Gallring av diarieförda papperhandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pia Axeheim KFN 2017/ en Gallring av diarieförda papperhandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360 Förslag till beslut en beslutar att: 1. Allmänna handlingar i pappersform som diarieförts samt skannats och där bilden tillförts elektronisk akt i diariet gallras vid inaktualitet dvs. efter kontroll av att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen. 2. Varje myndighet har själv att utreda vilka handlingar som kan behöva sparas på papper för alltid eller kan gallras efter en viss tid efter skanning om det behövs för bevisvärde eller av andra skäl. erna ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner med gallringsfrister för allmänna handlingar som skannats samt ta beslut om dessa. 3. Maskinvaran som används vid ska skanning ska uppfylla arkivlagstiftningens krav på hållbarhet och läsbarhet. Informationsförlust får inte uppstå vid skanningsmomentet. 4. Utskrifter av elektroniska diarieförda handlingar i ärenden bör endast göras i undantagsfall. 5. Utskrifter av diariets arkivlistor i diarienummer- och diarieplansnummerordning/år bör upphöra. Undantag: Från gallring efter skanning undantas pappershandlingar där underskrift krävs p.g.a. krav i lagstiftning. får frångå skanning i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för skanning. För att få den digitala akten så komplett som möjligt bör man skanna den inkommande skrivelsen och de första sidorna av materialet. Originalet bevaras i den fysiska akten. KF Kultur- och fritidsförvaltningen Adress Box 601, Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel vx Pia.Axeheim@kalmar.se

2 KFN 2017/ (2) Detta beslut gäller retroaktivt för allmänna handlingar tillhörande ärenden som öppnats i Public 360 efter den 31 december Bakgrund Arkivförfattningarna hindrar inte att ett ärende är helt digitalt (om man bortser vissa handlingar som behöver finnas i ursprungligt skick). Lagstiftningen ställer däremot krav på hur den digitala långtidslagringen organiseras. Allmänna handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Det betyder att de normalt bevaras och hanteras i det format de kommer in till eller upprättas av en myndighet. Överföring till annat medium som medför informationsförlust, förlust av möjliga sammanställnings- och sökmöjligheter samt förlust av möjligheterna att fastställa handlingens äkthet innebär gallring och kräver beslut om gallring. Genomförande Samtliga myndigheter ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner efter de gallringsfrister som anges för pappershandlingar som skannats in i Public 360 och tas upp till beslut i respektive nämnd. erna ska gå igenom sina ärenden och handlingar i diariet och ta ställning till vilka ärende- och/eller handlingstyper som bör sparas på papper för alltid eller kan gallras efter en viss tid. Följande handlingar och ärenden kan behöva bevaras i pappersform för alltid eller efter en viss tid efter skanning oavsett om de upprättats inom den egna myndigheten eller har kommit in till myndigheten: - Justerade protokoll - Avtal och kontrakt - Äganderättshandlingar - Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande - Handlingar som behövs för bevisvärde - Handlingar som p.g.a. format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredsställande kan bevaras enbart som skannad fil Lolita Persson förvaltningschef Pia Axeheim nämndsamordnare Bilagor: ens dokumenthanteringsplan

3 KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum en Informationssamordnare Pia Axeheim (6) ens dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Förvaltningsövergripande Arrangörskontrakt Digitalt Enhetschef G=2 år Förteckning över konst Digitalt Bilddatabas Ajourhålles i RegITArt Blankett utlånad/återlämnad konst Digitalt Konstansvarig GIA Enheternas verksamhetsplaner Digitalt Verksamhetshandboken G=5 år Senaste versionen i verksamhetshandboken och G: Pressklipp Papper/ Pärmar B=5 år Klipp från hela förvaltningen Dokument- och ärendehantering

4 2 (6) Sammanställning över bidragsansökningar och sammanställningar av redovisningar från föreningar Bidragsansökningar och underlag för bidragsutbetalning från föreningar Digitalt Diariet G=5 år Projektansökningar/redovisningar Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Sammanställning över utdelade kulturpris och idrottspris Sammanställning över nomineringar till kulturpris och idrottspris Nomineringsansökningar till kulturpris och idrottspris Digitalt Diariet G=5 år Ansökan om stipendium Digitalt Diariet G=5 år Sammanställning stipendium Föreningsregister Digitalt FRI Server B=5 år Sparas ner digitalt från FRI av idrottsutvecklare v 3 varje år Lotteri, ansökan, beslut och redovisning

5 3 (6) Kontrakt-Avtal Skriftliga överenskommelser om försåld verksamhet/lokaluthyrning. ordning STIM-avtal, SAMI-avtal och BUS-avtal Enhetschef G=1 år Gallras efter upphörande Ekonomi Fraktsedlar Papper Verksamhet/ Kvittensblock Papper Verksamhet/ Kulturskola GIA G=10 år Biblioteket och kulturskolan Elevregister Digitalt Procapita Personnr. B=5 år Skrivs ut 1g/år i september i samband med fakturering Scheman Digitalt och G: B=5 år Skrivs ut 1g/år i september i samband med terminsstart Anmälningar/avanmälningar till kulturskolatör/instru Papper Administra- GIA mentvis Uthyrning av instrument Papper Administratör/Instru GIA mentvis/ Namn Närvarolistor för elever Digitalt Lärare/ veckodagar G=2 år Kulturenheten

6 4 (6) Sammanställning över bidragsansökningar från studieförbund Bidragsansökningar från studieförbund Digitalt Diariet G=5 år Års- och verksamhetsberättelser från studieförbunden Idrottsenheten Meddelande till abonnenter, vaktmästare Bokare GIA Bokningsscheman Digitalt Server Fri G=3 år Gallras 3 år efter avslutad säsong Bibliotek Räkningar, ej återlämnad media, kopia Underlag till räkningar ej återlämnad media från BOOK-IT Makulerade fakturor, ej återlämnad media Redovisning av inkasso, ej återlämnade media Kravansvarig/ Kravansvarig/ Kravansvarig/ Kravansvarig/ 2 år G=10 år Sista gallringsår år G=2 år 2 år G=10 år Sista gallringsår år G=10 år Sista gallringsår 2023 Låntagarregister i Book-IT Digitalt Server G=5 år Rensas bort efter 5 års inaktivitet Loggade återlämningar Digitalt Server G=14 dagar

7 5 (6) Bokning av publika datorer Digitalt Server/ G=1 år Netloan Förteckning över tidningar och tidskrifter Medieplan Biblioteksplan Inköpsförslag Digitalt/Papper GIA Meddelande till förslagsställaren Digitalt GIA Korrespondens och pressklipp Papper Stifts- och gymnasiebiblioteket Förteckning öfver Kalmar H. Elementarläroverks boksamling 1876 Bok Stifts- och gymnasiebiblioteket Besöksjournal Papper Stifts- och gymnasiebiblioteket Avslutade ärenden, konsumentrådgivning Papper Konsumentrådgivaren/ Årsbackup, kassetter Kassett Kassaskåp/ B B B G=2 år Bevaras hos stifts- och gymnasiebiblioteket Bevaras hos stifts- och gymnasiebiblioteket Bevaras hos stifts- och gymnasiebiblioteket G=10 år Sista gallringsår 2019 Bibliotek

8 6 (6) Äventyrsbadet Egenkontrollprogram Digitalt Server G=5 år Beställningsbekräftelse relaxpaket Papper GIA