Bevarande eller gallring av handlingsslaget

Transkript

1 Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten (ej diarieförda) Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av Förvaring i (original) Papper och digitala format Vid Cirkuläransvarigs dator/arbetsplats Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon SMS/MMS, eller i Bevaras annat verksamhet ssystem Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Verksamhetssystem Vid I anställds telefon Skrivs ut av den som inkommer med synpunkt, eller Bevaras Verksamhetssystem SMS text eller MMS bild annat överförs till PDF format genom avskrift eller verksamhet fotografering och hanteras ssystem därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid I anställds telefon Reklam, kursinbjudningar Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Tidningar och tidskrifter Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Anonyma inkommande handlingar Papper och digitala format Bevaras Mellanarkiv När pärmen är full Ansökningar om olika typer av föreningsbidrag Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda

2 Delegationsbeslut Diarieförda handlingar i som beslutas av kultur och fritidsnämnden Förvaring i (original) Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring Bevaras Mellanarkiv 2 år Med diarieförda Bevaras Mellanarkiv 2 år Förs efter det gångna året över till närarkiv. Handlingar som tillkommer senare förs direkt till centralarkiv. Diarieförda handlingar i som inte kräver beslut av kultur och fritidsnämnden Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda Fullmakt för postöppning Papper och digitalt Vid Pärm i förråd på plan 6 och i Gemensam mapp på Inkommande och utgående (diarieförda) fristående handlingar Bevaras Mellanarkiv 2 år I egen arkivkartong Medborgarförfrågan, synpunkter och klagomål som genererat svar från kultur och fritidsnämndens ordförande Minnesanteckningar ens ledningsgrupp Reversaler kvitto på handlingar överlämnade från kultur och fritidsnämnden till centralarkivet Bevaras Mellanarkiv 2 år Med diarieförda Digitalt Gallras vid Gemensam mapp på Papper Bevaras I pärm i kultur och fritidsförvaltnignen s förråd på plan 6 i Skade och tillbudsanmälningar Synpunkter och klagomål från e tjänster Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda PUL markerat, sekretessprövas innan eventuell utlämning vid begäran.

3 Systemdokumentation system där någon på avdelningen står som systemförvaltare Gallras när information från systemet inte längre behöver återskapas. Förvaring i (original) I respektive system Handlingsslag ska till centralarkiv för förvaring VT 2017 står ingen i som systemförvaltare på central KFN Anslaget protokoll från KFN:s Papper Vid Kommunens sammanträden anslagstavla KFN Arkivbeskrivning Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda KFN Arkivreglemente Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda KFN Avtal surfplattor Papper och digitalt Vid Mellanarkiv KFN Fotografier Digitalt Bevaras Gemensam mapp på i väntan på e arkiv KFN Kultur och fritidsnämnden kallelse till nämndsammanträde, Bevaras Mellanarkiv 2 år På papperskvalitet svenskt arkiv. föredragningslista samt protokoll KFN Reglemente för KFN Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda KFN Remisser Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda KFN Styrande dokument Bevaras Mellanarkiv Med diarieförda KFN Projekthandlingar diarieförda och allmänna handlingar Bevaras Mellanarkiv 2 år Med diarieförda. Projektledaren ansvarar för att dokumentationen sköts på rätt sätt. Alla som förekommer i ett projekt hålls sammankopplade.

4 Bibliotek Sundbyberg Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten (ej diarieförda) Inkomna röstmeddelanden av Förvaringsplats i (original) Papper och digitala format Vid Cirkuläransvarigs dator/arbetsplats Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon, eller i annat verksamhetss ystem centralarkiv för förvaring Bevaras Verksamhetssystem Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av Röstmeddelanden i anställds telefon SMS/MMS Vid I anställds telefon, eller annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssystem SMS text eller MMS bild överförs till PDF format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid I anställds telefon Minnesanteckningar Arbetsplatsmöten Digitalt 2 år Gemensam mapp på Reklam, kursinbjudningar Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Skyddsrondsprotokoll Papper och digitala format Arkivskåp i Tidningar och tidskrifter Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Behöver det inte sparas längre än så, bevaras alla gamla någon annanstans? Bibliotek Sundbyberg Anställningsavtal Papper Vid Arkivskåp i Original hos personalavdelningen vid stadsledningskontoret.

5 Bibliotek Sundbyberg Bibliotek Sundbyberg Avtal med leverantörer Papper Bevaras så länge avtalet löper + 1 år Bibliotek Sundbyberg Broschyrer, foldrar och trycksaker upprättade av/för Sundbybergs stad Förvaringsplats i (original) Arkivskåp i Papper Bevaras Arkivex i arkivskåp i, övrigt i hylla på kontoret på respektive bibliotek. centralarkiv för förvaring Städ m.m. 2 år Allt som går via tryckeriet ska skickas direkt i 2 arkivexemplar till kommunarkivarien. Anlitas en annan firma måste biblioteket spara 2 arkivex själva. Bibliotek Sundbyberg Fakturaunderlag intern Digitalt Vid Raindance uthyrning/bokföringsordrar Bibliotek Sundbyberg Fakturaunderlag övrigt Papper 10 år Arkivskåp i Bibliotek Sundbyberg Kassarapporter och personliga utlägg Papper 10 år Arkivskåp i Bibliotek Sundbyberg Låntagaruppgifter Digitalt 3 år när låntagare ej aktiv Bookit (digitalt lånesystem) Bibliotek Sundbyberg Pappersfakturor Papper 10 år Arkivskåp i Bibliotek Sundbyberg Protokoll samverkan Bevaras Arkivskåp i Bibliotek Sundbyberg Skade och tillbudsanmälningar Bevaras Arkivskåp i 2 år samt verksamhetssystem Bibliotek Sundbyberg Synpunkter Digitalt och papper Bevaras Mellanarkiv i 2 år Med diarieförda. Bibliotek Sundbyberg Uthyrning av lokaler listor och dokumentation Digitalt Bevaras Gemensam mapp på SharePoint 2 år

6 Fritid Sundbyberg Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten (ej diarieförda) Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av Förvaring Papper och digitala format Vid Cirkuläransvarigs dator/arbetsplats Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon SMS/MMS centralarkiv för förvaring, eller i annat verksamhets system Bevaras Verksamhetssystem Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Vid I anställds telefon, eller annat verksamhets system Bevaras Verksamhetssystem SMS text eller MMS bild överförs till PDF format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Vid I anställds telefon Minnesanteckningar Arbetsplatsmöten Digitalt 2 år Gemensam mapp på Reklam, kursinbjudningar Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Systematiskt arbetsmiljöarbete Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Tidningar och tidskrifter Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd Skyddsrondsprotokoll m.m.

7 Fritid Sundbyberg Förvaring Fritid Sundbyberg Anställningsavtal Papper och digitalt Vid Arkivskåp i centralarkiv för förvaring Original hos personalavdelningen vid stadsledningskontoret. Fritid Sundbyberg Skade och tillbudsanmälningar Bevaras Mellanarkiv i 2 år Skickas till central för hantering. Fritid Sundbyberg Synpunkter Digitalt och papper Bevaras Mellanarkiv i Fritidsgårdarna Affischer (arrangemang) Digitalt Bevaras Gemensam mapp på 2 år Med diarieförda. Ett ex per arrangemang överlämnas till enhetschef. Fritidsgårdarna Dokumentation kring arbetsprocesser Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Fritidsgårdarna Film och fotodokumentation Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Fritidsgårdarna Loggbok händelser, besökare Digitalt och papper Bevaras På respektive fritidsgård Fritidsgårdarna Offerter från leverantörer Digitalt Sparas så länge avtalstiden Gemensam mapp på löper + 1 år Fritidsgårdarna Personalmötesprotokoll Digitalt och papper Bevaras Gemensam mapp på och pärm på respektive fritidsgård Fritidsgårdarna Rapporter, statistik Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Fritidsgårdarna Verksamhetsrutiner Digitalt och papper Vid Gemensam mapp på och lapp på väggen på Stationen Arbetsmaterialet som skrivs rent och går till nämnden I avvaktan på e arkiv Inlåst/sekretess om namn Bevaras i årsbokslut

8 Fritid Sundbyberg Fritidsgårdarna Tillståndsbeslut (vid arrangemang m.m.) Förvaring Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Fält Avtal för personlarm Papper Vid Arkivskåp i Fält Fältarfolder Papper och digitalt Bevaras På kontor och i Gemensam mapp på Gräddö barnkoloni Rutiner för drift Papper och digitalt Bevaras Gemensam mapp på och i pärm på Stationen. Gräddö barnkoloni Uthyrningsrutiner Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Gräddö barnkoloni Öppnings och stängningsrutiner Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Ungdomsmottagningen Journaler Papper och digitalt Bevaras CGM J4 Ungdomsmottagningen Provsvar Papper Positiva svar bevaras, negativt gallras efter 2 år I pärm och låda i centralarkiv för förvaring Med journaler Informationsmaterial att dela ut Upprättas i Ungdomsmottagningen Smittspårningsdokument/ Papper Bevaras I pärm och låda i Med journaler partneruppföljning Ungdomsmottagningen Remissvar Papper Bevaras I pärm och låda i Med journaler Ungdomsmottagningen Statistik Digitalt Bevaras G mapp i väntan på e arkiv Ungdomsmottagningen Verksamhetsberättelse Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Ungdomsmottagningen Patientsäkerhetsberättelse Digitalt Bevaras Gemensam mapp på Ungdomsmottagningen Synpunkter och klagomål Papper Bevaras I pärm och låda i Med diarieförda

9 Idrott Sundbyberg Cirkulär och nyhetsbrev, från Papper och externa organisationer m.m. digitala format Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten Papper och digitala format Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Gallras vid Hos respektive anställd Gallras vid Hos respektive anställd Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av Röstmeddelande n i anställds telefon Röstmeddelande n i anställds telefon SMS/MMS eller i annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssystem Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Gallras vid I anställds telefon, eller annat verksamhetss ystem Bevaras Verksamhetssystem SMS text eller MMS bild överförs till PDF format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa SMS/MMS Gallras vid I anställds telefon Minnesanteckningar Arbetsplatsmöten Digitalt 2 år Gemensam mapp på Reklam, kursinbjudningar Papper och digitala format Gallras vid Hos respektive anställd Skyddsrondsprotokoll Papper och digitala format Gallras vid behov Pärm i närarkiv i Löthallen/simhallen och gemensam mapp på. Tidningar och tidskrifter Papper och Gallras vid Hos respektive anställd digitala format Kopior i verksamheterna.

10 Idrott Sundbyberg Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Idrott Sundbyberg Anställningsavtal Papper Bevaras Arkivskåp i Idrott Sundbyberg Mötesanteckningar ledningsgrupp Digitalt Gallras efter 3 år Gemensam mapp på Upprättas i 4/5 ex Idrott Sundbyberg Skade och tillbudsanmälningar Papper och digitalt i Public Idrott Sundbyberg Synpunkter Papper och digitalt i Public Idrottsenheten Ansökan om aktivietsbidrag Papper och digitala format i och ApN Idrottsenheten Idrottsenheten Idrottsenheten Avtal bidragssystemet ApN (LOK stöd) Besiktningsprotokoll fordon, hiss, inredning m.m. Bokningsbekräftelser för tidsbokning anläggningar Bevaras Mellanarkiv i Bevaras Mellanarkiv i, om ansökan inkommer i pappersformat Bevaras Aktivietskort på nätet (ApN) Papper Då avtal upphör Arkivskåp i Papper Vid Arkivskåp i Papper och Gallras efter 3 år Pärm i Löthallens digitala format kontor digitalt bokningssystemet FRI 2 år Skickas till central för hantering. Med diarieförda handlingar Med diarieförda handlingar Eventuellt skriva ut och diarieföra Kopior i verksamheterna. Idrottsenheten Bokningssystem avtal Idavall AB Papper Gallras när avtal upphör Arkivskåp i FRI Idrottsenheten Fakturaunderlag till kunder Papper och Papper gallras efter 10 år Arkivskåp i gällande anläggningar digitala format Idrottsenheten Hyresavtal lokaler för föreningar Papper Gallras när avtal upphör + Arkivskåp i 3 år Idrottsenheten Mötesanteckningar Papper och Gallras efter 5 år Arkivskåp i föreningsträffar digitala format Idrottsenheten Nyckel, lås och passersystem, avtal Papper Gallras vid behov Arkivskåp i Idrottsenheten Nycklar och passersystem, Papper Gallras vid behov Arkivskåp i kvittenser Simhall Avtal företag och externa skolor Digitalt i Actor Gallras vid inaktualiet Digitalt och pärmar och papper Bör vara inlåst

11 Idrott Sundbyberg Simhall Autogiromedgivande Digitalt i Actor och papper Bevaras i system, papper gallras efter 2 år Förvaringsplats i (original) centralarkiv för förvaring Digitalt och pärmar Simhall Kvittenser för passersystem Papper Gallras vid behov Pärm i på kontor i simhallen Simhall Bokning av lokaler Digitalt i Actor Gallras efter 5 år I verksamhetssystem Statistik i årsbokslut Simhall Bokningsbekräftelser för bassängbokning i anläggningen Papper Gallras efter 3 år Pärm i på kontor i simhallen Statistik i årsbokslut Simhall Simhall Fakturaunderlag till kunder gällande bokningar Mötesanteckningar personalmöte Papper och digitalt Papper Papper gallras efter 10 år Pärm i på kontor i simhallen, digitalt Raindance. Papper gallras efter 5 år Pärm i simhallskontor, digitalt gemensam mapp på Simhall Systematiskt brandskyddsarbete Papper och digitalt Gallras vid behov Digitalt och pärmar Simhall Arbetsscheman Digitalt Gallras efter 3 år Bemmanings systemet Quinyx Simhall Försäljningslistor Papper Gallras vid behov Pärm i på kontor i simhallen

12 Kultur Sundbyberg Cirkulär och nyhetsbrev, från externa organisationer m.m. Inkommande och utgående handlingar, av tillfällig eller liten (ej diarieförda) Inkomna röstmeddelanden av Inkomna röstmeddelanden av ringa Inkomna/utgående SMS/MMS av Bevarande eller gallring av handlingsslag et Papper och digitala format Vid Papper och digitala format Vid Röstmeddelanden i anställds telefon Röstmeddelanden i anställds telefon SMS/MMS eller i Bevaras annat verksamhet ssystem Vid, eller annat Bevaras verksamhet ssystem Förvaring i (original) Cirkuläransvarigs dator/arbetsplats Hos respektive anställd I anställds telefon Verksamhetssystem Verksamhetssystem Inkomna/utgående SMS/MMS av ringa Vid SMS/MMS I anställds telefon Minnesanteckningar Digitalt 2 år Gemensam mapp i Arbetsplatsmöten SharePoint Reklam, kursinbjudningar Papper och digitala format Vid Hos respektive anställd centralarkiv för förvaring Avskrift görs av röstmeddelande och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i SMS text eller MMS bild överförs till PDF format genom avskrift eller fotografering och hanteras därefter som allmän handling. Informationen skall registreras i

13 Kultur Sundbyberg Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) Skyddsrondsprotokoll Papper och digitala format Bevaras Gemensam mapp på och i pärm i respektive verksamhet. centralarkiv för förvaring Tidningar och tidskrifter Papper och digitala format Vid Kultur Sundbyberg Anställningsavtal Gallras när personen har slutat. Hos respektive anställd Arkivskåp i Kultur Sundbyberg Arbetsgruppsanteckningar Digitalt Gallras efter 2 år/vid SharePoint Kultur Sundbyberg Affischer, programblad Papper Bevaras Kulturchefens arbetsplats Kultur Sundbyberg Bokning av lokaler Digitalt i Actor Bevaras I verksamhetssystem Kultur Sundbyberg Bokningsbekräftelser Papper 2 år Pärm i receptionen på Kulturcentrum Finns även hos personalavdelningen vid stadsledningskontoret och i kultur och fritidsnämndens arkiv. Allt som går via tryckeriet ska skickas direkt i 2 arkivexemplar till kommunarkivarien. Anlitas en annan firma måste biblioteket spara 2 arkivex själva. Bevaras i Actor i väntan på e arkiv

14 Kultur Sundbyberg Bevarande eller gallring av handlingsslag et Kultur Sundbyberg Deltagarlistor Digitalt Bevaras i verksamhetss ystem Kultur Sundbyberg Fakturaunderlag Papper Papper gallras efter 10 år Förvaring i (original) centralarkiv för förvaring Actor Bevaras i systemet i väntan på e arkiv. Pärm i receptionen, digitalt Raindance. Kultur Sundbyberg Hyreskontrakt (kopia) Papper och/eller digitalt Gallras vid Förvaras i pärm i och digitalt i gemensam mapp på Original hos Kommunlokaler Kultur Sundbyberg Kölistor Digitalt Bevaras i verskamhetss ystem Actor Förvaras i verksamhetssytemet i väntan på e arkiv Kultur Sundbyberg Rutinbeskrivningar Papper Gallras vid Pärm i receptionen Kultur Sundbyberg Skade och tillbudsanmälningar Bevaras Mellanarkiv i Med diarieförda Kultur Sundbyberg Tidningsurklipp Papper Bevaras Aggregat Per år Allaktivitetshuset Avtal med olika leverantörer Papper och digitala format Vid Arkivskåp i Allaktivitetshuset Bokning av lokaler Digitalt i Actor Bevaras I verksamhetssystem Avser städ, brand, hiss, larm Förvaras i verksamhetssytemet i väntan på e arkiv

15 Kultur Sundbyberg Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) Allaktivitetshuset Fakturaunderlag Digitalt 10 år I pärm på kontor, digitalt Raindance. centralarkiv för förvaring Allaktivitetshuset Fotografier Papper och digitala format Bevaras Arkivskåp i Allaktivitetshuset Husmötesprotokoll Digitalt Bevaras Digitalt i gemensam mapp (G:) Allaktivitetshuset Kontrakt med hyresgäster Papper Vid Allaktivitetshuset Kvittenser för nycklar Papper Vid I pärm på kontor i Pärm "Kvittenser" på kontor i Gäller för lokaler, kaféet, kontorsplats. Avser nycklar till teknikrum och föreningsförråd Allaktivitetshuset Larmutryckningar Papper Vid I pärm "Övrigt" på kontor i Allaktivitetshuset Personliga utlägg och kvitton Papper 10 år Arkivskåp i Allaktivitetshuset Polisanmälningar Papper Vid I pärm "Övrigt" på kontor i Allaktivitetshuset Rutinbeskrivningar Papper Vid I pärm "Rutiner" på kontor i Allaktivitetshuset Tidningsurklipp och artiklar Papper och digitala format Bevaras I pärm på kontor i Konst Köpunderlag lös konst (fakturor) Papper och digitala format 10 år Raindance

16 Kultur Sundbyberg Bevarande eller gallring av handlingsslag et Förvaring i (original) Konst Skissinbjudan offentlig konst Digitalt Bevaras Digitalt i gemensam mapp (G:) centralarkiv för förvaring Konst Konst Uppdragsbekräftelse/avtal offentlig konst Avsyningsdokument för offentlig konst (ibland med skötselplan) Papper och digitala format Bevaras Mellanarkiv i Digitalt Bevaras Digitalt i gemensam mapp (G:) Konst Tekniskt underlag vid framtagande av offentlig konst Digitalt Bevaras Digitalt i gemensam mapp (G:) Konst Inventeringslistor för överlämnade samlingar Digitalt Bevaras Digitalt i gemensam mapp (G:) Konst Låneavtal lös konst (inlån/utlån) Papper och digitala format Bevaras Mellanarkiv i Konst Dokumentation/korrespondens kring Papper och digitala format Bevaras Mellanarkiv i donationer Konst Tidningsartiklar gällande offentlig Papper Bevaras I pärm på kontor i konst Konst Korrespondens kring framtagande av Papper och digitala format Bevaras Mellanarkiv i offentlig konst Konst Dokumentation kring restaurerings Digitalt Bevaras Digitalt i gemensam och konserveringsprojekt mapp (G:) Konst Registreringskort för konstsamlingen Papperskort Bevaras Konstförråd i Hallonbergen Med diarieförda Med diarieförda T.ex. Epidemi sjukhus/landsting = fd Ekbacken/Helga Henschen