Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig MDH /08

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig MDH /08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen Palasso och W3D3. I Palasso registreras uppgifter om anställda, exempelvis uppgifter om lön, ledigheter, och register över anställdas befattningsklassificeringar. I W3D3 registreras av övergripande karaktär som policies och handlingsplaner, avtal, kring arbetsmiljö och sekretessbelagda. Dokumenthanteringsplanen är utformad i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5) och Riksarkivets föreskrifter om vissa ansöknings hos universitet och högskolor (RA-MS 2005:31). Övergripande Befattningsbeskrivningar, kompetensprofil eller befattningsklassificering (BESTA) Bevaras Bevaras digitalt när en strategi för digitalt bevarande av uppgifter från Palasso har upprättats. Handlingar rörande löneför Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp Exempelvis: - Lokala avtal mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationerna - Lönekartläggning - Förhandlingsprotokoll - Handling som visar det slutliga utfallet av förna Jämställdhetsplaner Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp 1.4 Organisationsplaner Bevaras Bevaras genom årsredovisningen, se dokumenthanteringsplan för ekonomiverksamheten, MDH /08 Personalförteckningar Bevaras Bevaras digitalt när strategi för digitalt bevarande av uppgifter ur personaldatabasen är upprättad. Personalekonomiska sammanställningar Bevaras Bevaras genom årsredovisningen, se dokumenthanteringsplan för ekonomiverksamheten, MDH /08 Personalpolicy Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp 1.3

2 Anställningen Ansökningar om entledigande Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp Bevaras i den anställdes personalakt Vid arkivläggning av personalakter. Handlingar som visar på namnändring Bevaras Bevaras i den anställdes personalakt Vid arkivläggning av personalakter. Handlingar kring anställds personalutbildning och annan kompetensutveckling Bevaras Bevaras i den anställdes personalakt Vid arkivläggning av personalakter. Tjänstledighetsansökningar för ledighet över 6 månader Gallras efter 2 år Får gallras under förutsättning att orsaken till tjänstledigheten och dess omfattning framgår av tjänstgöringsjournalerna. Om detta inte är fallet skall kring tjänstledighet bevaras i den anställdes personalakt Ledighetsansökningar som semester, föräldraledighet och tjänstledigheter under sex månader Gallras efter 2 år Tjänstgöringsintyg utfärdade vid myndigheten Bevaras (se undantag under instruktion) Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen bevaras i den anställdes personalakt. Vidarkivläggning av personalakter. Får gallras om de ej innehåller värdeomdömen samt under förutsättning att den anställdes när- och frånvaro framgår av tjänstgöringsjournalerna. Tjänstgöringsjournaler för helt år Bevaras Bevaras digitalt när en strategi för digitalt bevarande av uppgifter från Palasso har upprättats. Tjänstgöringsjournaler per månad Gallras efter 1 månad. Handlingar i samband med pensionsutredning Bevaras Bevaras i den anställdes personalakt Vid arkivläggning av personalakter. Fakturaspecifikationer över pensionsavgifter från PA 03 hos Statens pensionsverk Gallras efter 1 månad.

3 Arbetsmiljö Anmälningar av sjukdomsfall som fortsätter efter sjuklöneperioden Ansökningar om bidrag till arbetshjälpmedel Bevaras Bevaras i den anställdes personalakt Leverans till centralarkivet sker vidarkivläggning av personalakter. Ansökningar om ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Registreras i W3D3 under ärendetyp 1.3.5och sekretessbeläggs Beslut från Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Registreras i W3D3 under ärendetyp och sekretessbeläggs Handlingar kring arbetsskador Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp och sekretessbeläggs. Handlingar kring avsked, uppsägningar och omplaceringar Bevaras Bevaras i den anställdes personalakt Leverans till centralarkivet sker vidarkivläggning av personalakter. Rehabiliteringsutredningar Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp och sekretessbeläggs. Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på Bevaras Registreras i W3D3 under ärendetyp och sekretessbeläggs. individnivå Löneadministration och arbetstid Beslut om utmätning av lön Gallras efter 2 år Arvodesuppgifter och lönetillägg Bevaras Får ej sorteras ihop med andra. Förtecknas i arkivförteckning serie G 3. Reseräkningar med bilagor för tiden innan Reseräkningar med bilagor upprättade från och med Gallras efter 15 år Förlängd gallringsfrist på grund av möjligt underlag i EU-projekt Sjukförsäkran för tillsvidareanställda och visstidsanställda Gallras efter 2 år Beslut om utmätning av lön Gallras efter 2 år

4 Löneadministration och arbetstid, fortsättning Övertids/mertidsuppgifter Gallras efter 2 år Avser både inarbetad övertid/mertid och uttag av kompensationsledighet Skatteuppgifter Gallras efter 2 år Avser jämkningsbeslut, begäran om höjning av skatteavdrag och liknande Läkarintyg för kortare sjukfrånvaro som behålls i original vid högskolan Kopior på läkarintyg för längre sjukfrånvaro som översänds i original till försäkringskassan Avisering om adressändring Gallras efter 2 år Gallras när uppgiften ändrats i personaladministrativt system. Anställningsbeslut och intyg för timanställda Bevaras Beslut registreras i pärm av lönehandläggare. Uppgifter matas även in i lönesystemet Palasso. Uppgifter kring timanställda finns även i arvoden och i transaktionsinformation som bevaras. Övriga underlag Gallras efter 2 år Exempelvis underlag till tidsredovisningssystem eller annat underlag av liknande betydelse.

5 Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Loggsammanställningar, Palasso Redovisar samtliga genomförda transaktioner, inklusive eventuella ändringar, vem som registrerat och vid vilken tidpunkt. Uppgifterna behålls i digital form i Palasso enligt gallringsfrist. Lönelistor Bevaras Bevaras digitalt när en strategi för digitalt bevarande av uppgifter från Palasso har upprättats. Sammanställning över lönearter (benämns även löneartsförteckningar) Bevaras Bevaras digitalt när en strategi för digitalt bevarande av uppgifter från Palasso har upprättats. Tas ej ut ur Palasso förrän avställning digitalt är aktuell. Sammanställningar över beräkning av retroaktiva löner Gallras efter 2 år Får gallras vid direkt om uppgifterna framgår av lönesammanställningar/lönespecifikationer Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för kontroll av Gallras efter Avser periodvisa rapporteringar till externa intressenter, transaktionsinformation 2 månader exempelvis: - Försäkringskassan (information om sjukdom de 14 första dagarna) - Lönestatistik till Statistiska centralbyrån och arbetsgivarverket - Information till Statens pensionsverk kring kommande pensionsutbetalningar

6 Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser, fortsättning Uppgifter som är av betydelse för kontroll av transaktionsinformation från högskolan till andra myndigheter/register Bevaras Avser exempelvis utbetalningsunderlag för KÅPAN, preliminär skatt, arbetsgivaravgifter, löneavdrag. Bevaras digitalt när en strategi för digitalt bevarande av uppgifter från Palasso har upprättats. Uppgifter för skatteredovisning inkomna till högskolan Uppgifter som visar avvikelser i samband med löneberäkningar (benämns även signallistor) Gallras efter 2 år Sammanställningar för avisering om olika personal- eller lönehändelser Gallras vid efter 1 månad. Avser exempelvis listor över aktuella pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälliga anställningar Anställning av personal Ansöknings, beslut och överklagande Gallras två år efter anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Den anställdes ansöknings och ansöknings från den som överklagar anställningsbeslut bevaras. Registreras i W3D3. Tryckta eller publicerade skrifter som bilagts ansökan får återlämnas till den sökande när anställningsbeslutet vunnit laga kraft, om skriftens bibliografiska referenser framgår av ansökningsna. Ansöknings och anställningsbeslut bevaras digitalt i e-arkiv. Ansökningar till ej utlyst anställning Gallras vid inkommande. Anställningsavtal Bevaras Bevaras i den anställdes personalakt. Vid arkivläggning av personalakter.