Papper och digitala format Nej Vid inaktualitet Cirkuläransvarigs dator/arbetsplats. Ja 5 år Kansliets aktskåp/ Mellanarkiv plan 1

Transkript

1 Kommunstyrelsens kansli Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Delegationsbeslut Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Förvaring i (original) digitala format Vid inaktualitet Cirkuläransvarigs dator/arbetsplats Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Med diarieförda Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Inkommande och utgående (diarieförda) fristående handlingar 5 år Kansliets aktskåp/ Mellanarkiv plan 1 Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten (ej diarieförda) Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon eller i annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssytem/ Vid inaktualitet I anställds telefon Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem.

2 Kommunstyrelsens kansli Public Förvaring i (original) Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssystem / SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon Minnesanteckningar - Digitalt 2 år Gemensam mapp Arbetsplatsmöten på server (G:) Reklam, kursinbjudningar digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Kansli Anonyma inkommande handlingar digitala format Bevaras Kansliets När pärmen är full Kansli Arkivförteckningar Digitalt i Visual Arkiv Bevaras Arkivförteckningspr ogram Kansli Diarieförda handlingar i som Bevaras Kansliets Med diarieförda inte kräver beslut av KS eller KF Löpande förteckning. Kansli Fullmakt för postöppning Kansli Förteckning över förtroendevalda - digitala personkort Vid inaktualitet Kansliets Digitalt Bevaras Troman Levereras på papper när förtroendevalds samtliga uppdrag avslutats

3 Kommunstyrelsens kansli Public Kansli Medborgarförfrågan, synpunkter och klagomål som genererat svar från kommunstyrelsens ordförande Förvaring i (original) Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets När pärmen är full Kansli Minnesanteckningar - Stadsdirektörens ledningsgrupp (SLG) Kansli Minnesanteckningar - kommunkontorsgruppen Digitalt 5 år Stadsdirektörens sekreterares plats Digitalt 5 år Stadsdirektörens sekreterares plats Kansli Minnesanteckningar och kallelser - gruppledaröverläggningar Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Kansli Minnesanteckningar - Styrgrupper digitalt Bevaras Gemensam mapp på server (G:) Kansli Skyddsrondsprotokoll Digitalt Det aktuella och Gemensam mapp föregående protokollet på server (G:) sparas Kansli Solna och Sundbybergskommittén - kallelse, föredragningslista, protokoll med bilagor Kansli Synpunkter och klagomål från e- tjänster Kansli Systemdokumentation - system där någon på avdelningen står som systemförvaltare Bevaras Kansliets Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Gallras när information I respektive system från systemet inte längre behöver återskapas. 2 år KF/KS Anslag - kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt kommunstyrelsens utskotts kallelser och protokoll som är förstasida av föredragningslista Papper Vid inaktualitet Kommunens anslagstavla KF/KS Anslag - Krisledningsnämnden Papper Vid inaktualitet Kommunens anslagstavla

4 Kommunstyrelsens kansli Public KS/KF Arkivbeskrivning KS/KF Arkivreglemente KF/KS KF/KS KF/KS KF/KS Avsägelser och sammanräkningsprotokoll från Länsstyrelsen Detaljplaner med tillhörande handlingar Exploateringsutskottet - kallelse, föredragningslista och protokoll Inspelningar av kommunfullmäktiges sammanträden Förvaring i (original) Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år Digitalt Bevaras På server Avi-format, sikte på digitalt långtidsbevarande KF/KS Interpellationer, frågor KF/KS Kommunala råd och kommittéer - Kallelse, föredragningslista, protokoll med bilagor KF/KS Kommunfullmäktige - kallelse, föredragningslista och protokoll Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, med diarieförda Bevaras Kansliets 2 år På papperskvalitet svenskt arkiv. Originalen binds in. KF/KS KF/KS Kommunstyrelsen - kallelse, föredragningslista samt protokoll med protokollsregister Kommunstyrelsens utskott för vissa jämställdhets-, upphandlings-, måltids-, och personalfrågor - kallelse, föredragningslista och protokoll Bevaras Kansliets aktskåp 2 år På papperskvalitet svenskt arkiv. Originalen binds in. Bevaras Kansliets aktskåp 2 år KF/KS Krisledningsnämnden - föredragningslista, protokoll och bilagor KF/KS Medborgarförslag Bevaras Kansliets aktskåp 2 år Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda

5 Kommunstyrelsens kansli Public KF/KS Motioner till kommunfullmäktige KF/KS Reglementen för alla nämnder KF/KS Remisser KF/KS Styrande dokument KF/KS Styrnings- och ägarutskottet - kallelse, föredragningslista och protokoll Förvaring i (original) Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år KF/KS KF/KS Projekthandlingar -diarieförda och allmänna handlingar Projekthandlingar - ej allmänna handlingar Bevaras Kansliets aktskåp 2 år Med diarieförda. Projektledaren ansvarar för att dokumentationen sköts på rätt sätt. Alla som förekommer i ett projekt hålls sammankopplade. digitala format Bevaras Hos respektive anställd och på gemensam mapp på server (G:) När projektet avslutats

6 IT-avdelningen Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Delegationsbeslut Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv 5 år Arkivskåp digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon eller i annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssytem/ Vid inaktualitet I anställds telefon Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssystem / SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem.

7 IT-avdelningen Public Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa Minnesanteckningar - Arbetsplatsmöten Förvaringsplats i (original) SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon centralarkiv för förvaring Digitalt 2 år Gemensam mapp på server (G:) Reklam, kursinbjudningar digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd IT Ansvarsförbindelse för användarkonto Papper Vid inaktualitet I personakt Skrivs på vid tillverkning av multifunktionskort eller i samband med anställning. Förvaras tillfälligt i receptionen eller hos ansvarig chef. IT Ansvarsförbindelser för mobila enheter Papper Vid inaktualitet Arkivskåp hos IT Mobila enheter är plattor och smarta telefoner IT Avtal och beställningar enligt leasingoch ramavtal - service, drift, maskinoch programuppdateringar, intern drift 10 år efter avtalstidens slut Arkivskåp hos IT IT Avtal- sekretess Papper Arkivskåp hos IT Tecknas exempelvis med konsulter IT Beställningsblankett/kvittens Papper Vid inaktualitet I receptionen Multifunktionskort IT Cookiefiler Digitalt Vid inaktualitet På server IT Diarieförda handlingar i som inte kräver beslut av KS eller KF Bevaras Arkivskåp hos IT Vid inaktualitet hos IT IT E-postkonton (avslutade användare i nätverket) Digitalt 2 år efter anställnings upphörande På server

8 IT-avdelningen Public IT Felanmälningar till servicedesk Digitalt Vid inaktualitet, dock tidigast efter 2 år Förvaringsplats i (original) I ärendehanteringssy stem Servicedesk centralarkiv för förvaring IT Kvittenser för mottagande av Papper Vid inaktualitet Arkivskåp hos IT utlämnad IT-utrustning Loggar - e-post Digitalt 1 år På server In och utgående från kommunen, samt mellan de olika förvaltningarna. Loggar - internetacess Digitalt Löpande efter 60 dagar På server IT Loggar - inloggar i AD Digitalt 1 år På server Inloggning på användarkonton IT Mappar (avslutade användare i Digitalt 2 år efter anställnings På server nätverket) upphörande IT Statistik, egenproducerad digitalt Vid inaktualitet Hos IT-avdelningen, i digitala mappar eller i pärmar IT Stöldanmälan Papper Vid inaktualitet Arkivskåp hos IT IT Systemförvaltningsavtal Bevaras Arkivskåp hos IT Överlämnas årsvis IT Systemdokumentation - system som används av IT digitalt Gallras när information från systemet inte längre behöver återskapas. Arkivskåp hos IT

9 Kommunikationsavdelningen Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Delegationsbeslut Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Förvaringsplats i (original) digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten Inkomna röstmeddelanden av 5 år Mellanarkiv, plan 1 digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon eller i annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssytem/när arkiv Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna röstmeddelanden av ringa Röstmeddelanden i anställds telefon Vid inaktualitet I anställds telefon Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssystem/nä rarkiv SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa Minnesanteckningar - Arbetsplatsmöten SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon Digitalt 2 år Gemensam mapp på server (G:)

10 Kommunikationsavdelningen Public Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Reklam, kursinbjudningar digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Kommunikation Broschyrer, foldrar och trycksaker upprättade av/för Sundbybergs stad Papper Bevaras 2 exemplar sparas i mellanarkivet och skickas till KB vid årets slut. Se anmärkning. 2 exemplar av trycksaker från andra instanser än tryckeriet sparas i mellanarkivet. 2 exemplar lämnas till centralarkivet från tryckeriet vid upprättande. a trycksaker överlämnas vid årets slut. Samt ett pliktexemplar till Kungliga biblioteket antorer/ Kommunikation Fotografier, digitalt upprättade av Digitalt Bevaras SKOBA Sundbybergs stad Kommunikation Hemsidan Digitalt Vid inaktualitet. Inför nylanseringar bevaras skärmdumpar av huvudsidorna (startsida och samlingssidor). Digitalt Bevaras i jpeg eller tiff-format. OBS fr.o.m ska även ett e- pliktexemplar levereas till Kungliga biblioteket Kommunikation Inkommande/utgående inlägg på sociala medier av betydelse för Facebook/Bloggar/Youtube, eller annat verksamhetss ystem Bevarande Verksamhetssystem/nä rarkiv Avskrift/skärmdump görs av inlägget och hanteras därefter som allmän handling. Om informationen hör till ett ärende skall denna registreras i ärendet. Kommunikation Inkommande/utgående inlägg på sociala medier av ringa betydelse för Facebook/Bloggar/Youtube Vid inaktualitet Närarkiv Kommunikation Inkommande/utgående SMS av tillfällig betydelse som inte kräver ytterligare åtgärd Digitalt Vid inaktualitet Anställdas telefoner

11 Kommunikationsavdelningen Public Kommunikation Intranätet Kommunet Digitalt Vid inaktualitet. Inför nylanseringar bevaras skärmdumpar av huvudsidorna (startsida och samlingssidor). Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Digitalt Bevaras i jpeg eller tiff-format. Kommunikation Nyhetsarkiv på webben Digitalt 2 år På hemsidan Kommunikation Nytt från Sundbybergs stad, till invånare och företag Papper Bevaras Se anmärkning Lämnas till centralarkivet vid årets slut Kommunikation Pressmeddelanden Digitalt Bevaras Digitalt hos Cision 5 år Kommunikation Systemdokumentation - system där någon på avdelningen står som systemförvaltare digitalt Gallras när information från systemet inte längre behöver återskapas. I respektive system Bilaga i "Mitt i" Vigselförrättning Hinderprövning Papper Bevaras Receptionen Vid årets slut Hanteras av receptionen Vigselförrättning Intyg vigsel Papper Kopia bevaras, original till Receptionen Vid årets slut Hanteras av receptionen Skatteverket Vigselförrättning Vigselprotkoll Papper Kopia bevaras, original till Receptionen Vid årets slut Hanteras av receptionen länsstyrelsen Vigselförrättning Register över vigselförrättare Digitalt Vid inakutalitet Listas på hemsidan Hanteras av receptionen

12 Måltidsservice Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. digitala format Delegationsbeslut digitalt i Public Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten Inkomna röstmeddelanden av digitalt i Public digitalt i Public digitala format Röstmeddelanden i anställds telefon Förvaringsplats i (original) Vid inaktualitet Hos respektive anställd centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv 5 år Mellanarkiv, plan 1 Vid inaktualitet Hos respektive anställd eller i annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssytem/ Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna röstmeddelanden av ringa Röstmeddelanden i anställds telefon Vid inaktualitet I anställds telefon

13 Måltidsservice Public Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssystem / SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon Minnesanteckningar - Digitalt 2 år Gemensam mapp Arbetsplatsmöten på server (G:) Reklam, kursinbjudningar digitala Vid inaktualitet Vid respektive format verksamhetsställe Tidningar och tidskrifter digitala Vid inaktualitet Vid respektive format verksamhetsställe digitala Måltidsservice Journaler över egenkontroll format 2 år Ute i Måltidsservice Verifikationer digitala format 10 år Ute i Måltidsservice Anställningsbevis digitala format Vid anställningens avslut Ute i

14 Mark och exploatering Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Delegationsbeslut Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av Förvaring centralarkiv för förvaring digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs 5 år Mellanarkiv, plan 1 di k ill l ki digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon SMS/MMS eller i annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssytem/nä rarkiv Vid inaktualitet I anställds telefon, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssystem/n ärarkiv Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem.

15 Mark och exploatering Public Förvaring Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon Minnesanteckningar - Digitalt 2 år Gemensam mapp på Arbetsplatsmöten server (G:) Reklam, kursinbjudningar digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Mark och exploatering Ansökan och godkännande av lantmäteriförrättning samt övriga handlingar från och till Lantmäteriet centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Avtal och överenskommelser om fastighetsreglering Exploateringsavtal Försäljning av fastigheter Förvärv av fastigheter Intentionsavtal, genomförande- och samarbets- och ramavtal Markanvisningsavtal Miljödoms Minnesanteckningar från besluts- och samarbetsforum i Ursviks- respektive Rissne/Hallonbergen/Ör-projektet Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Digitalt Bevaras I Ursviks- respektive Handlingarna tas ut på Rissne/Hallonbergen/ papper vid årets slut Ör-projektets digitala och lämnas till mappar på gemensam centralarkivet server (G:)

16 Mark och exploatering Public Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Mark och exploatering Planuppdrag Servituts- och nyttjanderättsavtal Stämning till domstol samt utslag rörande omprövning av tomträttsavgäld Tomträttsavtal Förvaring centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda

17 Personal Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. digitala format Delegationsbeslut Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten digitala format Förvaringsplats i (original) Vid inaktualitet Hos respektive anställd centralarkiv för förvaring Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt över till 5 år Närarkiv l ki Vid inaktualitet Hos respektive anställd Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Röstmeddelande n i anställds telefon Röstmeddelande n i anställds telefon eller i annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssytem/nä rarkiv Vid inaktualitet I anställds telefon Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssystem/n ärarkiv SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon

18 Personal Public Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Minnesanteckningar - Digitalt 2 år Gemensam mapp på Arbetsplatsmöten server (G:) Reklam, kursinbjudningar Vid inaktualitet På avdelningen digitala format Tidningar och tidskrifter Vid inaktualitet På avdelningen digitala format Anställning Anställningsbetyg- och intyg Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Arbetsgivarintyg Papper 2 år Personakt Anställning Besked om att visstidsanställning Papper Bevaras Personakt Med personakt upphör Anställning Besked om företrädesrätt Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Beslut om avsked eller uppsägning Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Beslut om förstadagsintyg Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Dokumentation vid omplacering Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Dokumentation vid varning, Papper Bevaras Personakt Med personakt avstängning, förhandling, kontakter med facket mm Anställning Efterlevnadspension vid dödsfall Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Enskilda överenskommelser Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Information om Papper Bevaras Personakt Med personakt anmälningsskyldighet Anställning Information om tystnadsplikt Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Lönebeslut - ej ordinarie Papper Bevaras Personakt Med personakt löneöversyn Anställning Pensionsbrev Papper Bevaras Personakt Med personakt Anställning Personakt Papper Bevaras Lönekontorets Efter att obligatorisk pensionsålder inträtt Anställning Rehabiliteringsutredningar med bilagor digitalt i Adato Bevaras Personakt och Adato Med personakt (eventuella läkarintyg gallras vid inaktualitet) Anställning Tjänstledighetsansökan för ledigheter längre än 6 månader digitalt Bevaras Lönesystemet, lönekontorets Bevaras i nuläget i systemet Anställning Uppsägningar Papper Bevaras Personakt Med personakt

19 Personal Public Löneunderlag Analyslistor - utbetalning av lön digitalt i Personec Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring 2 år Se anmärkning Förvaras hos respektive chef och i Personec (lönemodulen) Löneunderlag Ansökan om kompensation för kostnader för sjukdom Papper 2 år Lönekontorets Löneunderlag Arbetsställeförteckning SCB Digitalt i Vid inaktualitet Gemensam mapp på gemensam mapp server (G:) på server (G:) Löneunderlag Aviseringar till SCB rörande sjukskrivningar Löneunderlag Beslut om sjuk- och aktivitetsersättning Löneunderlag Ersättning vid sammanträde - förtroendevalda Fackligt arbete: anmälan om löneadministration facklig förtroendeman Fackligt arbete - tidrapporter löneadministration facklig ledighet Handlingar rörande anställa i löneadministration arbetsmarknadspolitiska åtgärder Digitalt Vid inaktualitet Lönesystemet Papper Bevaras Personakt Med personakt Papper 2 år Lönekontorets Papper 2 år Lönekontorets Papper 2 år Lönekontorets Papper 2 år Personakt Med personakt löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration Införsel i lön, beslut Papper 2 år Lönekontorets Kontrolluppgift Digitalt 10 år Lönesystemet Kvittenser vid resor och kurser Körjournaler (underlag för bilersättning) digitalt digitalt 10 år Lönesystemet, lönekontorets samt hos respektive chef ute i 2 år Lönesystemet, lönekontorets löneadministration Ledighetsansökan digitalt 2 år Lönesystemet, lönekontorets löneadministration Loggning i självservice Digitalt Bevaras Lönesystemet

20 Personal Public löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Godkännande av anställningstid Papper Bevaras Personakt Med personakt Läkarintyg Papper Vid inaktualitet Lönekontorets Löneavdrag - privata Papper 2 år Lönekontorets telefonsamtal eller liknande Lönelistor Digitalt Bevaras Lönesystemet Bevaras i nuläget i systemet Matrikel vid avslut Papper Bevaras Personakt Med personakt Pensionskostnad och löneskatt, årlig redovisning Redovisade avdrag för löneutmätning Rese- och traktamentersättningar Digitalt 10 år Lönesystemet Papper 10 år Lönekontorets 2 år Lönesystemet, digitalt lönekontorets löneadministration löneadministration löneadministration löneadministration Rättelseunderlag vid justering Papper 5 år Lönekontorets Sjukanmälan Digitalt 2 år Lönesystemet Sjukförsäkran Papper 2 år Lönekontorets Skattesedlar Papper 6 år Lönekontorets Avtal för intermittenta vikarier Papper Bevaras Lönekontorets Arbetsmiljöstatistik Papper Bevaras Med samverkansprotokoll Vid behov Med samverkansprotokoll Statistik för staden som helhet förvaras tillsammans med protokollen för centrala samverkansgruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förvaltningens samverkansgrupp.

21 Personal Public Arbetsskadestatistik, kvartalssammanställningar Förvaringsplats i (original) Papper Bevaras Med samverkansprotokoll Attesterade lönebeslut, Digitalt i Personec F (F=förhandlingsm odulen) Vid inaktualitet Digitalt i Personec F Kollektivavtal, centrala Papper Vid inaktualitet Personalavdelningens centralarkiv för förvaring Med samverkansprotokoll Statistik för staden som helhet förvaras tillsammans med protokollen för centrala samverkansgruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förvaltningens samverkansgrupp. Kollektivavtal, lokala Papper Bevaras Kansliets aktskåp När ett nytt avtal träder i kraft Liggare för personal och Inbunden bok Bevaras Kansliets aktskåp När den är full förtroendevalda som fått förtjänstutmärkelse Löneöversyn: protokoll från Papper Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda överläggning, avstämning från fackliga möten, utfall för kommunkontoret samt sammanfattning hela kommunen Pensionsavtal KPA, original Papper Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Pensionsbrev Papper Bevaras Personakt Med personakt Protokoll - Centrala Samverkansgruppen Papper Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Skatteuppgifter från Skatteverket Digitalt 6 år På gemensam mapp på server (G:)

22 Personal Public Systemdokumentation - system där någon på avdelningen står som systemförvaltare Digitalt och papper Gallras när information från systemet inte längre behöver återskapas. Förvaringsplats i (original) Respektive system centralarkiv för förvaring Timrapporter för intermittenta vikarier Tvisteförhandlingar a, MBL-protokoll digitalt Bevaras, se anmärkning Lönekontorets Vid behov Papper Bevaras Kansliets aktskåp Tillsammans med kommunstyrelsens protokoll Måste bevaras om anställningsavtal inte upprättas med Tvisteförhandlingar Individ, MBL-protokoll Papper Bevaras Personakt, kopia i kansliets aktskåp Med personakt, kopian med diarieförda Tvisteförhandlingar, MBL-kallelser Papper Bevaras Personakt Med personakt Underrättelse om varsel och varsel - individer Underrättelse om varsel och varsel - grupper (fler än 5) Papper Bevaras Personakt Med personakt Bevaras Kansliets aktskåp Kansliets aktskåp Återbetalda löneskulder Papper 2 år Personalavdelningens

23 Personal Public Övertids- och jourtidsjournal Övertidsrapporter Digitalt i Personec digitalt Rekrytering Annonser digitalt Förvaringsplats i (original) 2 år Lönesystemet (Personec) 2 år Lönesystemet, Personalavdelningens Bevaras Reach me och Personakt centralarkiv för förvaring Med diariefört ärende Rekryterande chef är ansvarig att skicka handlingen till personalavdelningen Rekrytering Anställningsavtal Papper Bevaras Personakt och systemet Reach me Rekrytering Ansökningshandlingar - antagna Papper Bevaras Personakt och systemet Reach me Rekrytering Ansökningshandlingar, ej antagna Digitalt i Reach me Rekrytering Rekrytering Brev till dem som inte fått tjänsten Kravspecifikation, grund för annons Digitalt i Reach me digitalt i Reach me Säkerhet Inventering av styr-el Säkerhet Risk- och sårbarhetsanalys Säkerhet Säkerhet Uppföljning av RSA/krisberedskap varje år Uppföljning av tillsynsrapport länsstyrelsen 4 år Rekryteringsbrevlåda (digitalt) eller hos extern rekryteringskonsult 4 år Reach me Med personakt Med personakt En kopia i diariefört ärende (redovisning av delegationsbeslut) Rekryterande chef är ansvarig att skicka handlingen till personalavdelningen Finns i Reach me Bevaras Personakt Med personakt Rekryterande chef är ansvarig att skicka handlingen till personalavdelningen Bevaras Kansliets aktskåp med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp med diarieförda

24 Ekonomi Public Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) centralarkiv för förvaring Cirkulär och nyhetsbrev, från externa digitala format Vid Hos respektive organisationer m.m. inaktualitet anställd Delegationsbeslut Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Inkomna röstmeddelanden av Röstmeddelanden i anställds telefon Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av digitala format Vid inaktualitet Röstmeddelanden i anställds telefon SMS/MMS Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv 5 år Mellanarkivet plan 1 Hos respektive anställd eller i annat verksamhet ssystem, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Verksamhetssytem/ I anställds telefon Verksamhetssystem / Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem.

25 Ekonomi Public Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Bevarande eller gallring av handlingsslag et Vid inaktualitet Förvaring i (original) I anställds telefon Minnesanteckningar - Arbetsplatsmöten Digitalt 2 år Gemensam mapp på server (G:) Reklam, kursinbjudningar digitala format Vid Hos respektive inaktualitet anställd Tidningar och tidskrifter digitala format Vid Hos respektive inaktualitet anställd Ekonomi Autogiromedgivanden Papper 2 år Mellanarkivet plan 1 Ekonomi Avstämningar under året (bevakade betalningsuppdrag) - betalningskörning digitalt Vid inaktualitet Mellanarkivet plan 1, samt i ekonomisystem centralarkiv för förvaring Ekonomi Bokföringsorder Digitalt 10 år Ekonomisystem Ekonomi Bokslut/budgetutfallsprognoser Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda. Års-, kvartals- och månadsbokslut och rapporter Ekonomi Bokslutsbilagor Papper 10 år Mellanarkivet plan 1 Ekonomi Borgensförbindelse Ekonomi Budgethandlingar, inklusive motiveringar och tryckta handlingar Bevaras Kassaskåp Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Ekonomi Budgetunderlag Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Ekonomi Budgetverifikationer Digitalt 10 år Ekonomisystem Ekonomi Dagrapporter för in- och utbetalningar Digitalt 10 år Ekonomisystem

26 Ekonomi Public Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) centralarkiv för förvaring Ekonomi Deklarationer Papper 10 år Mellanarkivet plan 1 Ekonomi Delårsrapporter, ekonomiska digitalt 2 år Ekonomisystem Ekonomi Följesedlar, bifogas faktura Papper 10 år Respektive avdelning Ekonomi Försäkringshandlingar Papper 10 år Respektive avdelning Ekonomi Huvudböcker Digitalt Bevaras Ekonomisystem Planeras avställas från ekonomisystemet Ekonomi Kontoutdrag, bank- och postgiro Digitalt 10 år Ekonomisystem Ekonomi Kravjournal till Svea Inkasso Digitalt 2 år Ekonomisystem Ekonomi Kundfakturor Digitalt 10 år Ekonomisystem samt pärm i mellanarkiv Ekonomi Leverantörsfakturor Digitalt 10 år Ekonomisystem samt pärm i mellanarkiv Ekonomi Likviditetsplanering Digitalt 2 år I avdelningens gemensamma mapp på server (G:) Ekonomi Logglistor Digitalt Så länge Ekonomisystem systemet är i drift Ekonomi Låneförbindelser Papper 10 år Kassaskåp Ekonomi Lånereverser Papper 10 år Kassaskåp Ekonomi Momsredovisning Digitalt 10 år Ekonomisystem Ekonomi Obligationslån, bankens redovisningar Papper 10 år Mellanarkiv, plan 1 Ekonomi OCR-listor, betalning av kundfakturor digitalt 10 år Ekonomisystem samt pärm i mellanarkiv Ekonomi Rekvisitioner Papper Vid inaktualitet Mellanarkivet plan 1

27 Ekonomi Public Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) centralarkiv för förvaring Ekonomi Resultatrapporter Papper 10 år Mellanarkivet plan 1 Ekonomi Statliga lån och bidrag - ansökan och 10 år Mellanarkivet plan beslut 1 Ekonomi Stiftelsehandlingar Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Ekonomi Systemdokumentation - system där någon på avdelningen står som systemförvaltare Respektive system/mellanarkivet plan 1 digitalt Gallras när information från systemet inte längre behöver återskapas. Ekonomi Underlag för makulering och Digitalt 2 år Ekonomisystem nedskrivning av kundfakturor Ekonomi Underlag till fakturor Digitalt 10 år Ekonomisystem Inkasso Betalningsförelägganden Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso) Inkasso Betalningspåminnelser Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso) Inkasso Dröjsmålskrav och inkasso Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso) Inkasso Erinran från gäldenär Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso) Inkasso Fordringshandlingar Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso)

28 Ekonomi Public Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) Inkasso Inkasso Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso) Inkasso Utslag från kronofogdemyndighet Papper 10 år Hos Visma (och äldre hos Svea Inkasso) centralarkiv för förvaring

29 Upphandlingsavdelningen Public Bevarande eller Förvaring i gallring av (original) centralarkiv för förvaring Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. digitala format Delegationsbeslut Upphandling Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Vid in aktualitet Hos respektive anställd Bevaras Med diarieförda 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till när arkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa digitala format Röstmeddelande n i anställds telefon Röstmeddelande n i anställds telefon 5 år Mellanarkiv, plan 1 eller i annat verksamhet ssystem Vid in aktualitet Bevaras Hos respektive anställd Verksamhetssytem/när arkiv Vid inaktualitet I anställds telefon Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem.

30 Upphandlingsavdelningen Public Bevarande eller Förvaring i gallring av (original) centralarkiv för förvaring Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetssystem/nä rarkiv SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid in aktualitet I anställds telefon Minnesanteckningar - Digitalt 2 år Gemensam mapp på Arbetsplatsmöten server (G:) Reklam, kursinbjudningar Vid in Hos respektive anställd digitala format aktualitet Tidningar och tidskrifter Vid inaktualitet Hos respektive anställd digitala format Upphandling Anbud, antagna - entreprenader avseende kommunal verksamhet (inklusive förtydliganden och kompletteringar) Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan.

31 Upphandlingsavdelningen Public Bevarande eller Förvaring i gallring av (original) centralarkiv för förvaring Upphandling Anbud, antagna - varor och tjänster (inklusive förtydliganden och kompletteringar) Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Upphandling Anbud - ej antagna Papper Vid inaktualitet Tendsign och på gemensam mapp på server Upphandling Anbudsförteckningar, anbudssammanställningar, öppningsprotokoll Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Upphandling Annonser avseende anbud och Digitalt i Public Upphandling Avtal/Kontrakt Bevaras Med diarieförda Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan.

32 Upphandlingsavdelningen Public Bevarande eller Förvaring i gallring av (original) centralarkiv för förvaring Upphandling Upphandling Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag Broschyrer och information från anbudgivare - antagna Digitalt Bevaras Tendsign Bevaras i loggen i verksamhetssystemet ja Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Upphandling Förfrågningsunderlag (inklusive förtydliganden och kompletteringar) Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan.

33 Upphandlingsavdelningen Public Bevarande eller Förvaring i gallring av (original) centralarkiv för förvaring Upphandling Förhandlingsprotokoll och anteckningar Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Upphandling Loggar i verksamhetssystem Digitalt Bevaras så länge systemet är i drift Tendsign Upphandling Tilldelningsbeslut (inklusive upphandlingsprotokoll, utvärdering och bedömningsunderlag) Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Varor/tjänster Fullmakt att teckna avtal Bevaras Med diarieförda Varor/tjänster Garantier Bevaras Med diarieförda Arkiveras hos respektive avdelning/förvaltning som diarieförd handling efter ärendets avslut, förs till centralarkivet enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Varor/tjänster Kreditupplysningar Digitalt Vid inaktualitet I gemensam mapp på server (G:)

34 Upphandlingsavdelningen Public Bevarande eller Förvaring i gallring av (original) centralarkiv för förvaring Varor-Tjänster Rättegångsfullmakter Bevaras Med diarieförda Varor/tjänster Skatter- och registreringskontroll digitalt Vid inaktualitet I gemensam mapp på server (G:)

35 Näringsliv Public Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. digitala format Bevarande eller gallring av Förvaring Vid inaktualitet Hos respektive anställd Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Delegationsbeslut Bevaras Kansliets aktskåp 2 år sköts av kansliet Med diarieförda Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Inkommande och utgående fristående handlingar Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten betydelse för Inkomna röstmeddelanden av betydelse för Inkomna röstmeddelanden av ringa digitala format Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon 5 år Mellanarkiv, plan 1 Vid inaktualitet Hos respektive anställd eller i annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetss ytem/ Vid inaktualitet I anställds telefon Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem. Inkomna/utgående SMS/MMS av SMS/MMS, eller annat verksamhet ssystem Bevaras Verksamhetss ystem/närarki v SMS-text eller MMS-bild överförs till PDF-format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i verksamhetssystem.

36 Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid inaktualitet I anställds telefon Minnesanteckningar - Arbetsplatsmöten Digitalt 2 år Gemensam mapp på server (G:) Reklam, kursinbjudningar digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter digitala format Vid inaktualitet Hos respektive anställd Näringsliv Diarieförda handlingar i som beslutas av kommunstyrelse med utskott samt kommunfullmäktige Bevaras Kansliets aktskåp 2 år, sköts av kansliet Förs efter det gångna året över till. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv Näringsliv Näringsliv Globaliseringsrådet - kallelse, föredragningslista, protokoll med bilagor Näringslivsrådet- kallelse, föredragningslista, protokoll med bilagor Bevaras Kansliets aktskåp Bevaras Kansliets aktskåp Näringsliv Nyhetsbrev till företagen Papper Bevaras På avdelningen Näringsliv Serviceenkät till företagare - sammanställning Bevaras Kansliets aktskåp Med diarieförda Med diarieförda 2 exemplar till arkivet vid publicering 5 år