Informationshanteringsplan

Transkript

1 Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den Ersätter

2 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i de fem avdelningar som förvaltningen består av: Ledning, Plan och exploatering,, Miljökontoret och Teknik- och fastighet avdelningen. Inom respektive avdelning finns underrubriker för de olika enheter som exempelvis Fastighetsservice, Skogen, Natur och Park m fl. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören

3 får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare att arkivering av handlingar sker korrekt och enligt rutin inom samhällsbyggnadsförvaltningen. Informationstyp Förvaring Diarieföres Bevaras/ Gallras Anmärkning Arkiveringsansvarig Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar?? Osv. SBK ALLMÄNT Avtal Närarkiv Gallras 3 år efter avtalstidens utgång eller vid inaktualitet (ersatt av nytt avtal) Inkomna skrivelser KAISA Bevaras 1 år. Gäller skrivelser som inte diarieförs i annat ärendesystem Utgående skrivelser KAISA Bevaras 1 år. Gäller skrivelser som inte diarieförs i annat ärendesystem

4 BOSTADSANPASSNING Ansökan, beslut BAB2/närarkiv ja Bevaras Akterna med ansökan och beslut skickas till centralarkivet när personen har avlidit eller avflyttat från orten. Intyg, åtgärdsförslag, offerter, fakturor BAB2/närarkiv Ja Gallras Gallras när ärendet skickas till centralarkivet BYGGLOV, RIVNINGSLOV, MARKLOV, ANMÄLNINGSPLIKTIG ÅTGÄRD, FÖRHANDSBESKED, VILLKORSBESKED - PBL Ansökan om bygglov, rivningslov, marklov, anmälningspliktig åtgärd, förhandsbesked, villkorsbesked, etc Teknisk beskrivning Ansökan om kontrollansvarig

5 Situationsplan/nybyggnadsk arta Ritningar; planritning, fasadritning, sektionsritning, detaljritning, etc Konstruktionsritningar, VVS, el, beräkningar, övrigt Grannhörande/grannintyg Begäran om yttrande Yttranden (t.ex. från KEMAB, BRT eller stadsarkitekt) Fotografier Protokoll från tekniskt samråd, arbetsplatsbesök Delegationsbeslut om lov, anmälningspliktig åtgärd, startbesked, slutbesked/slutbevis, etc

6 Protokollsutdrag, nämndbeslut Mottagningsbevis Bekräftelse från kungörelsen i Post- och Inrikestidningar Verifierad kontrollplan/rivningsplan och tillhörande handlingar ByggR/närarkiv ja Bevaras Till kommunarkivet när ärendet avslutats, Relationsritningar Tjänsteskrivelse, nämndärende Återtagen ansökan och tillhörande handlingar. STRANDSKYDDSDISPENS, VATTENVERKSAMHET Kaisa/närarkiv Ja, Kaisa Bevaras Till kommunarkivet när ärendet avslutats, ByggR/närarkiv Ja Gallras Ärendet avslutas, återsändes till sökande. Kopior i närarkivet, gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar Beslut, tjänsteskrivelse

7 Beslut från länsstyrelsen HISSAR Besiktningsprotokoll Föreläggande Dispensansökan Beslut om dispens OVK, OBLIGATORISK VENTILATIONSKONTROLL Besiktningsprotokoll Pärmar i närarkiv Nej Gallras Gallras när nytt besiktningsprotokoll inkommer TILLSYN - PBL Anmälan/skrivelse

8 Begäran om yttrande Mottagningsbevis Yttrande Protokollsutdrag, nämndbeslut ByggR/närarkiv Ja Bevaras Ursprungligen från protokollet i Kaisa Underrättelse