Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Transkript

1 Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. Diarier samt diarieplan Möjlig - Server Bevaras Årsvis Papper Tas ut svis på arkivpapper vid Diarieförda handlingar Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans Protokoll från Möjlig - Papper Tjänstemans råd/konstellationer där nämnden har sekreteraransvar ex pensionärsrådet Inkomna handlingar och korrenspondens av tillfällig betydelse och/ rutinmässig karaktär, för kännedom övrig allmän information Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen och som Möjlig - Papper Tjänstemans PDF Server Bevaras 2 Papper. Word Server Bevaras Årsvis Papper Justerat protokoll på arkivbeständigt papper arkiveras. - Server Gallras - Server Gallras Diarieförs om de innehåller sekretessbelagd information. Ex cirkulär från SKL (om det ej framg att beslut ska fattas av kommunen), Socialstyrelsens meddelandeblad, kursinbjudningar m.m. Ex protokollskopior och inkomna remissunderlag. ~ 1 ~

2 saknar betydelse för den egna verksamheten Budgetförslag motsvarande för nämnden Verksamhetsberättelser och verksamhetsuppföljningar för samtliga verksamheter Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivni ngar Förteckning över beslutsattestanter Arbetsordningar och reglementen Delegationsordning Instruktioner och handböcker som inte ing i referensbiblioteket Protokoll, slutrapporter och handlingar från utredningar och projekt som görs inom på uppdrag av PDF Server Bevaras 2 Papper PDF Server Bevaras 2 Papper PDF Server Bevaras 2 Papper Diarieförs om de innehåller sekretessbelagd information. PDF Server Bevaras 2 Papper Beslutas i nämnd. PDF Server Bevaras 2 Papper PDF Server Bevaras 2 Papper Gallras Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans Socialtjänstlagen och Kommunallagen ing i referensbiblioteket PDF Server Bevaras 2 Papper ~ 2 ~

3 den egna verksamheten Statsbidragsansökningar Underlag till statsbidragsansökningar Sammanställningar av enkäter gjorda på nämndens/ förvaltningens initiativ Inkomna enkätsvar Svar på externa enkäter Statistik som innehåller unik information från den egna verksamheten Statistik som lämnats till statlig myndighet - I W3D3 om begäran om Papper Tjänstemans PDF Server Bevaras 2 Papper PDF Server Bevaras 2 Papper PDF Server Bevaras - Papper - Server Gallras 2 PDF Server Diarieförda enkätsvar bevaras, enkätsvar som inte diarieförts kan efter 2 Gallras först efter att sammanställning gjorts. Diarieförda Papper enkätsvar 2 PDF Server Bevaras 2 Papper Statiskt kan med fördel hanteras i W3D3 eftersom den då blir mer tillgänglig. - Server Diarieförda Diarieförda handlingar 2 - Ex statistik som skickas till SCB ~ 3 ~

4 Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Inkomna synpunkter och klagomål som inte har diarieförts statistik diarieförts. Avtal och kontrakt Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans Upphandlingsdokumentation Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans handlingar bevaras, övriga efter 2 - Server Bevaras Vid behov Papper - Server Gallras efter 2 under förutsättning att sammanställning gjorts. Synpunkter och klagomål vilka har diarieförts hanteras med diarieförda handlingar och bevaras. Finns sekretessbelagda uppgifter i handlingarna måste de diarieföras. PDF Server Bevaras Efter 2 Papper Avtalsärendet i W3D3 ska stå öppet så länge avtalet/ kontraktet gäller. PDF Server Bevaras/ Efter 2 Papper Se separat dokumenthanteringsplan på intranätet. Ett arkivexemplar av - Server Bevaras Snarast Papper Ett ~ 4 ~

5 varje informationsskrift, broschyr liknande som framställts inom den egna verksamheten Nämndens information på hemsidor Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi Inventarieförteckningar - Server Bevaras svis arkivexemplar läggs i arkivet vid framställningen. - Digital Hemsidan torsby.se arkiveras minst en gång/ - Server Bevaras Årsvis Papper Kan med fördel lämnas till arkivet svis. - Server Bevaras Årsvis Papper Arkivbeskrivningar Word Server Bevaras - Digital Publiceras på intranätet Arkivförteckningar Papper Arkivet - Klara Bevaras Löpande Papper Arkivförteckningen fylls på löpande. Beskrivningar över ADB-register Förteckning över behandlingar av personuppgifter - Server Bevaras Årsvis Papper Beskrivningar bör uppdateras med jämna mellan, ex svis - Server Bevaras Vid ny förteckning Papper Kommunens personuppgiftsansvarig ska delges. Förteckningen ska upprättas ~ 5 ~

6 Systemdokumentation inkl löpande förändringar (om den behövs för att tillgängliggöra/förstå bevarandeinformation) Urkunder rörande donationsfonder Ansökningar, samt bilagor, om medel ur fonder Sammanställningar över ansökningar ur donationsfonder Möjlig - Papper Tjänstemans Möjlig - Papper Tjänstemans Möjlig W3D3 Papper Tjänstemans - Server Bevaras Vid införskaffande av nytt system, vid större förändringar i befintligt system. Papper enligt PuL 39. Lämnas till arkivet Bevaras Snarast Papper Socialnämnden hanterar fond gällande särskilda boenden, social fond och William Olssons fond - Server Gallras 5 F under förutsättning att sammanställning gjorts. PDF Server Bevaras Efter 2 Papper Nyckelkvittenser Papper Receptionen Gallras Körjournaler Papper I respektive Gallras 6 fordon Bensinkvitton och fakturor Beställningar, t.ex. kontorsmaterial Papper Receptionen Gallras 10 Vid inaktualitet Uppdateras löpande ~ 6 ~

7 Följesedlar Larmrapporter, Securitas Personaladministration Handlingar under anställningsförfarandet: - Annons - Lista över sökande - Ansökan från den person som fick jobbet Anställningsbeslut, kopia på förvaltningen Gallras efter avstämning Papper Receptionen Gallras 2 F efter avstämning mot faktura om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura. PDF Server Bevaras Efter 2 Papper Gallras avtal, original Papper Personakt Bevaras När personakten arkivläggs Original till den anställde, kopia till HRavdelningen Papper Original sänds till HRavdelningen och bevaras i personakten ~ 7 ~

8 avtal, kopia på förvaltningen Ansökan om konto för inloggning Registerutdrag/ kontroll ur belastningsregistret Gallras Original till HRavdelningen. PDF W3D3 Bevaras Efter 2 Papper Original sänds till registrator på kommunstyrelsen, ev kopior kan. Papper Personakt Bevaras När personakten arkivläggs Papper Läkarintyg Möjlig - Papper Tjänstemans Tjänstgöringsrapport/ anställningsbevis för timpersonal Uppgift om tillfälligt lönetillägg Uppsägning på arbetstagarens begäran - Självservice Papper Tjänstemans Gallras 2 Gallras 3 - Självservice Pappershandling efter 2, digital information bevaras. HR-avdelningen meddelas Original till HRavdelningen. Kopia till arbetstagare och personalredogörare - Digital HR-avdelningen meddelas PDF Server Bevaras Efter 2 Papper Originalet diarieförs på förvaltningen. ~ 8 ~

9 Semesterlistor Fullmakt för postöppning Avtackning av arbetstagare - Inbjudan till avtackning - Matriklar från lönesystemet - Ev mottagningsbevis Ekonomiadministration Dagjournaler, hemtjänst i ordinärt boende samt särskilt boende. Möjlig ProCapita Papper Tjänstemans - Server Gallras 2 Gallras vid anställningens slut Gallras - Server Gallras 2 Kopia till arbetstagaren, anställdes chef, HRavdelningen. Tidigare fullmakter om ny skrivs. Förvaras hos nämndsekreteraren. Kontroll om alla avtackningar utförts bör göras innan gallring. Inkommer i pappersform, attesterad av områdeschef. Utgör debiterings- ~ 9 ~

10 Debiteringsfil till Future Möjlig Future - Server Gallras 10 underlag. Fakturakvittens från Future Möjlig - Papper Tjänstemans Inkomstförfrågan Möjlig ProCapita Papper Tjänstemans - Server Gallras - Server Gallras 1 Finn även på ekonomiavdelningen. Inkommer som papperhandling, utgör underlag för avgiftsbeslut. Avgiftsbeslut Möjlig ProCapita - Server Bevaras/ 5 Verifikationer, vdfakturor Möjlig ProCapita Papper Tjänstemans Bokföringsordrar - ProCapita Papper Pärm i närarkiv Attestlistor - ProCapita Papper Pärm i närarkiv - Server Gallras 10, se anmärkning - Server Gallras 10 - Server Gallras 10 Vid avställning av akt Utbetalningar Möjlig ProCapita Papper Pärm i - Server Gallras 10 Digital Individurval bevaras. Vid behov Papper fakturor hanteras separat. Finns fakturor tillhörande EUprojekt f dessa inte förrän efter 14. Flytas till ekonomiavdelningen efter 1. ~ 10 ~

11 närarkiv Inbetalningar - ProCapita Papper Pärm i närarkiv Avstämningslistor, nämndens bankkonto Möjlig Papper Tjänstemans - Server Gallras 10 Gallras 10 kan förekomma på kontoutdrag. Avstämningslistorna g in i balansräkningen. ~ 11 ~