamhets- Verksamhet 3 system 2

6 Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv

7 OSL Utlämnande Överklagan Registrering Tillgänglighet Hantering Redovisning TF Grundlag Allmän handling Utlämnande ArkF Skrivmateriel och förvaringsmedel Arkivering Tillsyn Arkivbildning vid förändrad organisation Utlån Utlämnande FörvL Serviceskyldigheten Handläggning Hantering av handlingar Anteckningar Rätt att ta del av uppgift Överklagande ArkL Arkivbildningen Ansvarsfördelning Arkivvård Gallring

8 Ansvarsfördelning Granskande Beslutande Verkställande Fullmäktige Revision Fastställer arkivreglemente Meddelar föreskrifter Utser arkivmyndighet Beslutar om avhändande Anger inriktning/ambitionsnivå Arkivmyndighet - kommunstyrelsen Utövar tillsyn Utgör centrala arkivfunktionen Övertar arkivhandlingar Fattar gallringsbeslut Levandegör Kommunarkiv Arkivarie och arkivassistent Myndighet - Nämnd/Styrelse Har fullt ansvar Fattar gallringsbeslut Organiserar arkivet Redovisar arkivet Verkställer beslutad gallring Arkivredogörare Arkivansvarig Registrator

9 Ansvar och roller Myndigheten Arkivmyndigheten Arkivbildning Förvaring Skydd och vård Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Rensning och gallring Tillhandahållande Utlån Regelgivning Förvaring Förtecknande Skydd och vård Tillhandahållande Utlån Levandegörande Tillsyn Riktlinjer Rådgivning Utbildning Strategiskt arbete Omvärldsbevakning

10 Arkivbildning

11 Vad är en allmän handling? En handling är allmän om det förvaras hos myndighet och antingen är upprättad eller inkommen dit. Allmän handling-begreppet regleras i 2 kap tryckfrihetsförordningen. Innehållet avgör om en handling är allmän.

12 Framställning av handlingar Myndigheten får välja medium vid upprättande av handlingar. Vid val av medium och databärare skall hänsyn tas till - sökbarhet - tillgänglighet - lagringskapacitet - beständighet Handlingarna skall framställas så att de kan läsas och överföras till annan databärare under den tid som de ska bevaras. Använd certifierade produkter som uppfyller Riksarkivets tekniska krav digitalt eller analogt.

13 Hur och när bildas arkiven? När en handling inkommit, färdigställts eller tagits om hand för arkivering. Som en följd av myndighetens verksamhet och bildas både i pappersform och i elektronisk form. Allmänna handlingar ska arkiveras när - det ärende till vilket de hör har avslutats - de har justerats eller på annat sätt färdigställts. Varje notering i diarium, journal, register eller förteckning är arkiverad i och med att den har gjorts.

14 Offentlighet och sekretess Utgångspunkten är offentlighet undantag finns sekretess Regleras i offentlighets- och sekretess-lagen (OSL) Måste ha lagstöd för att kunna sekretessbelägga handling/uppgift

15 Registrering av allmänna handlingar När måste man registrera? När handlingen innehåller sekretessinformation! Övriga handlingar skall hållas ordnade enligt 5 kap 1 OSL så att man kan se om de kommit in eller upprättats, t ex i pärm. Vad skall registreras? (5 kap 2 OSL) Datum Diarienummer/beteckning Uppgift om avsändare/mottagare I korthet vad handlingen rör

16 Gallra = förstöra allmänna handlingar Handlingar av ringa betydelse kan man gallra direkt, t ex reklam, cirkulär, inbjudningar, anonyma skrivelser mm. För att få gallra måste det finnas beslut i dokumenthanteringsplan eller genom särbeslut. Fastställt gallringsbeslut är tvingande, inte frivilligt.

17 Arkivredovisning 1. Klassificeringsschema/diarieplan visar var myndigheten arbetar med. 2. Arkivbeskrivningen ger förklarande information till arkivförteckningen och dokumenthanteringsplanen. Här beskrivs myndighetens verksamhet och organisation. 3. Dokumenthanteringsplanen redovisar myndighetens allmänna handlingarna, hur de ska hanteras och vad som ska gallras. 4. Arkivförteckningen är arkivens inventarieförteckning. 5. Lagringshierarki visar var elektronisk arkivinformation lagras fysiskt.

18 Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det?

19 Styrande dokument E-arkivet är en verksamhetsfråga inte en arkivfråga. Tekniska stödsystem Personal E-arkiv Lokaler Organisation Ekonomi Alla som arbetar inom offentlig verksamhet (politiker, tjänstemän och andra medarbetare) skapar arkiven och vi har ett gemensamt ansvar för att uppfylla offentlighetslagstiftningens krav på oss och våra myndigheter.

20 Min journal Mina betyg

21 Vad är lång sikt? Migrera till ny teknisk plattform Införa nytt verksamhetssystem Starta upp en ny myndighet (arkivbildare) Verksamhet upphör helt Personer med kunskap om kontext finns inte längre Ordinarie verksamhet Kulturarvsinstitution

22 Informationskartläggning Återanvända information från slutarkiv Kravställa verksamhetssystem Ta emot, packa upp och tillföra slutarkiv Införa verksamhetssystem Mappa mot arkivspecifikation och paketera Förvalta verksamhetssystem Avställa information från verksamhetssystem

23 Organisatorisk infrastruktur Styrande dokument Organisation och bemanning Ramverk för att säkerställa bevarande Ekonomisk hållbarhet Avtal och licenser

24 Hantera arkivobjekt Leverera förbereda och genomföra Ta emot kontrollera och validera Skapa arkivpaket sökbarhet och integritet Planera bevarande säkra upp och planera för framtida förändringar Bevara arkivpaket specificera, kontrollera och dokumentera Informationsredovisning vad finns och hur hittar jag det? Åtkomst behörigheter och loggning

25 Teknisk säkerhet Teknisk infrastruktur Riskhantering och säkerhetsarbete

26 Leverera och förvalta överlämnade arkiv Öppet arkivinformationssystem OAIS Förbereda leverans Planera bevarande Uttag Hantera data Leveranspaket Distributionspaket Ta emot Komma åt Mappning PRODUCENT Paketering Arkivpaket Arkivpaket Hantera lagring KONSUMENT Administrera Fritt efter CCSDS, Reference Model for an Open Archival Information (OAIS), 2002 LEDNING

27 FGS (det nya finpappret)

28 Strategi för elektroniskt bevarande Det är informationen som bevaras, inte IT-systemet med dess funktioner. Bevarande av information ska vara oberoende av särskild utrustning, programvara eller leverantör. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar kan tas till utgångspunkt även för kommuner och landsting.

29 Arkivbeständighet Väldokumenterat Fullständiga, öppna och tillgängliga specifikationer Stor spridning Många tillämpningar och programvaror Verktyg för oberoende kontroll Oberoende specifik hårdvara/programvara Enkelt, lätt bygga nya verktyg Fritt från kryptering, skrivskydd och liknande

30 Teknik i arkivet Blicka framåt för att planera bevarande Föråldrad Beprövad Vanlig Sista skriket Migrera arkivinformation

31 Upphandling av verksamhetssystem Att tänka på - Nuläge: Hur arbetar vi idag? Vilken information registreras idag? Vad fungerar bra med nuvarande arbetssätt/system? Vad fungerar mindre bra med nuvarande arbetssätt/system? Att tänka på Framtiden: Vad ska systemet användas till? Vilken information ska registreras i det nya systemet? Ska information föras över från ett tidigare system? Hur för vi över informationen till nästa system? Kan man samordna information från flera system till ett?

32 Hantering av elektroniska handlingar Redan när ett digitalt system kravställs krävs förberedelse för Inskanning av pappershandlingar Konvertering av elektroniska handlingar till det format som krävs för långtidslagring Gallring av pappershandlingar som skannats och elektroniska handlingar som konverterats Export av data funktionalitet m.m.

33 Långsiktig hållbarhet Informationsklassning på rätt sätt skapar förutsättningar för en väl fungerande informationshantering och goda möjlighet till återsökning och återanvändning av myndighetens samlade information. Det kräver en väl utarbetad struktur och genomtänkta sökparametrar (metadata).

34 Informationssäkerhet Är du en svag länk? Låser du alltid din dator när du lämnar din arbetsplats? Har du en smart mobil via jobbet? Är den i sådana fall försedd med lösenord/pinkod? Vad gör du med din gamla mobiltelefon när du får en ny? Har du bärbar dator eller läsplatta med dig hem? Är den låst så att ingen obehörig kommer in i den? Låter du dina barn, barnbarn eller vänner använda din jobbmobil, dator eller surfplatta?

35 Är du en svag länk? Använder du USB-minne eller liknande för att flytta information mellan datorer? Hanterar du sekretessinformation med respekt, eller får de ligga framme när du lämnar rummet? Fax och kopiator ligger handlingar kvar? Kan du låsa din dörr? Om så, låser du den när du lämnar rummet? Står närarkivet öppet dagtid? Står närarkivet öppet nattetid? Är sekretesshandlingar inlåsta separat?

36 Är du en svag länk? Sparar du din information/dina handlingar på din hemmakatalog, lokalt på din dator eller i ditt verksamhetssystem eller i en extern molntjänst? Har du och din verksamhet en sådan ordning på era handlingar ni kan lämna ut handlingar omgående och på stället även om inte ansvarig person finns på plats? Blandar du handlingar som ska bevaras och gallras i samma pärm/i samma mapp? Registrerar du sekretesshandlingar omgående när de upprättas eller inkommer? Kommer vem som helst in i centralarkivet?

37 Slutligen några krav, tips och råd

38 Planera för arkivet! Det måste finnas en övergripande antagen strategi för hur handlingar ska bevaras och gallras, såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar. Elektroniska arkiv (verksamhetssystem) måste planeras och formas i samband med att systemen kravställs, upphandlas och tas i bruk.

39 Krav på dig som medarbetare Det är du som tjänsteman som ansvarar för det du producerar - avsett om det är på papper eller i digital form. De allmänna handlingar som du skapar i ditt arbete är inte dina personliga de tillhör kommunen. Blanda inte handlingar som ska bevaras och gallras dela upp dem i olika pärmar och/eller skilj dem åt med register. Hantera sekretesshandlingar med respekt!

40 Krav på dig som medarbetare Du får inte själv bestämma vilka handlingar som ska sparas eller gallras det regleras dokumenthanteringsplanen. Du ansvarar för att den information som ska gallras verkligen blir förstörd. Glöm inte att gallra ut information i de digitala mapparna på din dator - utifrån dokumenthanteringsplanen. Onödig information tar plats på servrarna, gör din dator långsammare och kräver extra backup-utrymme. Det som du betraktar som arbetsmaterial kanske behöver vara tillgängligt för andra i din verksamhet under de kommande åren eller för forskning i framtiden.

41 Tips för att förenkla i vardagen Var noga med introduktionen av nya medarbetare Håll en hög kunskapsnivå inom din verksamhet skapa säkra medarbetare Var noggrann vid registrering av handlingar förenkla återsökningen Arbeta med gemensamma/vedertagna begrepp Använd samma begrepp i vid registreringen som i dokumenthanteringsplanen. Utnyttja verksamhetssystemen fullt ut.

42 Tips för att förenkla i vardagen Rensa dina akter direkt när du avslutar ett ärende. Skapa/se över rutiner och håll dem aktuella. Håll dokumenthanteringsplanen aktuell se över den årligen och justera vid behov. Använd dokumenthanteringsplanen sköt gallring och överlämnande till kommunarkiv. Frigör tid för arkivets skötsel.

43 Hjälpmedel för att hitta information Diarier/registratur Verksamhetssystem Arkivbeskrivningar Dokumenthanteringsplaner Arkivförteckningar Register Arkivarien/arkivfunktionen Kunniga medarbetare inom de kommunala verksamheterna

44 Hjälpmedel för att göra rätt Arkivreglementet Dokumenthanteringsplaner Arkivförteckningar Rutiner, handböcker och lathundar Arkivarien/arkivfunktionen Kunniga medarbetare inom de kommunala verksamheterna

45 Glöm inte informationens värde! Kostnaden för att leta efter, korrigera eller återskapa felaktiga, inaktuella eller borttappade dokument handlar om miljonbelopp - varje år! Är vi verkligen beredda att betala för det?

46 Vill du veta mer? Anki Heimonen, ITSAM Arkiv