Central administration. Papper/digitalt Nej Vid inaktualitet Hos respektive anställd Nej

Transkript

1 Central administration Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer mm Papper/digitalt Vid inaktualitet Hos respektive anställd Inkommande och utgående (diarieförda) skrivelser Papper/ digitalt i Public 360 Ja 5 år Kontorets / Mellanarkivet Inkommande och utgående skrivelser, av tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten (ej diarieförda) Papper/digitalt Vid inaktualitet Hos respektive anställd Reklam Papper/digitalt Vid inaktualitet Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter Papper Vid inaktualitet Hos respektive anställd Minnesanteckningar - Arbetsplatsmöten Digitalt Kontorets digitala mapp på server (G:) Minnesanteckningar - Styrgrupper Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Arkivbeskrivning Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår bland diareförda Arkivförteckningar Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår bland diareförda Medborgarförfrågan, synpunkter och klagomål Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets eller respektive skolas Synpunkter och klagomål av allmän karaktär (ej verksamhetens innehåll) gallras efter Register över förtroendevalda - nämndslistor Digitalt Bevaras Verksamhets- systemet Troman Förteckning över förtroendevald - digitala personkort Digitalt Bevaras Verksamhets- systemet Troman Anslag -förskolenämndens kallelser och Papper Vid inaktualitet Kommunens anslagstavla protokoll som är förstasida av föredragningslista Kallelse, föredragningslista och protokoll Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Tas ut och levereras till centralarkiv när en förtroendevalds samtliga uppdrag avslutats. Protokollsutdrag, delegationsbeslutslista Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår i nämndens protokoll Delegationsbeslut Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets

2 Motioner Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår bland diareförda Remisser Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår bland diareförda Diarieförda i ärenden som beslutas av nämnden Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Diarieförda i ärenden som inte beslutas av nämnden. Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Beslut om upptagningsområden Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Organisationsplaner och organisationsscheman Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Organisationsplaner återfinns vanligen bland diarieförda. Organisationsscheman upprättas ibland vid organsiationsöversyner eller i saband med budgetarbete Protokoll, sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Egenupprättade enkäter med svar Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Enkäter (inkommande) samt svar Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Skickas i form av redovisat delegationsbeslut Budget/verksamhetsplan, arbetsmiljöplan, plan mot diskriminering och kränkande behandling jämställdhetsplan, lokalt utarbetade Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda Avtal och rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda Systematiskt kvalitetsarbete Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda Verksamhetsberättelse Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda

3 Överklaganden, beslut och Papper/digitalt i Publlic 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda Statistik till andra myndigheter Papper Vid inaktualitet Procapita eller andra interna verksamhetssystem Beställda återkommande från SCB, Skolverket m.fl. Informationsmaterial Papper/digitalt Bevaras Kontorets Skyddsrondsprotokoll Papper Bevaras På respektive förskola Ja Systemförvaltningsavtal Papper Ja Bevaras Kontorets Inkomna/utgående SMS/MMS av betydelse för verksamheten SMS/MMS Ja,eller annat lämpligt verksamhetssytem Bevarande Verksamhetssystem/ Ja Avskrift görs av SMS/MMS och hanteras därefter som allmän handling. MMS-bild förs över till annan media och hanteras därefter som allmän handling. Informationenen skall registreras i lämpligt verksamhetssytem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa betydelse för verksamheten SMS/MMS Gallras vid inaktualitet I handläggares telefon Ekonomi Statsbidragsansökningar, rekvisitioner, beslut och uppföljning eller motsvarande från Skolverket, Skolinspektionen, Barnoch elevombudet eller Migrationsverket Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Förteckningar eller register över elever som går i Digitalt Bevaras Procapita förskola i annan kommun Överenskommelse om interkommunal ersättning Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Årsredovisning rörande utbetalning av Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets fondmedel om uppgifterna inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen Handlingar rörande bidrag till fristående förskolor mm. Digitalt Bevaras Ekonomisystem Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolskjuts m.m. Digitalt 10 år Ekonomisystem

4 Handling rörande nedsättning av avgifter Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Skickas i form av redovisat delegationsbeslut. Bör ingå bland diareförda Inkomstuppgifter Papper/digitalt 3 år Kontorets Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnomsorg Verifikationer, övrig räkenskapsinformation Digitalt 10 år Ekonomisystem Försäkrings Papper 10 år Kontorets Rekvisioner Papper Vid inaktualitet Kontorets Systemdokumentation Papper Vid inaktualitet Kontorets Avtal/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg Förskolan Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår bland diareförda Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Papper Bevaras Kontorets Bör ingå bland diareförda Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogiskomsorg, etc. Digitalt Bevaras Procapita Förteckningar över förskolor m.fl. (Kan ingå i verksamhets/årsberättelser) Digitalt Bevaras Procapita Handlingar och beslut i förtursärenden etc. Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Skickas i form av redovisat delegationsbeslut Bör ingå bland diareförda Köstatistik, beläggningsstatisitk. (Kan ingå i verksamhets-/årsberättelser) Digitalt Bevaras Verksamhetssystem Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras I respektive förskolas Protokoll, verksamhetsmöten Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras I respektive förskolas

5 Dagböcker och planeringskalendrar Papper Bevaras I respektive förskolas Bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras I respektive förskolas Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Papper/digitalt Bevaras I respektive förskolas Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamheten Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Bör ingå bland diareförda Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras I respektive förskolas När barnet lämnar sin plats på förskolan Handlingar rörande skador eller tillbud Papper Bevaras Kontorets Korrespondens med elev, vårdnadshavare eller annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna Papper/digitalt Bevaras I respektive förskolas Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets och i respektive förskolas Ingår bland diareförda Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Papper/digitalt Vid inaktualitet I respektive förskolas Placeringsmeddelanden Papper Vid inaktualitet, bevaras så länge som barnet är placerat Kontorets Kölistor Digitalt Vid inaktualitet Procapita Närvarolistor Papper 3 år I respektive förskola Uppgifter om vistelsetid. Digitalt 3 år Procapita Uppsägning av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Papper/digitalt Procapita

6 Systematiskt kvalitetsarbete Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets Ingår normalt bland diareförda Personalschema eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider mm. Papper/digitalt 3 år På respektive förskola Informationsmaterial Papper/digitalt Bevaras I respektive förskolas Inkomna/utgående SMS/MMS av betydelse för verksamheten SMS/MMS Ja,eller annat lämpligt verksamhetssytem Bevarande Verksamhetssystem/ Ja Avskrift görs av SMS/MMS och hanteras därefter som allmän handling. MMS-bild förs över till annan media och hanteras därefter som allmän handling. Informationenen skall registreras i lämpligt verksamhetssytem. Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa betydelse för verksamheten SMS/MMS Gallras vid inaktualitet I handläggares telefon Skolmåltid Måltids- service Protokoll från kostråd eller motsvarande Papper Bevaras I respektive förskolas Måltids- service Matsedlar, näringstabell. Även matsedlar för specialkost, vegetarisk kost etc. Papper/digitalt Vid inaktialitet Hos måltidschef, näringsberäkningar i kostbehandlings- program AIVO Miljö- och hälsa Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering, inspektionsrapporter Papper Bevaras Närarkiv, stadsbyggnads och miljöför Måltids- service Prover, friskintyg, egenkontroll Papper 1 år Hos måltidschef Måltids- service Distributionslistor Papper Vid inaktualitet I respektive kök Personal Anställning Arbetsskadeanmälan, kopia Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Besked om att visstidsantällning upphör Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Begäran om företrädesrätt Papper Bevaras I personakt Med personakt Registreras och återsöks i Winlas Anställning Beslut om avsked eller uppsägning Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Beslut om förstadagsintyg Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Dokumentation vid omplacering Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Dokumentation vid varning, Papper Bevaras I personakt Med personakt avstängning, förhandling, kontakter med facket mm Anställning Efterlevnadspension vid dödsfall Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Enskilda överenskommelser Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Information om anmälningsskyldighet Papper Bevaras I personakt Med personakt

7 Anställning Lönebeslut - ej ordinarie löneöversyn Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Pensionsbrev Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Personakt Papper Bevaras Lönekontorets Efter att obligatorisk pensionsålder inträtt Anställning Rehabiliteringsutredningar, pappersunderlag Papper och digitalt i Adato Bevaras I personakt och Adato Med personakt Registreras och återsöks i Adato Anställning Rehabiliteringsutredningar, skannade Digitalt Vid inaktualitet Adato Anställning Tjänstledighetsansökan för ledigheter längre än 6 månader Papper/digitalt Bevaras Lönesystemet, lönekontorets Bevaras i nuläget i systemet Anställning Information om tystnadsplikt Papper Bevaras I personakt Med personakt Anställning Uppsägningar Papper Bevaras I personakt Med personakt Löneunderlag Analyslistor - utbetalning av lön Papper och digitalt i Personec se anmärkning Förvaras hos respektive chef Löneunderlag Beslut om sjuk- och aktivitetsersättning Papper Bevaras I personakt Med personakt Löneunderlag Ersättning vid sammanträde - Förtroendevalda Papper/digitalt Lönekontorets Fackligt arbete: anmälan om facklig förtroendeman Papper Lönekontorets Fackligt arbete: tidrapporter facklig ledighet Papper Lönekontorets Handlingar rörande anställa i arbetsmarknadspolitiska åtgärder Papper I personakt Med personakt Kvittenser vid resor och kurser Papper/digitalt 10 år I lönessystemet/hos chef som attesterar Körjournaler (underlag för bilersättning) Papper/digitalt I lönessystemet/hos chef som attesterar Ledighetsansökan Papper/digitalt I lönessystemet/hos chef som attesterar Läkarintyg Papper Vid inaktualitet Lönekontorets Löneavdrag - privata telefonsamtal eller liknande Papper Lönekontorets Rese- och traktamentersättningar Papper/digitalt I lönessystemet/hos chef som attesterar

8 Sjukanmälan Digitalt I lönesystemet Sjukförsäkran Papper Lönekontorets Skattesedlar Papper 6 år Lönekontorets Avtal för intermittenta vikarier Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Närarkiv personal Med personakt Timrapporter för intermittenta vikarier Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Närarkiv personal Med personakt PA Övertids- och jourtidsjournal Papper/digitalt I lönesystemet PA Arbetsmiljöstatistik Papper Bevaras Med samverkansprotokoll Med samverkansprotokoll Statistik för staden som helhet förvaras med protokollen för centrala samverkans-gruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förs samverkansgrupp. PA Arbetsskadestatistik, kvartalssammanställningar Papper Bevaras Med samverkansprotokoll Med samverkansprotokoll Statistik för staden som helhet förvaras med protokollen för centrala samverkans-gruppen. Förvaltningsspecifik statistik förvaras med protokollen för förs samverkansgrupp. PA Kollektivavtal, lokala Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kansliets aktskåp När ett nytt avtal träder i kraft Löneöversyn: protokoll från överläggning, attesterade lönebeslut Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras utbildningskontorets Pa Pensionsbrev Papper Bevaras I personakt Med personakt PA Protokoll - Samverkan Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Lönekontorets 5 år PA Varsel Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras I personakt Med personakt Rekrytering Annonser Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Reach me och personakt Med diariefört ärende Rekrytering Anställningavtal Papper Ja Bevaras I personakt och systemet Reach me Rekrytering Ansöknings - antagna Papper Ja Bevaras I personakt och systemet Reach me Rekrytering Ansöknings, ej antagna Digitalt i Reach me 4 år Rekryteringsbrevlåda (digitalt) eller hos extern rekryteringskonsult Med personakt Med personakt Finns i Reach me Rekrytering Brev om vem som fått tjänsten Digitalt i Reach me Ja 4 år Reach me Rekrytering Kravspecifikation, grund för annons Papper och digitalt i Reach me Ja Bevaras I personakt Med personakt

9 Anbud, antagna - entreprenader avseende kommunal verksamhet Upphandling Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Anbud, antagna - varor och tjänster Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Anbudsbegäran/anbudsförfrågan, anbudsinfordran Anbudsförteckningar, anbudssammanställningar, öppningsprotokoll Papper/digitalt i Public 360 Ja 6 år Med diarieförda ärenden Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Annonser avseende anbud Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Avtal/Kontrakt Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets efter ärendets avslut Tilldelningsbeslut Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Kontorets efter ärendets avslut Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag Broschyrer, information från anbudgivare - antagna Digitalt Bevaras I upphandlings- systemet Bevaras i loggen i verksamhetssystemet Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Förtydliganden och kompletteringar Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Förhandlingsprotokoll/anteckningar Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Garantier Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden efter ärendets avslut Leverantörsvärderingar, soliditetsupplysningar Papper/digitalt 6 år Med diarieförda ärenden Skatter- och registreringskontroll Papper/digitalt 6 år Med diarieförda ärenden Underrättelse att anbud antagits/ ej antagits Papper Bevaras Med diarieförda ärenden med diarieförda Tjänsteanteckningar, kontakt med entreprenör, leverantör, konsulter Papper 6 år Med diarieförda ärenden Utvärdering/bedömningsunderlag Papper Bevaras Med diarieförda ärenden

10 Fullmakt att teckna avtal Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Med diarieförda ärenden Upphandling Rättegångsfullmakter Papper/digitalt i Public 360 Ja Bevaras Närarkiv upphandling Daterad den 17 januari 2017