Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Torsby kommun 3.1 Fysisk planering Lov och tillsyn Antagen av, datum och paragraf Version Miljö-, bygg- och räddningsnämnden Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

2 Verksamhetsområde 3.1 Fysisk planering Processgrupp Lov och tillsyn Beskrivning I processgruppen lov och tillsyn ingår processerna: Leda, styra, organisera Hantera bygglov, Hantera rivningslov och Hantera marklov Processerna redovisas tillsammans under aktiviteten hantera lovärenden. Här ingår även aktiviteterna hantera förhandsbesked, hantera villkorsbesked, hantera anmälan PBL och hantera byggsanktionsavgifter. För överklagade ärenden se hantera övriga frågor. Processen leda, styra, organisera Miljö- och byggkontoret använder sig dels av ett digitalt ärendehanteringssystem där varje hanterat objekt ges ett eget nummer, dels av en analog hantering där pappershandingar förvaras i hängmappar. Mapparna sorteras i objektsnummerordning och innehåller en fastighet vardera. Objektsnumret genereras ur ärendehanteringssystemet Hantera tillsynsärenden Tillsynsärenden gäller olovligt byggande, ovårdade och förfallna byggnadsverk och ovårdad tomt. Miljö- och byggkontoret har även tillsyn på skyddsrum, hissar och motordrivna anordningar, OVK, lekplatser och enkelt avhjälpta hinder. Tillsynsärendena hanteras inom samma objektsnummerordning som lovärenden Hantera övriga frågor Här beskrivs aktiviten hantera överklagningar hanteras. Överklagningar kan göras av de sökande i de olika sorteras ärendena och hanteras inom objektsnummerordningen. Här beskrivs även hur överflödiga handlingar som skickats in av sökande ska hanteras. Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring /Gallras Format arkivering Anmärkning Styra verksamheten Handläggningsrutiner Tjänstemans rum Word Server Gallras inaktualitet - Rutinerna versionshanteras. Delges nämnden för

3 kännedom. Verksamhetsberättelser Diarieförda handlingar Word Server Görs för miljö- och byggkontoret. Skickas till ekonomiavdelningen. Tillsynsplaner Diarieförda handlingar PDF Ärendehanteringssystem Kan även innehålla behovsutredning. Antas av nämnd. Processen Hantera bygglov, marklov och rivningslov Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring /Gallras Format arkivering Anmärkning Hantera förhandsbesked Ansökan om förhandsbesked Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Situationsplan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Mottagningsbevis Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Grannyttranden Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras senast arkivläggning. Gallras tidigast efter 10 år - Brev som skickas ut till den sökande när ärendet är komplett - Även fastighetsförteckning

4 Tjänsteskrivelser Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Korrespondens i ärendet Objektsakt Word, PDF Ärendehanteringssystem Gallras efter 5 år - Gäller ex diskussioner om utformning, kulörer m.m. Beslut om positivt eller negativt förhandsbesked Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Mottagningsbevis från klagoberättigade Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Kungörelse Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Gallras, se - Gallras tidigast 10 år efter beslut eller när överklagat ärende avgjorts. Kungörelse görs i Postoch inrikestidningar samt till en utökad sakägarkrets. Hantera lovärenden (bygglov, marklov och rivningslov) Begäran om villkorsbesked Villkorsbesked, samt utredningen Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Ett villkorsbesked kan ha stor betydelse för resten av eventuell hantering av lovärende.

5 Ansökan om bygglov, marklov och rivningslov Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Digitala och analoga akter sorteras på fastighetsbeteckning och årsvis Ritningar, kartor och foton Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem, se Ex situationsplan, fasadritningar, planritning, tomtkarta, sektionsritning. Handlingar som varit underlag för beslut måste bevaras, tidigare versioner och kopior kan gallras. Rivningsplan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Brandskyddsbeskrivning Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras, se - Gäller endast under byggtiden, gallras när brandskyddsdokumentationen är inlämnad. Brandskyddsdokumentation Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Kontrollplan och ev. bilagor Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem, se Verifierad och ifylld kontrollplan bevaras. Förslag till kontrollplan gallras

6 arkivläggning. Anmälan av kontrollansvarig Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Mottagningsbevis till sökande Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras senast arkivläggning. - Skickas ut till den sökande när ärendet är komplett. Grannyttrande och yttranden från remissorgan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras efter 10 år - Gäller även utdrag ur fastighetsregistret. Mottagningsbevis från klagoberättigade Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Korrespondens i ärendet Objektsakt Word, PDF Ärendehanteringssystem Gallras efter 5 år, se - 5 år efter lov, avslag eller då ärendet slutligen avgjorts, diskussion om utformning, kulör m.m. Tjänsteskrivelser Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Beslut Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Beslut kan fattas av nämnd eller med stöd av delegering. Delegeringsbeslut redovisas för nämnd.

7 Startbesked Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Kallelse till samråd Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Gallras senast arkivläggning - Protokoll från tekniskt samråd/ byggsamråd Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Underlag gallras slutbesked eller när ärendet på annat sätt avslutats. Protokoll från arbetsplatsbesök Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Sotningsintyg Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Protokoll från slutsamråd Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Slutbesked Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Fattas av delegat, redovisas för nämnd Kungörelse Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Gallras, se - Gallras tidigast 10 år efter beslut eller när överklagat ärende avgjorts. Kungörelse görs i Post-

8 och Inrikes Tidningar samt till en utökad sakägarkrets. Även lista som visar övrig expediering av ärendet kan gallras. Fakturaunderlag Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Färdigställandeskydd Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Återtagen ansökan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Ofullständig ansökan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras efter 5 år. Gallras när slutbesked lämnats Gallras, se Gallras 2 år efter avvisning Om ansökan inte beslutats skickas den tillbaka återtagandet. Om den beslutats gallras den 2 år efter att ärendet avslutats. Objektsakter där ansökan återtagits förvaras skilt från övriga akter - Objektsakter med ofullständig ansökan förvaras skilt från övriga akter

9 Begäran om återbetalning av inbetalda avgifter, samt beslut om detta Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras när akten gallras - Gäller ex återtagna ansökningar Hantera anmälan PBL Anmälan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Ritningar Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gäller oftast attefall, eldstäder och rökkanal, bärande konstruktion, vatten och ventilation, rivning Ex. planritning, konstruktionsritning, sektionsritning m.fl. Mottagningsbevis till sökande Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras senast arkivläggning. - Skickas ut till den sökande när ärendet är komplett. Kontrollplan och ev. bilagor Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem, se - Verifierad och ifylld kontrollplan bevaras. Förslag till kontrollplan gallras arkivläggning. Anmälan av kontrollansvarig Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Beslut Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Sotningsintyg Objektsakt PDF Ärende-

10 hanteringssystem Slutbevis Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Återtagna anmälningar Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras efter 2 år - Om anmälan inte beslutats skickas den tillbaka återtagandet. Om den beslutats gallras den 2 år efter att ärendet avslutats. Objektsakter där anmälan återtagits förvaras skilt från övriga akter Hantera byggsanktionsavgifter Tjänsteskrivelser samt underlag Korrespondens i ärendet Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem När byggsanktionsavgifter tas ut ingår det ofta i ansökan om lov i efterhand, som i sin tur ofta föregås av ett tillsynsärende. Handlingarna sorteras ner i fastighetens objektsakt. Beslut från nämnd Objektsakt PDF Ärende- hanterings- Skickas till fastighetsägaren och

11 system länsstyrelsen Mottagningsbevis Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Fakturaunderlag, faktura Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gallras inaktualitet - Underlaget kan tas fram via Boverkets hemsida Processen hantera tillsynsärenden Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring /Gallras Format arkivering Anmärkning Hantera tillsyn över olovligt byggande, ovårdade och förfallna byggnadsverk och ovårdad tomt Handlingar som initierat ärendet Korrespondens i ärendet Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Objektsakt Word Ärendehanteringssystem Ex skrivelse eller anmälan, protokoll, anteckningar och foton efter besiktning Ex begäran om förklaring, kommunicering inför beslut Föreläggande Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Kan mynna ut i beslut om sanktionsavgift, fortsatt föreläggande eller att de söker bygglov i efterhand. Kan avslutas om sökande tar rättelse

12 inom angiven tid. Mottagningsbevis från klagoberättigade Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Hantera tillsyn över hissar, liftar och andra motordrivna anordningar samt lekplatser Ansökan/begäran om ta hiss ur bruk Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Beslut Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Gäller beslut om att godta mindre avsteg från föreskrifter om hissar och beslut om att motordriven anordning ska kontrolleras Besiktningsprotokoll från kontrollorgan Tjänstemans rum - - Gallras inaktualitet, se - Vid allvarligare : gallras när ärendet har avslutats och tvist inte pågår. Endast de underkända inkommer. Föreläggande från byggnadsnämnden Tjänstemans rum - - Gallras inaktualitet, se - När ärendet har avslutats och tvist inte pågår. Intyg från besiktningsorgan att brist har åtgärdats Tjänstemans rum - - Gallras inaktualitet, se - När nytt godkänt protokoll har upprättats Register över kontrollerade hissar, - - Excel Ärende- hanterings- Uppdateras löpande - Register finns men är inte komplett eftersom

13 liftar och motordrivna anordningar system tillsynen begränsas genom att endast underkända protokoll lämnas in. Hantera OVK Register eller databas över ventilationskontroller Ärendehanteringssystem Uppdateras löpande - Ligger i diariet Besiktningsprotokoll, OVK-protokoll Tjänstemans rum PDF Ärendehanteringssystem Gallras inaktualitet, se - När nytt godkänt protokoll upprättats. Förvaras i bokstavsordning. Vid föreläggande skapas ärende i ärendehanteringssystemet Korrespondens Tjänstemans rum Word Server Gallras inaktualitet - Innefattar även kommunicering inför beslut Föreläggande från byggnadsnämnden Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Överklagningsbart. Föreläggandet expedieras till lantmäteriet, fastighetsinskrivningen. Ett nytt ärende startas i diariet. När bristerna åtgärdats meddelas lantmäteriet om detta.

14 Mottagningsbevis från klagoberättigade Objektsakt PDF Ärendehanteringssystem Processen hantera övriga handlingar Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring /Gallras Format arkivering Anmärkning Hantera överklagningar Överklagan Objektsakt PDF Ärendehanteringssystemet Beslut Objektsakt PDF Ärendehanteringssystemet Överklagan där kommunen ändrar sitt beslut till den klagandes fördel skickas inte are. Överklagan där kommunen håller sitt beslut skickas are till länsstyrelsen tillsammans med kommunens ställningstagande och motivering. Från alla instanser Begäran om yttrande och kommunens yttrande Objektsakt PDF, Word Ärendehanteringssystemet

15 Begäran om komplettering och kommunens komplettering Objektsakt PDF, Word Ärendehanteringssystemet Kallelse om syn på plats Objektsakt PDF Ärendehanteringssystemet ex strandskyddsärenden Hantera överflödiga handlingar Handlingar som skickats in av sökande men som inte behövs för att handlägga ärendet Objektsakt - - Gallras inaktualitet. - Ex bruksanvisningar. Överflödiga handlingar skannas inte in i ärendehanteringssystemet.