Allmän administration inom vård och omsorg, samt handlingar som inte tillhör personakter

Transkript

1 Allmän administration inom vd och omsorg, samt handlingar som inte tillhör personakter Handingar tillhörande allmän administration Diarier Möjlig W3D3 Bevaras Årsvis Papper Diarielistor skrivs ut svis i löpnummerordning samt efter diariebeteckning och arkiveras. Diarieförda handlingar Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans PDF W3D3 Bevaras 3 Papper Handlingar i bagatellartade ärenden kan om de inte diarieförs och hålls ordnade så att de är sökbara under den tid de finns kvar i verksamheten. Styr- och policydokument rörande verksamheten PDF W3D3 Bevaras 3 Papper/ digital Beslut tas i nämnd. Dokumentation från metod- och verksamhetsutveckling ex rutiner och metoder, bilagor och checklistor, samt dokumentation - Ensolution Digitala filer med versionshantering i verksam- Upphörda rutiner m.m. skrivs ut på papper och arkiveras. Papper Viktigt att samtliga versioner samt historiken tas med vid utskrift. ~ 1 ~

2 från kvalitétsarbete. hetssystem bevaras. Utskrifter har tillfällig betydelse och. Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende 26:5 - Papper Tjänstemans Förvaras i ärendepärm. Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer PDF W3D3 Bevaras 3 Papper/ digital Gäller inkommen förfrågan om statistik, svar samt statistik. Gäller myndighetsstatistik ex från SCB, Socialstyrelsen samt Sammanställning av brukarenkäter PDF W3D3 Bevaras 3 Papper Brukarenkäter Papper Tjänstemans vid F inte förrän samman- ~ 2 ~

3 inaktualit et ställning gjorts. Telefonlistor till boenden m.m. - Server Gallras Uppdateras löpande. Avtal med enskilda utförare (ex städavtal, utrustning m.m.) Korrespondens med enskilda utförare Handlingar rörande inspektioner från Arbetsmiljöverket Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans PDF W3D3 Bevaras 3 Papper PDF W3D3 Bevaras 3 Papper PDF W3D3 Bevaras 3 Papper Arbetsmiljöbesiktningar, t.ex. vid skyddsrond Papper Tjänstemans efter 5 Handlingar rörande hemtjänst i ordinärt boende Planering av genomförande av insatser TES Gallras Förteckning över hemtjänsttagare ProCapita Gallras Under ständig bearbetning. Månadsredovisningar, - TES Gallras ~ 3 ~

4 utförda timmar Månadsredovisningar, utförda och beviljade timmar, redovisade för nämnd efter 2 PDF Server Bevaras 3 Papper Tjänstgöringsscheman - TimeCare, Självservice Gallras efter 2 Kopior uttagna på papper vid inaktualitet. Register över brukares nycklar - Papper Nyckelskåpet Under ständig uppdatering. Nyckelkvittenser till brukares boenden - Papper I respektive grupplokal 2 efter upphörd service. Kvitteras på samma handling vid återlämnande. Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Papper Hos den lämnar ut nyckeln 2 efter återlämnande Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm - Papper I respektive grupplokal - Trygghetscentralen Tunstall AB Gallras När innehavet upphört. Larmloggar - Trygghetscentralen Tunstall AB - Systemet och gallring sköts av Tunstall AB. ~ 4 ~

5 Larmbild ProCapita Papper Personakt - Server Gallras 5 Uppgift om beviljat larm noteras i personakt annat system för uppföljning. Särskilt boende - boendeadministration Matsedlar Papper Tjänstemans Kommer från kostenheten. Protokoll/mötesanteckningar från exempelvis möten med föreståndare för de särskilda boendeformerna Word Server Bevaras - Digital Bevaras i arkivbeständigt format såsom PDF. Planering av genomförande av insatser TES Gallras Papperskopior. Boenderegister Papper Tjänstemans Dagjournal Papper Tjänstemans - Server Gallras efter 2 Under ständig bearbetning. Utgör debiteringsunderlag. Månadsuppföljning till Papper Tjänstemans Efter Pappersblankett ~ 5 ~

6 hemkommun mottagen betalning fylls i och skickas till hemkommun. Kopia sparas hos områdeschef. Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten - Papper Personakt - ProCapita Bevaras/ 5 2 Papper/ digital Följer hanteringen för personakten. Nyckelkvittenser, boendes nycklar - Papper Tjänstemans 2 efter att nycklar återlämnats Förvaras hos områdeschef. Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm - Papper I respektive grupplokal - Trygghetscentralen Tunstall AB Gallras När innehavet upphört. Larmloggar - Trygghetscentralen Tunstall AB - Systemet och gallring sköts av Tunstall AB. Larmbild ProCapita Papper Personakt - Server Gallras 5 Uppgift om beviljat larm noteras i personakt annat system för ~ 6 ~

7 Särskilt boende handlingar rörande de boende uppföljning. Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende ProCapita - Server Bevaras/ 5 2 Digital Följer hanteringen för personakten. Redovisning av handhavda medel Papper Tjänstemans 10 Redovisas gentemot god man/ställföreträdare. Särskilt boende handlingar rörande verksamheten Planering av genomförandet av insatser - TES Gallras Inspektionsprotokoll PDF W3D3 Bevaras 3 Papper Kan vara inspektion från Miljö-, byggoch räddningsnämnden, Arbetsmiljöverket m.m. Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt Papper Tjänstemans 2 ~ 7 ~

8 egenkontrollprogram Handlingar rörande dagverksamhet Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Papper Tjänstemans Bevaras 2 Papper Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamhet - ProCapita Bevaras - Digital Verksamhetsberättelser Papper Tjänstemans PDF W3D3 Bevaras 3 Papper Fylls i via mall från ekonomiavdelningen. Dagjournaler för mat och resor Papper Närarkiv på Björkarna efter 2 Utgör underlag för debitering. ~ 8 ~