DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA GILTIGHETSDATUM VERKSAMHET Torsby kommun Kommunstyrelsen Antagen Kost- och städverksamheten Serie, handlingar Format Arkivläggning/ Protokoll från personalmöte Protokoll från kostråd Kost- och städverksamhetens mål samt övriga styrdokument Avtal - Avtal som har ett forskningsvärde - Avtal av rutinmässig och tillfällig karaktär för bland annat kontorsmaskiner och liknande. T.ex. lån av frysbox, mjölkautomat och liknande. Papper I diarium s Datafil Dataserver Server Papper I diarium s Datafil Dataserver Server 2 år efter avtalstidens utgång. Körjournal för fordon Enkäter - Svar på externa enkäter, kopia efter 6 år Består av representanter för kökspersonal på skola och rektor. En kopia ska skickas till kost- och städchefen för kännedom. T.ex. samarbetsavtalet mellan Torsby kommun och Landstinget i Värmland vid - Kost- och städverksamhetens Kan gallras om sammanställning görs enkäter - Sammanställningar över Gäller enkäter som kost- och städverk-

2 enkätsvar samheten skickat ut Arbetsplatspärm vid Uppdateras kontinuerligt Delegationsbeslut Papper I diarium s Rapport till nämnd Datafil Dataserver Server Kost- och städenhetens verksamhetsberättelse Ingår i Torsby kommuns stora verksamhetsberättelse. Handlingar rörande kostverksamheten Dataprogram för hantering av beställningar och recept- och näringsberäkningar Databas med kundregister och beställningar av produkter från kost- och städ, artikelregister samt receptoch näringsberäkningar Datafil Dataserver Server vid Debiteringsunderlag Matsedlar Programmet Kost- och näringsdata togs i bruk år Inga samkörningar sker. Ingår i verifikationer som gallras efter 10 år Uppgifter om föreskrifter, utveckling och planering finns i BUN: s protokoll. Torsby kommun följer livsmedelsverkets riktlinjer. Uppgifter om anslagna medel, personal, lokaler och verksamhetens omfattning finns i kommunstyrelsens verksamhetsberättelse. Uppgifter om skolkostens sammansättning finns i form av matsedlar som bevaras Matsedlarna redovisar veckans mat (även vegetarisk kost) för alla skolorna i Torsby kommun. på 2

3 Handlingar av tillfällig betydelse rörande skolmåltider Egenkontrollprogram med bland annat regler för hantering och hygien Datafil Dataserver Server vid Datafil Dataserver Server vid 5 år efter Datafil Dataserver Server 5 år efter Check-/kontrollistor/protokoll fört Papper vid egenkontrollen med t.ex. Pärm s temperaturmätningar Datafil Dataserver Server Inspektionsrapport angående egenkontrollprogram efter 5 år Statistikuppgifter rörande måltider - Sammanställning över serverade matportioner på skolor, förskolor och äldreboende - Rapporter över serverade måltider så kallade dagrapporter Statsbidrag vid kostenheten eller på skolorna Vanligtvis vid läsårets slut. T.ex. förteckningar över serverade måltider, näringsberäkningar och recept Finns hos kostchefen och ute i köken. Kan gallras efter 5 år när ett nytt egenkontrollprogram upprättats eller när verksamheten upphört Finns hos kostchefen och ute i köken. Kan gallras efter 5 år när ett nytt egenkontrollprogram upprättats eller när verksamheten upphört Finns ute i köken. Samma gallringsfrist som MBN när sammanställning gjorts 3

4 Ansökan med sammanställning Underlag till ansökan Handlingar rörande städverksamheten Ansökan gäller t.ex. bidrag för skolmjölk från jordbruksverket Dataprogram för hantering av städverksamhetens uppgifter angående lokalvård Databas med information om de olika objekten t.ex. momentbeskrivningar som grundar sig på städmätningar - Fördelning av arbetstid för städpersonal Datafil Dataserver Server vid - Budgetförslag/beräkning Avtal/överenskommelse vid internköp av städning inom Torsby kommun vid 2 år efter utgången giltighetstid Dataprogrammet Städet togs i bruk i slutet av 1980-talet. Inga samkörningar sker. Uppgifterna uppdateras kontinuerligt. Används som underlag till budget Handlingar rörande ekonomi Fakturakopior Kost- och städverksamhetens verifikationer med bilagor t.ex. debiteringsunderlag In- och utgående transaktioner. Specificerade fakturor utgör underlag för spårbarhet av livsmedel. Datafil Dataserver Server Separata fakturaspecifikationer i Vissa leverantörer bifogar specifikationer 4

5 form av t.ex. kassakvitton till fakturor separat i form av kassakvitton. Detta gäller t.ex. lanthandlare som har upphandlingsavtal med Torsby kommun. Numera skannas även fakturaspecifikationer i form av kassakvitton. Datafil Dataserver Server Följesedlar Handlingar rörande kassahantering - Kassaremsor - Kassarapport med kassaremsor dagliga - Handlingar rörande returer av tidningar och liknande - Avtal rörande lån av utrustning, t.ex. frysbox Budget - Underlag till budget vid men tidigast efter 6 månader efter 6 år efter 6 år vid 2 år efter avtalstidens utgång Datafil Dataserver Server - Kost- och städverk- Papper I diarium s Följesedlar används i första hand för att kontrollera att leveranser är korrekta. Rör s.k. försäljningsställen Års- och flerårsbudget 5

6 samhetens förslag till Datafil Dataserver Server budget till fullmäktige - Budgetuppföljning/delårsrapport Papper I diarium s Datafil Dataserver Server - Konsekvensbeskrivning för flerårsbudget Papper Inbunden s Kontobildsorienterad analyslista vid Papper I diarium i s upphandlings -ärende Stor direktupphandling dokumentation med handlingar i de fall värdet av det upphandlade överstiger ett ½ basbelopp Liten direktupphandling - dokumentation med handlingar i de fall värdet av det upphandlade understiger ett ½ basbelopp Anställningsförfarandet Annons om ledig tjänst Ansökningshandlingar från person som fått tjänst - Ansökan Datafil Dataserver Server Handlingar rörande personal Papper I diarium s Datafil Dataserver Server Papper I diarium s Datafil Dataserver Server - Meritsammanställning Papper I diarium s Utskrift ur löne- och personalavdelningens dataprogram. En kopia ska skickas in till kommunkansliets upphandlingsenhet 6

7 Datafil Dataserver Server - Betygsavskrifter Papper Personaldossié s Betygsavskrifter för sökande som inte fått tjänst Registerutdrag/kontroll ur belastningsregistret Handlingar rörande tjänsteanteckningar vid utvärdering av sökande till tjänst Anställningsbeslut/bevis - Den anställdes exemplar Papper - Löne- och personalavdelningens exemplar (Personalakten) Papper - Lönekontorets exemplar (underlag för löneutbetalning) - Personalredogörarens exemplar - Nämndens/förvaltningens exemplar Papper Personaldossié s Personaldossié s Papper I diarium tidigast eller returneras om den sökande begärt det. tidigast eller returneras om den sökande begärt det. efter vid Skickas till löne- och personalavdelningen Med följebrev Gäller sökande till förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Om handlingar rörande detta upprättas ska handlingarna bevaras minst 2 år innan de gallras eller returneras. Kan vara värdefulla vid ett eventuellt överklagande. Finns kvar hos den anställande myndigheten Underlag för delegationsbeslut 7

8 Handlingar rörande eventuellt överklagande Övriga handlingar rörande anställningen Friskintyg Papper Personaldossié Postöppningsfullmakt, vanlig post och E-post Försäkran om tystnadsplikt Papper Personaldossié eller pärm Datafil Dataserver Server Papper I diarium s Datafil Dataserver Server av juridiska skäl Intyg på att anställd personal har vid tagit del av hygienreglerna Tjänstgöringsrapportering tjänstgöringsrapportering kan även ske digital i ett dataprogram. SP-självservice togs i bruk På personal- och löneavdelningen upprättas en digital arkivfil som är en förteckning över inrapporterad tjänstgöring och frånvaro. Den gallras efter. Tjänstgöringsrapport/ anställningsbeslut för springvikarier, personalredogörarens exemplar Månadsrapport särskilda ersättningar och avdrag Tilläggsrapportering månadslön Ledighetsansökan Sjukdom/läkarbesök/arbetsskada Läkarintyg vid Ett exemplar bevaras på löne- och personalkontoret Beslut om tjänstledighet som är längre än 6 månader tas av närmaste chef eller av nämnd/styrelse. Tjänstledighetens omfattning syns på lönelistan 8

9 Reseräkning för endagsersättning Reseräkning 4 dagar Önskemål om höjd sysselsättningsgrad Övriga handlingar under anställningen Tjänstgöringsintyg/betyg Papper Personaldossié utskrivet av Torsby kommun, kopia Arbetsgivarintyg till A-kassa Underlag för arbetsgivarintyg Uppdragsbeställningar för Företagshälsovård Rehabutredningar Papper Personaldossié Anmälan om arbetsskada Papper Personaldossié Rapport om tillbud Papper Personaldossié Anställningsupphörande Anspråk på företrädesrätt till ny anställning Uppsägning från arbetstagaren Uppsägning från arbetsgivaren vid vid vid vid Papper I diarium s Datafil Dataserver Server Papper I diarium s Datafil Dataserver Server, när ny inkommit Gäller t.ex. sjukgymnastik efter registrering. Upprättad av Kristina Hellberg

10 10