DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT LAGEN OM FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST PERSONAKT ENLIGT LAGEN OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG PERSONAKT ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN (SOL) HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDET HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDE AV INSATSER HÄLSO OCH SJUKVÅRDSJOURNALER VÅRDPLANERING HANDLINGAR AV ADMINISTRATIV KARRAKTÄR

3 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR HANDLING Med handling menas framställning i skrift eller bild (digital) samt upptagning som kan läsas av, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel, och som har inkommit till eller upprättats hos myndighet. E-post som hör till individärenden hanteras enligt kommunens e-postpolicy. E-posten skrivs ut och bifogas ärendet, därefter tas e-posten bort. Meddelande i röstbrevlådan/sms gallras av behörig personal efter åtgärd. MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan vara papper, elektroniskt i datasystem, m.m. Talar om var handlingarna förvaras så länge ärendet är pågående. Handlingarna ska förvaras inlåsta i brandsäkra skåp och på ett sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till dem. Här anges om och i så fall när en handling ska levereras till arkiv. Före leverans till arkiv ska materialet alltid vara rensat från plastfickor, gem, kopior, minnesanteckningar, samt annat som inte hör till ärendet. Det ska även vara sorterat så som det ska arkiveras, till exempel uppdelat i personakt SoL och HSL-journal. Ofta lämnas handlingar till arkiv vid avslut, som kan vara till exempel dödsfall, avflyttning till annan kommun. BEVARA GALLRING Anmärkning Innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att vidtaga åtgärder med handlingarna exempelvis när information överförs från ett medium till ett annat medium som medför förlust av betydelsebärande data, sämre sammanställnings- eller sökmöjligheter, sämre möjligheter att kontrollera handlingars äkthet med mera Här anges om, när och hur detta ska göras. Om det vid gallring anges Vid inaktualitet så innebär det att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell. Om en handling av ett visst slag inte är upptagen i dokumenthanteringsplanen så är gallring inte tillåtet. Här noteras viktiga upplysningar eller förtydligande om respektive handling. 3

4 INKLUDERADE HANDLINGAR I denna dokumenthanteringsplan inkluderas endast handlingar inom kärnverksamheten Vård och omsorg. Det inkluderas inte arbetsmaterial, anteckningar eller liknande. Det inkluderas inte heller handlingar relaterade till personaladministration, etc. ÖVERGÅNG Personalen arbetar idag i hög grad i parallella system för dokumentation, både papper och elektroniska medier. Inom Vård och omsorg pågår en övergång från pappersbaserad dokumentation till dokumentation i det elektroniska vårdinformationssystemet. För att underlätta denna process kan pappersbaserade handlingar skannas in i endast av behörig personal och i enlighet med gällande rutiner för skanning. SKANNING shandlingar får skannas in i under förutsättning att: - den elektroniska handlingen har kvalitetssäkrats genom verifiering av läsbarhet och innehåll så att likalydande (fullständig) avskrift, inklusive signeringar och färger, har tillförts den elektroniska akten/journalen i. Inskannade handlingar får för närvarande inte strimlas eller förstöras på annat sätt efter inskanning. KOPIA AV HANDLING Kopior av originalhandlingar räknas inte som en handling enligt denna dokumenthanteringsplan och får förstöras omedelbart vid inaktualitet, undantaget kopior av domar, domstolsbeslut, överklaganden med bilagor, och Lex Sarah. Särskiljande för en kopia är att en ny kopia kan skaffas utifrån en originalhandling. Originalhandlingar kan vara i eller elektronisk. UPPDATERINGAR Varje enhet meddelar fortlöpande ansvarig person på socialkontoret de förändringar som berör dokumenthanteringsplanen. 4

5 2. PERSONAKT ENLIG LAGEN OM FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Ansökan/ansöknings- Personakt i eller. blankett elektronisk i Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Domstolsbeslut/Domslut Kopia av domstolsbeslut/domslut Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, bilagor till ansökan/ överklagande, läkarintyg, kopia av fullmakter (original alltid hos den enskilde), e- postmeddelande m.m.) Återkallelser av tillstånd Överklaganden med bilagor t.ex. läkarintyg, ansökan (Socia) Personakt i eller elektronisk i. Diariet, registrators rum. 1 år efter det aktuella årets slut. Bevaras för alltid Personakt i. Personakt i. Personakt i eller elektronisk i Originalet till Länsrätten Kopia till pappersakten sakt/pappershandlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 ska bevaras för alltid som forskningsurval. 5

6 3. PERSONAKT ENLIGT LAGEN OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Avslutade ärenden (ansökan med bilagor, utredning och beslut) Personakt i 10 år efter personens livstid Överklaganden med bilagor Domstolsbeslut/Domslut Kopia av domstolsbeslut/domslut Original till länsrätten Kopia till pappersakten Diariet, registrators rum. 1 år efter det aktuella årets slut. 10 år efter personens livstid Bevaras för alltid Personakt i. 10 år efter personens livstid sakt/pappershandlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. Socialnämndens protokoll Varje beslut skickas till nämnden för information Kopia av protokoll till socialnämnden Varje beslut skickas till nämnden för information Register över åtgärdade fastighets beteckningar Närarkiv Till arkiv efter inbindning Bevaras för alltid Pärm 10 år efter personens livstid Elektroniskt Handläggarens dator och USB minne Bevaras för alltid 6

7 4. PERSONAKT ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN (SOL) 4.1 HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Ansökningar Personakt i eller elektronisk i Anmälningar som föranleder en utredning eller bifogas en redan existerande personakt Avgiftsbeslut Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Domstolsbeslut/Domslut Kopia av Domstolsbeslut/Domslut Inkomna handlingar från tvångsvård eller utländska vårdgivare (Socia) Personakt i eller elektronisk i Personakt i i avgiftshandläggarens rum eller elektronisk i Personakt i eller elektronisk i Diariet, registrators rum. 1 år efter det aktuella årets slut Bevaras för alltid. Personakt i Personakt i sakt/pappershandlingar förvaras i biståndshandläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. 7

8 HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet ( ex yttranden, bilagor till ansökan/överklagande, läkarintyg, kopia av fullmakter (original alltid hos den enskilde), e-postmeddelande, meddelande i röstbrevlåda, klagomål, beslut om ställföreträdare/ombud, m.m.) Personakt i. Händelser/uppgifter av vikt dokumenteras under SoLanteckning i. Handlingar som inte tillhör en personakt och inte föranleder en SoL utredning Lex Sarah-anmälning med bilaga (original) Kopior av Lex Sarahanmälning med bilaga Överklaganden och bilagor ex läkarintyg, ansökan under en viss period Pärm kronologisk ordning. Diariet, registrators rum 1 år efter det aktuella årets slut Beroende på omständigheterna i ärendet kan handlingar tillhöra en personakt eller personalakt (vid arbetsrättsliga åtgärder). Kan även leda till Lex Maria (se kap. 5). Originalet till Länsrätten Kopia till pappersakten Personakt: Personalakt: Tillhör personalenheten. Efter 3 år efter att den sista anteckningen gjordes. Gallring utförs av biståndshandläggare. Bevaras för alltid. Personakt gallras fem år efter sista sakt/pappershandlingar förvaras i biståndshandläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. 8

9 4.2 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Bedömningsunderlag, t.ex. vård- och omsorgsbedömning Personakt elektronisk i Genomförandeplaner Genomförandeplaner LOV (privata utförare) och eventuella bilagor ex. rapportblad Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, kopia av fullmakter (orig. alltid hos den enskilde), e- postmeddelande, meddelande i röstbrevlåda, klagomål m Inkomna handlingar från tvångsvård eller utländska vårdgivare Inskannade i Inskannade i (Socia) Personakt i eller elektronisk i. Personakt i eller elektronisk i. Hos utföraren under pågående uppdrag. Därefter till biståndshandläggaren som skannar in dem i. Personakt i Personakt i eller elektronisk i. Händelser/uppgifter av vikt dokumenteras under SoLanteckning i. Personakt i sakt/pappershandlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. 9

10 HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Rapportblad social omvårdnad (grön) Samtycke och menprövning Signaturförtydligande hör till SoL så länge personen inte har HSL. Om personen har både SoL- och HSL-insatser rubriceras signaturförtydligande som HSL journalhandling. Signeringslistor för hemtjänstinsatser (grön) SoL-anteckningar, t.ex. åtgärder som berör vårdtagaren till följd av riskbedömning/ handlingsplan pga arbetsmiljöskäl. Personakt i Personakt i Personakt i Personakt i Personakt elektronisk i sakt/pappershandlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges. Signeringslistor och signaturförtydligande förvaras en viss tid i vårdtagarens kontaktpärm. Bifogas därefter till pappersakt hos utföraren. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval 10

11 5. HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSJOURNALER - HSL-JOURNAL, OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Anmälningar om patientskador, läkemedelsskador, m.m. Hos medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) 1 år efter det aktuella årets slut Bevaras för alltid Handlingar rörande anmälningar Lex Maria och HSAN, Patient skaderegleringen, t.ex. utredning och beslut, korrespondens. Original i diariet och kopia hos MAS i kronologisk ordning Avvikelserapporter Hälso- och sjukvårdsjournal elektronisk i. Bedömningsunderlag, t.ex. nutritionsbedömning ADL, m.m. Hälso- och sjukvårdsjournal elektronisk i Epikris Hälso- och sjukvårdsjournal elektronisk i Förbrukningsjournal narkotika Inkomna handlingar från tvångsvård eller utländska vårdgivare Inkomna handlingar från andra vårdgivare som saknar betydelse efter ganska kort tid: ex. handlingar som tillhör provsvar, AVK etc Hälso- och sjukvårdsjournal i Hälso- och sjukvårdsjournal i Hälso- och sjukvårdsjournal i Vid inaktualitet sjournal/journalhandlingar förvaras hos behörig personal (sjuksköterska, distriktssköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast) sorterat i alfabetisk ordning respektive rumnummer i pärm eller hängmatta för varje enskild vårdtagare, utom i de fall där annat anges. Samtliga hälso- och sjukvårdsjournaler ska bevaras i minst 10 år, enligt patientdatalagen. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. 11

12 HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Inkomna journalblad från annan vårdgivare, m.m. ex. epikriser, intyg, remisser/remissvar, ADL bedömning, korrespondens, dokument som pga. omfattning är svåra att sammanställa utan risk för förlust av uppgifter m m. Hälso- och sjukvårdsjournal i Ordinationshandlingar/ Åtgärder från Ordination läkemedel och APO- doslistor Rapportblad (blå och röd) Hälso- och sjukvårdsjournal elektronisk i Hälso- och sjukvårdsjournal i Hälso- och sjukvårdsjournal i Signaturförtydligande Hälso- och sjukvårdsjournal i Signeringslistor Hälso- och sjukvårdsjournal i 15, 25 som bevaras sjournal/journalhandlingar förvaras hos behörig personal (sjuksköterska, distriktssköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast) sorterat i alfabetisk ordning respektive rumnummer i pärm eller hängmatta för varje enskild vårdtagare, utom i de fall där annat anges. Signeringslistor, rapportblad och ev. signaturförtydligande förvaras en viss tid i vårdtagarens kontaktpärm. Bifogas därefter av behörig personal till pappersjournalen. Samtliga hälso- och sjukvårdsjournaler ska bevaras i minst 10 år, enligt patientdatalagen. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. 12

13 6. VÅRDPLANERING HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING 1 Inskrivningsmeddelande SVPL-team Ej Vid inaktualitet. Samtliga handlingar utom samordnad vårdplan och rehabiliteringsplan rubriceras 2:1-2 Kallelse till SVPL SVPL-team Ej Gallras 6 månader efter inaktualitet p.g.a. betalningsansvarsskäl 3:1-2 Samordnad vårdplan 4:1 Utskrivningsklar 4:2 Utskriven från sjukhuset 5:1-2 Rehabiliteringsplan Inskannad i Hälso- och sjukvårdsjournal i eller elektronisk i SVPL-team Ej Vid inaktualitet Inskannad i Hälso- och sjukvårdsjournal i eller elektronisk i inte som journalhandling eftersom de saknar betydelse efter ganska kort tid. Samtliga hälso- och sjukvårdsjournaler ska bevaras i minst 10 år, enligt patientdatalagen. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. 13

14 7. HANDLINGAR AV ADMINISTRATIV KARAKTÄR - SOM BERÖR INDIVIDÄRENDEN INOM VÅRD OCH OMSORG HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING Inkomstförsäkran Pärm hos avgiftshandläggare Ej 1 år efter inaktualitet. Underlag för Pärm hos avgiftshandläggare Ej 3 år efter inaktualitet. fastställande av avgift och elektronisk i Larmkontrakt, nyckelkvittenser till Pärm hos enhetschef 10 år efter återlämnande vårdtagarens bostad Redovisning av boendes Pärm hos enhetschef 10 år efter inaktualitet privata medel Riskbedömningar Pärm hos enhetschef Ej 5 år efter inaktualitet Statistik ex lämnas till Socialstyrelsen Delegering av medicinska arbetsuppgifter avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut Årlig sammanställning av avvikelser till socialnämnden, utförs av MAS Förbrukningsjournal narkotika (förrådsadministration) Nyckel/kod förteckningar till läkemedelsförråd Diariet, registrators rum Bevaras för alltid Kopia finns delvis hos delegerade person och hos sjuksköterskan som delegerat uppgiften Diariet, registrators rum. 1 år efter det aktuella årets slut Alla läkemedelsförråd inom kommunen 10 år efter inaktualitet Bevaras för alltid. 1år efter inaktualitet Elektroniskt i Vid inaktualitet 14