FÖRBUNDSINFO. Löneunderlag och lönespecifikationer ska sparas i 50 år

Transkript

1 Kopiera gärna FÖRBUNDSINFO FÖRBUNDSINFO Nr 17 november 2006 Löneunderlag och lönespecifikationer ska sparas i 50 år Det är viktigt att varje anställd kan vara förvissad om att underlag för beräkning av tjänstepensionen och ersättning vid vissa försäkringsärenden är korrekta. För att öka rättssäkerheten bör en viss återhållsamhet vid gallring av löneunderlag och lönespecifikationer tillämpas. En gallringsfrist på 50 år är lämplig. Handläggare: Arkivarie Susanna Henriksén, Svenska kyrkans arkiv i Uppsala, tel , susanna.henriksen@svenskakyrkan.se Administrativ chef Per Westberg, Församlingsförbundet, tel , per.westberg@svenskakyrkan.se Bilaga: Riksarkivets skrivelse Lönehandlingar i Svenska kyrkans upphörda arkiv. SVENSKA KYRKANS FÖRSAMLINGSFÖRBUND Box 4312, STOCKHOLM Tel Fax E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Webbplats Redaktör Lars Lidström

2 Löneunderlag och lönespecifikationer ska sparas i 50 år Löneunderlag och lönespecifikationer ska sparas i 50 år Genom detta FörbundsInfo överlämnas en skrivelse från Riksarkivet om gallring av löneunderlag och lönespecifikationer i de så kallade kyrkokommunala arkiven, det vill säga material från tiden före år Riksarkivet rekommenderar att lönespecifikationer bör bevaras i högst 50 år och därefter gallras. Rekommendationen är också att materialet fortsatt förvaras hos församlingar, kyrkliga samfälligheter och stift där underlaget för pensionsberäkningar sammanställs. Det är emellertid respektive landsarkiv eller stadsarkiv som tar ställning i sak när församlingen, samfälligheten eller stiftet levererar sitt kyrkokommunala arkiv till landsarkiv eller stadsarkiv. Svenska kyrkans arkiv från och med år 2000 De personalhandlingar som upprättats eller inkommit från och med den 1 januari 2000 omfattas av gallringsfristerna enligt Svenska kyrkans bestämmelser, SvKB 2003:1, angående Kyrkostyrelsens beslut med närmare föreskrifter om vården av Svenska kyrkans arkiv. Enligt 10 kap. 10 SvKB 2003:1 gäller en tioårig gallringsfrist för månatliga lönelistor (med tillhörande förteckningar). Denna gallring får bara ske under förutsättning att pensionsutredningar samt utfärdande av betyg, intyg m.m. kan ske utan tillgång till dessa listor, exempelvis med hjälp av de årligen ackumulerade (slutliga) lönelistorna. Om detta inte är möjligt skall de månatliga lönelistorna bevaras så länge det är nödvändigt, innan gallring sker. För att öka rättssäkerheten är det även när det gäller de nya arkiven lämpligt att tillämpa en generell gallringsfrist på 50 år för denna typ av handlingar. Det bör noteras att det är mycket sällan som uppgifterna om inrapporterade pensionsuppgifter är felaktiga. Men samtidigt är det viktigt att det för alla eventualiteters skull finns en möjlighet att kontrollera uppgifterna. Svenska kyrkans bestämmelser finns tillgängliga på Förteckning över utgivna FÖRBUNDSINFO 2006 Nr 1 Utgivning av FörbundsInfo under 2006, 16 januari Nr 2 EU-stöd till kompetensutveckling, 16 januari Nr 3 Clearing av kyrkliga handlingar, 17 februari Nr 4 Allmänna råd för begravningsclearing, 17 februari Nr 5 Stäng fåglarna ute, 17 mars Nr 6 Upphandlingsmallar för projektering och entreprenader, 17 mars Nr 7 Telefoniavtal med Telia Sonera 17 mars Nr 8 Budgetförutsättningar april Nr 9 Hjälpmedel för utarbetande av delegationsordning, 21 april Nr 10 Inget avtal om kopiering ur Psalmer i 2000-talet, 21 juni Nr 11 Riksrevisionen har granskat begravningsverksamheten, 21 juni Nr 12 Förslag till etiska regler för krematorieverksamheten, 21 juni Nr 13 Stiftelser med religiöst ändamål måste betala skatt, 16 augusti Nr 14 Vad får jag för min begravningsavgift?, 16 augusti Nr 15 Redovisning av enkät om särskilda gravplatser, 15 september Nr 16 Ändringar i handelsregisterlagen, 17 november Nr 17 Löneunderlag och lönespecifikationer sparas i 50 år, 17 november FÖRBUNDSINFO NR (5)

3 Dnr RA /3243 Avd. för tillsyn och rådgivning B Jonell Ericsson Landsarkiven Värmlandsarkiv Stadsarkiven i Stockholm och Malmö Lönehandlingar i Svenska kyrkans upphörda arkiv Riksarkivet har uppmärksammats på problem kring hanteringen av lönehandlingar i de kyrkokommunala arkiven t.o.m De frågor som uppmärksammats är gallring av löneunderlagen och lönespecifikationernas betydelse för rättssäkerheten i tjänstepensionsärenden. De två frågor som är aktuella har diskuterats med företrädare från några landsarkiv etc. och vad gäller tjänstepensionsärenden även med Svenska kyrkans pensionskassa och KPA, som administrerar pensioner med kommunala avtal inom den kommunala sektorn samt SPV, Pensionsverket, som administrerar pensioner med statliga avtal inom den statliga sektorn. Löneunderlag Löneunderlag brukar kunna gallras under förutsättning att underlagens uppgifter finns och bevaras en viss tid i lönesystem eller som utdata ur dessa. De föreskrifter som finns om dessa handlingar omfattar inte de kyrkokommunala arkiven (RA-FS 1996:4) och de kyrkospecifika (RA-MS 1997:65, ändrad RA-MS 2000:5) omfattar inte löneunderlagen. För att löneunderlagen skall kunna gallras i de kyrkokommunala arkiven är Riksarkivets bedömning att gallring kan ske med stöd av RA-FS 1991:6. Riksarkivet anser vidare att det är lämpligt att använda sig av gallringsfrister enligt bestämmelserna för Svenska kyrkans arkiv från Dessa frister finns i Svenska kyrkans bestämmelser, SvKB 2003:1, ang. Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vården av Svenska kyrkans arkiv, 9 kap. Gallring och bevarande av handlingar i ekonomiadministrativ och löne-och personaladministrativ verksamhet, 5 avseende Löne- och personaladministration. Vid utformandet av SvKB 2003:1, 5 (5)

4 ang gallringfrister fanns som ledning Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:8) om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv, 4 Personaladministration. Lönespecifikationer De är ytterst angeläget att varje anställd kan vara förvissad om att underlag för beräkning av tjänstepension är korrekt. Det är också viktigt för individen att rätt underlag har rapporterats till den institution/ myndighet som skall administrera tjänstepensionen. RA-MS 2000:5 tillåter gallring av digitala lönesystem under förutsättning att tjänstgöringsjournaler eller lönelistor tas ut på papper eller mikrofilm. Riksarkivet är medvetet om att det finns problem med uttag hos vissa lönesystem. Verket har blivit upplyst om att vare sig lönelistor, tjänstgöringsjournaler eller matriklar använts för att räkna ut tjänstepension och bevisa att en individ varit anställd i församlingen. Lönespecifikationer har använts i stället. Det är tveksamt om församlingarna är medvetna om lönespecifikationernas betydelse i sammanhanget. Lönespecifikationerna torde därför vara den enda handlingstyp som motsvarar kravet i RA-MS 2000:5 på utdata ur lönesystemet som för en anställd visar från- och närvaro under viss period. Handlingarna betraktas dock med största sannolikhet som gallringsbara samtidigt som lönesystemen också gallras. Att bevara uppgifter ur lönesystem bedöms inte som effektivt med ett stort antal arkivbildare utan större möjligheter att göra uttag för arkivändamål. Det har kunnat konstateras att lönespecifikationerna har stor administrativ betydelse och mycket viktig för den anställdes rättssäkerhet i tjänste-pensionsärenden. Frågan har uppkommit om att bevara eller gallra löne-specifikationer. Materialet är omfattande, i alla fall i en större samfällighets kyrkokommunala arkiv, papperet och skriften är ofta av dålig kvalitet. Det administrativa behovet avtar med tiden. Vid de diskussioner som förts med Svenska kyrkans pensionskassa, KPA och SPV, om pensionsgrundande uppgifter, har det kunnat fastställas att församlingarna i många fall har rapporterat in felaktiga och ofullständiga uppgifter samt inga uppgifter alls. Någon menade att rapporteringen var bedrövlig. Enligt SPV hade stiften ansvaret när prästerna gick i pension. Det var dock församlingarna som skulle ansvara för rätt underlag. Det är inte enbart pensionsärenden som kan vara aktuella utan även försäkrings-ärenden. De förda diskussionerna har lett fram till att lönespecifikationer rekommenderas att bevaras i högst 50 år och gallras därefter. Riksarkivet är medvetet om att gallring har skett av lönespecifikationer. Det finns för-samlingar som fullgjort rapportering till berörd part där denna rekommend-ation inte är aktuell. (5)

5 Församlingen är som arbetsgivare ansvarig för att de anställda kommer att få korrekt pension och skall därför ansvara för att rätt rapportering görs till den som skall utbetala pensionen. Lönespecifikationerna bör därför för-varas hos församlingarna. Församlingarnas rapportering av underlag för pensionsberäkningar och denna skrivelse har diskuterats vid sammanträde den 18 oktober 2006 med Samrådsgruppen Arkivverket Svenska Kyrkan. Riksarkivets rekommendation är att lönespecifikationer bör bevaras i högst 50 år och gallras därefter. Rekommendationen är också att materialet förvaras hos församlingarna där underlaget för pensionsberäkningar sammanställs. Britta Jonell Ericsson För kännedom Svenska kyrkan, Kyrkostyrelsen Svenska kyrkans Församlingsförbund, Per Westberg 5 (5)