Upplands Väsby kommun

Transkript

1 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring Flerårsplan med budget, kommunplan/översiktsplan; grunddokument som anger riktningen för kommunens utveckling på medellång och lång sikt. Plan: som anger på vilket sätt någonting ska göras utvecklas på lång sikt Exempelvis: Grön IT-plan, Vattenplan, Likabehandlingsplan, Kommuniksationsplan, Arbetsmiljöplan, Miljöplan, Krisplan, Avfallsplan, Beredskapsplan Policy: som anger de kommunövergripande riktlinjerna och förhållningssätten inom perspektiven kund, samhälle och miljö, medarbetare och ekonomi Exempelvis: IT-policy, Policy kring persongiftshanteringen, Policy om bisyssla för anställda inom UVK Program: som anger vad och vilka områden i Visionen och kommunplanen som är prioriterade på kortare sikt. Programmen är en viljeinriktning som anger de områden som KF ska fokusera på. Exempelvis: Folkhälsoprogram, Måltidspolitiskt program, Årligt miljöledningsprogram Arbetsordning, reglemente, bestämmelse (Kommunala föreskrifter): som anger ansvarsområdet och arbetsformer för KF, en nämnd, ett utskott, beredning, råd reglererar ersättningen till förtroendevalda. Exempelvis: utbildningsnämndens reglemente, reglemente för ersättning till förtroendevalda, arkivreglemente, avfallsföreskrift, bestämmelser VA 1 av 11 Utskrivet

2 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring Taxor och avgifter, föreskrifter mm (Kommunala föreskrifter): som anger avgift för en viss tjänst vara samt övriga som kommunen är skyldig att ha enligt lag. Exempelvis: VA-taxa, Avfallstaxa, taxa för sotning och brandskyddskontroll, taxa för kopiering av, avfallsföreskrifter, lokala ordningsföreskrifter, lokala hälsoskyddsföreskrifter, Renhållningsordning dokument som fastställs på nämndnivå på delegation i utskott Se anmärkn s med nämndprotokoll motsvarande. dokument som fastställs på kontorsnivå: Processkartor, Processbeskrivningar Rutiner Handledning Lathund Presentationer Handböcker Gallras vid datering Se anmärkn Exempelvis : Riktlinjer för vaktning Information om tillsyn Lathunder om PuL, Arbetsstöd Urval bevaras vid större förändringar, unika kärnverksamheter mm lednings Uppgifter i Stratsy Stratsys Stratsys Se anmärkn Uppgifter som ska bevaras tas ut som rapporter och förvaras i. Uppgifter i Stratsy lagras i minst 2 år. lednings Interna kring budget och bokslut - rnbudget - månadsföljning - tertialrapport Stratsys Stratsys splan och budget beslutas i nämnd och bevaras där. lednings Arbetsplan/verksamhetsplan och kvalitetsredovisning Stratsys Stratsys Se anmärkn Uppgifter som ska bevaras tas ut som rapporter och förvaras i. Uppgifter i Stratsy lagras i minst 2 år. 2 av 11 Utskrivet

3 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring Utvärdera och följa Utvärderingar av -enkät- och rvjusammanställningar -sammanställningar av screeningar och prövningar - statistik för utvärdering och redovisning - analyser Utvärdera och följa Statistiskt primärmateria - enkätsvar Extern inspektion och granskning Handlingar rörande inspektioner från inspektionsmyndighet - anmälan om inspektion - svar och dokumenterade åtgärder - beslut - skrivelser till/från central förvaltning atiskt Protokoll arbetsmiljö (skrivs på varje enhet) atiskt Mötesanteckningar arbetsplatsträffar (APT) (skrivs på varje enhet) 2 år atiskt Årshjul för planering utifrån samverkan. KIA 5 år Revideras regelbundet. atiskt Resultat av medarbetarenkäter 2.07 atiskt Förteckning över deltagare i samverkansgr och utsedda skyddsombud Medverkande finns på samverkansprotokoll 3 av 11 Utskrivet

4 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring atiskt Handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder Samverkansprotokoll atiskt Konsekvensanalyser riskbedömning rörande arbetsmiljö Samverkansprotokoll atiskt Skyddsronds- och ergonomirondsprotokoll Samverkansprotokoll Att samverka fackligt Protokoll/minnesanteckningar från samverkansorganisationen Att samverka fackligt Avtal om samverkan Förhandlingsprotokoll samverkan Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsöversikter och organisationsscheman Organisera och fördela arbete och ansvar Delegeringsförteckning Beslut om vidaredelegation Nämndens delegering till Kontorschef/handläggare Organisera och fördela arbete och ansvar Handlingar från ledningsgrsmöten - dagordning - protokoll Kommunikation Synpunkter, klagomål och Kommunikation Synpunkter, klagomål och felanmälan Förfrågningar från allmänheten med enkla svar/hänvisningar Förfrågningar från allmänheten som kräver utredning/tolkning -inkommen synpunkt/klagomål - tjänsteanteckning av vikt - återkoppling - svar med besked om åtgärd 4 av 11 Utskrivet

5 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring Övrig verksamhetsutveckling Dokumentation från rna utredningar och närarkiv projekt Idébeskrivning Förstudierapport Projektdirektiv Projektplan (inkl Budget & Tidplan) Risk- och konsekvensanalys Kommunikationsplan Dokumentation kopplat till leveranser Slutrapport (inkl Ekonomisk redovisning) Mötesanteckningar Statusrapporter Spara i efterhand. Om annat används, till exempel projektportalen, ska na flyttas till vid projektslut och s i befintlig förvaring. projekt Aktivitetslista liknande Valfritt Levande dokument som förändras under projektets gång och projekt projekt projekt Korrespondens (mail, telefon, brev etc) Informationsmaterial, rnt och externt Korrespondens och informationsmaterial av tillfällig karaktär Inkomna som berör kommunen som är meningslösa obegripliga Se anmärkn Om korrespondansen har betydelse för projektet och tillför t något, övrigt s vid. tex presentationer, foton och inbjudningar om de har betydelse för projektet Valfritt Spam, bifogade filer som kan öppnas och Kopior dubbletter som fyller någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll Information som delas på hemsidor, projektplatser mm 5 av 11 Utskrivet

6 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring och Handlingar som inkommit för kännedom och som lett till någon åtgärd, om de även i övrigt är av Cirkulär, inbjudningar, reklam och Förfrågningar, svar, meddelanden och korrespendens av tillfällig betydelse rutinmässig karaktär och Handlingar som har kommit bort från sitt sammanhang som på annat sätt förlorat sin betydelse Gallras efter Bilagor utan sitt bedömning huvuddokument, där och nödvändig metadata saknas efterforskning och Inbjudningar, anmälningar och kallelser till kurser, konferenser och möten och tillhörande information och Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel för att underlätta myndighetens verksamhet. Adresslistor, cirkulärlistor, semesterlistor, telefonlistor och Handlingar som fungerar som tillfälliga hjälpmedel och som tillkommit för att underlätta kontorets arbete söversikter, presentationer (bildspel) och Rutinartade rapporter som står i myndigheternas verksamhet Dygnsrapporter, veckorapporter, månadsrapporter 6 av 11 Utskrivet

7 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring och Handlingar som inkommit rättats när en försändelse har skickats iväg tagits emot. Under förutsättning att de används som verifikationer. Mottagningsbevis för att beslut som kan överklagas ska sparas tillsammans med övriga i t Fraktsedlar, följesedlar, avier, kuvert/emballage och Kvittenser och lånekvitton Bilpool, cykelpool, utlåning och återställande av material, nyckelkvittenser, lån från kommunarkivet och Handlingar inkomna för kännedom och orientering Cirkulär, nyhetsbrev, reklam mm och Handlingar i syfte att sprida kortfattad och rutinartad information Kortfattad/rutinartad information på intranät och anslagstavlor. Interna informationsbrev och Kopior och dubbletter av oavsett medium och format Kopior och dubbletter av ritningar, kartor, bilder, elektroniska som enbart framställts för pridning, som överförts till annan databärare inom samma medium. och Handlingar rörande utlämnande av allmän handling enligt TF 2 kap 1 1 år efter beslut Begäran som helt delvis avslagits lämnats ut med förbehåll ska bevaras. Kopia av utlämnad handling som delvis maskerats ska bevaras och Handlingar rörande registerutdrag enligt 26 PuL 1 år efter utlämnande 7 av 11 Utskrivet

8 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring och och Tillfälliga digitala filer med anledning av rnet och intranätanvändning Handlingar som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare motsvarande Cookiefiler, globalfiler, historikfiler mfl Se anmärkn Gallras när tjänsteanteckning gjorts och Felaktiga inaktuella gifter i digitala digitala register Gallras efter rättning Under förutsättning att gifterna är av tillfälligt intresse och att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera samt att rättelse är dokumenterad när så krävs. och Handlingar som inkommit digitalt via fax och som har ersatts av en senare inkommen underskriven handling Gallras efter Om t rör att myndighetsutövning mot enskild underskriven ska den först inkomna handling handlingen s förrän inkommit och överklagandetiden gått ut. registrerats personalförsörjning och Administrera anställning Redovisa arkiv personalförsörjnin g Att avsluta en anställning Arkivbeskrivning Hanteringsanvisning Sytemdokumentation Systemdokumentation görs vid behov. Ansvar: Spontanansökningar till tjänster Tjänstgöringsintyg / betyg, utfärdade av arbetsstället Spontanansökningar som leder till anställning bevaras. Se anmärkn Se anmärkn Original till arbetstagare. Kopia till HR för bevarande i personalakt Administrera anställning anställning Beslut om krav på förstadagsintyg Se anmärkn Original skickas direkt till HR, kopia s 1 år efter avslutad anställning lön löneöversyn Lönekriterier G: 8 av 11 Utskrivet

9 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring lön löner Ledighetsansökningar, personal Heroma Heroma 2 år Attesteras i et. Ev papperskopia på arbetsstället s efter 2 år. lön löner Läkarintyg Heroma 2 år ts chef är ansvarig att spara läkarintyg i 2 år lön löner Sjukanmälningar Heroma Heroma, 2 år Registreras i dataet. Ev papperskopia på arbetsstället s efter 2 år. lön löner Friskanmälningar Heroma Heroma, 2 år Gallras automatiskt av et. Kopia s efter 2 år. lön löner Utanordningslistor Heroma Heroma Se anmärkn Attesteras digitalt i et och s automatiskt. lön löner Lönespecifikationer per anställd / Analyslistor över löner Heroma Heroma Gallras efter ev felaktigheter rapporterats till HR- och löneenheten. lön löner Övertidsrapporter Heroma Heroma, 2 år Övertid registreras i Heroma. Ev kopia s efter 2 år. lön löner Timtjänstgöringsrapporter Heroma Heroma, 2 år Timtjänstgöring registreras i Heroma. Ev kopia på arbetsstället s efter 2 år. Upphandla Upphandling Ej antagna anbud /Ten dsign Upphandla Upphandling Förfrågningsunderlag /Ten Antagna anbud dsign Delegationsbeslut Utvärderingsrapport Tilldelning Avtal, inklusive förlängningar etc Öppningsprotokoll Överprövning Frågor och svar /TendSign 2 år Efter tilldelningsbeslut/avslut /TendSign Gäller över tröskelvärde enligt LOU samt större direkt 9 av 11 Utskrivet

10 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring Upphandla Upphandling Överprövning vid handling - skrivelser från/till klagande part (begäran om överprövning) - skrivelser till/från länsrätt - skrivelser till/från central förvaltning - erhållen dom Upphandla Upphandling Direkt under kr Se anmärkn inaktualiet Behöver dokumenteras enligt handlingsriktlinjerna Upphandla Förvalta ingångna avtal Avtal - efter handling - efter förnyad konkurrensutsättning Upphandla Förvalta ingångna avtal Avstämning och följning med avtalspart - korrespondens - mötesprotokoll - dokumentation från mätning och följning Upphandla Köpa in och beställa Upphandla Köpa in och beställa Avrop mot ramavtal Beställningar och beställningsbekräftelser Raindan ce Raindance Raindan ce Raindance 2 år 2 år Upphandla Köpa in och beställa Fraktsedlar, packsedlar, följesedlar 10 av 11 Utskrivet

11 /Kommungemensamt, stöd Beslutsinstans Förvaring fysisk förvaring Kärn rättsn Överklagande av beslut - Skrivelser klagande part - Skrivelser domstol - skrivelser/yttrande till central förvaltning/nämnd - dom Kärn rättsn Skadeståndsn/stämning - skrivelser från/till klagande part - skrivelser från/till domstol - skrivelser från/till central förvaltning - erhållen dom 11 av 11 Utskrivet