Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun Antagen av kommunstyrelsen , 193 Dokumenthanteringsplanen omfattar de handlingar som förekommer i allmän administrativ och förvaltande verksamhet och är gemensam för hela Burlövs kommun. Detaljerade hanteringsanvisningar för handlingarna framgår därför inte, men vid behov kan planen kompletteras med interna anvisningar utifrån förvaltningens egna rutiner. Anvisningarna måste i så fall vara samstämmiga med denna plan. Alla förvaltningar har kanske inte alla de handlingar som finns upptagna i planen, bestämmelserna om /gallring tillämpas då handlingarna förekommer i den egna verksamheten. Planen är ett gallringsbeslut som omfattar många handlingstyper samtidigt. Om en handling saknas i planen är gallring ej tillåten, ett gallringsbeslut måste då fattas av arkivmyndigheten och handlingen måste sparas tills ett sådant beslut finns. Om handlingar tillkommer eller upphör rapportera detta till kommunens arkivarie så att hänsyn kan tas till det inför kommande revideringar. Planen är uppställd efter verksamhet med tillhörande handlingstyper. Handlingar som är upptagna i planen är huvudexemplar. Övriga exemplar och kopior som finns ute i verksamheten, t.ex. på drift- eller kostnadsställe, kan gallras vid inaktualitet, dvs. när de inte längre behövs i arbetet. Förvaltningarna ansvarar själva för sina allmänna handlingar i enlighet med gällande lagstiftning, föreskrifter och arkivreglemente för Burlövs kommun. När handlingarna inte längre behövs för den löpande verksamheten kan de efter överenskommelse övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Förklaringar till planen avser det medium handlingen ska bevaras på. anger hur handlingen ska hanteras: innebär att handlingen skall bevaras för all framtid, s med angivande av gallringsfrist innebär att handlingen ska gallras (förstöras) efter angivet hela antal år. 1 (10)

2 Innehåll 1. Arkivering Postöppning och registrering Information/kommunikation Nämnds-/styrelseadministration Planering, uppföljning och utvärdering Policy-/styrdokument Projekthandlingar PuL-administration Generellt förekommande handlingar i verksamheterna Arkivering Arkivförteckningar Svenskt Arkiv 100 Arkivbeskrivningar Dokumenthanterings- planer Gallringsbeslut Kan ingå i Diarieförda handlingar Leveransreversal/mottagningskvitto Kan ingå i Diarieförda handlingar 2. Postöppning och registrering Adresslistor Diarier Verksamhetssystem Diarieförda handlingar Diarieförda handlingar bevaras i allmänhet, men genom gallringsbeslut kan vissa handlingstyper gallras Diarieplaner, sakkoder Fax, försättsblad Fax, sändningskvitton sekretessbelagda handlingar Fax, sändningskvitton, övriga handlingar Fullmakter för öppnande av personadresserad post s Försättsblad som tillför ärende information bevaras tillsammans med ärendet T.ex. att fullmakten är ersatt med en annan gällande fullmakt eller att personen slutat sin anställning. 2 (10)

3 Korrespondens av betydelse för verksamheten Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse för verksamheten Korrespondens av rutinmässig karaktär Postlistor Register till diarier (t.ex. diariekort, diarielistor) Tillförs ärende eller hålls ordnat på sådant vis att man utan svårighet kan fastställa om handlingen kommit in eller upprättats. Handlingar som innehåller sekretessuppgifter ska diarieföras. Vid inaktualitelas Behöver ej registreras eller hål- ordnad. Se vidare Föreskrift om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, antagen av KS , 160 T.ex. inkomna cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse, handlingar överlämnade för kännedom Utgör sökingångar till handlingar i förvaltningens arkiv. Årliga uttag på papper: 1. ämnesordnat och 2. kronologiskt 3. Information/kommunikation Informationsskrifter, broschyrer och andra trycksaker (egenproducerade) Nyhetsbrev Pressklipp rörande den egna verksamheten Pressmeddelanden Om sådana förekommer 3 (10)

4 Sociala medier Se anmärkning För hantering av klagomål och synpunkter se under avsnitt 9. Generellt förekommande handlingar: Klagomålshantering Meddelanden, inlägg etc. i övrigt (verksamhet och personal) som föranleder någon typ av åtgärd diarieförs och bevaras utan- för det sociala mediet. Inlägg som är av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Sekretessbelagda uppgifter får ej förekomma i sociala medier. De ska tas bort och registreras i diariet för fortsatt handläggning. Se vidare Föreskrift om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, antagen av KS , 160 och Riktlinjer för sociala medier antagen av KS , Nämnds-/styrelseadministration Arvodesunderlag, förtroendevalda s efter 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda Kan ingå i protokollsbilagor eller i Diarieförda handlingar delegationsbeslut Beslutade delegationer, attesträtter etc. Föredragningslistor, dagordningar och kallelser s Om de inte fungerar som register Förtroendevalda, register över Om det inte registreras i centralt förtroendemannaregister Inkallelseordning för ersättare Kan ingå i protokollsbilagor Justeringsanslag Om tillkännagivandet antecknats på protokollet kan anslaget gallras Närvarolistor från sammanträden s Om de utgör underlag för arvode gallras de efter 10 år Protokoll från nämnd/styrelse Svenskt Arkiv 100, bindes in och utskott från beredningar och kommittéer Svenskt Arkiv (10)

5 från politiska arbetsgrupper från styrgrupper från handikappråd, pensionärsråd och ungdomsråd från samarbetsorgan och samrådsgrupper samt övriga organ där nämnden/ styrelsen har sekreteraran- Svenskt Arkiv 100 Svenskt Arkiv 100 Svenskt Arkiv 100 Svenskt Arkiv 100 svar Protokollsbilagor Kan ingå i Diarieförda handlingar Protokollsutdrag Läggs till respektive ärende Protokollsutdrag från valberedning Register och innehållsförteckningar till protokollen Kan ingå i Diarieförda handlingar Om sådana upprättas 5. Planering, uppföljning och utvärdering Budget Kan ingå i Diarieförda handlingar Intern kontroll Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner etc. Målarbete Dokumentation av mål och strategier samt utvärderingar av arbetet Verksamhetsberättelser Verksamhetsplaner Kan ingå i Diarieförda handlingar Uppföljningsrapporter: kvartals- och/eller delårsrapporter Kan ingå i Diarieförda handlingar med bokslut till nämnd/styrelse Årsberättelser, årsrapporter Kan ingå i Diarieförda handlingar 6. Policy-/styrdokument Arbetsordningar 5 (10)

6 Delegation, riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Delegationsförteckningar Handböcker Om framtagna för den egna verksamheten Informationspolicy Kan ingå i Diarieförda handlingar Manualer/lathundar Miljöledningssystem - Miljöpolicy Kan ingå i Diarieförda handlingar - Miljöplaner (handlingsplaner för miljöarbetet) Kan ingå i Diarieförda handlingar - Miljöcertifiering/miljödiplomering, dokumentation av Organisationsscheman/beskrivningar Ingår ofta i handlingar som skrivelser, tjänsteutlåtanden, årsberättelser etc. Policy- och styrdokument Avser t.ex. arbetsordningar, ITpolicy, jämställdhets- och mångfaldsplaner, resepolicy, samt övriga policy- och styrdokument. Ingår ofta i Diarieförda handlingar Rutinbeskrivningar 7. Projekthandlingar Större projekt kan ha särskild personal, sådana handlingar hanteras enligt dokumenthanteringsplan för Personaladministration. Om det gäller handlingar inom EUprojekt observera att dessa kan ha gallringsfrister som avviker från dem som normalt används för projekthandlingar. Om sådana handlingar förekommer kontakta kommunens arkivarie. Avtal Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Korrespondens av betydelse för projektet Korrespondens, tillfällig Minnesanteckningar 6 (10)

7 Protokoll med dagordningar Svenskt arkiv 100 och deltagarlista Projektdirektiv Projektplaner Projektorganisation T.ex. projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, tidplaner, budgetramar, budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Slutrapporter Uppdragshandlingar Direktiv, målbeskrivningar, uppdragsbeskrivningar Utvärderingar Övriga projekthandlingar T.ex. affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton och övrigt egenproducerat informationsmaterial. 8. PuL-administration Anmälan till Datainspektionen om behandling av per- sonuppgifter Anmälan till personuppgiftsombud om behandling av uppgifter s vid inaktualitet Registerförteckning Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Begäran om registerutdrag från enskild s Samtycke till utlägg på webbplats s Samtyckesblanketter för behandling av personuppgifter s 9. Generellt förekommande handlingar i verksamheterna Anbud, inte infordrade och inte antagna Anteckningar från olika interna verksamhetsmöten Se vidare under Protokoll 7 (10)

8 Arbetsmaterial Se anmärkning Arbetsmaterial i form av utkast, koncept, kladdar etc. och som utgör förstadier till definitivt utformad handling gallras vid inaktualitet. Material som tillför sakuppgift bevaras. Avtal Kan ingå i Diarieförda handlingar. Se även Upphandlingsärenden Avtal, rutinmässiga s 2 år efter inaktualitet Enkäter (egna), sammanställningar av Enkäter (egna), svar och andra underlag Enkäter, kartläggningar etc. (med svar) Enkäter, kundundersökningar etc. (med svar) Fotografier, filmer, video, ljudband m.m. som dokumenterar den egna verksamheten Fotografier, filmer, video, ljudband m.m. framtagna för t.ex. intern information och utbildning T.ex. leasing av kopiatorer, städ etc. Om avtalen diarieförs bevaras de i Diarieförda handlingar Om betydelse för verksamheten Fotosamlingar Förslagsverksamhet - Riktlinjer - Inkomna förslag, register - Inkomna förslag, belönade Inventarieförteckningar Klagomålshantering - Klagomål, synpunkter och medborgarförslag av betydelse för verksamheten - Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad allmän karaktär Om ringa betydelse för verksamheten Ej belönade förslag kan gallras vid inaktualitet Diarieförs - Sammanställningar, rapporter, statistik Kurser, utbildningar etc. i egen regi - Anmälningar s vid inaktualitet - Deltagarlista 8 (10)

9 - Egenproducerat studiematerial - Kursintyg - Övriga handlingar Kurs- och konferensinbjudningar Minnesanteckningar eller promemorior, generellt Se anmärkning Nyckel-/taggkvittenser Organisationsplaner från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Protokoll eller minnes-/ mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten, interna verksamhetsmöten etc. Protokoll från facklig samverkan (lokal samverkan och MBL) Remisser och remissvar/yttranden Spontanofferter och leverantörsinformation Slutrapporter/-dokumentation från projekt, utredningar samt protokoll och dylikt som kan behövas för att rätt förstå materialet Statistik som innehåller unik information om verksamheten PM eller annan uppteckning som enbart kommit till för ärendes föredragning eller beredning gallras vid inaktualitet. Anteckningar som tillför ärendet sakuppgifter bevaras. Svenskt Arkiv 100 Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller unik information av betydelse för verksamheten Svenskt Arkiv 100 Kan ingå i Diarieförda handlingar Statistik, övrig Säkerhetspolicy Säkerhetsrutiner, dokumentation av nämnds-/verksamhetsspecifika rutiner 9 (10)

10 Tjänsteanteckningar Se anmärkning Tjänsteanteckningar som tillför ärendet sakuppgift bevaras. Övriga anteckningar som inte tillför sakuppgift eller är av ringa eller tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet. Obs! att uppgifter som meddelats i direkt muntlig information, via röstmeddelande, SMS, eller på annat sätt, med betydelse för utgången av ett ärende ska antecknas och tillföras ärendet. Tjänsteutlåtanden och Ingår i Diarieförda handlingar -skrivelser Uppdragshandlingar För t.ex. konsulter, projekt. Kan ingå i Diarieförda handlingar Upphandlingsärenden, t.ex. förfrågningsunderlag, anbud, anbudsförteckning, protokoll, beslut, underrättelse och kontrakt Kan ingå i Diarieförda handlingar Utredningar och studier Yttranden Ingår i Diarieförda handlingar Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun Beslutsorgan Kommunstyrelsen Antagen Diarienummer KS/2012:170 Dokumentansvarig Arkivarie Förvaltning Kommunledningskontoret 10 (10)