Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser"

Björn Mattsson
för 2 år sedan
Visningar:

Transkript

1 Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten föreskriver följande med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 1 Handlingarna i bilagan till dessa föreskrifter ska gallras under angivna förutsättningar. 2 Ansvaret för att gallring görs åligger den befattningshavare som har ansvaret för handlingen. När det gäller uppgifter i automatiserade register (motsv.) ligger ansvaret även hos den systemansvarige för respektive system. 3 Uppgift om vem som är systemansvarig för Rekryteringsmyndighetens olika IT-system framgår av bilaga till Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB ) med myndighetens arbetsordning. 4 Rekryteringsmyndighetens arkivarie har det övergripande ansvaret för att handlingarna gallras. Ansvaret innebär att ta fram nödvändiga rutiner för hur gallringen ska gå till och att fortlöpande kontrollera att gallringen genomförs. Dessa bestämmelser träder i kraft den 1 september 2011 och samtidigt upphävs Pliktverkets interna bestämmelser (PIB 2008:14) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. BIRGITTA ÅGREN Kjell Kastman

2 RIB 2011:14 Sida 2 Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av ringa betydelse Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handlingstyp Gallringsfrist Annmärkning Reklam, broschyrer etc. Omedelbart efter bedömning. Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Omedelbart efter bedömning. Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Felsänd post Omedelbart efter bedömning. Ska om möjligt överlämnas till rätt mottag-are eller återsändas till avsändaren. Information som inte Omedelbart efter bedömning. berör myndighetens verksamhet. SPAM Omedelbart efter bedömning. Överförs till en särskild mailserver. Gallras efter E-post som innehåller skadlig programkod. Information som lagrats på PC under Internetanvändning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. Omedelbart efter bedömning. beslut av verksarkivarien Överförs till en särskild mailserver. Gallras av ACP. 1 månad. Gallras av varje enskild användare.

3 RIB 2011:14 Sida 3 Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, remissyttranden, pressmeddelanden, cirkulär, protokoll m.m. Inbjudningar och kallelser till kurser, seminarier, konferenser och möten. Bokningsbekräftelser och dylikt. Kursdokumentation. Allmänna frågor (oftast e- post). Loggar för e-post och fax som inkommit till myndigheten. Svar på Rekryteringsmyndighetens enkäter, förfrågningar m.m. Internetsidor som laddas ner eller skrivs ut. Andra övertaliga utskrifter eller kopior. Begäran om information enligt 26 PUL (registerutdrag). Kvittenslista för värdeförsändelser. Begäran att få ta del av en allmän handling. innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Omedelbart efter bedömning eller när de inte längre behövs för Kurser, seminarier m.m. innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Gallras av ACP. När sammanställning gjorts och underlaget inte längre behövs för Omedelbart efter bedömning. innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende.

4 RIB 2011:14 Sida 4 Upprättade handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse Gäller oberoende av medium (papper, datalagrat) Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning. Register över besökare vid Rekryteringsmyndigheten. Flexrättelser Flexlistor Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tidredovisning. Kallelser till möten som protokollförs. Mötesanteckningar. Säkerhetskopior/ backuper. Svar på allmänna frågor (oftast e-post). Information enligt 26 PUL (registerutdrag). Anmälan om missförhållanden till socialnämnden. Kvittensbok för inlämnade värdeförsändelser. Fotografier som tas i samband med mönstring, När ärenden avslutas. När ärendet avslutas. När sammanställning gjorts och underlaget inte längre behövs för Efter införande. Efter kontroll När protokoll upprättats och justerats. ett arkivexemplar finns bevarat. det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. anteckningarna inte är av sådant värde att de ändå ska bevaras för framtiden. Enligt gällande driftsinstruktion. de inte behövs för framtagande av arkivexemplar. Efter genomförd grundutbildning.

5 RIB 2011:14 Sida 5 antagningsprövning. Uppgifter på myndighetens webbplatser och intranät (Insidan). uppgifterna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Administrativa uppgifter som öppettider m.m. behöver inte överföras. Säkerhetsloggar Efter genomförd kontroll. Se RIB 2011:10 Loggar för e-post och fax (utgående från Pliktverket). Gallras av ACP.

6 RIB 2011:14 Sida 6 Inkomna handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar E-post till myndighetens officiella adress. E-post som är adresserad/ankommen till handläggare. Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare och mobilsvar. Magnetband, disketter, optiska skivor från andra myndigheter. Gallras av registrator två veckor efter att e-posten vidarebefordrats till ansvarig befattningshavare. Gallras när den inte behövs för Efter mottagandet. Efter konvertering. E-post som ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende skrivs ut och bevaras. E-post som ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende skrivs ut och bevaras. Om meddelandet har betydelse för ett ärende ska tjänsteanteckning göras. Se myndighetens strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Vid överföring av uppgifter till Plis och Syom gäller särskilda regler.

7 RIB 2011:14 Sida 7 Upprättade handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Dokument/fil Gallringsfrist Anmärkning Felaktiga uppgifter i ADBfiler Efter rättning. av register-karaktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. ADB-upptagningar och Efter överföring. mikrofilm som ersatts av nya exemplar inom samma medium. ADB-upptagningar som endast framställts för När det inte längre behövs för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. Uppgifter på Rekryteringsmyndighetens webbplatser och intranät (Insidan) som rättas. Efter rättning.

Relevanta dokument

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2015:3 beslutade den 8 juni 2015. Rekryteringsmyndigheten