DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Bygg och miljökontoret / Bygglov fastställd BMN , 147 ändrad sid 1 (5) NSA bet. 66 B Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. LOV och INSPEKTION Ärendeakter ("arkivakter"), papper Ärendeakter ("arkivakter"), papper, tillfälliga lov Ärendeakter, digitala, i ByggR Delegationsbeslut (utom för tillfälliga lov), original, kopia Delegationsbeslut tillfälliga lov, original, kopia Slutliga beslut i överklagade ärenden Följebrev till beslut, original, digital kopia Till DTA för skanning. Delegationsbeslutsordning, Till DTA för skanning. Inkommer från överprövande instans. Till sökanden. Till ärendeakten i 5 år Akterna gallras i sin helhet 5 år efter att det tillfälliga lovet upphört. Earkivering avvaktas. Till NSA med ärendeakten, Gallras av DTA efter skanning. Gallras av DTA efter skanning. Earkivering avvaktas.

2 Bygg och miljökontoret / Bygglov sid 2 NSA bet. 66 B Ansökan, bygglov, rivningslov, marklov, förhandsbesked, strandskydd, villkorsbesked Anmälan Avskrivna bygglov Tjänsteskrivelser förslag till beslut Ritningar, situationsplaner och andra handlingar som utgör underlag för beslut och är angivna i beslutet, digitala i DTA efter skanning Ritningar, ersatta versioner Infordran av yttrande Granneyttrande och remissyttrande Överklagande Delgivningskvitto, mottagningsbevis Fotografier Inkommande och utgående skrivelser Kompletteringsbegäran, Till DTA omgående efter beslut för skanning. Skannas till ärendeakten, bevaras, bevaras, bevaras Skickas av DTA efter skanning till mikrofilmning, där de utgallras efter godkänd filmning. Earkivering avvaktas. Gallras efter ärendets avslutning. Gallras om begärt yttrande inkommer, annars bevaras och till NSA med ärendeakten. Gallras efter skanning. Gallras om inaktuella efter slutligt beslut, annars bevaras och till NSA med ärendeakten Gallras om inaktuella efter slutligt beslut, annars bevaras och till NSA med ärendeakten

3 Bygg och miljökontoret / Bygglov sid 3 NSA bet. 66 B original, kopia Checklistan Protokoll över byggsamråd Kontrollplan och kontrollansvarigs (KA) utlåtande Tekniska ritningar (konstruktions, installations, m fl) Brandskyddsdokumentation Geoteknisk undersökning Pålprotokoll Ärendeblad, slutligt utskrift ur ByggR Diarielistor lov och anmälan utskrift ur ByggR Till sökanden. papper, efter ärendets avslutning. En lista i diarienr.ordning och en lista sorterad efter fastighetsbeteckning,, bevaras Gallras om begärd handling inkommer, annars bevaras och till NSA med ärendeakten. Gallras efter ärendeavslut, när slutligt ärendeblad skrivits ut och arkiveras i ärendeakten. Skrivs ut för arkivering om de är digitala (cd, usb, epost). Inspektör avgör vilka handlingar som ska till DTA. Gallras efter leverans till DTA. Till NSA med årsomgången ärendeakter. ALLMÄNT Allmänna ärenden ärendeakter, papper Dagboksärenden (registrerade handlingar som inte tillhör ärenden), papper Registreras i och skannas till Gallras efter skanning.

4 Bygg och miljökontoret / Bygglov sid 4 NSA bet. 66 B Dagboksärenden, digitala, i ByggR Diarielistor allmänna ärenden utskrift ur ByggR En lista i diarienr.ordning och en alfabetiskt efter ärendemening, Earkivering avvaktas. Till NSA med årsomgången allmänna ärenden ärendeakter. OBLIGATORISK VENTILA TIONSKONTROLL (OVK) Besiktningsprotokoll Certifikat på sakkunniga funktionskontrollanter Diarielista OVK utskrift ur ByggR Registreras i Förvaras i fastighetsbeteckningsordning i närarkiv. Alfabetiskt efter namn i närarkiv. Lista i fastighetsbeteckningsordning, Gia, senast när nytt protokoll inkommer. Gia, tidigast 5 år efter att certifikatet upphört. ENERGI OCH KLIMATRÅD GIVNING Diarieförs i det kommungemensamma diariet. Verksamheten redovisas i de diarielistor som tas ut från det kommungemensamma diariet. Ärendeakter Verksamhetsplan, med ansökan till Energimyndigheten om statsbidrag Korrespondens, papper, digital, i diariet Beslut från Energimyndigheten årsvis Diarieförs och skannas/länkas till diariet. Dokument som inkommer eller upprättas digitalt ska skrivas ut och arkiveras i ärendeakten. Earkivering avvaktas.

5 Bygg och miljökontoret / Bygglov sid 5 NSA bet. 66 B Uppföljning av verksamheten Ekonomisk redovisning till Energimyndigheten av statsbidragen Dokumentation av energi och klimatrådgivning till allmänheten Till ärendeakten Registreras i diariet, arkiveras separat 5 år Sker huvudsakligen genom utskrifter av ebrev och anteckningar om telefonsamtal.