Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd , Reviderad , dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling... 2 Gallringsråd... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse... 3 Administration... 5 Remisser och enkäter... 6 Arkiv och diarier... 6 Personaladministration... 7 Budget och ekonomisk uppföljning... 7 Sociala medier... 7 Allmän kultur- och fritidsverksamhet... 8 Bidrag till föreningar och studieförbund... 9 Anläggningar, drift och uthyrning... 9 Lotterier Kulturverksamhet Bibliotek Kulturskolan Fritidsgård

3 Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På kultur och fritid är produktionschef/enhetschef den som är arkivansvarig. Arkivredogörare utses av produktionschef/enhetschef. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2004, kan alltså gallras tidigast i januari Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2

4 Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 3

5 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4

6 Administration Handling Förvaring och sortering / Protokoll från kultur- och fritidsnämnden Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Inbindning Protokollsutdrag Kopieras på Arkiv 80 papper Diarieförs tillsammans med ärendet Protokollsutdrag över delegeringsbeslut Kopieras på Arkiv 80 papper Diarieförs årsvis Delegeringsbeslut Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Förvaras tillsammans med ärendet Pärmar på kanslienheten Tjänsteskrivelser till nämnd Organisationsutredningar Arbetsordning, reglementen Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Diarieförda handlingar Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut 5

7 Handling Förvaring och sortering / Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär Handlingar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Beskrivningar av IT-system (ADB-register) Erinringar mot förslag till föreläggande Ansökningar om externa medel Remisser och enkäter Handling Förvaring och sortering / Remisser, egna upprättade med sammanställning Remisser, svar på inkommande Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Även svar på inkommande Enkäter av tillfällig betydelse vid Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Om sammanställning finns Arkiv och diarier Handling Förvaring och sortering / Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Dokumenthanteringsplan Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan 6

8 Personaladministration Handling Förvaring och sortering / Kompetensutvecklingsplaner Utvecklingsplaner, individuella Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar när anställning upphört när anställning upphört vid Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering / Budgetförslag Budget och flerårsplan Internbudget Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport Bokslut och verksamhetsberättelse Sociala medier Handling Förvaring och sortering / Olämpliga inlägg på sociala medier Inlägg på sociala medier Utdrag från sociala medier vid vid Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan 7

9 Allmän kultur- och fritidsverksamhet Handling Förvaring och sortering / Arrangörskontrakt Efter upphörd giltighet Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär efter upphörd giltighet T.ex. nöjeskonsulter, arrendekontrakt och leasingavtal Avtal och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär T.ex. drift gästhamn, camping, badhus och Trosa kvarn Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F- skattsedel Ekonomisystem original Lön/arvode Ersättning till föredragshållare och liknande Ekonomisystem original Hanteras son en vanlig faktura om F-skattsedel finns Informationsblad, broschyrer eller liknande producerat av förvaltningen Tryckta program för ex. sportoch sommarlovsverksamhet Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Arkivkartong Arkivexemplar Arkivkartong Arkivexemplar Inventarieförteckningar Förvaras på kultur- och fritidskontoret Media, t.ex. foton/filmer, från mediaverkstäder (motsvarande) med trivialt innehåll Dator vid Statistik som inte ingår i årsberättelser T.ex. besöksstatistik Underlag för statistik, besöksrapporter och liknande vid När sammanställning är gjord STIM-avtal Efter upphörd giltighet 8

10 Bidrag till föreningar och studieförbund Handling Förvaring och sortering / Bidragsansökningar med handlingar, t.ex. års- och verksamhetsberättelser Ett diarienummer per förening per år Föreningskataloger och förteckningar över i kommunen verkande föreningar Sammanställningar och/eller beslut över givna föreningsbidrag Sammanställningar och/eller beslut över givna priser Sammanställningar över nominerade till priser samt eventuella handlingar Booking/ Föreningsportalen Inkomna redovisningar av bidrag Ledarutbildningsbidrag Samlingsakt per år Utvecklingsbidrag Anläggningar, drift och uthyrning Handling Förvaring och sortering / Ansökningar om förhyrning Booking Bokningsscheman, bokningsbesked Booking vid Båtplatsupplåtelse Booking vid Förteckning/register över lokaler som hyrs ut Booking/ Föreningsportalen Förteckningar/register över kommunens fritids- och idrottsanläggningar Booking Handlingar om löpande skötsel av anläggningar vid T.ex. föreningsavtal Kontrakt om uthyrning av lokaler Booking Efter upphörd giltighet. Kontrakten är underlag för debitering och krav 9

11 Handling Förvaring och sortering / Kvittenser för kort/nycklar Booking/Kassaskåp vid Statistik över uthyrning Booking vid Då kort/nyckel återlämnats När sammanställning är gjord Lotterier Handling Förvaring och sortering / Ansökan om platser för lottförsäljning Ansökan om tillstånd av lotterier inkl. bilagor efter 5 år Efter sista giltighetsdatum Ansökan om registrering av lotterier inkl. bilagor efter 5 år Efter sista giltighetsdatum Beslut eller sammanställning över registrering av lotterier Beslut om tillstånd att anordna lotterier på kultur- och fritidskontoret på kultur- och fritidskontoret Lotteriredovisningar inkl. bilagor efter 5 år Redovisningar till Lotteriinspektionen vid Kulturverksamhet Handling Förvaring och sortering / Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär efter upphörd giltighet T.ex. nöjeskonsulter, arrendekontrakt och leasingavtal Bankinsättningskvitton Pärm på ekonomikontoret Lämnas löpande till ekonomikontoret Bild- och ljuddokumentation över arrangemang, verksamheter, byggnader och miljöer Dokumentation om konstnärlig utsmyckning. (Tävlingsbidrag bör bevaras) Arkivkartong 10

12 Handling Förvaring och sortering / Dokumentation över konstsamlingar, register och/eller foton Dokumentation över utställningar och arrangemang Arkivkartong Arkivexemplar Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F- skattsedel Ekonomisystem original Lön/arvode Ersättning till föredragshållare och liknande Ekonomisystem original Hanteras son en vanlig faktura om F-skattsedel finns Handlingar kring inventeringar som nämnden tagit initiativ till t.ex. byggnadsinventeringar Informationsblad, broschyrer eller liknande producerat av förvaltningen Arkivkartong Arkivexemplar Statistik till SCB Yttranden, skrivelser och beslut i namngivnings- och kulturmiljövårdsärenden Bibliotek Handling Förvaring och sortering / Ansökningar/redovisningar (Statens kulturråd m.m.) Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort Efter upphörd giltighet Bankinsättningskvitton Pärm på ekonomikontoret Lämnas löpande till ekonomikontoret Beståndsregister över all media som lånas ut Om det inte systemet kan bevara informationen ska ett åligt uttag göras. Dokumentation av programverksamhet, t.ex. författarbesök och poesikvällar Arkivkartong Donationer Förteckning över databaser 11

13 Handling Förvaring och sortering / Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Informationsmaterial, egen produktion (broschyrer, flyers, affischer m.m.) Register över låntagare Arkivkartong vid Registrering av lån per person vid Vid återlämnande Verksamhetsstatistik sammanställning t.ex. utlån, studiebesök och förfrågningar Kulturskolan Handling Förvaring och sortering / Anmälningar till musikskola vid Förteckning över instrument, anskaffningsår m.m. Förteckning/register över uthyrning av instrument Dator 2 år efter återlämnan de av instrument Fritidsgård Handling Förvaring och sortering / Bankinsättningskvitton Pärm på ekonomikontoret Lämnas löpande till ekonomikontoret Kassarullar Uthyrning (nyckellistor m.m.) vid 12