1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN beslutad 8 februari 2018, RS 6 reviderad 4 oktober 2018, RS Administration Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Reglementen Akt Ingår i Diarieförda handlingar Riktlinjer Akt Ingår i Diarieförda handlingar Manualer, lathundar, rutinbeskrivningar Digitalt /Vid om funktionen är av typen styrande dokument, kan annars vid Protokoll: regionstyrelse och arbetsutskott Hos RS sekr Ingår i diarieförda handlingar Kallelse/föredragningslista samt handlingar: regionstyrelse och arbetsutskott Hos RS sekr Ingår i diarieförda handlingar Diarieförda handlingar Hos handläggare samt diarieskåp Delegationsärenden Hos RS sekr Ingår i diarieförda handlingar Kungörelse om justering Digitalt 2 år Från 1 januari på webben Postlista Digitalt Arkiveras på papper Korrespondens, rutinmässig Hos handläggare Vid Adresslistor Digitalt, Access Vid Projekt, externa Ansökan, beslut, rekvisitioner, lägesrapporter, slutrapporter, dokumenterad uppföljning Akt Ingår i diarieförda handlingar Projekt, interna Hos handläggare /Vid Tillväxtverkets stödcheckar Ansökan, beslut, slutrapporter vid betydelse för verksamheten, kan annars vid Hanteras i NYPS Tillväxtverkets ärendesystem Ny projekt- och stödärendehantering. Ingår i diarieförda handlingar Sid 1 (9)

2 Handling Förvaring & sortering / Avtals- och anbudshandlingar Separata akter samt Offertförfrågningar, Offerter, Tilldelningsbeslut, avtalspärm Överklaganden, Avtal Avtal, rutinmässiga, t ex leasing av kopiator, Avtalspärm 2 år efter avtalets kaffemaskin upphörande Enklare enkätundersökningar, mindre Digitalt Vid utvärderingar som inte tillhör ett diariefört ärende Externa verksamhetsberättelser Hos handläggare Vid Kursinbjudningar Digitalt Vid Konferenshandlingar: Digitalt Vid Inbjudningar, anmälningar etc Digitala bilder Digitalt /Vid Anmärkning Ingår i diarieförda handlingar vid betydelse för verksamheten, kan annars vid Information på hemsidor Digitalt Vid Skärmdumpar av hemsidan sparas på servern två gånger/år. Trycksaker och informationsmaterial Diarieakt, PACT Samt arkivkartong hos kommunikatör Nyhetsbrev Arkivkartong hos kommunikatör Pressklipp Digitalt Debattartiklar och pressmeddelanden Digitalt Enkäter och enkätsvar Digitalt /Vid Grafisk profil Diarieakt, PACT. Digitalt 2 arkivexemplar sparas i arkivkartong, och i förekommande fall följer de även diarieakter. vid betydelse för verksamheten, kan annars vid Sid 2 (9)

3 Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Sociala medier: Inlägg och kommentarer som Digitalt Ingår i diarieförda handlingar tillför ärende sakuppgift Sociala medier: Inlägg och kommentarer av ringa och tillfällig betydelse Digitalt Gallras när de blivit inaktuella, tidigast efter 3 månader Systemdokumentation Papper/Digitalt /Gallras vid Användardokumentation Papper/Digitalt /Gallras vid IT-riktlinjer Digitalt Abonnemangsuppgifter för telefoni Avtalspärm telefoni Gallras vid Licensavtal Avtalspärm Gallras 10 år efter att avtalet upphört Inlägg vid förutom olämpliga inlägg som skrivs ut, diarieförs och bevaras. Skärmdumpar sparas på servern två gånger/år. Om unik, annars vid Om unik, annars vid När abonnemanget sagts upp eller inte är i bruk längre. Respektive systemägare ansvarig 2. Personaladministrativa handlingar Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Arbetsmiljöutredningar Ofta utförda av extern konsult; t ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö Arbetsskador och tillbud T ex tillbudsanmälningar, skadeanmälningar Sid 3 (9)

4 Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Avgång/entledigande, anmälan om Personalakt Avgångsvederlag, beslut om Personalakt Personalakter Personalstatistik årsvis Ingår i bokslutet Varningar m m Personalakt Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Gallras när anställningen upphör Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Vid Rekrytering Annons Akt Ansöknings- och betygshandlingar för den som Personalakt fått anställning Ansökningshandlingar övriga sökande Akt 2 år På grund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Anställning Anställningsavtal Personalakt Tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg Personalakt MBL-protokoll samt andra förhandlingar som berör enskilda medarbetare Personalakt Disciplinärenden underlag och beslut Personalakt Löneadministration och utbetalningar Löneadministrationen handläggs av Nyköpings kommun Kontrolluppgift Personalfunktionen 15 år i överensstämmelse med bevarandetid för räkenskapshandlingar. Sid 4 (9)

5 Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Löneunderlag Personalfunktionen 2 eller 10 år 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Ersättningar, t ex reseersättningar Personalfunktionen 2 eller 10 år 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år Terminalglasögon Personalfunktionen 10 år Förmåner, beslut om Personalfunktionen T ex motionssubventioner, lunchkuponger Förtroendevaldas rese- och arvodesräkningar Personalfunktionen 2 eller 10 år Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Personalfunktionen 2 år Ledighetsansökningar längre än 6 månader Personalakt Sjuk- och friskanmälan, vård av barn Personalfunktionen 2 år Läkarintyg Personalfunktionen 2 år Retroaktiv lön Personalfunktionen 2 år Banklistor avseende utbetalning av lön Personalfunktionen 10 år Utmätning i lön/införsel Personalfunktionen 10 år Lönespecifikationer Personalfunktionen Löneartsfördelning Personalfunktionen 15 år Preliminärskatt, Begäran om extraskatt, Jämkning Personalfunktionen. 10 år Personalakt om det rör enskilda personer Lönebildning Lönepolicy Lönerevisioner - förhandlingsprotokoll Personalfunktionen Sid 5 (9)

6 Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Rehabilitering och uppföljning Läkarintyg vid arbetsskada Personalakt Rehabutredningar samt tillhörande handlingar Personalakt Pensionsärenden AFA-beslut Personalakt Vid Gallras vid pensionsavgång Listor årslönesummor Personalfunktionen Ansökan om pension Personalakt Pensionsbrev Personalakt Löneväxling, ansökningar och avtal Personalakt Beslut/protokoll i pensionsärende Personalakt förtroendevalda Tjänstegrupplivsärenden Dödsfallsintyg och släktutredning Personalakt Försäkran, avliden arbetstagare Personalakt Arbetsgivarintyg Personalakt 2 år 3. Ekonomiadministration Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Ekonomiadministrativt system samt Ekonomifunktion systemdokumentation Verifikationer Ekonomifunktion, pärm 10 år Verksamhetsplan och budget Ekonomifunktion Ingår i diarieförda handlingar Sid 6 (9)

7 Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Inventarieförteckningar Ekonomifunktion 10 år Ekonomisk statistik Ekonomifunktion 10 år SCB räkenskapssammandrag Kontoutdrag, pärm Ekonomifunktion, pärm 10 år Bokföring Underlag för avstämning av balanskonton Ekonomifunktion 2 år Bokslutspärm Månadsuppföljning Ekonomifunktion 2 år Redovisningar som arbetsgivaravgifter, Ekonomifunktion 10 år personalskatter samt mervärdesskatt Bokslut Årsredovisning Ekonomifunktion Kontoplan Ekonomifunktion Kundreskontra Ekonomifunktion 10 år Leverantörsreskontra Ekonomifunktion 10 år Bokslut och delårsbokslut med underlag Ekonomifunktion Ingår i diarieförda handlingar Dokumenten Årsredovisning och Delårsrapport med ekonomirapport, förvaltnings- och verksamhetsberättelse Kopia på Ekonomifunktion Ingår i diarieförda handlingar 4. Revision Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Revisionsplaner Diarieakt, PACT Revisionsberättelser Diarieakt, PACT Ingår i diarieförda handlingar Revisionsrapport Diarieakt, PACT Sid 7 (9)

8 5. Dataskydd Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Ny dataskyddslagstiftning från 25 maj Regionförbundet Sörmland delar dataskyddsombud med landstinget. Samarbete sker kring avsnittets revidering. Anmälan av behandling av personuppgifter till Hos dataskyddsombudet Före 25 maj: till Datainspektionen dataskyddsombudet Anmälan av behandling av personuppgifter till Administrativa enheten Vid Före 25 maj: personuppgiftsombudet dataskyddsombudet Anmälan av dataskyddsombud (tidigare personuppgiftsombud) till Datainspektionen Administrativa enheten Vid Även entledigande av tidigare anmält ombud Förordnande av dataskyddsombud (tidigare Akt Ingår i diarieförda handlingar personuppgiftsombud) Informationsmaterial från Datainspektionen Administrativa enheten Vid Inrättande av dataskyddsombud (tidigare Akt Ingår i diarieförda handlingar personuppgiftsombud) Registerutdrag, begäran om samt svar Administrativa enheten 1 år 6. EU-projekt Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Handlingar i EU-projekt har gallringsfrister som avviker från det normala. Det är lämpligt att man håller samman ett EU-projekts handlingar och kontrollerar projektets regler och instruktioner om vilken dokumentation som skall finnas och hur länge. Gallringsfristen "vid " tolkas som inte kan inträffa förrän efter det att tiden för revisionen har gått ut. Avtal t ex samarbetsavtal, upphandlingsavtal m m Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan Sid 8 (9)

9 Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Budget, fastställda budgetramar, budgetansvar, Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan attestregler och riktlinjer Projektorganisation, projektets sammansättning, Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan projektledare, och deltagare Uppdragshandlingar, direktiv, uppdragsbeskrivningar Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan etc. ingår ofta i diarieförda handlingar Korrespondens som dokumenterar avgörande Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan överenskommelser m m av långsiktig betydelse Korrespondens, rutinmässig Digitalt/papper Vid Minnesanteckningar Digitalt/papper Vid Protokoll med dagordning och deltagarlista från Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan styrgrupper, projektgrupper, arbetsgrupper, referensgrupper Förstudier Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan Delrapporter Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan Ekonomisk slutredovisning Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan Slutrapporter ingår ofta i diarieförda handlingar Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan Utvärderingar, om utvärdering görs Digitalt/papper /Gallras Se anmärkning ovan Sid 9 (9)