Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

Transkript

1 Tjänsteskrivelse Handläggare: Lena Edlund FHN Folkhälsonämnden Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessa bevaras, gallras och förvaras. Dokumenthanteringsplanen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av handlingarna, från det att de inkommer och upprättas tills det att de slutarkiveras eller gallras. De ändringar som gjorts vid revideringen är främst kompletteringar av handlingar som rör verksamheten, till exempel personalhandlingar. Revideringen har gjorts av arkivredogörare Lena Eriksson och Lena Edlund i samråd med ansvariga på förvaltningens enheter samt kommunarkivet. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 1 november Förslag till dokumenthanteringsplan för Folkhälsonämnden den 1 november Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner dokumenthanteringsplanen. Lena Edlund Informatör Beslutet expedieras till: Förvaltningschef Enhetschefer Arkivredogörare på respektive enhet c:\documents and settings\enl\skrivbord\tjänsteskrivelse dokumenthanteringsplan 2012.doc

2 Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Respektive chef Gallras Vid inaktualitet Arbetskadeanmälan Respektive chef Bevaras Skickas till personalakt Arbetstidsschema Per enhet Gallras Vid inaktualitet Avgångsbeslut/begäran Bevaras Skickas till personalakt Avtal, kontrakt Nämndsekreterare Gallras Förvaras i pärm och gallras 2 år efter avtalstidens utgång Beslut om godkännande, kök Kostchef Gallras Pärm, 2 år efter inaktualitet Broschyrer informationsblad - egna Informatör/ handläggare Bevaras 2 år Pärm (Avstämning mellan handläggare och informatör) Budgethandlingar, underlag, uppföljning etc. Förvaltningschef Gallras 2 år Debiteringsunderlag, kopior Per enhet Gallras 2 år Delegationsförteckning Nämndsekreterare Bevaras 1 år (Eller mandatperiod) Delegationsbeslut Nämndsekreterare Bevaras 1 år Diarieförda handlingar Nämndsekreterare Bevaras Efter avslutat ärende Om inte annat gallringsbeslut finns i detta dokument.

3 Enkätundersökningar, egna Informatören Bevaras 2 år Spara sammanställning, resultat, frågeställning Fullmakt för e-post etc. Nämndsekreterare Gallras Vid inaktualitet Följesedlar Beställaren Gallras Vid inaktualitet Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (Enskilda fall) Ansvarig administratör Bevaras Skickas till personalakt Inkommande handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Inkommande handlingar ej tillhörande ärende registreras som övrig post och levereras 1 gång per år tillsammans med postlista. Inkomna synpunkter Nämndsekreterare Bevaras 1 år Registreras i DF Respons och vidarebefordras till handläggare för besvarande. Samlingsärende med hänvisning i KAISA Inspektionsrapporter, livsmedelstillsyn Kostchef Gallras 5 år Inventarieförteckningar, Inventeringar Respektive chef Gallras 2 år Kartläggningar Respektive enhet Bevaras 2 år Kontrollrapporter, salmonella personal Kostchef Gallras 2 år Kostintyg/Specialkost Resp. verksamhet Gallras Vid inaktualitet

4 Kurs och konferensinbjudningar Ansvarig administratör Gallras Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet Matsedlar Kostchef Bevaras 1 år Vecka 37 ett ex/verksamhet Körjournaler Nämndsekreterare Gallras 2 år Matkuponger, kvittenser över utdelade Nämndsekreterare Gallras 2 år Minnesanteckningar Handläggare Bevaras Vid inaktualitet, om betydelse för verksamheten Nämndens budgetförslag Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Förvaras årsvis på förvaltningen Nämndens verksamhetsplaner Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens verksamhetsbeskrivningar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Nämndens årsberättelser Nämndsekreterare Bevaras 1 år Närvarolistor utbildning/avd.möte Ansv. administratör Gallras 2 år Postlista Nämndsekreterare Bevaras 1 år Utskrift från diariet en gång per månad. Pressklipp och fotografier Informatör Bevaras Förvaras i pärm

5 Projektdokumentation (egna projekt) - projektansökan antagen - beslut - projektdirektiv - projektplan - förstudierapport - slutrapport -minnesanteckning som tillför sakuppgifter Per enhet Bevaras 2 år Diarieförs Projektdokumentation (egna projekt) - övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Projektansökan - ej antagna med motivering av svaret Per enhet Gallras 2 år Per enhet Gallras 2 år Deltagande i projekt och samarbetsforum (ej projektägare) - beslut om medfinansiering - slutrapportering Per enhet Se anm. Bevaras 2 år Diarieförs Det vi bistår med egen tid gallras efter slutrapportering Semesterlistor Gallras 2 år Samtycke till publicering av bilder Informatören Gallras Vid inaktualitet

6 Skadlig kod och skräppost (SPAM) Per enhet Skadlig kod gallras omedelbart enligt 2 KFN Utbildning, egna Informatören Bevaras 2 år Om det har betydelse för verksamheten Handläggaren lämnar till informatören Protokoll: Folkhälsonämnden Nämndsekreterare Bevaras 1 år Samverkan Nämndsekreterare Bevaras 1 år Akt Ledningsgrupp Nämndsekreterare Bevaras 1 år Om det har betydelse för verksamheten Arbetsplatsträff Nämndsekreterare Bevaras 1 år Om det har betydelse för verksamheten Rehabiliteringsutredningar Bevaras Ansvarig chef skickar kopia till personalakt Rutinbeskrivningar Ansvarig administratör Gallras Vid inaktualitet av ansvarig Statistik Per enhet Bevaras 1 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsbetyg Kost-och städchef Bevaras Skickas till personalakt Trycksaker, egenproducerat Informatör Bevaras Se anm. Ett exemplar skickas direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser med mera