Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Transkript

1 + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten Mikael.Bonnevier Dnr Fax Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Inom Upplands Väsbys kommunförvaltning ska Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse tillämpas enligt nedan. Anvisningarna gäller för kommunstyrelsens beslut om regler för gallring av e- post (Dnr ). Observera att handlingar som innehåller uppgifter som tillför ett ärende något eller som är av betydelse för inte får gallras enligt dessa regler. 1. När en sådan handling som anges i tabellen nedan och som är av tillfällig eller ringa betydelse för och som inte ska kontoren gallra handlingen vid tidpunkt eller den frist som anges i tabellen. 2. Gallring får bara ske under förutsättning att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Handlingar som har tillfällig betydelse genom att innehållet överförts till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning att det kan ske utan eller med endast ringa förlust av viktiga uppgifter eller data, sammanställnings- och sökmöjligheter eller möjligheter att fastställa autenticiteten. En ytterligare förutsättning är att handlingarna inte har någon funktion. 3. Har någon enligt bestämmelserna i 2kap. tryckfrihetsförordningen begärt att få ta del av en allmän handling som anges i tabellen nedan får handlingen inte gallras innan ärendet om utlämnande av handlingen slutgiltigt har avgjorts. 4. Observera att enligt 2kap. 9 tryckfrihetsförordningen blir utkast, koncept, minnesanteckningar och annat arbetsmaterial allmänna bara om de tas om hand för arkivering. Om dessa handlingar inte KS_2013_404 - Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse - ver 1{FCFE D9D-0000-A102}.docx/Kaumheimer Emma SP /

2 2 (9) tillför ärendet något eller är av betydelse för ska de rensas bort innan ärendet arkiveras. Definitioner av ovanliga ord finns på sidan 9. A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Handlingsslag Gallring Anmärkning och Inkomna handlingar som inte berör Upplands Väsby kommuns verksamhetsområden eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte ska vidarebefordras till annat kontor eller enskild för åtgärd. Vid inaktualitet exempel Spam Bifogade filer i e- postmeddelanden som inte kan öppnas. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Vid inaktualitet Information som delas på hemsidor, projektplatser och liknande. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte lett till någon åtgerd, om de även i övrigt är av ringa betydelse Förfrågningar, svar, meddelanden och korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Vid inaktualitet. Cirkulär, inbjudningar, reklam Korrespondens i ärende som efter bedömning anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. E-post av ringa betydelse. Förfrågningar om tjänster. Handlingar som har kommit bort från sitt sammanhang eller som på annat sätt förlorat sin betydelse. Gallras efter bedömning och efter nödvändig efterforskning. Bilagor utan sitt huvuddokument Handlingar där nödvändig metadata saknas Inbjudningar, anmälningar Inbjudningar med

3 3 (9) och kallelser till kurser, konferenser och möten/ sammanträden och tillhörande dokumentation. Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse Handlingar som fungerar som tillfälliga hjälpmedel och som tillkommit för att underlätta kontorets arbete Rutinartade rapporter som uppstår i myndigheternas verksamhet Handlingar som inkommit eller upprättats när en försändelse har skickats iväg eller tagits emot tillhörande dokumentation t.ex. broschyrer och program Anmälningar till externa och interna kurser, seminarier och konferenser Kallelser/dagordningar Agenda Antagningsbesked Adresslistor/ adressregister Cirkulationslistor Semesterlistor/ semesterplan Telefonlistor de saknar betydelse när det gäller att dokumentera kontorets verksamhet, att hitta handlingar eller att upprätta sambandet inom arkivet. Verksamhetsöversikter Presentationer i form av exempelvis bildspel, skapade för att förtydliga muntlig presentation i samband med möten. Dygnsrapporter Veckorapporter Månadsrapporter de inte används som verifikationer. Mottagningsbevis gällande beslut som kan överklagas ska sparas tillsammans med övriga handlingar i ärendet. Fraktsedlar Följesedlar Avier Packsedlar Mottagningssedlar Mottagningsbevis Kuvert/emballage

4 4 (9) Beställningar och bokningsbekräftelser samt avbeställningar Kvittenser och lånekvitton Handlingar inkomna för kännedom eller orientering Handlingar i syfte att sprida kortfattad och rutinartad information Gallras efter bedömning eller när de inte Beställningar, bekräftelser resor/hotell Beställning av lokaler Avbeställning, resor, hotell Beställningar rörande ITtjänster Transportbeställningar det inte gjorts anteckningar på handlingen som rör ett ärende. Utlåning av bil från bilpoolen Utlåning av cykel från cykelpoolen Utlåning och återställande av material Lånehandlingar rörande material Nyckelkvittenser Lån från kommunarkivet de inte påförts någon tjänsteanteckning, föranleder något annat än en ringa åtgärd eller tillför ett ärende något. Cirkulär, nyhetsbrev, rapporter eller liknande från andra myndigheter, andra stater eller mellan folkliga organisationer. Meddelanden som uteslutande har till syfte att informera eller orientera. Reklam och broschyrer oavsett medium de inte föranleder någon åtgärd eller tillför uppgifter i ett ärende. Kortfattad och rutinartad information på intranätet eller motsvarande

5 5 (9) Kopior och dubbletter av handlingar oavsett medium och format Handlingar rörande utlämnande av allmän handling enligt TF 2 kap 1 Då begärd/a handling/ar lämnas ut utan förbehåll kan ärendet gallras när inte behöver det, dock tidigast 1år efter eller meddelanden på anslagstavlor Interna informationsbrev ett arkivexemplar i ursprungligt och format eller bevarandeformat bevaras och kopian inte innehåller tjänsteanteckning som tillför något i ärendet Kopior och dubbletter av ritningar Kopior och dubbletter av kartor Identiska kopior och dubbletter av bilder Elektroniska handlingar som endast har framställts för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar (Arkivexemplar finns i annat medium) Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium t.ex. mikrofilm eller digitala filer Kopior och dubbletter av upprättade handlingar Kopior och dubbletter av inkomna handlingar Begäran och beslut om utlämnande som helt eller delvis avslagits eller lämnats ut med förbehåll ska bevaras. Kopia av utlämnad handling där informationen delvis har maskerats ska bevaras.

6 6 (9) Handlingar rörande registerutdrag enligt 26 personuppgiftslagen (1998:204) Tillfälliga digitala filer med anledning av internet- eller intranätsanvändning Handling som inkommit till myndighet i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare, mobilsvar eller motsvarande beslut. Då begärd/a handling/ar har lämnats ut utan förbehåll kan ärendet gallras när inte behöver det, dock tidigast 1 år efter utlämnande. 1. Gallras efter att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning. 2. Gallras efter avlyssning de inte föranleder någon åtgärd eller tillför något i ett ärende. Cookie-filer Globalfiler Historiskfiler Andra temporära filer 1. Handling som tillför ärende en uppgift. Innehållet i handlingen ska dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet. 2. Handling som inte tillför ärendet någon uppgift. SMS B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Handlingsslag Gallring Anmärkning och exempel Handlingar som har inkommit till myndighet eller expedierats från myndighet i elektronisk form om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare t.ex. genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa krävs att handlingarna inte är autentiserade genom Vid inaktualitet E-post Upptagning som kan avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel i enlighet med 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen.

7 7 (9) elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten t.ex. genom elektroniska länkar får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Felaktiga eller inaktuella uppgifter i digitala handlingar eller i digitala register Handlingar som inkommit till myndigheten digitalt eller via fax och som har ersatts av en senare Vid inaktualitet Gallras efter rättning Gallras efter det att underskriven handling har inkommit och registrerats Dokumentation (ögonblicksbilder) av sociala medier, hemsidor, projektplatser och liknande bör göras. Beslut om i vilken omfattning och i vilka intervaller dokumentationen ska göras beslutas i respektive myndighets dokumenthanteringsplan. Hemsidor Facebooksidor Bloggar uppgifterna är av tillfälligt intresse och att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera. rättelse är dokumenterad när så krävs. Felaktiga eller inaktuella uppgifter i information på intranätet Felaktiga eller inaktuella upp-gifter på externa nätet eller motsvarande Felaktiga eller inaktuella upp-gifter i register över handlingar eller ärenden tjänsteanteckning som tillför något till ärendet inte påförts fax, utskriven handling

8 8 (9) inkommen underskriven handling eller elektronisk handling. Om den först inkomna handlingen har ankomststämplats ska den bevaras till dess ärendet har avslutats. Om ärendet rör myndighetsutövning mot enskild ska den först inkomna handlingen inte gallras förrän överklagandetiden gått ut. C. Övriga handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Programvara efter uppdatering/versionsha ntering Programvara som Upplands Väsby kommun bedömer ska avvecklas Gallras efter dokumentation och bedömning av Upplands Väsby kommuns behov av programvara för arkivering. Gallras efter dokumentation och bedömning av Upplands Väsby kom-muns behov av program-vara för arkivering programvaran före uppdatering inte att läsa filer med information som efter bevarande- och gallringsutredning bedöms ska bevaras. Uppdatering ska dokumenteras enligt de krav Riksarkivet ställer i RA-FS 2009:1. programvaran inte att läsa filer med information som efter bevarande och gallringsutredning bedöms ska bevaras. Programvara och Upplands Väsby kommuns användning av den ska dokumenteras enligt det krav på systemdokumentation Riksarkivet ställer i RA-FA 2009:1.

9 9 (9) Definitioner Arkivuttag Export av information ur ett IT-system i ett programoberoende format som följer Riksarkivets föreskrifter för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1 och 2009:2). Digital handling Se Elektronisk handling. Elektronisk handling Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen. Gallra Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller göra något med handlingarna som leder till att det inte går att hitta viktiga uppgifter att det inte är möjligt att göra sammanställningar förlorade sökmöjligheter att det inte blir möjligt att bedöma handlingars autenticitet Radering av filer utan gallringsbeslut räknas också som gallring. Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel. Medium Medel och metoder för överföring och lagring av information.. Metadata Uppgifter som beskriver sammanhang, innehåll och struktur för ärenden, handlingar och filer etc.