DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Arkivbildare: Kommunstyrelsen Arkivansvarig: Lars Borg. Avd (motsv): Ekonomikontoret Första giltighetsdatum:

Transkript

1 FONDER Fonder, donationsbok urkund Bevaras Fonder, verifikationer 3 år Fonder, årsredovisningar deklarationer 3 år Kontoutdrag, Portföljsammanställningar 3 år ALLMÄNT Bokslut, inbundet samlat Bevaras 3 år Delårsrapporter Se även bilagor till Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens protokoll. Årsbudget Se även bilagor till Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens protokoll. 1

2 Kompletteringsbudget 1 och 2 Se även bilagor till Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens protokoll. Redovisnings-CD Bevaras 1 ex i kassaskåp i närarkiv Inkomna och utgående skrivelser Bevaras Verifikationer, Lev fakturor 1 år Diarieförs i Evolution. Bevaras i respektive diarieakt. Se Kommunstyrelsens diarieförda handlingar. Verifikationer, Lev fakturor Skannade 1 mån efter kvartalsutgång Verifikationer, elektroniska (EDI och sve-fakturor) Bevaras i systemet Inköp och Fakturas server. Verifikationer, Memorial Bokföringsorder 1 år Verifikationer, Dagbokföring, kassa 1 år Verifikationer, IB s 1 år 2

3 Verifikationer, Budget Beslut om attest - namnprov Gallras efter 2 år Attestlista i Navigatorn ar som är av ringa eller tillfällig betydelse för Gallras vid RA-FS 1997:6 verksamheten Systemdokumentation Bevaras G:\Ekonomiavd/LSB/Systemdokumentation\Akt uell Styrtabeller i DEVIS Gallras vid Bokföringspåverkande i inbundet Bokslut Statistik SCB, underlag Kontoplan med kodförteckning Bevaras Finns i Devis och i inbundet Bokslut Fellistor, löner Engagemangspecifikationer Gallras efter bokslut När ansvarsfrihet är beviljad Borgensförbindelse Gallras vid 3

4 Aktier, andelar och bostadsrättsbevis Bevaras Förvaras i kassaskåpet Ansvarförbindelser - Handkassor Gallras vid Förvaras i kassaskåpet Avtal-Kontrakt ekonomikontoret Bevaras Förvaras i kassaskåpet Utlämnade lån reverslån skuldförbindelser Bevaras Förvaras i kassaskåpet Bankgarantier Bevaras Förvaras i kassaskåpet KASSAN Avstämning kontantkassa Kontoutdrag Plusgirot Finns även på nätet hos PG Kontoutdrag Banker 4

5 Reversaler, kontantkvitto Även i kassaverifikationerna Utbetalningslista lev -reskontran PG BG (sista sidan) Gallras 1 år Arbetsmaterial. Listorna förvaras digitalt i redovisningssystemet RoR. Kontobesked skattekontot Betalningsspecifikation lev. Betalningar BG 1 år Bevaras bland kassaverifikationerna Verifikationslista - ISOX Arkiveras hos IFO Dagrapport - avstämning 1 år Bevaras bland kassaverifikationerna KUNDFAKTURERING Avslutade ärenden Kronofogden Efter ärendet är avslutat Avskrivna fordringar, beslut 5

6 Debiteringslistor 2 år Tom Debiteringslistor elektroniska G:\EkonomiGemensam\Elektroniskt arkiv\kund fakturor. From arkiveras listorna under Processtöd i RoR i 365 dagar, härefter långtidsarkiveras de i server: D:/AL/RoR/AL/Arkiveradelistor/Ezf Faktureringsunderlag Integrerade poster avstämningar From arkiveras listorna under Processtöd i RoR i 365 dagar, härefter långtidsarkiveras de i server: D:/AL/RoR/AL/Arkiveradelistor/Ezf Avbetalningsplaner Skuldförbindelser Förlustansvar 6

7 Utgående skrivelser - brev Till kunder, Intrum, Kronofogden m.m., ej diarieförda Makuleringsunderlag INTERNFAKTURERING tom Tom därefter kostnadsfördelning Avstämningslista - säljare/skapade 1 år Listning av verifikation och kontering vid upprättande av internfaktura Avstämningslista - köpare/betalda 1 år Listning av verifikation och kontering vid reglering av internfaktura Pappersfaktura med underlag Tillsammans med avstämningslista - köpare KOSTNADSFÖRDELNING FROM Avstämningslista - Kostnadsfördelning G:\EkonomiGemensam\Elektroniskt arkiv\kommunen\interndeb 7

8 Underlag kostnadsfördelning ANLÄGGNINGSRESKONTRAN Integrationslista G:\EkonomiGemensam\Elektroniskt arkiv\kommunen\anläggningsreskontra SBG Avstämninglista G:\EkonomiGemensam\Elektroniskt arkiv\kommunen\anläggningsreskontra SBG LEVERANTÖRSFAKTUROR Utbetalningslistor leverantörsreskontra - elektroniskt bank och plusgiro G:\EkonomiGemensam\Elektroniskt arkiv\utbetalnings-listor leverantör From arkiveras listorna i Processtöd i RoR, härefter långtidsarkiveras de i server D:/AL/RoR/AL/Arkiveradelistor/EZL 8

9 Rensade fakturor från leverantörsregistret Gallras 999 dagar Styrtabell i redovisningssystemet RoR Bevakade betalningsuppdrag PG Bevakade betalningsuppdrag BG Revisionsrapport per mottagare + avstämningslista Gallras vid Gallras vid PDF fakturor Original arkiveras i ekonomikontorets mail Fakturabilagor som skannas in SKATTEDEKLARATIONER OCH MOMSREDOVISNING Momsredovisningsunderlag Deklarationer, månatlig moms mm 9

10 Ansökan, Ludvika moms Inkomstdeklarationer Slutskattesedlar Skrivelser till och från skatteverket. omprövningsbeslut FÖRSÄKRINGAR Kommunförsäkring avtal Kommunförsäkring, villkor Kommunförsäkring, skadeanmälan Under förutsättning att skadefallet avslutats. 10

11 ADITRO AFFÄRSLÖSNINGAR. REDOVISNING OCH RESKONTRA. INKÖP OCH FAKTURA Register Bevaras Inga beslut tagna om rensning av register PORTO Underlag för fördelning av portokostnader internt 11