DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2015/0024

Transkript

1 Vård och omsorgsförvaltningen Dokumenthanteringsplan (9) Birgitta Åkerson 6364 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2015/0024 Verksamhet: Vård och omsorgsförvaltningens uppdrag är att ge stöd, service och omvårdnad till äldre och personer med funktionsnedsättning. Styrande Socialtjänstlagen lagstiftning: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso och sjukvårdslagen Diarieföring: Klientärenden i Procapita, allmänna övergripande ärenden i W3D3, samt manuell diarieföring. Arkiveringsområden: 1. HSLdokumentation 2. och LSSdokumentation 3. Anmälningar, avvikelser HSL,, LSS 4. Ekonomi 5. Administration 6. Personaladministration 7. Myndighetsfunktionen övrigt Aktivitetsansvariga: Biträdande förvaltningschef arkiveringsområde 46 Ekonomichef arkiveringsområde 46 Medicinskt ansvarig sjuksköterska arkiveringsområde 1,3,5 Myndighetschef arkiveringsområde17 Kvalitetschef arkiveringsområde 35 Verksamhetschef Särskilt boende arkiveringsområde 16 Verksamhetschef HRSS arkiveringsområde16 Verksamhetschef Stöd o aktivering arkiveringsområde16 Verksamhetschef Boende och Habilitering arkiveringsområde 26 ITsystem: Procapita verksamhetssystem W3D3 ärendehanteringssystem Raindance ekonomisystem BAB 32 stödsystem bostadsanpassning Offentliga jobb rekryteringsportal LISA stödsystem vid arbetsskador och tillbud SVPLIT vårdplaneringssystem HSAkatalog adressregister Besched personaladministrativt system Ecompanion personaladministrativt system Beslutad: Av vård och omsorgsnämnden

2 Vård och omsorgsförvaltningen 2(9) 1 HSLDOKUMENTATION Arbetsmaterial innan journalföring (tex Kost och vätskeintag) Delegeringsbeslut för hälso och sjukvårdsuppgifter. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut. Förbrukningsjournal för narkotika Habiliteringsakt (personakter) HSLjournal vid driftstopp Procapita Hälso och Inkomna utdrag från journal från RSepikris Inkomna utdrag från journal från RSutskrift ur läkarjournal Hälso och papper förvaras i förvaras i hälso och en i förvaras i förvaras i förvaras i / Efter att uppgiften journalförts. beslutet upphört att gälla. Se Hälso och Se Hälso och. Se Hälso och 10 år sista journaler på 5, 15 och 25 i varje Scannat i Procapita Se Hälso och I hälso och en på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Se Hälso och Intyg Scannat i Procapita Se Hälso och Mina planer (ITtjänst SVPL) Inskrivnings /utskrivningsmeddelande, kallelse från från psykiatrin/ Scanna in från psykiatrin journal (Mina planer) I hälso och på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal Se Hälso och Se Hälso och. Se Hälso och Vid arkiveringsbehov: Kontakta arkivet före leverans (tel. 5945). Journaler på levereras åtskilda från övriga. Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och

3 Vård och omsorgsförvaltningen Mina planer (ITtjänst SVPL) Samordnad vårdplan Mina planer(ittjänst) SIP Samordnad Individuell vårdplan / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal (Mina planer) I hälso och på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I hälso och på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal Ordinationshandling I hälso och en på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Rapportblad HSL I hälso och en på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Signeringslista I hälso och en på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Signaturlista, identifikation På resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp se Hälso och se Hälso och Se Hälso och sjukvårds journaler Se Hälso och sjukvårds journaler Se Hälso och sjukvårds journaler 3(9) Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och 2 OCH LSSDOKUMENTATION Ansökningshandlingar, utredningar och intyg korrespondens i ett personärende, ej rutinmässig Beslut enligt LSS 9 8 eller Handling i samband med insats enligt LSS 9 8 familjehem Personakt i låst utrymme på enheten Personakt i låst utrymme på enheten / Gallring skall ske: 5 år sista handlingar på varje Handlingar på levereras 5 år. 5 år Journal enl. /LSS i låst utrymme på enheten Gallring skall ske: 5 år sista journaler Journaler på levereras

4 Vård och omsorgsförvaltningen 4(9) på varje 5 år. Genomförandeplan /LSS Gallring skall ske: 5 år sista på varje Genomförande planer på levereras 5 år. i låst utrymme på enheten gallra vid inaktualitet Individuella målsättnings Dokument LSS Mina planer (ITtjänst SVPL) Inskrivnings /utskrivningsmeddelande, kallelse från Mina planer (ITtjänst SVPL) Samordnad vårdplan Mina planer (ITtjänst) SIP Samordnad Individuell vårdplan Sammanställning, uppföljning, beslut och genomförandeplan Samtycke till användande av kontaktbok (Bo o Hab) Signaturförtydligande / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal i låst utrymme på enheten (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (W3D3) Gallring skall ske: 5 år sista journaler på varje enl Journal enl Journal enl Journal Vid inaktualitet på enhet Vid inaktualitet Signeringslista i låst utrymme på enheten/ hos brukare Tidsredovisning till Försäkringskassan (Stöd o Aktiv) Kronologisk 2 år Journaler på levereras 5 år. Se Journal Se Journal Se Journal 10 år

5 Vård och omsorgsförvaltningen 5(9) Överrapporteringsblock (Stöd o aktiv) Block hos brukaren Vid inaktualitet. 3 ANMÄLNINGAR, AVVIKELSER /LSS/HSL Avvikelsehantering enligt Lex Maria Inkl. utredningsmaterial Avvikelsehantering enligt Lex Sarah Inkl. utredningsmaterial (W3D3) Sekretessdiarum (W3D3) Sekretessdiarium / HSL Avvikelserapporter MAS att samman ställning gjorts HSL Sammanställning av avvikelserapporter, Patientsäkerhetsberättelse Inkomna beslut från: Socialstyrelsen Patientskaderegleringen (PSR) Läkemedelsförsäkring sföreningens försäkringsbolag som rör Lunds kommun Yttrande i förtroendefrågor mellan vårdgivaren (Lunds kommun) och Patientnämnden/ patienter 4 EKONOMI Handling/data Digital (W3D3) (W3D3) (W3D3) Medium Förvaring / Egna journalkopior kan gallras vid in aktualitet. Bokföringsorder (Raindance) 10 år Bokslut/Årsanalys (W3D3) Budget EVP och (W3D3) Internbudget Delårsrapporter och (W3D3) månadsbokslut Fakturor (inkl. handkassa) (Raindance) Arkivboxar Stadsarkiv 10 år Följesedlar fullständig faktura: vid behov bilägga faktura: Fakturanr. och verifikationsnr. skall anges på följesedeln manuella (Raindance) 10 år

6 Vård och omsorgsförvaltningen 6(9) Kvitto, redovisning i låst skåp 10 år privata medel Körjournal 6 år Rekvisitionsblock Löpnummer Vid inaktualitet (kopior) Löpnummer inaktualitet Originalrekvisitionen arkiveras med fakturan om leverantören bilägger den. Statsbidragsansökan (W3D3) 10 år och rekvisition 5 ADMINISTRATION (Personaladministration se nedan) / Avtal, kontrakt Broschyrer, information om verksamheten Enskilda klagomål (W3D3) Avtalspärm Tryck Vid inaktualitet. (W3D3) 2 år att sammanställning gjorts Handlingar Kommunala handikapprådet Inventarieförteckning Korrespondens, rutinmässig/ ej ärenderegistrerad, av tillfällig betydelse Personakter beslut om kommunalt bostadsbidrag, KBH Nätverksplats Handikapprådet Närarkiv Personakt i avgiftsärende. Nätverksplats KBH Närarkiv Protokoll, LSSrådet Kronologisk Vid inaktualitet. Vid in aktualitet Gallring skall ske: 10 år sista Protokoll, nämnden och arbetsutskottet Protokoll, samverkansgruppen er Arkivpapp er (W3D3) inbinds W3D3 /mapp Vid inaktualitet 5 år 6 PERSONALADMINISTRATION Anställningsavtal och Uppsägning av anställning / Kopia Original papper bevaras. Kopia gallras 2 år anställningens upphörande. Original direkt.

7 Vård och omsorgsförvaltningen 7(9) Ansökningshandling till tjänster, anställda Ansökningshandlingtill tjänst, ej anställda (Offentliga jobb) (Offentliga jobb) 2 år anställningens upphörande. gallras registrering i Offentliga jobb 2 år överklagandetidens utgång. gallras registrering i Offentliga jobb Arbetsskada och (LISA) tillbud Disciplinärende Lokal personalakt, 1 år alfabetisk anställningens upphörande Kopia av dokument som i original förvaras på annat håll inom kommunen Vid inaktualitet Kurs och konferensinbjudning Vid inaktualitet Läkarintyg Lokal personalakt MBL protokoll Minnesanteckning från avdelnings, personal, info. möten eller liknande Omplaceringsutredning (W3D3), kronol. Lokal personalakt, alfabetisk 2 år För arbetsskada/rehabi literingsutredning: 10 år avslutat ärende 2 år 1 år anställningens upphörande Personalpost HSA (HSAkatalog) Vid inaktualitet (tex anställning upphör) 5 år Protokoll Ledningsgrupp, 5 år Registerblad för rekrytering tjänster, anställda Rehabiliteringsutredning Lokal personalakt, alfabetisk 1 år 10 år avslutat ärenden SITHSkort Kort Kortinnehavare Återlämnas för destruktion vid avslutad anställning. Vid längre tjänstledighet eller

8 Vård och omsorgsförvaltningen 8(9) Tjänstgöringsschema Utdrag ur HSAkatalog över aktuella personposter (4g/år) Utredningshandling diverse sjukfrånvaro lämnas kortet till korthandläggare för förvaring. 2 år Vid inaktualiet Värdeskåp tillgängligt vid revision hos Superadministratör Ämnesvis Vid inaktualitet 7 MYNDIGHETSFUNKTIONEN ÖVRIGT Avgiftsbeslut med inkomstuppgifter och bostadsförfrågan Besvärsärende avgift Skrivs ut på Bostadsanpassningsakt, inkl. korrespondens ej rutinmässig Dagjournal (närvarolistor och matlistor) Kösystem seniorbostäder Personakt i avgiftsärende, inkl. inkomstuppgifter och bostadsförfrågan, inkl. korrespondens ej rutinmässig Utbetalningsbesked från Försäkringskassan enl. SFB Vårdbehovsbedömning ersättning / 10 år I personakt i avgiftsärende (BABsystem) Mappar dnr Närarkiv/ 1 år in aktualitet, tex bidragstagarens bortgång, under förutsättning att inga originalverifikationer finns i akten, i så fall 10 år in aktualitet 10 år Vid inaktualitet Närarkiv/Personakt 10 år sista notering Arkivboxar 10 år 3 5 år Spara två senast gällande fram till gallring av journal. Löpande arbetsanteckningar utifrån /LSS är att anse som arbetsmaterial och ska sammanfattas i journal/gallras minst en gång i månaden. Det som är väsentligt ska föras in i journalanteckning under händelse av vikt. Där tas de löpande arbetsanteckningarna bort i Procapita eller förstörs om de är i pappersform. Löpande arbetsanteckningar utifrån HSL Arbetsblad HSL sparas i pappersform i HLSjournal eller sammanfattas i HSL journal i Procapita.

9 Vård och omsorgsförvaltningen Arkivskåp på enheterna ska vara brandskyddade. 9(9) Seth Pettersson Förvaltningschef