DOKUMENTHANTERINGSPLAN SN , 1030

Transkript

1 Tyresö Kommun Socialnämnden DOKUMENTHANTERINGSPLAN SN , 1030 Socialutskottets protokoll Papper Diarieförs 2 år Pensionärsrådets protokoll Papper Kronologisk 10 år KRF:s protokoll Papper Kronologisk 10 år Kommunala rådet för funktionshinderfrågor Minnesanteckningar från boendeplaneringsgrupp Papper Kronologisk Intresseanmälan för bostad Alfabetisk Kontrakt på Papper Alfabetisk 10 år övergångslägenheter Debiteringsunderlag Digitalt Kronologisk enligt socialtjänstlagens gallringsregler. Datalistor, underlag Geografisk Granskningsbeslut/inspektionsmeddelande Papper Diarieförs 10 år Från tillsynsmyndighet som t.e.x. Arbetsmiljöverket. Sekretess enligt Granskningar internt Papper Diarieförs 10 år Kvalitetsinspektör Beslut om statliga medel Papper Diarieförs 10 år Föreningsstöd ansökan, beslut Föreningsstöd - bilagor Papper Diarieförs 5 år Föreningarnas verksamhetsberättelser, bokslut, verksamhetsplaner m.m Blanketter för samtycke vid publicering av bilder Kronologiskt SCB-statisktik Papper Kronologiskt 2 år 1

2 Personakter och dess innehåll, SoL Personakter och dess innehåll, LSS Anteckningar om kontakter som ej medfört åtgärd Ansökan om bostadsanpassning - intyg - beslut - överklagande - offert - anbud, faktura Alfabetisk Alfabetisk Handläggare Handläggare Efter Efter Papper Kronologisk 2 år Papper Färdtjänst- ansökan, utredning, Papper Alfabetisk 5 år 5 år efter om ej födda 5, 15 eller 25 5 år efter, om ej födda 5, 15 eller 25 Avlidna 5 år efter sista anteckning. Avslutade 10 år efter sista anteckning. Se SKL gallringsråd nr 5 sid Se SKL gallringsråd nr 5 sid Akter för personer födda 5, 15, övriga gallras efter kontroll med IFO. 2

3 Verksamheter för personer med funktionsnedsättning Genomförandeakter, en del av personakten Papper / Hängmappar i arkivskåp. till personakten som förvaras hos handläggaren Händelserapporter Papper Kronologisk Enhetschef s efter 1 år Händelser som leder till vidare åtgärder fram till beslut fattats. Uppdrag Biståndsbeslut, kopia Genomförandeplan SoL Genomförandeplan LSS Papper / Journalanteckningar SoL Journalanteckningar LSS Handlingar rörande brukare Papper / Andra hands hyreskontrakt Papper Fastighet, Objekt avflyttning Ersättningar från F-kassan Papper Kronologisk 10 år Handlingar av vikt förvaras i genomförandeakten. Övrigt gallras vid. 3

4 Äldreomsorgen - utförare Boenden Hälso- och sjukjournal, HSL Avdelning Dag 5, 15 Rensning enligt direktiv av MAS Signeringslistor HSL Papper Alfabetisk Avdelning 10 år Lägges till HSL. Avvikelser dokumenteras i journal. Delegering HSL Papper Enligt datum för omprövning Avdelning 3 år Skickas till MAS efter 1 år. Levnadsjournal Papper Avdelning Dag 5, 15 Avvikelserapporter Papper Kronologisk Enhetschef Genomförandeplan SoL Papper Journalanteckningar SoL Avdelning Dag 5, 15 Avdelning Efter Dag 5, 15 Biståndsbeslut, kopia Papper Person- Fullmakter, apoteket Papper Kronologisk Enhetschef 2 år Övriga handlingar rörande Papper Personbrukare Hemtjänst Veckoplaneringar TES Papper Veckovis 1 år Läggs vid till personakt. Sammanställs en gång per halvår till MAS. Avvikelser som leder till Lex Maria anmälningar fram till beslut fattats. Läggs vid till personakt Läggs vid till personakt Till biståndsavdelningen vid behov. 4

5 Beläggningslistor 1 år Original till biståndsavdelningen. Underlag hemtjänsttimmar Kronologisk 1 år Handlingsplaner Papper Kronologisk Enhetshcef Läggs till personakt. Rapportblad till/från Bevakningsassistans Papper Kronologisk Enhetschef Privata vårdgivare Handlingar rörande enskilda / 5år Återlämnas till biståndsavdelningen när den boende flyttar eller avlider, enligt gällande gallringsregler. 5

6 Individ- och familjeomsorg Handlingstyp Medium Sorteringsordning Till kommunarkivet Familjehemsakter Familjerättsakter 2 år efter 5 år efter 5 år Akter för personer födda dag 5, 15 eller 25, övriga gallras efter 5 år. Undantag: Avtal om boende, vårdnad och umgänge får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet. Övriga avtal gallras 5 år efter barnet fyllt 18 år. Adoptionsärenden Papper 2 år efter Faderskapsärenden Papper Person- 2 år efter In- och utbetalningar Digitalt 10 år Sker genom Treserva med anknytning till löne- och ekonomisystemet. Lönelistor familjehem Papper Person- 1 år Lönelistor kontaktfamilj Papper Person- 1 år LOB:ar (Rapporter enligt lagen Papper Kronologisk 2 år Finns i den s.k. Kronpärmen om omhändertagande av berusade personer), kopior Trafiknyketerhetsbrott, kopior Papper Kronologisk 2 år I Kronpärmen Övriga polisrapporter Papper Kronologisk 2 år I Kronpärmen 6

7 Resursenheten Psykologjournaler Elevregister Papper Läkarutlåtanden Papper Journalanteckningar Digitalt/ Personpapper Föreståndare I personakt I personakt Betyg Papper Centrum- Skolan Tyresö gymnasium Dagbehandling Måsen 10 år Förs in i systemet ProfDoc. s 10 år efter sista anteckning. Dag 5, 15 Skrivs i lösenordsskyddade Worddokument. Läggs in i personakt efter.. Kontaktblad, klienter Papper Alfabetisk 2 år Närvarolistor, klienter Papper Alfabetisk ianktualitet 7