Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration"

Ulla Karlsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 ledning/gemensam administration Verksamhet ledning/ Gemensam administration Antagen Senast ändrad Fullmäktige och styrelser Protokoll - Kommunfullmäktige Protokoll - Kommunfullmäktige protokollsbilagor Protokoll - Kommunstyrelsen Protokoll - Kommunstyrelsen protokollsbilagor arbetsutskott arbetsutskott protokollsbilagor familjeutskott familjeutskott protokollsbilagor vård och omsorgsutskott Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år 10 år Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år 10 år Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år 10 år Ks's närarkiv 2 år Bevaras OBS! Vissa paragrafer i protokollet är HEMLIGA OBS! Vissa paragrafer i protokollet är HEMLIGA Sida 1 av 10

2 ledning/gemensam administration vård och omsorgsutskott protokollsbilagor Ks's närarkiv 2 år 10 år Valberedningsnämnd Protokoll - Valberedningsnämnden Protokoll - Valberedningsnämndens arbetsutskott Protokoll - Valberedningsnämndens arbetsutskotts protokollsbilagor Protokoll - Valberedningsnämndens protokollsbilagor Diarium*) Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år 10 år Ks's närarkiv 2 år 10 år Ärende, flera alt. sökbegrepp Elektronisk databas DoÄr Säkerhetskopia på magnetband **) Bevaras *) Ingår i kommunstyrelsens diarium **)Efter att informationen överförts till medium lämpligt för långtidsarkivering Sida 2 av 10

3 ledning/gemensam administration Valnämnd Protokoll - Valnämnden Ks's närarkiv Efter överenskommelse Bevaras Röstlänger från allmänna val Valdistriktsordning Valnämndens kassaskåp Vid mandatperiodens slut Bevaras Röstlängder som inte använts Valdistriktsordning Valnämndens kassaskåp Lev. ej *) *) vid inaktualitet Valhandlingar - ej godkända budröster Valnämndens kassaskåp Lev. ej *) *) Sparas under aktuell mandatperiod. Gallras sedan. Valnämndens handlingar Ämnesordning Valnämndens kansli Lev. ej *) *) Vid inaktualitet Kartor och kodförteckningar över valdistrikt Valnämndens kansli Vid mandatperiodens slut Bevaras Mottagningsjournaler för förtidsröster Valnämndens kassaskåp Lev. ej 10 år Reversal, mottagande av förtidsröster Valnämndens kassaskåp Lev. ej 10 år Förteckningar över personer som tjänstgjort i samband med val Diarium*) /digitalt Ärende, flera alt. sökbegrepp Valnämndens kansli i Valman Lev. ej 10 år Elektronisk databas Do Är Säkerhetskopia på magnetband **) Bevaras *) Ingår i kommunstyrelsens diarium **)Efter att informationen överförts till medium/format lämpligt för långtidsarkivering Sida 3 av 10

4 ledning/gemensam administration Allmän administrativ och förvaltande verksamhet Anslag - nedtagna Hos resp. sekreterare Lev. ej 2 år Arkivförteckning Ämnesvis*) /digitalt Kommunarkivet i Visual Arkiv Bevaras**) *) Efter arkivbildare **) Verksamma arkivbildare uppdateras Avtal/ramavtal/avropsavtal (verksamhetsinriktade) Avtal/ramavtal/avropsavtal (värdefulla för kommunen) Bokslut Borgerlig vigsel/partnerskap Budgethandlingar Budgetuppföljning Cookie- och globalfiler Alfabetisk Ks's närarkiv Lev. ej 2 år *) *) Efter avtalstidens utgång Ks's närarkiv*) 2 år **) Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 1 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ämnesvis Ks's närarkiv Lev. ej 2 år *) I närarkiv om upphandling föregått avtalsskrivandet 2**) Efter avtalstidens utgång Resp. dator Lev. ej *) *) Tas bort vid inaktualitet Sida 4 av 10

5 ledning/gemensam administration Delegationsbeslut Delårsbokslut INGSORDNING FÖRVARINGSPLATS Samlingsärende, diariet Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras Diarieförda handlingar Diarieförda handlingar - HEMLIGA Diarium Ärendevis/år Ks's närarkiv 2 år*) Bevaras *) Efter avslutat ärende Ärendevis/år Ks's närarkiv 2 år*) Bevaras *) Efter avslutat ärende Elektronisk databas Ärende, flera DoÄr *)Efter att informationen alt. sökbegrepp Säkerhetskopia på överförts till medium lämpligt magnetband *) Bevaras för långtidsarkivering Egenproducerat material: Informationsblad, broschyrer, tidningar, kartor, programblad, affischer, skrifter, nyhetsbrev, böcker etc. Arkivex lev. efter färdigställande Bevaras*) *)1 arkivexemplar av varje. trycksak framtagen och bekostad av Tomelilla kommun eller av kommunen i samverkan med andra Ej diarieförda handlingar Elektroniska anslagstavlor*) Postlistan*) / Ks s närarkiv Lev. ej 2 år**) t Extern webbplats **) ***) * ) **)För vissa specifika dokument med fasta handläggningsrutiner gäller särskilda regler för registrering, sortering och gallring *)"Sociala medier". **)***)Upprättade och inkomna inlägg gallras vid inaktualitet. Skärmbild av sidan tas ut två gånger om året samt inför större förändringar.uttaget görs i Pdf-A format och bevaras. Sida 5 av 10

6 ledning/gemensam administration E-postmeddelanden (inkomna el. upprättade) i gemensam eller individuella elektroniska brevlådor INGSORDNING, eller efter avsändare/ mottagare FÖRVARINGSPLATS Elektronisk databas. Säkerhetskopia på magnetband. Lev. ej *) *) Gallras löpande vid inaktualitet OBS E-postmeddelanden av vikt för verksamheten skrivs ut och lämnas till diariet Felaktiga uppgifter i ADBupptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel Förköpsärenden Förteckning över nämnder och styrelser och förtroendemän Resp. verksamhetssystem Lev. ej Månadsvis/fastighetsbeteckning Ks's närarkiv Lev. ej *) Bokstavsordning / När rättelse skett Ks s närarkiv i Troman *) Bevaras *) 2 månader efter delegeringsbeslut *)Efter att informationen överförts till medium lämpligt för långtidsarkivering Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens*) Kommunal författningssamling Köp o försäljning av kommunens fastigheter - köpeavtal/brev Minnesanteckningar grupp Minnesanteckningar MiA*) /digitalt Tjänsterum Elektronisk brevlåda Lev. ej Vid inaktualitet Ks s närarkiv*) i databas / L:/Dword/KFS 2 år**) Bevaras Ärende/fastighet, diariet Ks's närarkiv 2 år Bevaras t /digitalt ledning närarkiv 2 år Bevaras Ks s närarkiv på L:DWORD/ KANSLI Lev. ej 2 år *)Tillkommen uteslutande för att underlätta förvaltningens arbete och som saknar betydelse för förståelsen av vad som skett i något ärende eller för hur verksamheten bedrivits Uppdateras efter beslut *) **) Ärendeakterna *)Möte i arbetslaget. Sida 6 av 10

7 ledning/gemensam administration Minnesanteckningar, projektgrupp Minnesanteckningar, övriga*) Tjänsterum 2 år Bevaras /digitalt Tjänsterum **) ***) *)**)***)Minnesanteckningar utformade som protokoll, innehållande beslut, beslutsunderlag eller annan information av betydelse för förståelsen av verksamhetens bedrivande bevaras. Övriga minnesanteckningar kan gallras vid inaktualitet. Pressmeddelanden t närarkiv 2 år Bevaras *) Handlingskort för handlingar som endast finns på postlistan och som är äldre än 2 år gallras vid byte av system. Yngre kort förs över. Postlista i DoÄr - Handlingskort, flera alt. sökbegrepp Elektronisk databas Säkerhetskopia på magnetband Lev. ej *) Handlingskort för diarieförda handlingar bevaras och överförs vid byte av system till det nya systemet. Protokoll CESAM*) Protokoll CESAM- Protokollsbilagor Protokoll LOSAM*) Protokoll MBL-förhandling Ks's närarkiv 2 år Bevaras *)Central Samverkansgrupp Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ks's närarkiv 2 år Bevaras *)Lokal Samverkansgrupp Ks's närarkiv 2 år Bevaras Sida 7 av 10

8 ledning/gemensam administration Protokoll interkommunala samarbetsorganisationer Kopior*) Ks's närarkiv Lev. ej Vid inaktualitet *) Original hos den kommun/organisation som har sekreteraransvar Reklam som inte behövs i verksamheten /digitalt Postrum Elektronisk brevlåda Lev. ej Vid postöppningen Systemdokumentation*) Ks's närarkiv Efter färdigställande Bevaras Årsvis t Ärendekort - uttag från DoÄr Ks's närarkiv 2 år Bevaras Ärendelista i DoÄr Ärendekort, flera alt. sökbegrepp Elektronisk databas. Säkerhetskopia på magnetband. Lev. ej Bevaras*) *) Verksamhetssystem. Historik, rutinbeskrivningar etc. Vid avslutat ärende skrivs ärendekort ut på arkivpapper *) Överförs vid byte av system till det nya systemet Upphandling Anbudsinfordran Annons i EGT Förfrågningsunderlag Anbud/offerter, antagna närarkiv 2 år*) Bevaras *) Efter avtalstidens utgång Anbud/offerter, ej antagna Ks s närarkiv Lev. ej 4 år*) *) Efter anbudstidens utgång. Sida 8 av 10

9 Begäran om komplettering Kompletterande anbud Register över vilka som begärt förfrågningsunderlag Anbudsöppningsprotokoll Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Avtal ledning/gemensam administration närarkiv 2 år *) närarkiv 2 år *) *) Bevaras/gallras i enlighet med anbudet *) Bevaras/gallras i enlighet med anbudet närarkiv 2 år*) Bevaras *) Efter avtalstidens utgång Sida 9 av 10

10 ledning/gemensam administration Digitala verksamhetssystem Ärendehanteringssystem DoÄr Elektronisk databas Lev. ej Troman Elektronisk databas Lev. ej Vid inaktualitet*) Vid inaktualitet*) *)Dvs. när all information överförts till nytt system eller till databärare/ format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering Förteckning över förtroendevalda *)Förutsatt att förteckningen tagits ut på papper Förteckning över valförrättare Valman Valnämnden Elektronisk databas Lev. ej Vid inaktualitet*) *)Förutsatt att förteckningen tagits ut på papper Arkivförteckningsprogram Visual arkiv Elektronisk databas Vid inaktualitet*) *)Dvs. när all information överförts till nytt system eller till databärare/ format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering Sida 10 av 10

Relevanta dokument

Verksamhet Byggnadsnämnden ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg")

Verksamhet Byggnadsnämnden (Myndighetsnämnden för miljö och bygg) Verksamhet ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg") Antagen 2009-03-24 Senast ändrad 2016-03-16 NÄRARKIV Nämnden Protokoll - *) Kronologiskt 2 år *) Före 2009-07-01 "Nämnden för miljö och bygg" Delegeringsbeslut*)