Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Transkript

1 Budget/mål och resursplan Budget, slutprodukt Papper O Kommunkansliet Dnr Bevaras Se kansli Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Budgetunderlag Papper O Budget- Förvaltn.vis, 2 år ekonom, IT 40 Budgetverifikationer Papper O Budgetekonom Förvaltn.vis,, IT 10 år Årsredovisning inkl koncernbokslut Årsredovisning, slutprodukt. Papper O Kommunkansliet Bokslut/huvudbok Papper O Valvet Årsordning Bevaras 10 år Dnr Bevaras Se kansliet Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Bokslutsunderlag Papper O Redov.chef Årsordning 2 år Bokslutsspecifikationer Papper O Valvet Kontoordn. 10 år Inkl..anläggningsregister Delårsredovisning Delårsrapport, slutprodukt Papper O Kommunkansliet Dnr Bevaras Se kansliet Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Underlag delårsbokslut Papper O Redov.chef Årsordn. 2 år Bokslutsspecifikationer Papper O Valvet Kontonr. 2 år Årsjournaler

2 Transaktionslista (drift) Microfiche O Valvet, Bevaras/ Microfiche bevaras Transaktionslista (investeringar) IT, CDrom diverse rum se anm. 10 år IT och CD-rom är arbetsmaterial och Analyslista (drift) se anm gallras vid inaktualitet Balanskonton 1-2 Finansieringskonto 8 Verifikationer (alla nummerserier) Kodplaner (inkl. förvaltningarnas) Kontoförteckning 3-9 Kontoförteckning 1-2 Leverantörsreskontrajournal Kundreskontrajournal 41 Fakturor (lev, kund, interna) Leverantörsfakturor (alla) Papper O Depona AB Ver.nr.ordn. 10 år Förvaras hos Depona AB i Malmö. Skannade bilagor till leverantörsfakturor (KS) Papper O Dagarkiv Ver.nr.ordn. 10 år 2 år Förvaras i under Följesedlar (KS) Papper O Dagarkiv Ver.nr.ordn. 10 år 2 år Förvaras i under Manuella fakturor (utanordn, KS) Papper O Dagarkiv Ver.nr.ordn. 10 år 2 år Förvaras i under Kundfakturajournaler (KS) Papper O Dagarkiv Fakturanr 10 år 2 år Förvaras i under Kundfakturajournaler (övriga) Papper O Resp förv Fakturanr 10 år 2 år Förvaras i under Underlag kundfakturor (KS) Papper O Dagarkiv Fakturanr 10 år 2 år Förvaras hos resp. handläggare under gallringsfristen Underlag kundfakturor (övriga) Papper O Handläggare, IT 10 år 2 år Förvaras hos resp. handläggare under Internfakturor (KS+MHN) Digitalt Server Fakturanr 10 år 2 år Förvaras hos resp. handläggare under

3 Underlag internfakturor Papper O Dagarkiv Fakturanr 10 år 2 år Förvaras hos resp. handläggare under Fakturor rörande EU-projekt Resp. verksamhet ansvarar för sina projekt Loggar leverantörsreskontra IT, papper O Dagarkiv 10 år Bokföring Likvidbokföring Papper O Dagarkiv Ver.nr ordn. 10 år 2 år Förvaras i under Bokföringsordrar Digitalt O Server Ver.nr.ordn. 10 år 2 år Förvaras i under Skannade bilagor bokföringsordrar Papper O Dagarkiv Ver.nr ordn. 10 år 2 år Förvaras i under Övrig redovisning Inkassoärenden, ej avslutade Digitalt Server Överlåtes till Svea Inkasso. Inkassoärenden, avslutade PapperIT* O Ekon.ass. 2 år IT Restlängder (vid strykning) IT, papper O Dagarkivet 10 år Kommunmoms, underlag Papper K Ekon.sekr. 6 år Förteckning handkassor Papper O Ekon.sekr. Förvalt.ordn, nummerordn Förteckning över utlämnade kuponger, Papper O Ekon.sekr. Objektsvis kvittenser Vid avslut _ Vid avslut Kvittoredovisning Papper O Ekon.sekr. 2 år

4 Autogiroanmälan/-medgivande Papper O Ekon.sekr. Alfa.ordn./ 2 år kron.ordn. Systemdokumentation (ekonomisystemet) Digitalt Server Se anm Bevaras så länge systemet används 43 Attestliggare, förteckning Papper O Valvet 2 år SCB-statistik Digitalt Server 2 år Värde Aktier Papper O Valvet Vid avslut Pantbrev Papper O Valvet Vid avslut Finans Fondbokslut, stiftelsebokslut, slutprodukt PapperIT* O Valvet / kommunkansliet Koncernbanks PapperIT* O / K Finansekonom Finans PapperIT* O / K Finansekonom Låne PapperIT* O / K Finansekonom Borgensåtagande PapperIT* O / K Finans-ekon/ Objektsvis ekon.ass. Kontoutdrag PapperIT* O Ekon.sekr Bevaras Se kansli Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Vid inaktualitet år efter avslut år Kreditmarknadsstatistik Papper O / K Finansekonom Avtal

5 Avtal, kontrakt, av mindre art. Papper O Valvet Objektsvis Vid inaktualitet Se även upphandlingsavdelningen. Se anm. rörande större avtal, vilka kan bevaras 44 Protokoll/delegation Sammanträdesanteckningar / protokoll (Presidium m fl.) PapperIT* K Ekon.chef / diverse rum, IT Vid inaktualitet, se anm Kontrollera först var originalhandling arkiveras Protokoll / minnesanteckningar Ledningsgrupp PapperIT* O Ekon.chef, IT Bevaras 3 år Delegationsbeslut PapperIT* O Ek.sekr. rum Inkomna och upprättade diarieförda PapperIT* O/K Kansliexp. Närarkiv Dnr.akt Bevaras, se anm. 5 år Överförs till kommunkansliet. Alla delegationsbeslut samlas fr.o.m hos KS. Se anm Se kommunkansliets dokumenthanteringsplan