Allmänt förekommande handlingar

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Allmänt förekommande handlingar"

Sven-Erik Eliasson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Bilaga 1. Lokalt gallringsbeslut (RAFS 1991:6) Sida: 1(5) Denna gallringsplan redovisar de handlingstyper som Åklagarmyndigheten enligt RA-FS 1991:6 beslutat om gallring. Planen uppdateras kontinuerligt. Beslut och beslutsdatum redovisas vid varje handlingstyp. I gallringsplanen anges i huvudsak följande typer av frister: 1. Xmån/Xår Innebär att handlingen skall finnas tillgänglig under den tid som anges. Därefter skall den gallras. 2. Vid inaktualitet, V.i. Innebär att handlingen får gallras så fort den upphört att vara aktuell eller mist betydelse. Ingen tidsangivelse anges utan gallring sker så fort kriterierna uppnåtts. Beslutade gallringfrister gäller även retroaktivt för Åklagarmyndighetens handlingar. Allmänt förekommande handlingar Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd Ex: från allmänheten, beslut från regeringen eller andra myndigheter Syftet med denna handling är att samla samtliga av myndigheten fattade gallringsbeslut på ett ställe. Generella bevarande/gallringsrutiner finns tillgängliga för respektive verksamhetsområde i form av tillämpningsrutiner. 2 år Registreras i postlista. Inkomna cirkulärskrivelser, föreskrifter och liknande som endast inkommit för kännedom Registreras i postlista. Ordnas kronologiskt/alfabetiskt Inkomna handlingar, som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, och som inte kräver vidare åtgärd Registreras inte Meddelande till avsändare att felsänd handling överlämnats till rätt mottagare Inlämningskvitto och kvittensbok för avgående post 6 mån Registreras i postlista 2 år Faxrapporter och missiv

2 2 Ex: trafikjournal Inkomna eller upprättade framställningar och meddelanden av rutinmässig karaktär Ex: påminnelseavier, läskvitton, kallelser, kakfiler Registreras inte Förfrågningar och svar av tillfällig betydelse Kopior och dubbletter av handlingar där myndigheten bevarar arkivexemplar med samma innehåll Registreras inte. Exempelvis förfrågningar om utlämnande av allmänna handlingar Upptagningar och sammanställningar som endast framställts för överföring, utlämning, utlån eller spridning av handlingar Ex: Sammanställningar åt journalister Register, liggare och andra tillfälliga hjälpmedel, som endast är till för att underlätta för myndigheten och som saknar betydelse på längre sikt Ex: telefonlista, besöksliggare E-post och fax som bekräftas med originalhandling, och som inte påförts anteckning av betydelse Ex: inkomna anbud Ankomstdatum registreras i diariet E-post som överförs till annan databärare, t.ex. papper Loggar för e-post och fax Gallras när de inte längre behövs för kontroll av överföring eller återsökning Röstmeddelanden, textmeddelanden i telefon (SMS eller MMS) och liknande Om meddelandet tillför ärendet uppgifter ska tjänsteanteckning om innehållet göras och tillföras ärendet. Spam, reklam, broschyrer med reklamsyfte Registreras inte Brottmål Mottagningsbevis, om inte anteckning påförts som tillför ärendet sakuppgift

3 3 Delgivningsbevis enligt RB 23:18, om inte anteckning påförts som tillför ärendet sakuppgift Begäran om registerutdrag samt registerutdrag Kallelser till förhör och förhandlingar Meddelanden om förhandlingar respektive inställda förhandlingar Föreläggande om yttrande Kopior av andra myndigheters handlingar Ex: domar och skattebrottenheternas handlingar (t.ex. förundersökningsprotokoll och förhörshandlingar) Granskningsliggare och löpande förteckningar 2 år Lottningslistor Inkomna handlingar som skannats för digital ärendehantering. Godkännande av strafföreläggande Rättsliga frågor Förhandsinformation om kommande remisser och ärenden När ärendet avslutas När betalning gjorts Avser handlingar hörande till ärende som handläggs i Cåbra eller Argos och bevaras som digital kopia, ex PDF/A. Handlingar kan gallras sedan ärendet slutligt handlagts och under förutsättning att kontroll av läsbarhet har skett. Underrättelse om konkurs från tingsrätten Registreras inte. Kan gallras sen kontroll mot EBM:s ärenden skett i Cåbra Registreras i postlista Domar som inte har koppling till något ärende 3 år Registreras i postlista JO och JK-beslut som inte har koppling till 3 år Registreras i postlista

4 4 något ärende Departementsbeslut som inte föranleder någon åtgärd Förhandsinformation från JuBirs om kommande utlämningsärenden 3 år Registreras i postlista Registreras i postlista Anskaffa och förvalta varor och tjänster Garantibevis, t.ex. för fax- och kopieringsmaskin Förvaras i maskinordning, inom respektive maskin kronologiskt Följesedlar och packnotor Kopior i digitalt format av handlingar som bevaras i pappersformat, t.ex. anbud och annons. Beställningar av kontorsmateriel m.m. 5 år Förvaras med övriga gallringsbara handlingar i upphandlingsärendet När faktura har godkänts Kronologiskt/alfabetiskt. Bokningar av kurslokal, hotell, övriga beställningar och övernattningslistor Inkomna anmälningar till myndighetens egna kurser och konferenser Inkomna svar vid inventering/kartläggning av utbildningsbehov Inkomna redovisningar/berättelser från genomgången utbildning Inkomna inbjudningar till kurser och konferenser och anmälningar till externa kurser och konferenser När faktura har godkänts När slutlig deltagarförteckning upprättats När sammanställnig gjorts Efter registrering i utbildningsregistret Utbildning, kurser och konferenser Gallrings-frist Diarieförs inte. Diarieförs inte. Registreras i postlista Begäran om synpunkter på innehåll, deltagande m.m. som anordnas av annan Föreläsningsstöd Kursutvärderingar Registreras i postlista Efter kontroll mot kursens innehåll genomförts Efter kontroll mot kursens innehåll genomförts

5 5 Rapport och dokumentation om utländska besök 3 år Kronologisk/landsordning Anmälan om utrikes resa 1 år Kronologisk/landsordning Ekonomisk redovisning Räkenskapshandlingar och räkenskapsuppgifter som använts vid fortlöpande räkenskapskontroll /angiven gallringsfrist Se Åklagarmyndighetens tilllämpningsbeslut av RA-FS 2003:4 Handlingar som utgjort underlag för statistisk bearbetning avseende myndighetens driftsförhållanden och budgetarbete /angiven gallringsfrist Se Åklagarmyndighetens tilllämpningsbeslut av RA-FS 2003:4 Namnteckningsprover Förteckning över stöldbegärlig egendom Fellistor/avstämningslistor Webbsidor Intranätet Under förutsättning att information är bevarad i annan form

Relevanta dokument

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet