DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Transkript

1 Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning m.m. Intyg och utlåtanden från utomstående Utredningar och beslut om insats Överklagande med bilagor vid avslag om insats Pärm i närarkiv Papper (original), (Epost), Papper ( 1år Fr.o.m. 1/ ska alla LSS akter gallras 5 år efter sista anteckning med undantag för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad (enl. LSS 21c ) eller akter enligt LSS kap. 9, 8. Dessa akter lämnas till kommunarkivet för bevarande. Akter som avslutats före 1/ ska bevars och sändas till kommunarkivet. Inkomna handlingar ska alltid noteras i journalbladet. Ovanstående gäller även handlingar från privat verksamhet. "slaskpärm" Utgör underlag till beslut om insatser. Se även bilagor till ansökningar. Utgör underlag till beslut om insatser. Se även ansökningar om insats. Förvaras i respektive personakt. Förvaras i respektive personakt. gör en omprövning med rättidsprövning. Vid fortsatt avslag sänds överklagan vidare till aktuell rättsinstans för beslut. Verksamhet 1(8)

2 Journalblad Fullmakter från: anhöriga rättspsyk kriminalvården och andra myndigheter Papper (, Papper (original) Löpande anteckningar. Vid bevarande ska journalbladet skrivas ut från Procapita på papper. Korrespondens av betydelse i ärendet Papper ( Individuella planer samt övriga planer som rör den enskilde Beslut/domar i förvaltningsdomstol, för kännedom Papper ( / / pärm i närarkiv Kallelser till möte med handläggare mm Papper ( Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Omsorgen om funktionshindradeallmän administration Avtal med utförare, individavtal ekonomiska avtal uppdragsavtal Papper ( Papper (original) Alfabetiskt efter utförare Pärm i närarkiv 2 år efter avslutat avtal Förvaras i respektive personakt. Avstämning av olika insatser. En kopia förvaras i personakt samt en kopia i pärm för statistik o.dyl (sorterat kronologiskt). Handlingarna rensas av handläggare vi inaktualitet. Avtalen ska förvaras separat från personakterna. Verksamhet 2(8)

3 Anmälan till ansvarig nämnd enligt 24a LSS Anmälningar om allvarliga missförhållanden enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah) och 24a LSS Papper ( kopior) (Ädit) (Ädit) PLUSenheten/ personakt i låst PLUSenheten/ personakt i låst Original förvaras hos PLUSenheten. Kopia i personakt. Original diarieförs och lämnas tillsammans med handlingar till registrator. Kopior förvaras i personakten och gallras 5 år efter sista anteckning. Undantaget är födda 5, 15, 25 vilka bevaras för forskningens behov, se rutiner för personakter. Anmälan till länsstyrelsen av personskada kopior) (Ädit) PLUS enheten Till registrator för diarieföring och bevarande. Individavtal, avrop till ramavtal Register över insatsberättigade enligt LSS till Socialstyrelsen Papper (, (Ädit) PLUS enheten Avtal som avropas för enskilda personer ska förvaras i personakterna och ska inte diarieföras. Se även PLUS enhetens flik. Sammanställningar över olika insatser, personnivå sammanställning på begäran från myndigheter Papper (, Begäran om sammanställningar diarieförs ej om det rör sig om enskilda personer. Verksamhet 3(8)

4 Statistik över olika insatser, ej personnivå, sammanställningar som sänds till olika myndigheter (Ädit)/ Registrator/ Inkommen begäran om statistiska uppgifter registreras hos registrator. När ett svar sänds ska därför registrator alltid kontaktas för registrering av svaret samt för förvaring av begäran och svar. Ev. kopia hos handläggare kan gallras vid inaktualitet. Boende i familjehem enligt LSS Förteckning över barn som vistas i familjehem, eller annat enskilt hem Papper (, (G: mapp) (G: mapp) Gallras av handläggare när ny förteckning upprättats. Förteckning över familjehem Papper (, (G: mapp) (G: mapp) Gallras av handläggare när ny förteckning upprättats. Kopior på beslut från Försäkringskassan: avtal räkningar Personlig assistent Papper ( 2 år Utgör debiteringsunderlag. Tidsredovisning sjuklöneersättning Papper (original) 2 år Utgör debiteringsunderlag och ingår i fakturan. Verksamhet 4(8)

5 Personakter enligt SoL utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Ansökningar från enskild om bistånd Bilagor till ansökan om bistånd intyg av olika slag Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd Överklagande med bilagor, vid avslag om bistånd Pärm i närarkiv Papper (original), telefon, Epost Papper (original), telefon, Epost Papper (original), Papper (original) 1år anteckning Akter gallras anteckning med undantag för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad enl. 12 kap. 12 SoL. Dessa akter lämnas till kommunarkivet för bevarande. Inkomna handlingar ska alltid noteras i journalbladet. Ovanstående gäller även handlingar från privat verksamhet. "slaskpärm" Rensas av handläggare efter 2 år, dock senast anteckning (av praktiska skäl). Kopia i personakt och original till den enskilde. gör en omprövning med rättidsprövning. Vid fortsatt avslag sänds överklagan vidare till aktuell rättsinstans för beslut. Verksamhet 5(8)

6 Journalblad Fullmakter från: anhöriga rättspsyk kriminalvården och andra myndigheter Papper (, Papper (original) Löpande anteckningar. Vid bevarande ska journalbladet skrivas ut från Procapita på papper. Korrespondens av betydelse i ärendet Planer i enskilt ärende, egna och externa: arbetsplaner handlingsplaner serviceplaner vårdplaner Beslut och domar i förvaltningsdomstolen för kännedom Ansökan med beslut om god man, för kännedom Papper ( Papper ( Förvaras i respektive personakt. kan bistå vid ansökan av god man. Beslut om god man fattas av tingsrätten och sänds för kännedom till STJ. Kallelser till möte med socialsekreterare mm Kopior av: hyreskontrakt besiktningsprotokoll mm, Epost, Telefon Papper ( Verksamhet 6(8)

7 Meddelanden från hyresvärd, för kännedom: hyresskulder uppsägningar mm Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande, för kännedom Papper (, Epost Papper (original) Registerkontroller, underlag för beslut Papper ( Registerkontroller av tillfällig betydelse Papper ( Personakter enligt SoL och LSSinkomna från utförare Personakter inkomna från utförare vid upphörande av verksamhet: Arbetsplaner m.fl planer Levnadsberättelse Inflyttningssamtal Handlingar och korrespondens av betydelse Journalanteckningar, löpande arbetsanteckningar Papper (original) Rensas av handläggare vid inaktualitet, dock senast anteckning (av praktiska skäl). anteckning Rensas av handläggare vi inaktualitet. Rensas av handläggare vid inaktualitet, dock senast anteckning (av praktiska skäl). anteckning Bör tillföras akten i läsbar form. Förvaras hos utförarer till dess att uppdraget upphört. Därefter sänds akterna till kommunen för förvaring. Levnadsberättelse och inflyttningssamtal dokumenteras genom journalanteckningar. Verksamhet 7(8)

8 Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL LexSarah anmälningar Papper (, (Ädit)/ PLUSenheten Information om att en Lex Sarah anmälning har skett ska bifogas personakten. Förslagsvis genom hänvisning till det diarieförda ärendet som förvaras separat i kommunarkivet alt. hos registratur. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Utförare Bör ej medfölja personakten vid överlämnande till STJ. Utförare Bör ej medfölja personakten vid överlämnande till STJ. Verksamhet 8(8)