Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år"

Sven-Erik Isaksson
för 8 år sedan
Visningar:

1 1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter Lägesrapporter Granskningsmaterial, för företagen, e.d. Protokoll och minnesanteckningar om överenskommelser av betydelser för revisionsverksamheten, med bilagor Reglementen för den kommunala revisionen Revisionsberättelser O KS-närarkiv Bevaras 4 år O KS-närarkiv Bevaras 4 år O KS-närarkiv Bevaras 4 år O Se anm. Bevaras Se anm. Överförs till resp. företag O KS-närarkiv Bevaras 4 år O Se anm Dnr Bevaras, se anm. Enligt kommunfullmäktigebeslut, Ingår i kommunstyrelsens diarieförda handlingar O KS-närarkiv Dnr Bevaras 4 år Överförs till kommunstyrelsens diarieförda handlingar

Protokoll och minnesanteckningar om överenskommelser av betydelser för revisionsverksamheten, med bilagor Reglementen för den kommunala revisionen Revisionsberättelser O KS-närarkiv Bevaras 4 år O

2 2 Slutrapporter, revisionsredogörelser/- rapporter till fullmäktige och till resp. nämnd och beredningar. Revisionsplaner Slutrapporter/revisionsrapporter (all rapportering till företag) Revisionsverksamhetens budget Upphandlingar av revision, förfrågningsunderlag, anbud/offert, öppningsprotokoll, beslut, svar och avtal/kontrakt (motsvarande) O KS-närarkiv Bevaras 4 år Överförs även till kommunfullmäktige och resp. nämnd O KS-närarkiv och då ny plan ersatt Uppdateras successivt - - Se anm. Överförs till resp. företag O KS-närarkiv Bevaras 4 år Ingår som bilaga i revisorernas protokoll O Se anm Se anm Bevaras Se anm Ingår i Ks Upphandlingsavdelning Förteckning över valda revisorer, samt ersättare per mandatperiod K KS-närarkiv handling återfinns hos KS Revisorernas arbetsfördelning Verifikationer K KS-närarkiv Bevaras 4 år Ingår som bilaga i revisorernas protokoll O/ K Se anm. Se anm (10 år) Överförs till KS ekonomikontoret

beslut, svar och avtal/kontrakt (motsvarande) O KS-närarkiv Bevaras 4 år Överförs även till kommunfullmäktige och resp.

3 3 Diarium Inkomna och upprättade handlingar av betydelse, diarieförda handlingar O KS-närarkiv Bevaras 4 år O/K KS-närarkiv Bevaras 4 år Inkomna och upprättade handlingar av tillfällig eller ringa betydelse O KS-närarkiv, handläggare Syst. ordn Initiering av ärende Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan O Se anm Se anm. O Se anm Se anm. Bevaras 4 år Ingår som bilaga i revisorernas protokoll Bevaras 4 år Ingår som bilaga i revisorernas protokoll Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. O Handläggare Syst.ordn., se anm. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Handläggare Syst.ordn., se anm Väsentlig information bevaras Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör

4 4 HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Kontrollera först var originalhandling finns Jfr. Diarieförda handlingar

ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

5 5 Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitto och kvittoböcker för avgående post. Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras.

ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten.

6 6 ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion., Se amn Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider).

B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. 1.

7 7 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång.om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt

Relevanta dokument

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,