Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

Transkript

1 Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och utredning

2 2 (9) Innehållsförteckning Dokumenthistorik Omfattning och avgränsning Så använder du planen Från en annan källa inom SLL A-Ö-register Mer om gallring Bevarande- och gallringsregler A-Ö register Särskilt om totalbevarande av vissa webbplatser... 9 Dokumenthistorik Rev. nr Datum Kommentarer Ansvarig Ändrat rubriker och tagit bort inledande text enligt ny mall för landstingsövergripande bevarande- och gallringsplaner. Inga gallringsfrister ändrade. Sara Jacobson Lagt till nytt diarienummer. Sara Jacobson Bevarande- och gallringsplanen färdigställd enligt ny mall. Ändringar godkända av planens förvaltare Christina Andersson. Sara Jacobson

3 3 (9) 1. Omfattning och avgränsning Detta är en generell bevarande- och gallringsplan för information som inkommer till, eller publiceras av Stockholms läns landsting via webben. Begreppet webben innefattar också de sociala medierna. Den gäller för samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser inom Stockholms läns landsting. Om myndigheten har en egen bevarande- och gallringsplan, som beslutats efter samråd med landstingsarkivet, ska den tillämpas i första hand. Denna version av bevarande- och gallringsplanen gäller från och med och ersätter en tidigare version. Planen kan användas retroaktivt. Handlingar i EU-projekt har i vissa fall en längre gallringsfrist än vad som anges här. Ingen gallring får ske före revision och kontroll. 2. Så använder du planen Den information som inkommer till eller upprättas via webbplatser är allmänna handlingar och har i planen delats in i tre kategorier efter hur informationen hamnat på webbplatsen: 1. Från en annan källa inom SLL 2. Via en användargenererad tjänst 3. Enbart för publicering på webbplatsen Till ovanstående kategorier tillkommer Metadata för webbplatsen, kategorierna 4-6. De olika kategorierna redovisas i planens vänstra kolumn. I högerkolumnen anges om informationen ska bevaras eller om den kan gallras. Där framgår också om det är några särskilda förutsättningar som gäller för hanteringen av informationen. 2.1 Från en annan källa inom SLL Exempel på information från annan källa är ärenden och dokument från ärendehanteringssystem, information från gemensamma kataloger eller hemkataloger samt bilder från bilddatabaser. Hämtas information från andra källor inom SLL innebär det att webbplatsens exemplar är en kopia. Den kan därför gallras vid inaktualitet. 2.2 A-Ö-register Till bevarande- och gallringsplanen hör ett alfabetiskt register över information som ofta förekommer på webbplatserna. För varje information

4 4 (9) i A-Ö-registret finns en hänvisning till bevarande- och gallringsplanen där det sedan framgår vilka gallringsregler som ska tillämpas för just den informationen. 2.3 Mer om gallring För mer information om gallring och hantering av allmänna handlingar/information, se

5 5 (9) 3. Bevarande- och gallringsregler Nr Kategori Bevaras/Gallras Information som har inkommit till eller upprättats på webbplatsen: 1 från en annan källa, t.ex. en bilddatabank, ärendehanteringssystem, gemensamma kataloger eller hemkataloger. Gallras från webbplatsen vid inaktualitet Informationen upprättas och lagras i någon annan källa än i det redaktionella systemet (webbplatsen). 2 via en användargenererad funktion, t.ex. chatt och bloggar på den egna webbplatsen samt kommentarer på Facebook eller andra verksamheters webbplatser A. som är av varaktig betydelse för verksamheten Bevaras Informationen ska registreras i verksamhetens diarium. Den kan därefter gallras från webbplatsen vid inaktualitet. Exempel: extraordinära händelser eller satsningar som bedöms ha stort värde för verksamheten, uppgifter som kan omfattas av sekretess samt uppgifter som tillhör ett pågående ärende hos verksamheten eller som skapar ett nytt ärende. B. som inte är av varaktig betydelse och som innehåller känsliga personuppgifter C. som är av ringa eller tillfällig betydelse för verksamheten Gallras omedelbart Känsliga personuppgifter får inte publiceras och om det inte gått att förhindra ska avpublicering ske så snart som möjligt. Det är redaktörens/moderatorns uppgift att i varje enskilt fall ta ställning till vad som är känsliga personuppgifter. Se mer i Personuppgiftslagen (1998:204) 13. Gallras från webbplatsen vid inaktualitet

6 6 (9) Nr Kategori Bevaras/Gallras 3 enbart för att publiceras på webbplatsen, främst redaktionell information A. som är av varaktig betydelse för verksamheten Bevaras Exempel: artiklar, presentationer, statistik etc. Informationen ska registreras i verksamhetens diarium eller ärendehanteringssystem. B. som är av ringa eller tillfällig betydelse för verksamheten Gallras från webbplatsen vid inaktualitet Exempel: utfyllnadsbilder, instruktioner, banner, kalendarium, kallelser, lathundar och nyheter. Metadata på webbplatser: 4 Ansvarig utgivare, uppgift om Gallras från webbplatsen vid inaktualitet Uppgift om ansvarig utgivare ska finnas dokumenterat i verksamhetsbeslut, riktlinjer eller i kommunikationsplan och dessa handlingar ska diarieföras. 5 Upphovsman, uppgift om Bevaras/Gallras från webbplatsen vid inaktualitet Uppgiften återfinns och arkiveras tillsammans med dokumentet eller bilden: om dokumentet eller bilden bevaras = uppgiften bevaras om dokumentet eller bilden gallras = uppgiften gallras I de fall upphovsrätt endast gäller för en viss tid ska detta anges. 6 Webbredaktör, uppgift om Gallras från webbplatsen vid inaktualitet Uppgift om webbredaktör ska finnas dokumenterat i verksamhetsbeslut, riktlinjer eller i kommunikationsplan och dessa handlingar ska diarieföras.

7 7 (9) Handlingar 4. A-Ö register Hänvisning till bevarande- och gallringsplanen Se i planen: Information som har inkommit till eller upprättats på webbplatsen Annonser Se nr 1 Artiklar Se nr 3 Balans- och resultaträkningar Se nr 1 Banner Se nr 3B Beställarplaner Se nr 1 Bildspel Se nr 1 och 3 Blanketter Se nr 1 Blogginlägg Se nr 2 Bokslut Se nr 1 Brev Se nr 1 Budget Se nr 1 Chattinlägg Se nr 2 Dagordningar Se nr 1 Elektronisk anslagstavla, inlägg på Se nr 2 Filmer Se nr 1 och nr 3 Fotografier Se nr 1 och nr 3 Frågor och svar (FAQ) Se nr 3 Föredragningslistor Se nr 1 Handlingsplaner Se nr 1 Inlägg Se nr 2 Instruktioner Se nr 1 och nr 3 Jourlistor Se nr 1 Kalendarium Se nr 1 och nr 3B Kallelser Se nr 1 Klotterplank, inlägg på Se nr 2 Kommentarer Se nr 2 Kontoplaner Se nr 1 Lathundar Se nr 1 och nr 3 Ljudupptagning Se nr 3 Logotyp Se nr 1 Löpsedlar Se nr 3B Manualer för olika system Se nr 1 Mötesanteckningar Se nr 1 Nyheter Se nr 3 Organisationsbeskrivningar Se nr 1 och nr 3

8 8 (9) Handlingar Policys Se nr 1 Pressmeddelanden Se nr 1 Prognoser Se nr 1 Protokoll Se nr 1 Rapporter Se nr 1 Register Se nr 1 och nr 3 Resultat- och balansräkningar Se nr 1 Riktlinjer Se nr 1 Rutinbeskrivningar Se nr 1 Statistik Se nr 1 och nr 3 Styrdokument Se nr 1 Utredningar Se nr 1 Verksamhetsberättelser Se nr 1 Verksamhetsplaner Se nr 1 Webbsändning Se nr 3 Årsbokslut Se nr 1 Årsredovisningar Se nr 1 Se i planen: Metadata på webbplatser Ansvarig utgivare, uppgift om Se nr 4 Informationsansvarig, uppgift om Se nr 4 Upphovsman, uppgift om Se nr 5 Webbmaster Se nr 6 Webbredaktör, uppgift om Se nr 6 Webbplatsansvarig, uppgift om Se nr 4 Copyright, uppgift om Se nr 5 Författare, uppgift om Se nr 5 Hänvisning till bevarande- och gallringsplanen

9 9 (9) 5. Särskilt om totalbevarande av vissa webbplatser Endast några av SLL:s webbplatser kommer att bevaras i sin helhet. Detta innebär att även webbplatsernas layout och funktionalitet bevaras. Urvalet av vilka webbplatser som ska sparas i sin helhet och hur ofta detta ska ske görs av Landstingsarkivet i samråd med berörda verksamheter.