DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i PDF-format under G:\Personalkontoret\Sluss\Cesam\Protokoll Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i PDFformat under K:\Organisation\KS\Personalutskott Anteckningar från arbetsplatsträff/samverkansgrupp 5 år Sparas elektroniskt i Word-format under G:\Personalkontoret\Sluss\ Personalenheten\Möten Diarium Diarieplan I LEX-system Inakt. Skrivs ut på papper vid förändringar Diarieförda handlingar i diarieakt i

2 Ej diarieförd korrespondens / Inkomna och upprättade handlingar som inte föranleder åtgärd, eller tillför sakuppgift till ärende, t.ex. övertaliga kopior, kopior för kännedom, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Gallringsbeslut återfinns bland styrdokument K:\Styrdokument Cirkulär, reklam, broschyrer och inbjudningar Informationsutskick från ens övriga nämnder/förvaltningar/organ Cookiefiler, loggfiler för e-post och filer som tillfälligt lagrats av webläsaren Gallringsbeslut återfinns bland styrdokument K:\Styrdokument Enkäter och andra handlingar som utgör underlag till rapport eller annan sammanställning Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte innehåller information som är av värde för att förstå slutrapporten eller är av annat värde för förvaltningen eller framtida forskning

3 Register, liggare, listor och handlingar som används som verksamhetsstöd men som saknar varaktig betydelse för verksamheten / Handlingar som har utgjort underlag för ens interna planering och verksamhetsredovisning Gallras när redovisningen/sammanställningen är klar under förutsättning att handlingarna saknar värde när slutrapporten är klar Handlingar vars informationsinnehåll har överförts till annan databärare. Ex: information som förs över från digitalt till analogt medium, såsom e-post och websidor som skrivs ut på papper; digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat (konverteras); upptagningar på telefonens röstbrevlåda som dokumenteras i en tjänsteanteckning När informations överföringen är klar, om inte överföringen medför betydande informations förlust Betydande informationsförlust betyder t.ex. att väsentliga uppgifter går förlorade, att viktiga sammanställnings- och sökmöjligheter inskränks eller att man genom överföringen förlorar möjlighet att fastställa den ursprungliga handlingens äkthet och/eller ursprung Förhandlingar Förhandlingsprotokoll i diarieakt i

4 Förhandlingsframställningar Kollektivavtal - lokala / i diarieakt i i diarieakt i Papper: svenskt arkiv - centrala Tidsskriftssamlare i närarkiv Förteckning över gällande pensioner registrator Allmänna personalfrågor Avtal - Hälsovård - Personalsystem - PS-Utdata m.m. I diarieakt i Platsannonsering -manus 1 år registrator Sammanställning av utannonserade tjänster i pärm hos registrator Sparas elektroniskt i Word- och Excel-format under G:\Personalkontoret\Sluss\Annonser

5 / Personalsociala ärenden Individärenden, akter Låst aktskåp, sekretesskyddat Vid avslutat ärende, sorteras in i personalakt i igenklistrat kuvert märkt sekretess Personalenkäter - enkätsvar Resultatrapporter Ekonomiadministration handläggare Bokföringsorder i pärm i brandsäkert arkiv Räkningsunderlag registrator Personalbokslut I diarieakt i Löneadministration Anmälan om arbetsskada, kopia

6 / Arbetsgivarintyg, kopia Original till respektive A-kassa Avisering från arbetsförmedlingen - lönebidrag löneassistent samt i - trygghets- och utvecklingsanställningar löneassistent samt i Försäkringsersättning för sjuklönekostnad (AMOS) - rekvisition ersättning - beslut om ersättning I personalakt Kontrolluppgifter 6 år Sparas elektroniskt som info.ku-fil under G:\Löneenheten\Arbk

7 Kronofogdehandlingar (införsel m.m.) / Ledighetsansökan löneassistent samt i Ledighetsansökningar avseende barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader bevaras i personalakt Lista över arbetsställen 1 år Lönelistor I lönesystemet Personec P Konverteras vid byte av system Matrikelkort I pärm i brandsäkert arkiv Äldre kort t.o.m. -96, insorteras i personalakt Nyanmälan/byte av skyddsombud handläggare Inakt. Sparas elektroniskt i Excel-format under G:\Personalkontoret\Administration Sökregister över anställningar Numeriskt i pärmar i Äldre register t.o.m Sjukanmälan AFA, kopia

8 Skadeanmälan TFA, kopia / Tillbudsrapport, intern handläggare Tjänstgöringsrapport löneassistent samt i Uppvisat läkarintyg Original behålls av den anställde efter uppvisande Personalakter Anställningsavtal, original Ansökningshandlingar från personer som anställts av en, original Betyg/Intyg över tjänstgöring och utbildning, kopia Beslut från försäkringskassan angående arbetsskada, sjukersättning (tidigare förtidspension), graviditetsersättning, Numeriskt i Inakt.

9 sjukbidrag, rehabiliteringsersättning, kopia Beslut om löner och arvoden, original Beslut om disciplinpåföljd, kopia Beslut om Amos Erbjudande om arbete vid rehab och LAS, original Intyg om arbetsförmåga, original Ledighetsansökan, original Matrikelkort Minnes- och journalanteckningar från personalsociala ärenden Nyanmälan till löneavdelningen, original Omplaceringsutredningar Pensionsbeslut och pensionsutredningar Rehabutredningar i personalsociala ärenden, kopia Uppsägningsbeslut, original / Ledigheter som avser mer än sex månader Sekretesskyddat Sekretesskyddat