Rutin för posthanteringen (medarbetare och chefer)

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rutin för posthanteringen (medarbetare och chefer)"

Transkript

1 1 [13] Rutin för posthanteringen (medarbetare och chefer) Denna rutin gäller för medarbetare och chefer som skickar och tar emot post. Den som skickar och tar emot post är också ansvarig för att se till att denna hanteras korrekt. Om du skickar eller tar emot post ska du först ta ställning till om posten är av den art att den behöver registreras. Registrering görs enligt bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen och Förvaltningslagen, vilket innebär att all inkommen eller utskickad post som inte är av liten betydelse för verksamheten ska registreras. Post som rör allmänna handlingar registreras av förvaltningens huvudregistrator i en förvaltningsgemensam postlista via nämndens diarium. Respektive enhet/område ansvarar för registreringen av handlingar gällande individärenden samt underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar. Registreringen av handlingar tillhörande individärenden görs i personakt eller genom annan form av diarieföring. Handlingar kopplade till synpunktshantering och jobbansökningar hanteras enligt särskilda rutiner i andra system (Artvise och Offentliga jobb). Domar från förvaltningsdomstolar och handlingar i tillsynsärenden av nämndens verksamheter som görs av annan myndighet ska både registreras i personakt och i nämndens diarium. All papperspost (kopia) samt e-post och faxmeddelande som kräver registrering av förvaltningens huvudregistrator skickas via förvaltningens stab. TILLÄMPNINGSOMRÅDE Rutinen gäller inom hela socialförvaltningen. DEFINITION Post Papperspost, e-post, fax och SMS. Internpost Faktisk internpost, d.v.s. sådan post som endast skickas inom förvaltningens enheter och områden. Endast det faktum att posten ligger i ett internkuvert gör inte att det verkligen rör sig om internpost. ANSVARSFÖRDELNING Förvaltningens huvudregistrator Lägger upp och avslutar ärenden i ärendehanteringssystemet Castor. Registrerar inkommande och utgående post. Är arkivredogörare (gallrar, rensar och levererar till centralarkivet i enlighet med gällande informationshanteringsplan). Enhetschef/områdeschef/boendechef Ansvarar för att verksamhetsspecifika rutiner finns och att inkommande post registreras och omhändertas enligt förvaltningens rutiner och gällande lagstiftning. Ansvarar också för att samtlig personal har skrivit på fullmakt vad gäller att förvaltningens registrator har rätt att öppna vederbörandes post.

2 2 [13] Enhetens/områdets registrator Av respektive chef utsedd funktion som ansvarar för det dagliga arbetet vad gäller fördelningen av inkommen post till verksamheten och övrig hantering av post enligt verksamhetens postrutiner. Handläggare Avser den medarbetare som, utifrån sitt uppdrag, tar emot eller skickar post eller på annat sätt hanterar en handling. Ansvarar för att hantera post och handlingar enligt förvaltningsgemensamma och enhets-/områdesspecifika rutiner. BESTÄMMELSER GÄLLANDE REGISTRERING AV HANDLINGAR TILLHÖRANDE INDIVIDÄRENDEN Handlingar tillhörande individärenden registreras i personakt. Om handlingen inte tillförs en personakt, t.ex. därför att den enskilde inte har en sådan sedan tidigare, och den innehåller uppgifter som faller under sekretess måste den diarieföras. Om nämnden beslutar att inte inleda en utredning bör beslutet antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprättade handlingen som låg till grund för nämndens förhandsbedömning. Det framgår av Socialstyrelsens allmänna råd till bestämmelserna i 5 kap. 2 SOSFS 2014:5. En sådan handling ska diarieföras. Lästips: Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 2014:6) om handläggning (Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten s. 388). REGISTRERING Post som rör allmänna handlingar registreras av förvaltningens huvudregistrator. Handlingar som inte registreras av huvudregistratorn och som därmed undantas är följande: Handlingar av liten betydelse för verksamheten. Handlingar kopplade till synpunktshantering och jobbansökningar hanteras enligt särskilda rutiner i andra system (Artvise och Offentliga jobb), med undantag av spontanansökningar. Handlingar kopplade till individärenden registrering görs av respektive handläggare/enhet. Underlag till löneutbetalningar/uppdragsersättningar registrering görs av respektive handläggare/enhet Respektive enhet/område ansvarar för registreringen av handlingar gällande individärenden. Registreringen av handlingar tillhörande individärenden görs i personakt eller genom annan form av diarieföring. Observera att domar från förvaltningsdomstolar (förvaltningsrätten, kammarrätten och Högsta förvaltningsdomstolen) ska registreras både i personakt och i nämndens diarium samt delges nämnden, det samma gäller för handlingar i tillsynsärenden av nämndens verksamheter som görs av annan myndighet. Då sådana handlingar inte redan passerat förvaltningens stab ska de översändas till förvaltningens huvudregistrator.

3 3 [13] DATUMSTÄMPLING All inkommen post stämplas av den enhet som posten först inkommer till. I e-postmeddelanden och faxmeddelanden framgår datum för mottagande och dessa behöver på så vis inte stämplas (stämplingen görs på handlingen och inte på kuvert etc.). Handlingar gällande utredningar inom familjerätten som utreds tillsammans med annan kommun ska inte stämplas. Inte heller originalavtal mellan förvaltningen och annan part ska stämplas (stämpla ev. på kuvertet). RUTIN VID E-POST Handläggare När du tar emot eller skickar e-post som ska registreras och rör individärenden ska du följa de rutiner som ni har på er enhet avseende registrering, i de flesta fall görs en sådan registrering i verksamhetssystemet. När du tar emot eller skickar e-post som ska registreras i nämndens diarium ska du, i samband med att du skickar eller tar emot e-post skicka en kopia på e-post via mejl till socialförvaltningens huvudregistrator på adress socialforvaltningen@gislaved.se. Döp mejlet till registratorn till För registrering. Det ska tydligt framgå när mejlet har skickats eller inkommit. Av praktiska skäl ansvarar respektive handläggare för förvaringen av den e-post som handläggaren vidarebefordrar till registratorn för registrering. RUTIN VID PAPPERSPOST/FAXMEDDELANDE Mejladressen till förvaltningens huvudregistrator är socialforvaltningen@gislaved.se Handläggare Ta emot papperspost och faxmeddelande När du tar emot eller skickar papperspost/faxmeddelande som ska registreras och rör individärenden ska du följa de rutiner som ni har på er enhet avseende registrering, i de flesta fall görs en sådan registrering i verksamhetssystemet. Papperspost: Den eventuella papperspost som ni tar emot på er enhet och som ska registreras i nämndens diarium ska du skicka till förvaltningens huvudregistrator för registrering (bifoga i e-post eller skicka kopia via internposten). Det ska tydligt framgå när posten inkommit. Av praktiska skäl ansvarar respektive handläggare för förvaringen av originalen för den post som handläggaren vidarebefordrar till registratorn för registrering. Det är viktigt att endast förvaltningens gemensamma postadress lämnas ut till medborgare, andra myndigheter etc. (med undantag för underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar). Den postadress som ska användas är: Gislaveds kommun Socialförvaltningen Gislaved

4 4 [13] Faxmeddelande: De fax som ni tar emot på er enhet och som ska registreras i nämndens diarium (se bilaga 1) ska du skicka till förvaltningens huvudregistrator för registrering (bifoga i e-post eller skicka kopia via internposten). Av praktiska skäl ansvarar respektive handläggare för förvaringen av originalen för den post som handläggaren vidarebefordrar till registratorn för registrering. För faxmeddelande som inte rör individärende och som kräver registrering lämnas förvaltningens gemensamma faxnummer: Skicka papperspost/faxmeddelande Papperspost: Papperspost som skickas ut läggs i postfack som sedan töms av vaktmästeriet som distribuerar posten. Papperspost och faxmeddelande: När du skickar papperspost/faxmeddelande som ska registreras i förvaltningens diarium ska du skicka det till förvaltningens huvudregistrator (bifoga i e-post eller skicka kopia via internposten). Det ska tydligt framgå när posten skickats. Av praktiska skäl ansvarar respektive handläggare för förvaringen av originalen för den post som handläggaren vidarebefordrar till registratorn för registrering. Papperspost/faxmeddelande som rör individärenden ska hanteras i verksamhetssystem eller på annat sätt enligt de rutiner som finns på enheten, det gäller även andra handlingar som enheten ansvarar för att registrera. BILAGOR OCH TILLHÖRANDE DOKUMENT Bilaga 1 Hantering av inkommande, utgående och upprättade handlingar Enhetsspecifik rutin för registrering av post som rör individärenden (görs utifrån särskild mall) HAR DU FRÅGOR? Kontakta nämndsekreterare/utvecklingsledare på telefon Kontakta registrator på telefon

5 5 [13] Bilaga 1 Uppdaterad HANTERING AV INKOMMANDE, UTGÅENDE OCH UPPRÄTTADE HANDLINGAR Innehåll 1. INKOMMANDE POST... 6 Olika former av registrering av inkommande post Ingen registrering alls (ej Castor) Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område Registeras via postlistan och hålls ordnat Registeras via postlistan till ärende i Castor UTGÅENDE POST... 8 Olika former av registrering av utgående post Ingen registrering alls Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område Registreras via postlistan och hålls ordnat Registreras via postlistan till ärende i Castor UPPRÄTTADE HANDLINGAR... 9 Olika former av registrering av upprättade handlingar Ingen registrering alls (inget krav på förvaring) Registreras i personakter eller i annat system Hålls ordnade Registreras i Castor FÖRVARING Olika sätt att förvara handlingar Inga krav på förvaring Bevaras i personakt inom respektive verksamhet Hålls ordnade Förvaras i system Förvaras i ärende i Castor och i pappersakt Hålls ordnade fram till inaktualitet... 13

6 6 [13] 1. INKOMMANDE POST Olika former av registrering av inkommande post o Ingen registrering alls o Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Postlista o Registrering av huvudregistratorn och berörd enhet/område o Registeras via postlistan och hålls ordnat o Registeras via postlistan till ärende i Castor 1. 1 Ingen registrering alls (ej Castor) o Reklam och kursinbjudningar. o Internpost och intern e-postkommunicering (reell internpost, d.v.s. ej beroende på om posten kommer i internkuvert eller inte). o Handlingar som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Kommunikation som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Ifylld egenproducerad enkät. o Fakturor (nämnden/förvaltningen) till kassan. o Fakturor (privatpersoner) till IFO (Åbjörnsgatan). o Tidningar och böcker. o Partipolitisk post till politikerna. o Facklig post till fackliga representanter. o Privatpersoners fakturor. o Feladresserad post. o Följesedel till beställningar. o Post adresserad med c/o-adresser (öppnas inte/stämplas på kuvert). 1.2 Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Handlingar som tillhör individärenden både SoL, HSL och LSS (biståndsenheten, psykisk ohälsa och Åbjörnsgatan). o Ansökan om tjänster som inkommer i pappersform eller via mejl, skickas till berörd enhet/område och skannas där in i Offentliga jobb. o Handlingar gällande underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar 1.3 Registrering av huvudregistratorn och berörd enhet/område o o Handlingar angående tillsyner från tillsynsmyndighet av förvaltningens verksamhet, ex. tillsynsprotokoll. Registreras i ärende i Castor och, då det rör sig om ett individärende, även av respektive verksamhet i personakt. Domar från förvaltningsdomstolar (förvaltningsrätt, kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen). Registreras i postlistan och läggs i pärm till nämnden. Registreras även av berörd enhet/område i personakt.

7 7 [13] 1.4 Registeras via postlistan och hålls ordnat o Beslut, styrande eller rådgivande dokument från annan myndighet som rör nämndens verksamhet ex. cirkulär och meddelandeblad (gäller inte ärende som socialnämnden har behandlat). Utgångspunkten är att handlingar som kan återfinnas på annat sätt ex. annans myndighets hemsida inte bevaras. o Begäran om registerutdrag enligt PUL, skickas till kommunens PUL-ombud (kommunens arkivarie), kopia till nämndsekreteraren. o Spontanansökningar o Kommunikation med myndighet eller enskild som inte är av ringa betydelse och inte tillhör ett ärende. o Avtal och kontrakt (gäller ej avtal gällande individärenden). Skriv i dokumentbeskrivningen vilket skede avtalet är i (avtal för underskrift alt. undertecknat avtal). o Begäran om allmän handling. Beskriv vad begäran, gäller men inte vem som begär ut handlingen. För handlingar som redan är upprättade eller expedierade görs ingen registrering (det behöver däremot rapporteras till nämnden som delegeringsbeslut, gäller ej handlingar som finns på hemsidan). 1.5 Registeras via postlistan till ärende i Castor o Handlingar som rör anmälan om missförhållande eller vårdskada skrivs in i postlistan och registreras som tom händelse i Castor (lex Sarah och lex Maria). o Remisser som socialnämnden erbjuds att besvara, registreras oavsett om de besvaras eller inte. o Beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i ärenden som socialnämnden ska eller har behandlat. o Skrivelse från allmänheten (nedskrivet meddelande, brev m.m.).

8 8 [13] 2. UTGÅENDE POST Olika former av registrering av utgående post o Ingen registrering alls o Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Postlista o Registreras via postlistan och hålls ordnat o Registreras via postlistan till ärende i Castor 2. 1 Ingen registrering alls o Internpost och intern e-postkommunicering (reell internpost). o Kommunikation som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Utkast och koncept, d.v.s. ej färdigställda handlingar som skickas för konsultation till annan myndighet. 2.2 Ingen registrering gös av huvudregistratorn. Registrering görs av respektive enhet/område o Handlingar som tillhör individärenden både SoL, HSL och LSS (biståndsenheten, psykisk ohälsa och Åbjörnsgatan). o Avtal och kontrakt angående individärenden o Underlag för löneutbetalningar/uppdragsersättningar 2.3 Registreras via postlistan och hålls ordnat o Skriftlig kommunikation (som inte är av ringa betydelse) om spontanansökan. o Anställningsavtal, förvaras hos respektive personalredogörare. o Avtal och kontrakt (ej gällande individärenden). Skriv i dokumentbeskrivningen vilket skede avtalet är i (avtal för underskrift alt. undertecknat avtal). o Kommunikation med myndighet eller enskild som innebär att en handling blir upprättad, samt berörd handling. o Svar på externa enkäter. o Kommunikation med myndighet eller enskild som inte är av ringa betydelse och inte tillhör ett ärende. o Utlämnande av allmän handling (beskriv vilka dokument som har lämnats ut, men inte vem som är mottagaren). Utlämnande av handling som är inkommen/upprättad eller expedierad behöver inte registreras i postlistan (däremot redovisas för nämnden som ett deleringersbeslut, det gäller dock inte de handlingar som finns att tillgå på hemsidan). o Delegeringsbeslut, avslag på begäran om utlämnande av handling (inget dokument registreras i Castor). 2.4 Registreras via postlistan till ärende i Castor o Kommunikation med tillsynsmyndigheter (ej kommunikation av ringa betydelse). o Expediering av beslut och eventuellt beslutsunderlag till utomstående (ej beslut i utskott och nämnd). o Svar på skrivelser från allmänheten.

9 9 [13] 3. UPPRÄTTADE HANDLINGAR Olika former av registrering av upprättade handlingar o Ingen registrering alls o Registreras i personakter eller i annat system o Registreras i ärende i Castor o Hålls ordnade 3.1 Ingen registrering alls (inget krav på förvaring) o Minnesanteckningar, d.v.s. en handling som har upprättats inom förvaltningen och som tillhör ett ärende, endast har tillkommit för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon ny fakta. o Utkast och koncept, d.v.s. ej färdigställda handlingar. 3.2 Registreras i personakter eller i annat system o Handlingar som tillhör individärenden. o Handlingar och information som hålls ordnade i verksamhetssystem Offentliga jobb, Stratsys, Palliativregistret och Streamflow).

10 10 [13] 3.3 Hålls ordnade o Protokoll och föredragningslistor för sociala utskottet, pensionärsrådet, rådet för funktionshinder och facklig samverkan samt övriga förekommande. Original förvaras hos registratorn. o Upprättade handlingar i verkställighetsärenden, beslut som fattas av tjänsteman inom ram för de rutiner som gäller för den löpande verksamheten. Ofta är frågorna redan reglerade i lag eller avtal, detta gäller exempelvis många personalärenden. Förvaras hos respektive handläggare. o Upprättade färdigställda handlingar som saknar ärendeanknytning, exempelvis mötesanteckningar som undertecknas av sekreteraren eller handlingar från utredningar/projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten. Förvaras på G-servern. o Rutinbeskrivningar och lathundar. Förvaras på G-servern. o Avtal och kontrakt som rör personalärenden, exempelvis fullmakt, anställningsavtal och blankett för sekretessmedgivande. Förvaras hos ansvarig tjänsteman/verksamhet. o Avtal och kontrakt, ej sådana som rör personalärenden. Förvaras i förvaltningsgemensamma pärmar. o Listor över delegeringsbeslut från verksamhetssystemen och delegeringsbeslut av allmän karaktär som delges nämnden. Förvara i förvaltningsgemensam pärm. o Dokumentation angående kurser, utbildningar och seminarier som verksamheten har anordnat i egen regi (inbjudan, sammanställning). Förvaras på G-servern. o Egenproducerad enkät. Förvaras på G-servern. o Sammanställning av egenproducerad enkät. Förvaras på G-servern. o Förteckning över befintliga personregister, skickas till kommunens personuppgiftsombud. o Handlingsplan beslutad av förvaltningen. Förvaras på G-servern. o Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer eller affischer etc. Förvaras på G-servern. o Närvarolista och tjänstgöringsrapport för socialnämnden och utskotten (original till löneenheten). o Postlista (finns även i Castor). Förvaras hos registratorn. o Egenproducerad statistik. Förvaras på G-servern. o Listor med kontaktuppgifter. Förvaras på G-servern. o Verksamhetsberättelser. Förvaras i Castor. o Registerförteckning, PUL och dokumenthanteringsblankett, hålls ordnat hos personuppgiftsombudet. o IT-systemdokumentation, dokumentation om exempelvis uppdateringar och sammanställning av loggar. Förvaras hos utvecklingsledarna IT. 3.4 Registreras i Castor o Handlingar som tillhör ärenden som finns upprättade eller upprättas i Castor. o Arbetsutskottets och nämndens protokoll. o Föredragningslistor för arbetsutskottet och nämnden.

11 11 [13] 4. FÖRVARING Olika sätt att förvara handlingar o Inga krav på förvaring o Bevaras i personakt inom respektive verksamhet o Hålls ordnade o Förvaras i system o Förvaras i ärende i Castor och i pappersakt o Hålls ordnade fram till inaktualitet 4.1 Inga krav på förvaring o Reklam och kursinbjudningar. o Handlingar som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Kommunikation som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten. o Internpost och intern e-postkommunicering (reell internpost). o Ifylld egenproducerad enkät. o Tidningar och böcker. o Minnesanteckningar, d.v.s. en handling som har upprättats inom förvaltningen och som tillhör ett ärende som endast har tillkommit för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet någon ny fakta. o Utkast och koncept, d.v.s. ej färdigställda handlingar. o Kopior av förekommande dokument. 4.2 Bevaras i personakt inom respektive verksamhet o Privatpersoners fakturor, IFO. o Handlingar som tillhör individärenden både SoL, HSL och LSS, IFO, LVU och LVM m.fl. o Domar från domstolar, registreras i personakter inom biståndsenheten eller IFO.

12 12 [13] 4.3 Hålls ordnade o Beslut, styrande eller rådgivande dokument från annan myndighet som rör nämndens verksamhet, ex. cirkulär och meddelandeblad (gäller inte ärenden som socialnämnden har behandlat eller ärenden som är sökbart hos annan myndighet). Utgångspunkten är att handlingar som kan återfinnas på annat sätt, ex. annan myndighets hemsida inte bevaras. o Anställningsavtal, förvaras hos respektive personalredogörare. o Protokoll och föredragningslistor för sociala utskottet, pensionärsrådet och rådet för funktionshinder, originalen förvaras i pärm hos förvaltningens registrator. Protokoll från facklig samverkan samt övriga förekommande, förvaras hos respektive sekreterare. o Upprättade handlingar i verkställighetsärenden, beslut som fattas av tjänsteman inom ram för de rutiner som gäller för den löpande verksamheten. Ofta är frågorna redan reglerade i lag eller avtal, detta gäller exempelvis många personalärenden. Förvaras hos ansvarig eller administratör. o Upprättade färdigställda handlingar som saknar ärendeanknytning, exempelvis mötesanteckningar eller handlingar från utredningar/projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Rutinbeskrivningar och lathundar. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Avtal och kontrakt som rör personalärenden, exempelvis fullmakt, anställningsavtal och blankett för sekretessmedgivande. Förvaras hos ansvarig tjänsteman/verksamhet. o Avtal och kontrakt, inte sådana som rör personalärenden. Förvaras hos upphandlingen/och eller förvaltningsgemensam pärm. o Listor över delegeringsbesluten från verksamhetssystem och delegeringsbeslut av allmän karaktär som delges nämnden. Förvaras i pärm hos registratorn. o Dokumentation angående kurser, utbildningar och seminarier som verksamheten har anordnat i egen regi (inbjudan, sammanställning). Förvaras i mappen gemensamt på G- servern. o Egenproducerad enkät. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Sammanställning av egenproducerade enkäter. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Handlingsplan beslutad av förvaltningen. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer eller affischer etc. Förvaras i mappen gemensamt på G-servern. o Närvarolista och tjänstgöringsrapport för socialnämnden och utskotten, hålls ordnade i pärm (original till löneenheten). o Följesedel till beställningar (till kassan) o Postlista (finns i Castor). o Egenproducerad statistik. Förvaras enligt regler för G-servern. o Svar på externa enkäter. Förvaras under gemensamt på G-servern. o Listor med kontaktuppgifter. Förvaras under gemensamt på G-servern. o Verksamhetsberättelser. Förvaras i Castor. o IT-systemdokumentation, dokumentation om exempelvis uppdateringar och sammanställningar av loggar. Förvaras hos utvecklingsledarna IT. 4.4 Förvaras i system o Ansökan om tjänster, Offentliga jobb. o Kommunikation med sökanden angående annonserade tjänster, görs via Offentliga jobb. o Synpunkter och klagomål och kommunikation med berörd. Förvaras i Streamflow. o Handlingar och information som hålls ordnade i diverse verksamhetssystem.

13 13 [13] 4.5 Förvaras i ärende i Castor och i pappersakt o Skrivelse från allmänheten (nedskrivet meddelande, brev m.m.). o Svar på skrivelser från allmänheten (ej individärenden). o Handlingar angående tillsynsärenden, ex. tillsynsprotokoll. o Kommunikation med tillsynsmyndigheter (ej kommunikation av ringa betydelse). o Remisser som socialnämnden erbjuds att besvara. o Beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i ärenden som socialnämnden ska eller har behandlat. o Handlingar som tillhör ärenden som behandlas av arbetsutskottet och nämnden. o Arbetsutskottets och nämndens protokoll. o Föredragningslistor för arbetsutskottet och nämnden (ej i ärende). o Handlingar som rör anmälan om missförhållande eller vårdskada skrivs in i postlistan och registreras som tom händelse i Castor (lex Sarah och lex Maria). Förvaras i dokumentskåp hos registratorn. 4.6 Hålls ordnade fram till inaktualitet o Spontanansökningar, förvaras hos respektive personalredogörare.

Rutin för posthantering (huvudregistrator)

Rutin för posthantering (huvudregistrator) 1 [14] Rutin för posthantering (huvudregistrator) Förvaltningens post ska skickas via staben för registrering. Undantagen är mejl i individärenden som skickas direkt till och från verksamheten, dokument

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning

Läs mer

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Beslutade av Älvsjö stadsdelsnämnd xxxxx stockholm.se 2 (11) Innehåll Lokala rutiner för Lex Sarah 3 Inledning 3 Vem är rapporteringsskyldig? 3 Vad ska rapporteras?

Läs mer

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar

Regler för hantering av allmänna handlingar Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra

Läs mer

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26

Läs mer

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat

Läs mer

Diarieföring av allmänna handlingar

Diarieföring av allmänna handlingar - Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,

Läs mer

Lex Sarah. Grästorps kommun Social verksamhet

Lex Sarah. Grästorps kommun Social verksamhet Social verksamhet Lex Sarah Information om Lex Sarah samt rutiner för rapport/anmälan och handläggning av missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden enligt 14 kap. 2-7 SoL och 24 a-g

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret

Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret ENSKEDE-ÅRSTA-VANTÖRS STADSDELSFÖRVALTNING STABEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2011-01-25 Handläggare: Inga-Karin Mellberg Telefon: 08-508 14 089 Till Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Nämndernas serviceskyldighet

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen 1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen

Läs mer

Rutin för ärenden som tas upp för beslut eller beredning i sociala utskottet

Rutin för ärenden som tas upp för beslut eller beredning i sociala utskottet 2018-06-20 1 [5] Rutin för ärenden som tas upp för beslut eller beredning i sociala utskottet Kommunallagen, förvaltningslagen och socialtjänstlagen innehåller bestämmelser om hur beslutsfattande inom

Läs mer

Regler och rutiner för post och e-post

Regler och rutiner för post och e-post Regler och rutiner för post och e-post Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Rutiner Kanslienheten Kommunstyrelsen Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Namn 2003-03-18

Läs mer

Riktlinjer för hantering av e-post

Riktlinjer för hantering av e-post Riktlinjer för hantering av e-post Fastställd av kommunledningsgruppen den 31 oktober 2018 Planens namn Sida 2(6) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Lagar och regler som reglerar e-posthantering...

Läs mer

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 Gäller fr.o.m. 2019-04-05 Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 E-post som arbetsverktyg och kommunikationskanal... 1 3 Funktionsbrevlådor...

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Rutin för handläggning av missförhållanden enligt Lex Sarah inom hela Socialtjänstens område i Borås Stad.

Rutin för handläggning av missförhållanden enligt Lex Sarah inom hela Socialtjänstens område i Borås Stad. Rutin för handläggning av missförhållanden enligt Lex Sarah inom hela Socialtjänstens område i Borås Stad. _ Fastställt av: Förvaltningschefer på arbetslivsförvaltningen, sociala omsorgsförvaltningen,

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Lex Sarah-rapport: är en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL respektive 24 b LSS.

Lex Sarah-rapport: är en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande enligt 14 kap. 3 SoL respektive 24 b LSS. RUTIN lex Sarah Dokumentets syfte Att beskriva rutiner för handläggning av missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden enligt 14 kap 2-7 SoL samt 24 a 24 g LSS och SOSFS 2011:5. Dokumentet

Läs mer

Rutiner för tillämpning av lex Sarah

Rutiner för tillämpning av lex Sarah 2017-11-09 1 (5) RUTIN AFN 2017/98 Rutiner för tillämpning av lex Sarah Vad är lex Sarah? Lex Sarah brukar man benämna de bestämmelser i socialtjänstlagen, förkortad SoL, och i lagen om stöd och service

Läs mer

POLICY, ANSVARSFÖRDELNING OCH RUTINER FÖR SYNPUNKTS- OCH KLAGOMÅLSHANTERING

POLICY, ANSVARSFÖRDELNING OCH RUTINER FÖR SYNPUNKTS- OCH KLAGOMÅLSHANTERING NORRMALMS STADSDELSNÄMND KANSLISTABEN SID 1 (5) DNR 099-562/2009 POLICY, ANSVARSFÖRDELNING OCH RUTINER FÖR SYNPUNKTS- OCH KLAGOMÅLSHANTERING Synpunkts- och klagomålshanteringens syfte Medborgare och brukare

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Rutin för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah

Rutin för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah för rapportering och utredning av missförhållanden enligt lex Sarah Socialförvaltningen Motala kommun Beslutande: Socialchef Diarienummer: 11/SN 0158 Datum: 2011-10-10 Gäller från: 2011-10-10 Informerad

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-samordnare

Läs mer

Lokal lex Sarah-rutin

Lokal lex Sarah-rutin Norrmalms stadsdelsförvaltning Lokal lex Sarah-rutin Kommunfullmäktige har utfärdat riktlinjer för nämndernas verksamhet när det gäller tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah i socialtjänsten (SoL)

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

riktlinje modell plan policy program regel rutin strategi taxa för behandling av personuppgifter i socialnämndens dataregister ...

riktlinje modell plan policy program regel rutin strategi taxa för behandling av personuppgifter i socialnämndens dataregister ... modell plan policy program riktlinje för behandling av personuppgifter i socialnämndens dataregister regel rutin strategi taxa............................ Beslutat av: Socialnämnden Beslutandedatum: 2015-12-16

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Lokal lex Sarah-rutin Norrmalms stadsdelsförvaltning

Lokal lex Sarah-rutin Norrmalms stadsdelsförvaltning 1 Lokal lex Sarah-rutin Norrmalms stadsdelsförvaltning Reviderad juni 2016 Innehåll Vad är lex Sarah 2 Att medverka till god kvalitet 2 Missförhållanden ska rapporteras 3 Skyldigheten att rapportera 3

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet Danderyds kommun Dokumenthanteringsplan 2011-12-30 Myndighet: Produktionsstyrelsen Beslutsdatum: Enhet: PRODUKTIONSKONTORET IT-stöd: Schoolsoft Administrativt stödsystem som hanterar och lagrar utbildningsrelaterade

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs ADB-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Annonser, annonsmanus

Läs mer

Sekretess, tystnadsplikt, anmälningsskyldighet mm Granskad av: Fastställd av: Fastställd datum: Reviderad datum: Socialförvaltningens ledningsgrupp

Sekretess, tystnadsplikt, anmälningsskyldighet mm Granskad av: Fastställd av: Fastställd datum: Reviderad datum: Socialförvaltningens ledningsgrupp Socialförvaltningens ledningssystem Dokumenttyp: Information Titel: Sekretess, tystnadsplikt, anmälningsskyldighet mm Granskad av: Fastställd av: Fastställd datum: Reviderad datum: Socialförvaltningens

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

Nacka kommuns grunder för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten

Nacka kommuns grunder för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten 1 Nacka kommuns grunder för handläggning och dokumentation inom socialtjänsten Antagna av Socialtjänstens ledningsgrupp 20090128 2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Syfte 3 Underlag 3 Flödesschema 4 Anmälan

Läs mer

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Tjänsteskrivelse 2011-11-01 Handläggare: Lena Edlund FHN 2011.0090 Folkhälsonämnden Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26)

Läs mer

Seminarium om allmänna handlingar

Seminarium om allmänna handlingar Seminarium om allmänna handlingar Upplägg 9.00 Juridiken kring allmänna handlingar 10.15 Vad är ett ärende? Vad, när, hur och varför ska jag diarieföra? 11.00 Hur ska handlingar förvaras och bevaras? 11.30

Läs mer

Bestämmelserna om lex Sarah (SOSFS 2011:5) hittar du på Socialstyrelsens hemsida.

Bestämmelserna om lex Sarah (SOSFS 2011:5) hittar du på Socialstyrelsens hemsida. RIKTLINJE FÖR LEX SARAH inom vård- och omsorgsförvaltningen Handläggare: Socialt ansvarig Beslutsdatum: 2018-10-01 samordnare (SAS) Enhet: Central administration Reviderad: Beslutad av SAS Inledning Lex

Läs mer

Reviderats

Reviderats DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Individ- och familjeomsorg barn och ungdom, individ- och familjeomsorg vuxen, biståndsenheten och enheten för Första giltighetsdatum: 2017-05-30 Dnr: ks2017-209

Läs mer

Lagstiftning Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd; SOSFS 2011:5

Lagstiftning Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd; SOSFS 2011:5 1 Ledningssystem för kvalitet Äldreförvaltningen Ronneby Kommun Ansvarig: Förvaltningsschef Ärende: Rutiner för identifiering och anmälan Lex Sarah Handläggare: Kvalitetsutvecklare Datum: 2014-04-15 Ersätter

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Intern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS

Intern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS Skrivelse 2013-09-04 Dnr VON 2013/104 Reviderad 2014-10-16/GE Vård- och omsorgsnämnden Intern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS Allmänt Lex Sarah är bestämmelser i socialtjänstlagen, (SoL)

Läs mer

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.

3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet. Detta är den senaste internetversionen av författningen. Här presenteras föreskrifter och allmänna råd i konsoliderad form, det vill säga med alla gällande bestämmelser och rekommendationer från grundförfattningen

Läs mer

TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Diarienummer 183/ Socialförvaltning Id AN LEX SARAH

TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Diarienummer 183/ Socialförvaltning Id AN LEX SARAH TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) 2013-09-16 Diarienummer 183/2012.739 Socialförvaltning Id 2013.1821 AN LEX SARAH Rutiner beträffande rapportering och anmälan av missförhållanden inom socialtjänsten och omsorgen

Läs mer

Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning

Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning Dokumentansvarig: Kanslichef Antaget: 2017-09-07 RUTIN 2(10) Innehåll Rutin för utlämnande och sekretessbedömning

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

I '2'~~: ~D" '1Y~':''':

I '2'~~: ~D '1Y~':''': SÖDERTÄLJE KOMMUN ~ KOMMUNSTYRELSENS /5 Tjänsteskrivelse KONTOR 2008-01-10 I '2'~~: ~D" '1Y~':''': Monika Larsson _l.j. I 't Kommunikationsdirektör 08-550224 50 monika.larsson@sodertalje.se fsödertaue

Läs mer

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande. Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering 2013-11-06, rev. 2015-03-30 1(6) Linda Svensson 046-35 64 55 linda.svensson@lund.se Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering Dnr VOO 2013/0191

Läs mer

2. lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, nedan förkortad till LVU,

2. lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, nedan förkortad till LVU, Nummer: SOSFS 2006:5 Rubrik: Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS; beslutade den 17 februari

Läs mer

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning

Läs mer

Rutin för rapportering och handläggning av missförhållanden Lex Sarah

Rutin för rapportering och handläggning av missförhållanden Lex Sarah Handläggare Per-Ola Hedberg Rutin för rapportering och handläggning av missförhållanden Lex Sarah Socialnämnden (kommunstyrelsen i Töreboda) ska enligt 14 kap. 3 SoL och 24 b LSS ansvara för att de som

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 20 Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Kron. ordn. 3-nämndsmöte,

Läs mer

Hantering av lex Sarah-ärenden aaa

Hantering av lex Sarah-ärenden aaa aaa Vård- och omsorgsförvaltningen aaa aaaa aaaa Dokumentnamn: Hantering av lex Sarah-ärenden Dnr: VOO 2017/0016 1(6) Skapad: 2013-11-06 Reviderad: 2017-01-10 Dokumenttyp: Rutin Skapad av: Kvalitetsstrateg

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Grundläggande bestämmelser av Lejla Mulalic

Grundläggande bestämmelser av Lejla Mulalic Grundläggande bestämmelser av Lejla Mulalic De grundläggande bestämmelserna om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in

Läs mer

Information till chefer i socialförvaltningen och biståndshandläggare inom SoL och LSS samt godkända Lov-levarantörer om lex Sarah

Information till chefer i socialförvaltningen och biståndshandläggare inom SoL och LSS samt godkända Lov-levarantörer om lex Sarah 1(5) Information till chefer i socialförvaltningen och biståndshandläggare inom SoL och LSS samt godkända Lov-levarantörer om lex Sarah 1. Rutiner för socialförvaltningens verksamheter vid rapportering

Läs mer

KONTAKTPERSON 9:4 LSS

KONTAKTPERSON 9:4 LSS Kvalitetsdokument KONTAKTPERSON 9:4 LSS Antaget av SON 2005-09-14 74 Reviderat SON 2008-04-23 44 Reviderat SON 2010-12-08 146 Socialförvaltningen Gotlands Kommun Innehåll Kontaktperson 3 Beslut 3 Verkställighet

Läs mer

Riktlinje för rapportering och handläggning av missförhållanden enligt Lex Sarah

Riktlinje för rapportering och handläggning av missförhållanden enligt Lex Sarah Godkänd av (Namn,, Enhet ) Utfärdat av (Namn,, Enhet) RIKTLINJE 1(5) Riktlinje för rapportering och handläggning av missförhållanden enligt Bakgrund Socialnämnden (kommunstyrelsen i Töreboda) ska enligt

Läs mer

Anvisning för ärende- och dokumenthantering

Anvisning för ärende- och dokumenthantering Anvisning för ärende- och dokumenthantering Anvisning Diarienummer: KS2017/0286 Dokumentansvarig: Kanslichef Beslutad av: Förvaltningsledningen Ersätter tidigare beslut Ledningsrådet, 2010-11-15 (KS2013/475)

Läs mer

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess Dokumenthantering i EU-projekt Lagar och regler - Offentlighet och sekretess OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Forskning som bedrivs av myndigheter t.ex. statliga universitet och högskolor lyder under reglerna om

Läs mer

SOCIALFÖRVALTNINGEN Rutin för hantering av skyddade personuppgifter

SOCIALFÖRVALTNINGEN Rutin för hantering av skyddade personuppgifter Rutin för hantering av skyddade personuppgifter Bakgrund Enligt 22 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) är uppgifter inom folkbokföringsverksamheten i regel offentliga. I vissa fall kan det dock

Läs mer

Antagen av Vård och omsorgsnämnden: VON 45 Dnr 09:68/002 hnr 2009:148

Antagen av Vård och omsorgsnämnden: VON 45 Dnr 09:68/002 hnr 2009:148 Sida 1 av 9 Antagen av Vård och omsorgsnämnden: 2009-03-20 VON 45 hnr 2009:148 Reviderad: 2010-03-19 VON 30 hnr 2010:93 (dessa revideringar syns i röd text) Sida 2 av 9 1.Socialtjänstlagen SoL Vård- och

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Lokala rutiner vid hantering av rapporter och anmälningar enligt lex Sarah. En del av kvalitetsarbetet

Lokala rutiner vid hantering av rapporter och anmälningar enligt lex Sarah. En del av kvalitetsarbetet Lokala rutiner vid hantering av rapporter och anmälningar enligt lex Sarah En del av kvalitetsarbetet Fastställd av Individ- och familjenämnden 2014-11-18 Innehåll Skyldighet att rapportera 1 Skyldighet

Läs mer

Regler för dokument- och ärendehantering

Regler för dokument- och ärendehantering Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan

Läs mer

Rutin för rapportering och anmälan gällande lex Sarah Antagen av Barn- och familjenämden 2015-xx-xx

Rutin för rapportering och anmälan gällande lex Sarah Antagen av Barn- och familjenämden 2015-xx-xx RUTIN FÖR LEX SARAH Rutin för rapportering och anmälan gällande lex Sarah Antagen av Barn- och familjenämden 2015-xx-xx Bakgrund och syfte Från och med den 1 juli 2011 trädde nya bestämmelser om lex Sarah

Läs mer

Föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten. Ylva Ehn

Föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten. Ylva Ehn Föreskrifter och allmänna råd om dokumentation inom socialtjänsten Ylva Ehn Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU

Läs mer

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna

Läs mer

Rutin för handläggning av missförhållande, så kallad lex Sara

Rutin för handläggning av missförhållande, så kallad lex Sara Rutin för handläggning av missförhållande, så kallad lex Sara Äldre och personer med funktionshinder med omsorger från Socialförvaltningen ska få en god vård alternativt få gott stöd och god service och

Läs mer

Omedelbara åtgärder När en rapport kommit in ska den som är ansvarig för verksamheten omedelbart vidta de åtgärder som situationen kräver.

Omedelbara åtgärder När en rapport kommit in ska den som är ansvarig för verksamheten omedelbart vidta de åtgärder som situationen kräver. 1 [5] Rutin för utredning enligt lex Sarah och anmälan till tillsynsmyndighet i vissa fall Lex Sarah är en del i det systematiska kvalitetsarbetet i verksamheter som bedrivs enligt socialtjänstlagen, SoL

Läs mer

Rutin hantering av Lex Sarah

Rutin hantering av Lex Sarah Ansvarig för riktlinje Medicinskt ansvarig sjuksköterska Upprättad (av vem och datum) Carina Andersson, MAS, 2013-04-03 Reviderad (av vem och datum) Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp,

Läs mer

Kommunstyrelsens nämndadministration

Kommunstyrelsens nämndadministration Kommunstyrelsens nämndadministration Dokumenttyp Riktlinjer Fastställd/upprättad 2009-09-09 av Kommunstyrelsen 123 Senast reviderad 2015-01-14 av Kommunstyrelsen 6 Detta dokument gäller för Kommunövergripande

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Lokala lex Sarahrutiner

Lokala lex Sarahrutiner Lokala lex Sarahrutiner Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Dnr 1.2.2-477-2014 stockholm.se Lokala lex Sarah-rutiner Beslutade av Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 27 november 2014 Dnr: 1.2.2-477-2014 Hässelby-Vällingby

Läs mer

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Länsstyrelsens beslut om kommunmottagande av nyanlända/ Diarienummer Ja Pärm, integrationssamordna rens rum, överlämnas till centralarkivet

Läs mer

Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.

Läs mer

Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Riktlinje. Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter

Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Riktlinje. Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd/Datum Gäller från datum Riktlinje Riktlinjer för social dokumentation inom socialnämndens verksamheter

Läs mer

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Ärendehanteringsprocessen Ärenden till barn- och grundskolenämnden hanteras i en process som består av flera moment. När ärendet kommer in till skol- och kulturkontoret

Läs mer

Rutiner för lex Sarah Arbetsmarknadsnämnden

Rutiner för lex Sarah Arbetsmarknadsnämnden Rutiner för lex Sarah Arbetsmarknadsnämnden stockholm.se Rutiner för Lex Sarah Juni 2015 Dnr: AMN 2015-0208-01.05 3 (13) Innehåll 1. Rutiner för lex Sarah 4 2. Syftet med lex Sarah 4 3. Rapporteringsskyldiga

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

BESLUT. Ärendet Tillsyn av myndighetsutövning i samband med beslut om insatser enligt LSS i Lidköpings kommun.

BESLUT. Ärendet Tillsyn av myndighetsutövning i samband med beslut om insatser enligt LSS i Lidköpings kommun. BESLUT Inspektionen för vård och omsorg 2016-09-16 Dnr 8.5-6973/2016-10 1(6) Avdelning sydväst Lena Almvik Gomben* lena.almvik-gombor@ivo.se Vård- och omsorgsnämnden Lidköpings kommun 531 88 Lidköping

Läs mer

Riktlinjer för e-post

Riktlinjer för e-post Riktlinjer för e-post Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Diarienummer: KS/2016:805 Dokumentet är beslutat av: Kommunfullmäktige Dokumentet beslutades den: 2017-01-26 Dokumentet gäller för:

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer