Lathund för registrering och arkivering av handlingar

Transkript

1 Lathund för registrering och arkivering av handlingar Denna lathund är avsedd att vara ett stöd för institutioner och fakultetskanslier kring vilka handlingar/ärenden som ska diarieföras eller registreras i andra verksamhetssystem. Alla dessa handlingar förekommer inte på alla enheter. Det är inte heller en heltäckande förteckning över handlingar/ärenden som ska diarieföras, utan det kan förekomma handlingar som inte nämns här. Generellt ska alla dokumenterade beslut samt överklagade beslut diarieföras i Gudok under förutsättning att de inte registreras i andra verksamhetssystem. Till dessa ärenden ska också registreras underlag för beslut (PM) samt viktigare korrespondens och skrivelser. Handlingar som inte ska registreras är sådana som hålls systematiskt ordnade (t.ex. i institutionens närarkiv). Exempel på sådana handlingar är uppsatser, avhandlingar, kursdokumentation och primärmaterial inom forskningsprojekt. Dessa bevaras och arkiveras på respektive institution. Vad gäller e-post så räknas dessa i flertalet fall som av tillfällig och ringa betydelse (korrespondens som har karaktären av frågor och svar) och får gallras vid inaktualitet. Det som ska diarieföras är sådan e-post som ingår i ett befintligt ärende eller kan tänkas bli ett ärende i framtiden. I och med att det i många fall kan vara oklart om ett e-postmeddelande kan tänkas bli ett ärende i framtiden så bör e-post som kan komma att bli ett ärende bevaras i e-postsystemet ett år.

2 Styrning, verksamhetsstöd och ekonomi Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Styrdokument (mål, strategier, policys, regler, handlinsplaner) Utformning och bemanning av organisation Beslut om uppdrag (t.ex. dekan, prefekt, studierektor mm) Nominering och utseende av ledamöter i beslutande organ (val) Delegationer (ej ekonomiadministrativa system) Kvalitetsarbete, uppföljningar och utvärderingar av utbildning mm (ej kursutvärderingar) Remisser Arbetsgivarpolitik, löneavtal (RALS) och MBL Beslut (t.ex. prefektbeslut och dekanbeslut) Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse Budgethandlingar (anvisningar, anslagsfördelning, beslutad budget och kompletteringar) Bokslut (beslutat årsbokslut) Avtal (som ej registreras i EKO) Avropsavtal, leveransavtal, direktupphandlingsavtal/offerter Stipendier: dokumentation av sökande och beviljade bidrag ska diarieföras. Internt utlysta medel: dokumentation av vilka som sökt och vilka som beviljats bidrag ska diarieföras. Priser och nomineringar till utmärkelser Gåvor, donationer Testamenten Likabehandling, anmälan om diskriminering och trakasserier Systematiskt arbetsmiljöarbete (rutiner, riskbedömningar, arbetsmiljöprotokoll, handlingsplaner, utredning) Polisanmälningar Riskbedömningar Hyresavtal Lokalplaner Avtal gällande IT/SLA (service level agreement) Universitetsgemensamma utvecklingsprojekt (projektplan m.m) Samverkansavtal Tillstånd att bedriva forskning, t.ex. etikprövning Beslut om gallring av forskningsmaterial eller överföring av forskningsmaterial till annat lärosäte

3 Handlingar som ska registreras i EKO Externa medel - Ansökan, kalkylunderlag, viktigare mailkorrespondens, kontrakt och redovisning till finansiär (forskning) - Ansökan, offert, beslut, kontrakt och redovisning (uppdrag) Handlingar som ska registreras i Tendsign (centralt upphandlingssystem) - Upphandlingar (ej direktupphandling/avrop) - Upphandlingsavtal Handlingar som hålls systematiskt ordnade Övrig ekonomiredovisning (gallringsfrist 10 år) Protokoll Minnesanteckningar

4 Personal Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Personalpolicyhandlingar Jämställdhetsplaner/likabehandlingsplaner Viktigare handlingar rörande kompetenssatsningar på personal Handlingar rörande arbetsmiljö ronder, rapporter och utredningar Utseende av ledamöter i Lokala arbetsmiljökommittéen Handlingar rörande förebyggande hälsovård (friskvårdssatsningar) Hälsobokslut (resultat av friskvårdssatsningar) RALS (avtal, förhandlingsprotokoll mm) Förhandlingsframställan från fackliga organisationer MBL-handlingar Handlingar i internt utlysta rekryteringsärenden Överklagande av anställning (överklagande, yttrande och beslut) Återtag av ansökan i E-rekryteringsärende Beslut om uppdrag Beslut om uppdragstillägg Omställningstid Befordran Antagning som oavlönad docent Överflyttning av docentur från ett annat universitet Byte av ämne för docentur Förnyelse av docentur Kallelse av professor Affiliering av lärare/forskare Prövning av högskolepedagogiska meriter Dispens avseende meriter för handledning av doktorand Utlandstjänstgöring (URA) Överenskommelse om tjänstgöring (intern överenskommelse om utlåning av personal) Lönesättning under pågående anställning

5 Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå Arbetsplatsolyckor Entlediganden Varsel (tidsbegränsad anställning) Handlingar rörande avsked, uppsägningar och omplaceringar Överflyttning av anställning Anmälan till trygghetsstiftelsen Oredlighet i forskning Arbetstvist Klagomål från anställd (allvarligare klagomål som föranleder åtgärd/utredning) Anmälan om diskriminering Pensionsärenden (diarieförs och hanteras av Personalavdelningen, Gemensamma förvaltningen) Ärenden som skall registreras i E-rekryteringssystemet Handlingar i utlysta rekryteringsärenden (se vilka handlingar nedan) Tidsbegränsade anställningar Förlängning av doktorandanställning (institutionstjänstgöring, förtroendeuppdrag) Förlängning av tidsbegränsad anställning Ändrad tjänstebenämning Utökad/minskad omfattning av anställning Utbildningsbidrag (doktorand) Handlingar i rekryteringsärenden (dvs i E-rekryteringssystemet) Underlag (beslut om inrättande av anställning, motivering till rekryteringen och finansieringsintyg) Ansökan/komplettering Återtag av ansökan Beslut om sakkunnig Sakkunnigutlåtande PM om vem som skall anställas Rektorsbeslut vid professorsanställning Tillkännagivande Anställningsavtal/beslut om anställning Beslut om att avbryta rekryteringen

6 Handlingar som registreras i Egenrapporteringen (Palasso) Ledighetsansökningar som semester, föräldraledighet och tjänstledighet Övertids-/mertidsuppgifter Sjukförsäkran Bisyssla Handlingar till personakt Anställningsavtal/beslut om anställning Tjänstgöringsbetyg Handlingar rörande anställds personalutbildning eller kompetensutveckling Ansökan om entledigande Handlingar rörande avsked, uppsägningar och omplaceringar Handlingar rörande arbetsskador (Anmälan, beslut och övriga handlingar som haft betydelse i ärendet) Tjänstgöringsmatrikel Handlingar som hålls systematiskt ordnade (på Personalavdelningen, Gemensamma förvaltningen) Jämkningsbeslut avseende skatteuppgift, gallringsfrist 2 år Begäran om höjning av skatteavdrag, gallringsfrist 2 år Beslut om utmätning av lön, gallringsfrist 2 år Arvodesuppgifter, gallringsfrist 10 år Underlag för manuellt utbetalad lön, gallringsfrist 10 år Reseräkningar med bilagor, gallringsfrist 10 år Läkarintyg, för kortare sjukfrånvaro i original, gallringsfrist 10 år Läkarintyg i kopia, längre sjukfrånvaro där original skickats till Försäkringskassan, gallringsfrist 2 år, (för praktiska eller andra skäl kan fristen förlängas till 10 år) Kvitton rörande läkevårds- och läkemedelsersättningar, gallringsfrist 10 år

7 Student Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Lokal antagning: dokumentation över sökande samt antagna (ansökningshandlingarna kan gallras efter 2 år) Tillgodoräknande (ansökan, underlag samt beslut) Dispenser under studiegången Klagomål från student (allvarligare klagomål som föranleder åtgärd/utredning) Disciplinärende Anmälan om diskriminering Individuell studieplan (Fastställd plan) Överklagande av avslag av ansökan om antagning avslag antagning till senare del (inkl. byte av studieort/inriktning) tillgodoräknande avslag av att ta upp studierna efter studieuppehåll eller anstånd Vid överklagande skall även ansökan och beslut som överklagats diarieföras. Examinatorslista Byte av examinator Beslut om juridisk person i undervisningen Beslut om inrättande och inställande av kurs Beslut om fastställande och revidering av kursplan, utbildningsplan Övergripande avtal och beslut om praktikplats (VFU, ej individnivå) Stipendier, dokumentation av sökande och beviljade bidrag ska diarieföras. Internt utlysta medel (student och anställd): dokumentation av vilka som sökt och vilka som beviljats bidrag ska diarieföras.

8 Handlingar som hålls ordnade Antagning till senare del av program (inkl. byte av studieort/inriktning), gallringsfrist 2 år Studieuppehåll, gallringsfrist 1 år Studieavbrott, gallringsfrist 1 år Examinationsuppgifter (inkl. handledarrapporter och praktikrapporter inom VFU) kan återlämnas till studenten efter betygssättning under förutsättning att resultat förts in i Ladok, provsvar som inte återlämnats får gallras 2 år efter betygssättning. Provformulär hålls systematiskt ordnade och bevaras. Kursdokumentation som hålls ordnad Uppsatser för 60 hp som har särskilt värde eller utgör högsta examinationsnivå ska bevaras. Övriga uppsatser för 60 hp eller motsvarande nivå får gallras 5 år efter betygsdatum, under förutsättning att betyg registrerats i Ladok. Uppsatser på kandidat- och masternivå bevaras. Studenternas kursvärderingar får gallras 2 år efter sammanställning upprättats. Sammanställningen bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på prov bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på hel kurs bevaras. Undertecknad arkivlista för tillgodoräknande av prov/moment och hel kurs bevaras. Deltagarförteckning, schema, tentamensformulär och examinationsuppgifter bevaras. Kompendier, egenproducerat material som inte kan hittas i andra skrifter, samt annat unikt kursmaterial bevaras. Handlingar som gallras vid inaktualitet Rutinmässig korrenspondens med student, gallras vid inaktualitet.

9 Doktorand Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Enskild antagning till forskarutbildningen (ej anställning) Antagning till senare del av forskarutbildningen Beslut att dra in resurser för en doktorands utbildning Beslut att doktorand inte ska få tillbaka resurser för sin utbildning Beslut om huvudhandledare, handledare Beslut/utseende av examinator Byte av examinator Tillgodoräknande Studieuppehåll eller studieavbrott i forskarutbildningen Dispens från behörighetsvillkor (högskolepedagogiska meriter) Dispens gällande meriter för handledning av doktorander Dispenser under studiegången Överklagande av beslut om avslag gällande doktorandärende Klagomål från doktorand (allvarligare klagomål som föranleder åtgärd/utredning) Disciplinärende Anmälan om diskriminering Allmän studieplan Byte av ämnesinriktningen inom forskarutbildningen Beslut om fastställande av kursplan inkl. kursplanen Beslut om inrättande och inställande av kurs Licentiat (anmälan, utseende av betygsnämnd, betygsnämndens protokoll mm) Disputation (anmälan, utseende av betygsnämnd, betygsnämndens protokoll mm) Seminarium

10 Handlingar som ska registreras i E-rekryteringen (se även lathunden Personal) Rekrytering av doktorand Förlängning av doktorandanställning Utlysning av utbildningsbidrag Handlingar som hålls ordnade Individuell studieplan bevaras (2013 ska dessa registreras i särskilt systemstöd) Avhandlingar och rapporter bevaras. Kursdokumentation som hålls ordnad Kursvärderingar får gallras 2 år efter sammanställning upprättats. Sammanställningen bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på prov bevaras. Undertecknad arkivlista för resultat på hel kurs bevaras. Undertecknad arkivlista för tillgodoräknande av prov/moment och hel kurs bevaras. Deltagarförteckning, schema, tentamensformulär och examinationsuppgifter bevaras. Kompendier, egenproducerat material som inte kan hittas i andra skrifter, samt annat unikt kursmaterial bevaras. Handlingar som gallras vid inaktualitet Rutinmässig korrenspondens med doktorand, gallras vid inaktualitet

11 Forskning Handlingar/ärenden som ska registreras i Gudok Tillstånd att bedriva forskning, t.ex. etikprövning Beslut om gallring av forskningsmaterial eller överföring av forskningsmaterial till annat lärosäte Samarbetsavtal (som ej registreras i EKO) Oredlighet i forskning Handlingar som ska registreras i EKO Externa medel - Ansökan, kalkylunderlag, viktigare mailkorrespondens, kontrakt och redovisning till finansiär (forskning) - Ansökan, offert, beslut, kontrakt och redovisning (uppdrag) Handlingar som hålls systematiskt ordnade Forskningsmaterial, primär- och bearbetningsmaterial (får gallras 10 år efter publicering, 15 år för läkemedelsprövningar, primärmaterial som bedöms ha fortsatt forskningsvärde i framtiden bevaras) Avhandlingar och rapporter (bevaras)