Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Transkript

1 Nämndprotokoll med kallelser innehållande PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Bevaras 4 år handlingar i urval 20 Nämndens presidieprotokoll PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Delegationsbeslut PapperIT* O Närarkiv Kron.ordn. Samverkansprotokoll, LSG, FSG, PapperIT* O Respektive Kron. ordn. Ledningsgrupp*, MBL, med handlingar sekreterares rum Diarium PapperIT* O Närarkiv Dnr.ordn Inkomna, upprättade och utgående diarieförda handlingar Inkomna/utgående handlingar av betydelse som inte ingår i en akt PapperIT* O / K Närarkiv, Nämndsekr. rum, PapperIT* O / K Nämndsekr. rum, Bevaras 4 år Bevaras Bevaras Bevaras 4 år, IT Dnr.ordn, Akt Bevaras 4 år Kron./syst.ord n Bevaras 4 år Alla samlas på förvaltningen 4 år *Information av oväsentlig art kan gallras vid inaktualitet för Ledningsgruppen 4 år, Samlas i en samlingsakt årsvis

2 Kvalitetsredovisning, från enheterna PapperIT* O Närarkiv Dnr.ordn Bevaras 4 år Samlas på förvaltningen. 21 Plan för Kvalitetssäkringssystem PapperIT* O Närarkiv Dnr.ordn Bevaras 4 år Samlas på förvaltningen. Underlag till kvalitetssäkringssystem och kvalitetsredovisning PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Tidigast 4 år eller vid inaktualitet Tertialredovisning PapperIT* O Närarkiv Dnr.ordn Bevaras 4 år Hyresavtal PapperIT* O Förvaltn adm Dnr.ordn Bevaras 2 år se anm. Inkomstuppgifter vilka ligger till grund för PapperIT* O / K Handläggare/ Syst. ordn. Gallras/ barnomsorgsplacering / kontrakt m. Närarkiv, se Bevaras, vårdnadshavare anmärkning se anm. Efter utgånget avtal 10 år Inkomstuppgifter gallras vid anmälan om ny inkomst. Sista inkomstuppgiften bevaras i närarkiv efter avslutad barnomsorgsplacering. Avtal, anbud, kontrakt, av rutinmässig art PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet Se även dhp för KS: Upphandlingsavdelningen Stipendier: Beslut, förteckning över fördelning PapperIT* O Närarkiv Dnr.ordn Bevaras 4 år Se nämndens protokoll (se nedan, ändrad info) Stipendier: Ansökningshandlingar PapperIT* O Handläggare Kron.ordn. 1 år Premier till elever, handlingar rörande. Elevförteckning Papper IT* O Närarkiv Dnr.ordn Bevaras 4 år Se nämndens protokoll

3 Ansökningshandlingar där vederbörande fått PapperIT* O / K Förv exp Dnr.ordn Bevaras 4 år Vissa handlingar till personalkontoret och antagit tjänsten, samt för den som Närarkiv överklagat, och sammanställning / register över alla sökande 22 Ansökningar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten PapperIT* O / K Förv exp Närarkiv Dnr.ordn / Syst.ordn. 3 år Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst Diverse personalregister med personnummer och befattning PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet Begär handling kan återsändas PapperIT* K Handläggare Syst. ordn Vid inaktualitet Gemensam utskrift för alla förvaltningar från Kommunstyrelsens lönekontor Se KS: F 8 Vid inaktualitet en och kopior av insänt finns på Ekonomikontoret. Kopior gallras vid Ekonomihandlingar, ej verifikationer PapperIT* K Ekonomiexp. Syst.ordn. IT Verifikationer (Kredit, debet, remitteringar, memorial, leverantörskundfakturor, internfakturor) Papper IT* O Närarkiv Nummer, pärm, Arkivbox inaktualitet. Översänds till ekonomikontoret

4 Interkommunal ersättning: PapperIT* O / K Ekonomistab Syst.ordn till ekonomikontoret. Kopior gallras vid inaktualitet Kontrakt beträffande barn/elever, som PapperIT* O Handläggare Syst.ordn 4 år efter avslutad hör hemma i annan kommun, samt skola Vänersborgsbarn/-elever som går i annan kommun 23 Förteckning över barn/elever aktuella PapperIT* O Handläggare Syst.ordn Vid inaktualitet beträffande kommunal ersättning Se anm Pro Capita IT* O Handläggare Syst.ordn Bevarande av handling, se dokumenthanteringsplaner för samtliga enheter inom BoU. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Elevkort / Elevhistorik (tidigare: Elevkort kompletta) PapperIT* O / K Närarkiv, Exp. Klasslistor för kommunens samtliga elever och skolor Betygsdokument (slutbetygskopia, betygskatalog) och reversal från Fridaskolan PapperIT* O Systemansvari g ProCapita för skola Personnr.ordn Se anm Hösten efter år 9. Syst.ordn. Bevaras Se anm Omedelbart Se anm PapperIT* O / K Bevaras Omedelbart Se anm 1) Utdrag från ProCapita sker från nämndförvaltning efter avslut 15 oktober. OBS! För elever som slutar tidigare än avslut år 9, insänds elevdokumentationen från resp. skola så snart som möjligt. Utdrag ur ProCapita 15 oktober årligen OBS! Betygsdokumenten i pappersform. 1) Betygskopia/betygskatalog och reversal arkiveras omedelbart i s i redan befintliga serier i Skolornas arkiv - Grundskolan

5 Skolskjutsar, handlingar rörande, såsom: PapperIT* O Närarkiv Dnr.ordn. Bevaras 4 år Reglemente, ansökan och beslut vid växelvis boende, överklagningar, dispensansökningar och beslut i enskilt fall, med mera 24 Ansökan och beslut, PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet, Utdrag ur ProCapita 15/8 samt 15/2 se anmärkning Avtal med utövare PapperIT* K Inköpsenheten Syst.ordn. IT 2 år, se anm. Efter att avtalet upphört Buss-/skolkort, handlingar rörande PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. 2 år, se anm. Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. Skolskjutsregister PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. 3 år, se anm. Efter senaste anteckningen. Kan gallras under förutsättning att statistik eller motsvarande bevaras. Övriga handlingar PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges

6 25 SÄRSKOLA: Elevakt 1) Papper IT* O Närarkiv Dnr.ordn 2) Bevaras Vid avslutad skolgång 1) Ej att förväxla med grundskolans elevakt 2) Ärendet diarieförs med hänvisning till speciell förvaring i egen arkivserie. Ansökningar, in- /utskrivningshandlingar, med underlag och beslut om mottagande, beslutsunderlag Överklaganden Fotografier, vilka belyser elevens studiesituation ar rörande elevens val Kursplan Timplan ar rörande särskild undervisning, t.ex. hemmet eller sjukhus Korrespondens med elev / vårdnadshavare / annan med uppgifter väsentliga för elev Ordningsregler, lokalvård och tillsyn, inventarier och utbildningsmaterial e.d av väsentlig art för eleven Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Specialpedagogisk utredning: sammanfattning / sammanställning (Obs! handling) Medicinsk utredning, uppgift om 1) Psykologisk utredning, uppgift om 1) Social utredning (Obs! handling) Övriga utredningar Övriga väsentliga dokument. Protokoll, beslut Se ovan 1) Utredningar med bilagor, återfinns i resp. verksamhet, där även originalhandling återfinns

7 Individuella utvecklingsplaner, med omdömen Schema, individuella, anpassade Studieomdömen 26 Protokoll elevstödjarskonferens e.d, se elevakt grundskola Åtgärdsprogram, se grundskolans åtgärdsprogram korrespondens, handlingar med kortvarig betydelse och utan väsentlig innebörd. Papper IT* O Handläggare Syst.ordn Gallras, se anm. Gallras när sammanställning är gjord, eller du uppgifterna är oväsentliga

8 BARNOMSORG: Listor på placerade barn tas ut 15/10 och bevaras, övrigt material gallras Förteckning klasslista över förskole-, Papper IT* O Förvaltningsav Syst. ord IT Bevaras 4 år Utdrag ur ProCapita 15 oktober årligen. fritidsbarn, samt enskild pedagogisk omsorg. d. 27 Anmälan om barnomsorgsplatser Papper IT* O Handläggares rum Inkomstuppgifter vilka ligger till grund för barnomsorgsplacering / kontrakt m. vårdnadshavare PapperIT* O / K Handläggare / Närarkiv, se anmärkning Syst ordn. Syst.ordn. 1 år efter uppsägning av plats Gallras/ Bevaras, se anm. 10 år Inkomstuppgifter gallras vid anmälan om ny inkomst. Sista inkomstuppgiften bevaras i närarkiv efter avslutad barnomsorgsplacering. Ansökan om nedsatt barnomsorgsavgift Papper IT* O Närarkiv Dnr.ordn Bevaras 4 år Rapport om barns närvaro Papper IT* O Förvaltningsav d. Sammanställning barns frånvaro Papper IT* O Förvaltningsav d. Avstängning av barnomsorgs- Papper IT* O Närarkiv / skolbarnomsorgsplats p.g.a. obetald faktura. Förvaltningssekreterares rum Web-sidor via Kommunens hemsida IT O Handläggares rum Web-master Syst.ordn 4 år Sammanställning i görs före gallring. Dnr.ordn Bevaras 4 år Syst.ordn i delegations pärm IT Bevaras 4 år Vid inaktualitet, Arkiveras på Kungliga Biblioteket. Se Kommunstyrelsen: Utvecklingskontorets dokumenthanteringsplan