Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Version: 1.7 Gäller från Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1894/2018 Dnr för föregående version: 1255/2017 Beslutsdatum: Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.6 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Process: Ta fram och publicera information Process: Inhämta information Process: Hantera samverkan för forskning och utbildning Process: Delta i externa evenemang Process: Hantera alumni Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Ja Bevaras Papper/digitalt Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Nej Gallras när det inte finns något behov av informationen. Korrespondens av vikt Ja Bevaras Papper/digitalt Prefektbeslut Ja Bevaras Papper/digitalt Projekt Ja Bevaras Papper/digitalt Tjänsteanteckning Ja Bevaras Papper/digitalt Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer och ska diarieföras i den process där avtalet uppstår. Avser handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Projekt bedrivs inom vitt skilda områden, men ska alltid diarieföras. En tjänsteanteckning kan behöva göras om information av vikt för ett ärende inkommit till exempel via telefon och sms. RAFS 1991:6, Rektorsbeslut Ja Bevaras Papper/digitalt Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör.

4 Processgrupp: 5.7 Hantera kommunikation Process: Ta fram och publicera information Artiklar Ja Bevaras Papper/digitalt Bloggar Ja Bevaras Papper/digitalt T ex debattartiklar i tidskrifter. Avser bloggande i KI:s namn, se rutin för hantering av sociala medier Böcker Nej Bevaras Papper Ett arkivexemplar Externa nyhetsbrev Nej Bevaras Digitalt Arkivyta P: KI:s webbsidor Nej Bevaras Papper Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras Filmer Nej Bevaras Informationsbroschyrer Nej Bevaras Papper Ett arkivexemplar Inlägg på KI:s konton på sociala medier Bevaras/gallras Inlägg av ringa karaktär får gallras vi inaktualitet. Genererar ett inlägg ett ärende ska detta hanteras separat enligt fastställd rutin Pressmeddelanden Nej Bevaras Sociala medier (KI:s Ja Bevaras Papper/digitalt När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska konton) detta diarieföras av UF. Skärmdumpar tas sedan ut halvårsvis och skickas till UF för arkivering Tidning/magasin/tidskrift, Nej Bevaras Papper t ex Medicins vetenskap Utbildningswebb Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras YouTube (KI:s konto) Ja Bevaras Papper/digitalt När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Om filmerna är unika och inte går att återfinnas någon annanstans måste deras bevarandevärde utredas innan gallring kan bli aktuellt. RAFS 1991:6,

5 Processgrupp: 5.7 Hantera kommunikation Process: Inhämta information Inbjudningar till kurser och konferenser Nej Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Pressklipp Nej Bevaras Skrivelser med upplysningar om andra myndigheter Nej Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Process: Hantera samverkan för forskning och utbildning Avtal Ja Bevaras Papper/digitalt t.ex. Memorandum of Understanding, s.k. MoU Process: Delta i externa evenemang Inbjudan/Anmälan Ja Bevaras Papper/digitalt Process: Hantera alumni Alumnievents Dokumenation om Nej Bevaras Tas ut på papper och arkiveras årligen. eventet Alumniwebb Nej Bevaras Artiklar från alumniwebben tas i dagsläget ut på papper och arkiveras.