Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 1 av 10

Transkript

1 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 1 av 10 Handling Medium Registreras i Public 360 Bevarande eller gallring Förvaring i en Till centralarkiv Anmärkning A Anbud antagna Anbud ej antagna Anbudsbegäran, förfrågan, förteckning Anmälan enligt 14 kap 1 Socialtjänstlagen SoL Nej Gallras 3 år I nämndens Nej Gallras I nämndens näroch Innevarande år och året innan förvaras i et *Ej inledda utredningar vuxna *Ej inledda utredningar - barn och ungdom *Ej inledda utredningar - LSS och Psyk Anslag av nämndsprotokoll Papper Bevaras Förvaras tillsammans med protokollet Ansökan till medel från socialdonationsfonden Ansökan om sommarjobb Ansökningshandlingar - anställd Ansökningshandlingar - ej anställd Ansökningshandlingar - spontana Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan Attestlista Digitalt Nej Gallras Hos Ja Bevaras Personalavdelningen (original) Nej Nej Gallras 3 år Hos nämndsekreteraren Nej Gallras I pärm hos controller 1 ex. i diariet Rekryteringsverktyg Reach Mee Pärm inkommande post

2 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 2 av 10 Attestlista ekonomiskt bistånd Papper Nej Gallras 10 år I nämndens Avtal, överenskommelser och kontrakt B Beredskapsplan - kommunal akutplan Bokföringsorder Bokslut/årsredovisningar/budgetutfalls-prognoser Ja gallras Hos nämndsekreteraren/ diariet Personnummerbaserad Avtal som ej beslutats via nämnd gallras 2 år efter avtalstidens slut - se delegationsordning Ja Gallras Nej Gallras 10 år I ekonomisystemet Brandsyneprotokoll Papper Ja Gallras Broschyrer, reklam, informationsblad etc. Papper Nej Gallras Hos respektive Budgetrådgivning - skuldsanering Är ej myndighetsutövning * ärendeblad, minnesanteckning, skuldöversikt kalkyler, förslag till hushållsbudget Papper Nej Gallras Hos budgetrådgivaren Förvaras i personakt, skild från socialakter 5-årsregeln gäller vid gallring * skuldrådgivning ej prövade enligt lagen Gallras * skuldsanering prövade enligt lagen Gallras * statistikunderlag Gallras * årsstatistik Bevaras Förvaras ej i personakten * sberättelse Bevaras Förvaras ej i personakten C Checkunderlag Papper Nej Gallras 10 år I nämndens Cirkulär/meddelanden Papper Nej Gallras

3 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 3 av 10 D Delegationsbeslut Delegationsordning Delårsrapporter/delårsbokslut Diarieförda handlingar Undantag beslut som hör till enskildas personakter Diarielistor Papper Nej Bevaras Utdrag från Public 360 Diarieplan Papper Nej Bevaras Utdrag från Public 360 Dokumenthanteringsplan Se under Arkivbeskrivning Domar (individärenden) Papper Nej Gallras I personakt Förvaras eller gallras enligt socialtjänstlagen Dödsboanmälan och boutredningar Nej Gallras I nämndens Bistånd till begravningskostnader redovisas som ekonomiskt bistånd. Dödsboanmälan förvaras i pärm och gallras efter. Dödsboanmälan, statistik E Enkäter Enkäter externa - svar Eu-bidrag Nej Bevaras I nämndens Ja/nej Ja gallras gallras Hos respektive Hos respektive gallras beroende av vikt för en gallras beroende av vikt för en

4 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 4 av 10 F - G Fakturor/fakturaunderlag /leverantör Fakturor/fakturaunderlag /kund Familjehem, avtal och utredningar Familjerätt (tillhör familjerättsen i Solna och Sundbyberg) Fotografier, filmer, video- eller ljudband som rör en Föredragningslistor, kallelser, dagordningar Förmedlingsmedel Nej Gallras 10 år I ekonomisystemet Nej Gallras 10 år I ekonomisystemet Nej Gallras I familjehemsakten Nej gallras Nej Familjerätten överlämnar akterna till Sundbybergs centralarkiv efter att ärendet har avslutats Endast sådant som har betydelse för en eller /och av historiskt intresse Tillsammans med protokollen Handlingarna som ligger till grund för utbetalning återlämnas till sökande * Redovisning av saldot Nej Gallras I nämndens * Pensionsutbetalningslista Nej Gallras I nämndens *Attestlista Nej Gallras 10 år I nämndens Förteckning över förtroendevalda Digitalt Nej Gallras, (Troman = förtroendemannagerister) H Hyreskontrakt, som ej förvaras på fastighetsenheten Papper Nej Gallras I nämndens arkiv

5 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 5 av 10 I- J Inkommande/utgående skrivelser/e-post Inkommande/utgående skrivelser/e-post av ringa betydelse Inventarieförteckning Internfakturor K - L Klagomåls- och synpunktsärenden Kontoplaner med kodförteckningar Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll i kommunen Ja/nej Gallras 3 år Hos nämndsekreteraren Nej Gallras 10 år I ekonomisystemet Nej Bevaras I ekonomisystemet Papper Nej Gallras Hos respektive Kvitton omkostnadsersättning anställd Papper Nej Gallras 10 år I nämndens Löneunderlag - analyslistor Kommunala vuxenutbildningen och SFI Ansökan som samtidigt är studieplan Ansökan övriga Betygskataloger i original med underskrift Individuell studieplaner/elevplaner Klasslistor/grupplistor Korrespondens ej rutinmässig Pärm inkommande post Nej Gallras 2 år Förvaras hos respektive chef och i Personnec (lönemodul) Nej Gallras Hos respektive

6 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 6 av 10 Kopior av intyg som givits i stället för betyg vid ej slutförda utbildningar Kvalitetsredovisningar Lokala arbetsplaner, kurs- och timplaner Lokalt utarbetade betygskriterier Protokoll - elevråd - elevvårdskonferens - klassråd - kursråd - lokal samverkan - lokal skyddsrond - personalkonferens - skolkonferens - yrkesråd - ämneskonferens Sammanställning över resultat från standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i SFI Svar på nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförs inom kommunal vuxenutbildning och Sfi

7 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 7 av 10 M - N Minnesanteckningar från möten med ledningsgrupp, arbetsplatsmöten samt arbetsgrupper mm. Papper Nej Gallras Hos respektive Mottagningsbevis/delgivningserkännande Papper Nej Gallras Hos respektive Månadsredovisningar, ekonomiska Närvarolistor nämnd- och utskottssammanträde Papper Nej På löneavdelningen O Organisationplan P Personakter (lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade LSS) Personakter (socialtjänstlagen SoL, lagen om vård av missbrukare i vissa fall LVM) Personakter - placerade barn (socialtjänstlagen SoL, lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga LVU) Personal (tillsvidare anställd personal, heltid) inkl anställningsbevis, ansökan om entledigande samt längre tjänstledigheter mm Personal, sekretesshandlingar rörande dokumentation om varning, förhandling med fack, avstängning, rehabilitering mm Nej Nej Gallras Gallras I nämndens I nämndens Nej Bevaras I nämndens Papper Ja Bevaras Hos personalavdelningen Papper Ja Bevaras Hos personalavdelningen Personal, tidrapporter på timanställda Papper Nej Gallras 3 år Hos respektive Personal, tjänstledighet fackliga uppdrag Papper Nej Bevaras Hos personalavdelningen Är det ett individärende gallras den enligt socialtjänstlagen Ingår även i arkivplanen Forskningsakter, födda 5,15,25 till centralarkivet efter Forskningsakter, födda 5,15,25 till centralarkivet efter Forskningsakter, födda 5,15,25 till centralarkivet efter 1 ex i diariet 1 ex i diariet Förvaras i pärm

8 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 8 av 10 Polisrapporter * Lagen om omhändertagande av berusade personer LOB - ej känd *Lagen om omhändertagande av berusade personer LOB - känd Protokoll med bilagor: nämnd, MBL, samverkan, jämställdhet samt skyddsrond Papper Nej Gallras 2 år I nämndens Papper Nej Gallras I personakten Protokoll utskott Papper Nej Bevaras I nämndens R Rapporter/slutrapporter i projekt Registerutdrag från Polisen (anställning) Papper Nej Bevaras Hos personalavdelningen Reglementen Sekretssbedömning görs vid begäran om utdrag Sekretessbedömning görs vid begäran om utdrag Rekvisitionskopior Papper Nej Gallras 10 år Förvaras med fakturan Riktlinjer S Semesterlistor Papper Nej Gallras 2 år Hos respektive Sekretesshandling (tystnadsplikt) Papper Nej Bevaras Hos personalavdelningen Statistik Sociala medier samt mobiltelefon * Inkommande kommentar av sociala medier av tillfällig betydelse som inte kräver ytterligare åtgärd Ja gallras Hos respektive Nej Gallras Hos respektive Gäller den politiker förvaras den hos nämndsekreteraren Statistik som innehåller unik information om den egna en bevaras * Inkommande/utgående SMS av tillfällig betydelse som inte kräver ytterligare åtgärd Nej Gallras Hos respektive

9 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 9 av 10 * Utgående inlägg på sociala medier * Utgående kommentar på sociala medier av tillfällig betydelse som inte kräver ytterligare åtgärd Statistiska uppgifter som lämnas till statlig myndighet Systemdokumentation Nej Gallras Hos respektive Nej Gallras Hos respektive Ja Gallras 2 år Hos nämndsekretare/ registrator Nej Gallras Hos respektive systemförvaltare T ex. Socialstyrelsen, Statistiska centralbyrån T Tidningar och tidskrifter Papper Nej Gallras Tillbud, anmälan, kopia Papper Nej Gallras 3 år Hos adm. (stöd och utv.) Original till försäkringskassa, kopia till personalakten samt till redovisning till samverkan på förvaltningsnivå.

10 Social- och arbetsmarknadsnämndens dokumenthanteringsplan Sida 10 av 10 U Underrättelse från * Elleverantör, medd om obet räkning - okänd Papper Nej Gallras 2 år Hos respektive * Elleverantör, medd om obet räkning - känd Papper Nej Gallras I personakten * Vräkningsmeddelande - okänd Papper Nej Gallras 2 år Hos respektive * Vräkningsmeddelande - känd Papper Nej Gallras I personakten * Värd och Kronofogdemyndigheten - okända Papper Nej Gallras 2 år Hos respektive * Värd och Kronofogdemyndigheten - kända Papper Nej Gallras I personakten * Åklagare rörande ungdom - okända Papper Nej Gallras 2 år Hos respektive * Åklagare rörande ungdom - kända Papper Nej Gallras I personakten Uppdragstöd Uppdragstagare: arvode, kvitton på omkostnadsersättning Papper Nej Gallras 10 år I nämndens Utanordningar Papper Nej Gallras 10 år I ekonomisystemet V X Y Z Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan Å Ä Ö Återsökning av moms + kopia av fakturan Papper Nej Gallras 16 år I nämndens Förvaras i pärm Förvaras i pärm Förvaras i pärm Förvaras i pärm