Analoga dokument Digitala dokument Registrering Format Förvaring Format Förvaring Bevaras eller gallras

Transkript

1 Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, indi- och familjeomsorg Handlingar som kan uppstå handläggningen av ärenden inom indi- och familjeomsorgen Journal Anmälningar som leder till ett ärende Ansökningar från enskild om bistånd service, med eventuella bilagor Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/ insats ProCapita Server Bevaras/ 2 Digital Journalen över ärendet finns i ProCapita. 2 Papper/ 2 Papper/ 2 Papper/ 2 Papper/ För anmälningar som inte leder till ärende, se aktualisering Kan bl.a. gälla ekonomiskt bistånd, hemtjänst, plats i särskilda boendeformer m.m. Överklagande, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser (till möte med handläggare m.m.) ProCapita Papper Personakt - Server Vid inaktualitet 2 Papper/ 2 Papper/ ~ 1 ~

2 Dokumentation av planering som rör den enskilde s.k. samordnad indiuell plan (SIP) 2 Papper/ Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling och läkare 2 Papper/ Ansökningar till institutioner om vd Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vd boende m.m. Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvd, vdhem liknande ProCapita Papper Personakt - Server Gallras 2 ProCapita Server Bevaras/ 2 Papper/ - - Räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten 2 Papper/ Notering om utskrivning görs i ProCapita Inkomna och upprättade handlingar av betydelse i ärendet 2 Papper/ Inkomna och upprättade handlingar av tillfällig och/ - Papper Personakt - Server Vid inaktualitet ~ 2 ~

3 rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag till beslut 2 Papper/ Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse - Papper Personakt - Server Vid inaktualitet Fullmakter Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll m.m. ProCapita Papper Personakt Server Bevaras/ 2 Papper/ 2 Papper Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägning m.m.) 2 Papper/ Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter 2 Papper/ Samtycke 2 Papper Samtycke krävs inte barnutredning LVM. ~ 3 ~

4 Ytterligare handlingar som kan uppstå i samband med handläggningen av ärenden inom indi- och familjeomsorgen, allmänt Överenskommelser Polisrapporter om brott misstanke om brott, aktualisering Register över aktualiseringar ProCapita Papper Personakt - Server Gallras inaktualitet ProCapita Papper Kronpärm - Server Vid inaktualitet - Papper Kronpärm - - Vid inaktualitet - - Kan även ligga i arbetsplaner. Gallras senast - - Aktualiseringen i ProCapita stängs och skrivs ut, handlingarna sätts i kronpärm. F endast om de inte ligger till grund för beslut inom socialtjänsten. Leder rapporten fram till ärende hos socialtjänsten skapas personakt - - Ytterligare handlingar som kan uppstå i samband med handläggningen av ärenden gällande ekonomiskt bistånd Bilagor till enskilds ansökning om ekonomiskt bistånd ProCapita Papper Personakt - Server Gallras Bilagor kan utgöras av kvitton, räkningar ~ 4 ~

5 Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning ProCapita Papper Personakt - Server Vid inaktualitet och/ fakturor och utgör underlag för handläggarens biståndsbeslut. Kan under förutsättning att notering i personakten skett ang uppgifter om bilagan (typ av bilaga samt summa). Avtal om förmedlingsmedel Återkravshandlingar Ytterligare handlingar som kan uppstå i samband med handläggningen av missbruksärenden Ansökningar om vd enligt lagen om vd av missbrukare i vissa fall (LVM), med 2-2 Papper/ 2 Papper/ ~ 5 ~

6 bilagor Anmälningar från polis etc, aktualisering, vilka inte leder till ärende Register över aktualiseringar ProCapita Papper Kronpärm - Server Vid inaktualitet - Papper Kronpärm - - Vid inaktualitet - - Aktualiseringen i ProCapita stängs och skrivs ut, handlingarna sätts i kronpärm. F endast om de inte ligger till grund för beslut inom socialtjänsten. Leder rapporten fram till ärende hos socialtjänsten skapas personakt - - Beslut och beslutsunderlag rörande underställning till förvaltningsrätt (LVM) ProCapita, W3D3 Papper Personakt - Server Bevaras/ 2 Papper/ Beslut redovisas för nämnd samt till förvaltningsrätt. Journaler med bilagor från hem för vd boende 2 Papper/ ~ 6 ~

7 Dokumentation av planering t.ex. vdplan 2 Papper/ Ytterligare handlingar som kan uppstå i samband med yttranden till andra myndigheter Förfrågan från andra myndigheter ex Transportstyrelsen, polismyndigheter, åklagare, allmän domstol, aktualisering Svar på förfrågan från andra myndigheter Begäran om handräckning Efterlysningar ProCapita Papper Personakt känd person, kronpärm okänd person ProCapita Papper Personakt/ kronpärm - Server Följer hanteringen av personakten, alt. inaktualitet - Server Följer hanteringen av personakten, alt. inaktualitet 2 alternativt ingen leverans 2 alternativt ingen leverans Papper/ Papper/ 2 Papper/ 2 Papper/ Känd/okänd innebär person som har personakt/inte har personakt. Görs utredning på okänd person skapas personakt. Svar sätts ihop med förfrågan och aktualiseringen stängs om utredning inte startas. ~ 7 ~