Bevara/Gallra EU-projekt

Transkript

1 1 Bevara/Gallra EU-projekt

2 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana handlingar som skall bevaras och sådana som får gallras. Hantering av dokument sker både i pappersform och i digital form. De datasystem som används är till största delen generella standardprogramvaror. Små informationsmängder lagras i digital form under längre tid. Bevarandehandlingar ska arkiveras endast på papper. Planen skall vara ett levande dokument och justeras efterhand som det uppstår förändringar. EU-kommissionen kräver en omfattande arkivering. Det är viktigt att kunna förstå arkivet utan vidare förklaringar. Vid projektets slutredovisning kan alla som varit inblandade i projektet vara borta. Arkivmaterialet skall visa alla faserna i projektet och att allt som utlovats har uppnåtts. Handlingar får upprättas elektroniskt, men det måste finnas ett format som kan läsa handlingarna, i synnerhet vid revision. Det är den ledande organisationen i projektet som ska ha originalhandlingarna och lämna ut uppgifter från dessa så länge arkivansvaret ligger på projektägaren (se Arkivansvar). Om Sölvesborgs kommun har varit part i projekt där annan kommun, myndighet eller organisation har arkivansvar skall detta anges på de handlingar som arkiveras. Bevaras/Gallras definitioner Bevaras - innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Gallras - betyder att man förstör allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Detta får endast ske om det finns stöd i ett gallringsbeslut vilket motsvarar dokumenthanteringsplanens gallringsfrister och beslutas av kommunstyrelsen. 10 år - innebär att handlingar skall förstörs 10 år efter det år då handlingen skapades, om inge annat anges. Vid inaktualitet - betyder att handlingar gallras vid in aktualitet d.v.s. då informationen inte längre har något värde eller betydelse för projektet.

3 3 Arkivansvar Arkivansvar har utvald tjänsteman på den förvaltning/avdelning som står som projektägare, eller i vilkens regi projektet bedrivs. Diarieföring Samtliga EU-projekt som genomförs hos en huvudman som omfattas av offentlighetsprincipen diarieförs hos huvudmannen (respektive kontor/avdelning). Diarieföring ska endast göras i Evolution. Om det är ett litet projekt kan all dokumentation samlas i en diarieakt hos huvudmannen. I mer omfattande projekt hålls projektets dokumentation för sig. Dock alltid med en hänvisning från diariet. Observera att det inom offentlig förvaltning finns ett krav på att handlingar, som kan omfattas av sekretess, skall diarieföras. I Evolution ska sådana handlingar märkas med sekretess. Vissa typer av ärenden skall vara diarieförda hos huvudmannen. Detta gäller t.ex. upphandlingsärenden. I dessa fall finns samtliga originalhandlingar hos huvudmannen och kopior hos projektet. Grupperingar Dela upp handlingarna i ett antal grupper, varje grupp får en egen pärm, huvudflik i pärm, hylla eller mapp i datorn, beroende på projektet storlek. Inom respektive flik sorteras handlingarna Se Anvisningar för EU-projekt Bilaga 1 över dokumentation som kan förekomma i EUprojekt och hur dessa kan grupperas. Ytterligare indelning i fler grupper kan behövas i vissa projekt. Rensning Innan handlingar som skall bevaras för arkivering, avlägsna plastfickor och register, postitlappar, gem och nitar. Tjänsteanteckningar som har betydelse för projektet ska vara utskrivna på A4-ark, daterade och signerade. Gallringsfrister Vid beräkning av gallringsfrister för EU-projekt som finansieras av någon av strukturfonderna gäller följande beträffande efter hur lång tid revision kan äga rum. - 3 år efter sista betalning från EU till svenska regeringen

4 4 - sista betalningen sker normalt upp till 5 år efter programperiodens slut - Gallring får ske tidigast 8 år efter programperiodens slut. Vid beräkning av gallringsfrister för EU-projekt som finansieras av någon av de övriga EUfonderna gäller följande beträffande efter hur lång tid revision kan äga rum. - 3 eller 5 år efter projektet erhållit slutbetalning. Rutiner för arkivering Se till att information/data samlas in regelbundet. Samla även in handlingar som upprättats av andra avdelningar inom kommunen vid projektets början eller som har anknytning till projektet. Arkivera redan vid första redovisningstillfället bevaradehandlingar för sig och gallringsbara handlingar för sig vilket underlättar arbetet vid slutredovisningen. Använd pärmar, flytta över bevarandehandlingarna till arkivboxar med ett grönt aktomslag som skrivs ut från Evolution. De gallringsbara handlingarna gallras efterhand ut från Evolution av kommunarkivet. Märk pärmarna och arkivboxarna med projektnamn, år och vilken fondperiod bidraget erhållits från. Gallringsbara handlingar bör även märkas med gallringsår, gärna i rött. Det underlättar den kommande gallringen. Leverans till kommunarkivet Efter att EU-projektet är avslutat enligt gallringsfristerna ska leverans ske till kommunarkivet. Både bevarandehandlingar och gallringsbara handlingar ska levereras i arkivboxar, var för sig. När det gäller gallringsbara handlingar som upprättats elektroniskt ska de bevaras i Evolution. Bevarandehandlingar som upprättats elektroniskt ska skrivas ut och även de tillföras aktomslaget. Leverans av handlingar till kommunarkivet skall ske på reversal. Reversalen skall upprättas i två originalexemplar, vilka båda följer med leveransen till kommunarkivet. Kommunarkivet återsänder det ena exemplaret underskrivet. Bilaga 2 I samband med leveransen upphör projektägarens och tjänstemannens arkivansvar, vilket då övertas av kommunarkivet. Vid eventuella problem eller frågor om arkivering, kontakta kommunarkivet.

5 5 Bilaga 1 Handlingar Bevaras/Gallras 1. Projekthandlingar Bevaras (finns diariefört) - Projektbeskrivningar - Slutrapport heltäckande (digitalt, hemsida och i form av papper) - Protokoll och korrspondens av vikt eller avgörande för projektet - Beslut från fonden eller programmet - Trycksaker (broschyrer, program etc.) där projektet är ansvarig utgivare 2. Övergripande dokumentation Gallras - Föreskrifter och regler för programmet - Avtal/Kontrakt bevaras tills det att de går ut Strukturfonderna tidigast 8 år - Medfinansieringsintyg efter programperiodens slut - Projektansökan - Projektplan - Protokoll (original) Övriga fonder 5 år efter - Beslut om projektförlängning sista utbetalning 3. Allmän information av relevans Gallras (som är lätt att få tag på någon annanstans) - Information från myndigheter Vid in aktualitet 4. Arbetsmaterial Gallras (som behövs endast för projektet genomförande) - Budget med kalkyler och beräkningsunderlag Strukturfonder tidigast 8 år - Arbetsplaner efter programperiodens slut - Korrespondens med partners - Korrespondens med finansiärer Övriga fonder 5 år efter - Personalens tidsredovisningar sista utbetalningen 5. Ekonomiska redovisningen Gallras (Original finns i huvudmannens arkiv) - Leverantörsfakturor Strukturfonder tidigast 8 år - Dokumentation av betalningar efter programperiodens slut - Utdrag ur räkenskaperna bokföringsjournaler - Utdrag ur ekonomisystemet Övriga fonder 5 år efter - Utdrag lönelistor sista utbetalningen - Upphandlingsärenden - Transaktionslistor - Bevis för att fakturorna betalats av ekonomichef eller annan - Hantering av betalningar av leverantörsfakturor - Ev. Bankgarantier - Revisionsintyg (FLC First level kontroll) och andra 6. Dokumentation av projektet Gallras - Dokumentation från arrangemang Strukturfonder tidigast 8 år - Anmälningsblanketter efter programperiodens slut - Deltagarlistor - Närvarolistor Övriga fonder 5 år efter - Program sista utbetalningen - Fotografier från arrangemang - Deltagares prov/examen - Examensresultat - Tidningsartiklar och reportage

6 6 Bilaga 2 LEVERANS AV HANDLINGAR TILL KOMMUNARKIVET Anvisningar Reversal upprättas av avsändaren i två originalexemplar, vilka båda följer med leveransen. Kommunarkivet återsänder det ena exemplaret underskrivet. De överlämnade handlingarna skall specificeras nedan. ÖVERLÄMNAR HÄRMED NEDANSTÅENDE HANDLINGAR TILL KOMMUNARKIVET Handlingar Antal volymer Tid Anmärkning Mottagningserkännande Datum.. Underskrift