LÖNEUNDERLAG Vem gör vad! Västmanland-Dalarnas Löneförvaltning

Transkript

1 LÖNEUNDERLAG Vem gör vad! Västmanland-Dalarnas Löneförvaltning 1

2 innehållsförteckning 3. Flödesinformation-vad gäller för flödena 4. Kommun/förbund/Bolag - roll i löneadministrativa processen 5. Attestförfarande/förutsättningar 6. Anställning 7. Anställning - Arvodister och uppdragstagare 8-9. Lön och ersättningar/avdrag Ledigheter Sjukledighet 14. Föräldraledighet Avslutande av anställning FÖRTYDLIGANDE = Kommun/Samordningsförbund/Bolag = Västmanland - Dalarnas Löneförvaltning 2

3 Flödesinformation Vad gäller för flödena? NÄR? Alla löneunderlag som skall hinna med lönekörning skall vara Löneservice TILLHANDA senast den 7:e i månaden. Månadsavlönad personal skall rapportera tillägg/avdrag och ledigheter i självservice (undantag personliga assistenter o personal på bilaga J och pool-avlönade). HUR? Löneunderlag skickas med post till Löneservice, Norbergs kommun, Box 25, Norberg För sent inkommet löneunderlag hanteras sist. Felaktigt löneunderlag skickas tillbaka för åtgärd. 3

4 Kommun- /Samordningsförbunds- / Bolags roll i den löneadministrativa processen Ansvar för att leverera korrekta attesterade uppgifter enligt tidsplan Ansvar för att kontrollera uppgifter innan attest Löneservice har inget mandat att komplettera ej inkomna uppgifter 4

5 Attestförfarande/förutsättningar Vad måste göras för att attesterna skall flyta på? Löneunderlag som skall registreras av Löneservice skall vara attesterade av attestansvarig. För att det inte skall uppstå tveksamheter kring vilka som är attestansvariga måste kommunerna se till att behörighetsförteckning med aktuell attesträtt är korrekt och uppdaterad. Så fort förändring sker så måste Uppdaterad behörighetsförteckning skickas till Lönechef. 5

6 ANSTÄLLNING Skapar underlag/avtal vid nyanställning eller vid byte av anställning. Detta sker på blankett. Fyller i lönebeslut enligt delegationsordning. Skapar underlag vid förändring i anställning. Detta sker på blankett. Attesterar underlag. Skickar schemafil (timecare/puzzel) till Löneservice. Registrerar i de aktiviteter som arbetsledare rapporterat Underlag för,som nyanställning eller byte av anställning. Arkivering av underlag i närarkiv. Registrerar förändring av anställning enligt underlag från arbetsledare. Kopplar schemafil till anställning. Skickar tillbaka ofullständiga underlag till arbetsledare för åtgärd. 6

7 ANSTÄLLNING / ARVODEN UPPDRAGSTAGARE / ARVODISTER Nämndledamöter: Nämndordförande skickar Underlag om nämndvalda Till Löneservice. Ersättning för förrättningsuppgifter registreras av nämndsekr/motvarande. Nämndledamöter: Registrerar förtroendevald i personregistret. Arvodister: Registrerar arvodist och arvode. Arvodister: Underlag attesteras och skickas till Löneservice. 7

8 LÖN OCH ERSÄTTNINGAR Timavlönade: Skapar underlag för timlön på blankett Fyller i lönebeslut enligt delegationsordning. Arbetsledare attesterar underlag. Lönekopplade timecare pool attesteras i självservice. Lönetillägg: Skapar underlag för lönetillägg som fyllnadstid, övertid,ob-tid, jour/ beredskap och resor/traktamente. Arbetsledare attesterar underlag i självservice eller blankett( för arbetstagare som ej kan rapportera i självservice). Timavlönade: Registrerar enligt de underlag som inkommer på blankett. Skickar tillbaka ofullständiga underlag för åtgärd. Arkivering i närarkiv av underlag. Lönetillägg: Registrerar de underlag som inkommer på blankett. Skickar tillbaka ofullständiga underlag för åtgärd. 8

9 LÖN OCH ERSÄTTNING/AVDRAG Införsel: Arbetstagaren erhåller beslut från KFM avseende införsel. Skatteavdrag/jämkning: Arbetstagare erhåller beslut från RSV avseende jämkning och skickar erhållet beslut till Löneservice. Arbetstagare skickar uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag till Löneservice. Återkrav av lön: Fattar beslut om indrivning eller avskrivning i dialog med Löneservice. Införsel: Mottar förfrågan från KFM avseende anställningsförhållanden. Erhåller beslut från KFM avseende införsel. Registrerar uppgifter om införsel Redovisar avdraget belopp. Skatteavdrag/jämkningar: Mottar RSV beslut alt uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag från AT. Registrerar uppgifterna. Återkrav av lön: Rättar för mycket utbetald preliminär lön inom 4 månader. Upprättar överenskommelse med arbetsledare/arbetstagare om rättning ej skett inom 4 månader. Skapar fakturaunderlag om betalning ej sker. Registrerar överenskommet löneavdrag. 9

10 LEDIGHETER Semester: Kontrollerar semestersaldo Attesterar underlag. Semester timmar: Kontrollerar semestersaldo Attesterar på blankett Kompensationsledighet: Kontrollerar kompsaldo Attesterar underlag Semester: Registrerar enligt underlag på personal som ej kan rapportera i självservice. Semester timmar: Registrerar enligt underlag Kompensationsledighet: Registrerar enligt underlag på personal som ej kan rapportera i självservice. 10

11 LEDIGHETER Enskild angelägenhet med lön: Kontrollerar saldo för enskild Angelägenhet med lön. Attesterar underlag. Tjänstledighet < 3 mån: Tillstyrker och attesterar underlag. Tjänst- /studieledighet > 3 mån: Tillstyrker och attesterar underlag på blankett som skickas till Löneservice. Enskild angelägenhet med lön: Registreras enligt underlag på personal som ej kan rapportera i självservice. Tjänstledighet < 3 mån: Registreras enligt underlag på personal som ej kan rapportera i självservice. Tjänst- /studieledighet > 3 mån: Registrerar enligt underlag. 11

12 SJUKLEDIGHET Sjukfrånvaro kort: Medarbetare sjukanmäler- / friskanmäler sig Arbetsledare attesterar Sjukfrånvaro lång: Arbetsledare begär in läkarintyg Fr o m dag 8 om sådant inte Inkommit. Arbetsledare skickar läkarintyg till Löneservice. Arbetsledare friskanmäler på eller blankett till löneadm. när medarbetaren återkommit i tjänst. Sjukfrånvaro kort: Registrerar enligt underlag på personal som ej kan rapportera i Självservice. Sjukfrånvaro lång: Registrerar förlängning av Läkarintyg enligt underlag från arbetsledare. Avslutar sjukavdrag enligt underlag från arbetsledare. 12

13 SJUKLEDIGHET Hel sjukersättning tidsbegränsad: Medarbetare får beslut från FK och kopia skickas till arbetsledare som vidarebefordrar kopia till Löneservice Rehabersättning: Medarbetare får beslut om rehabersättning från FK och kopia skickas till arbetsledare som vidarebefordrar kopia till Löneservice Högriskskydd: Medarbetare får beslut om högriskskydd från FK och kopia skickas till arbetsledare som vidarebefordrar kopia till Löneservice Hel sjukersättning tidsbegränsad: Registrerar uppgifter enligt underlag. Rehabersättning: Registrerar uppgifter enligt underlag. Högriskskydd: Registrerar enligt underlag På uppdrag skickas underlag för ersättning till FK 13

14 FÖRÄLDRALEDIGHET Havandeskapspenning: Medarbetare lämnar beslut från FK till attesterande chef som Attesterar ledighetsansökan och skickar vidare till Löneservice Föräldraledighet: Söker föräldraledighet. Attesterar föräldraledighet och skickar ledighetsansökan till Löneservice Tillfällig vård av barn (VAB): Anmäler ledighet för VAB Attesterar underlag Havandeskapspenning: Registrerar enligt underlag Föräldraledighet: Registrerar enligt underlag Kontrollerar rätt till föräldrapenningstillägg. Tillfällig vård av barn (VAB): Registrerar enligt underlag på Personal som ej rapporterar i självservice 14

15 AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Uppsägning/Avslut: Skapar och attesterar underlag om avgång. Tidsbegränsad anställning: Varslar medarbetare. Hel sjukersättning tillsvidare: Medarbetare mottar beslut från FK och lämnar kopia tillarbetsledare som skickas tillsammans med avgång till Löneservice Uppsägning/Avslut: Registrerar enligt underlag. Tidsbegränsad anställning: Avsluts görs med automatik på tidsbegränsade anställningar/ lönetillägg samt betalar ut slutlön. Hel sjukersättning tillsvidare: Tar emot beslut om hel sjukersättning och registrerar avgång samt betalar ut slutlön. 15

16 AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Intyg/Betyg: Skapar betyg på begäran. Skapar i samarbete med Löneservice tjänstgöringsintyg (arbetsgivarintyg) på begäran. Intyg: Skapar i samarbete med förvaltningen tjänstgöringsintyg och arbetsgivarintyg på begäran 16