Riktlinjer för informationshantering

Transkript

1 Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process Ronja Krische Dnr Fax KS/2013:443 Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt Antagen: Reviderad: Giltig t.o.m: Ansvarig ägare: Utvecklingsstrateg

2 Vision Informationshanteringen i Upplands Väsby präglas av att Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och använder information (Riksarkivet). Genom att ha ordning på våra handlingar sparar vi tid och pengar. Dessutom uppfyller vi tryckfrihetsförordningen och dess krav på tillgänglighet. Vi har ordning på våra handlingar och kan enkelt återfinna det vi söker. Våra kunder får snabb service och ledtiderna är korta informationshanteringen är effektiv. Vi uppfyller kraven som ställs på oss när det gäller offentlighetsprincipen och kunskapsnivån i organisationen är hög. Tack vare att vi har ordning på informationshanteringen kan vi hålla en hög kvalité på våra tjänster och den service vi erbjuder våra kunder, både interna och externa. Genom bevarandet av våra handlingar är vi alla med och bidrar till vårt framtida kulturarv. En ovärderlig kunskapsbank finns i vårt arkiv. Dessa riktlinjer ska fungera som ett stöd och en ingång till kommunens informationshantering. Genom ordningen kan vi leva upp till våra mål om transparens, öppenhet, effektivitet och kvalité. Allt för Väsbybornas bästa. 2

3 1 Allmänt 1.1 Begrepp rörande kommunens ärende- och informationshantering finns definierade i bilagan Begrepp och definitioner för informationshanteringen i Upplands Väsby kommun. 1.2 Styrdokument rörande informationshantering finns i kommunens ärende- och informationshanteringssystem och länkas till intranätet. 2 Övergripande ansvar och tillsyn 2.1 Arkivmyndigheten utövar, genom kommunarkivet, tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och arkivvården. Se även Arkivreglementet. 2.2 Kanslienheten har under processägaren på kommunledningskontoret (utvecklingsstrategen) det övergripande ansvaret för kommunens ärende- och informationshantering. På enheten finns specialister för frågor som rör informationshantering. 2.3 Registratorerna har en controllerfunktion och säkerställer att organisationens informationshantering tillgodoser de krav som lagstiftningen ställer och att kommunens interna föreskrifter på området följs. 2.4 Kontorscheferna är ansvariga för att informationshanteringen på det egna kontoret tillgodoser de krav som lagstiftningen ställer och att kommunens interna föreskrifter på området följs. Ansvaret gäller även innehållet i kontorets mappar på G: och på intranätet. Respektive kontorschef kan besluta att ansvaret för informationshanteringen istället ska läggas över på en eller flera enhetschefer och detta ska då framgå av gällande delegationsordning. 2.5 Kommunarkivarien har tillsynsansvaret över kommunens arkiv. Ytterligare arbetsuppgifter för kommunarkivarien framgår av Arkivreglementet. 2.6 Arkivredogöraren ser till att hanteringsanvisningen följs och hålls uppdaterade. Ytterligare arbetsuppgifter för arkivredogöraren framgår av Arkivreglementet. 2.7 Varje tjänsteman (handläggare) ansvarar för de handlingar och ärenden han/hon hanterar i arbetet. Ansvaret innefattar bland annat gallring, överlämning till registrator för registrering och diarieföring eller överlämning för arkivering vid avslutad åtgärd. 3 Handlingar och ärenden 3.1 Grundregeln är att inkommen eller upprättad handling ska registreras. 3.2 Registrering och diarieföring sker systematiskt, antingen i det kommungemensamma ärende- och informationshanteringssystemet, i verksamhetsspecifika system eller på papperslistor. 3.3 Rubriksättning av handlingar ska göras så att det är tydligt och lätt att förstå vad de innehåller. Detta är viktigt för att kunna återsöka handlingar längre fram. Ytterligare information finns i Ärendehantering Så här skriver vi i Upplands Väsby kommun. Kontakta registrator för stöd. 3

4 3.4 Kommunens styrdokument revideras regelbundet, ansvarig för detta är ägaren för respektive styrdokument. Se även Policy för styrdokument i Upplands Väsby kommun. 4 Spara och bevara 4.1 Hur länge olika handlingar ska bevaras, och var, framgår av hanteringsanvisningen. 4.2 Tillfällig lagring under arbetets gång får endast ske i anvisade lagringsutrymmen. Kontakta kommunarkivarien vid frågor. 4.3 Handlingar som förvaras ute i verksamheterna ska förvaras på ett skyddat och säkert sätt (RA-FS 2013:4). 4.4 Senast då ett projekt avslutas ska de handlingar som ska bevaras föras över till kommunens ärende- och informationshanteringssystem. Se hanteringsanvisning för projekthandlingar. 4.5 Dubbellagring ska undvikas genom att radera handlingar i tillfälliga lagringsutrymmen när de förts över till kommunens ärende- och informationshanteringssystem eller arkiv. 4.6 Fotografier hanteras och bevaras i kommunens bildarkiv. 4.7 Bevarande av handlingar ska göras i kommunarkivet. Samtliga föreskrifter gällande kommunens arkiv finns i Arkivreglementet. 4.8 All information ska klassas enligt de föreskrifter som finns i Informationssäkerhetsinstruktion Användare. 5 Inkommande och utgående 5.1 Inkommande och utgående handlingar hanteras enligt föreskrifterna i Regler för posthantering och registrering av inkommande och utgående post, även kallat Postregler. 5.2 Vad som ska tas upp på postlistan framgår av Regler för posthantering och registrering av inkommande och utgående post kring postlistan, även kallat Postregler. 5.3 Synpunkter, beröm, klagomål osv, oavsett hur det inkommit till kommunen, ska hanteras som en inkommen handling. 5.4 Rutiner för utlämnande av allmänna handlingar finns beskrivet i Regler för posthantering och registrering av inkommande och utgående post, även kallat Postregler. 5.5 Regler för hantering av e-post framgår i Regler för posthantering och registrering av inkommande och utgående post kring postlistan, även kallat Postregler, och i Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. 6 Verksamhetssystem 4

5 6.1 Det ska finnas bevarande- och gallringsplaner för informationen i verksamhetssystemen. Ansvarig för detta är systemägaren, om inget annat beslutats. 6.2 Systemdokumentationen, till exempel rutiner, integrationer med andra system och kommunikation med leverantör, ska bevaras i enlighet med systemförvaltningsplanen. Ansvarig för detta är systemförvaltaren. 6.3 Både kommunens ärende- och informationshanteringssystem och verksamhetsspecifika system ska kunna leverera information till ett kommungemensamt e-arkiv. 6.4 Verksamhetssystem ska kunna kommunicera med varandra. 6.5 Konvertering och migrering av information ska göras på ett sådant sätt att minimalt med information går förlorad. 6.6 Ansvarig för att upprätthålla aktuell systemförteckning är chef systemförvaltning. 7 Webbaserade medier 7.1 Minst en (1) gång per halvår eller vid större förändringar ska en ögonblicksbild tas av kommunens hemsida, intranät och de sociala medier som används. Detta för att visa hur mediet ser ut. Ansvarig för detta är systemägaren. 7.2 Publicerade pressmeddelanden ska bevaras i kommunens ärende- och informationshanteringssystem. Ansvarig för detta är informationsägaren. 7.3 Information som publiceras på hemsidan och i sociala medier är att betrakta som allmänna handlingar och ska hanteras enligt gällande hanteringsanvisningar. Ansvarig för detta är systemägaren/informationsägaren. Mer information finns i Riktlinjer för sociala medier i Upplands Väsby kommun. 5

6 8 Bilagor Begrepp och definitioner för informationshanteringen i Upplands Väsby kommun Akt/Ärende - ett ärendes handlingar samlas i en akt, som kan vara såväl fysisk som digital. Allmän handling - en handling som är förvarad hos myndigheten och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten (2 kap., tryckfrihetsförordningen). Exempel på allmänna handlingar: brev, e-post, sms, rapporter, enkäter och skrivelser av olika slag. Exempel på handlingar som inte är allmänna: arbetsmaterial och post med ett helt och hållet politiskt eller fackligt innehåll. Arbetsmaterial - en handling under arbete är ett arbetsmaterial. Blir allmän handling när ärendet som den hör till har slutbehandlats. En handling som inte hör till något ärende blir en allmän handling när den är färdigställd. Om handlingen har expedierats innan den är färdigställd eller innan ärendet har slutbehandlats blir en allmän handling Arkiv - den samlade mängden allmänna handlingar från en myndighets verksamhet som myndigheten beslutar ska arkiveras. Arkivansvarig - myndigheten (nämnden) är ytterst ansvarig för sitt arkiv. Myndigheten behöver en arkivansvarig tjänsteman som har till uppgift att bevaka arkivfrågor och svara för kontakt mellan nämnd, personal och arkivmyndighet. Arkivbeständigt papper - ett mycket slitstarkt papper med vattenstämpeln Svenskt Arkiv. Bör användas till handlingar som ska bevaras och som riskerar att nötas mer än andra handlingar, till exempel nämndprotokoll och elevers betyg. Jämför Åldringsbeständigt papper. Arkivbildare - myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Arkivhandling - handling som arkiverats. Arkivlokal - lokal anpassad för förvaring av arkiv och som uppfyller de krav som ställs i gällande regler (RA-FS 2013:4). Arkivmyndighet - i Upplands Väsby är det kommunstyrelsen som är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar, genom kommunarkivet, tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och arkivvården. Se även Kommunarkivet. Arkivredogörare - person hos arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten. Arkivvård - organisera, redovisa, skydda (fysiskt och digitalt), avgränsa, gallra och bevara arkiv. Diarieplan - systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden och handlingar avsedd att ligga till grund för registrering och arkivering efter verksamhet/ämne. 6

7 Diarium/diarieföring - fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar. (diarum = dagbok) Dokument - se Handling. Expediera - skicka handlingar/information/beslut till berörda utanför det egna kontoret (nämnd/myndighet). Kallas också utgående handling. Förteckna - redovisa handlingar enligt en fastlagd struktur. Gallra - förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför: - informationsförlust - förlust av möjliga informationssammanställningar - förlust av sökmöjligheter eller - förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Gallringsbeslut - formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter ska eller får förstöras. Gallringsframställan - förslag från arkivbildare om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten. Gallringsfrist - den tid som måste gå innan gallringen genomförs. Handling - en framställning i skrift, bild eller upptagning. En handling kan även vara elektronisk. De flesta av myndighetens handlingar är allmänna handlingar, se Allmän handling och Information som ska bevaras. Handläggare tjänsteman som arbetar inom en myndighet i kommunen som hanterar handlingar och ärenden. Se även Ärende. Hanteringsanvisning - en förteckning över alla handlingstyper i en verksamhet som visar hur de ska hanteras. Ska handlingen diarieföras, finns de i ett system, ska de gallras eller bevaras för framtiden? Informationshantering (dokumenthantering) - område med ansvar för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, tillgängliggöra, bevara, använda och gallra information/handlingar. Information som ska bevaras - handlingar som behövs för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet, för kommunens förvaltning eller framtida utredningar, som kan ha rättslig betydelse och som är av värde för framtida forskning. Dessa handlingar ska finnas med i respektive verksamhets hanteringsanvisning. Se även Allmän handling och Hanteringsanvisning. Informationsvärdering - en utredning av handlingarnas värde utifrån: allmänhetens insyn, verksamhetens, rättskipningens och forskningens behov. En värdering kan till exempel leda till att bedömningen görs att en handling ska bevaras. Inkommen handling - en handling är inkommen till myndigheten när den anlänt till myndighetens lokal, eller kommit behörig tjänsteman tillhanda (gäller även utanför myndighetens väggar). En elektronisk handling, till exempel e-post, är inkommen när den är 7

8 möjlig att ta del av d.v.s. direkt när den kommer in i Inkorgen oavsett när tjänstemannen sedan läser e-posten. Se även Allmän handling. Kommunarkivet - utgör i praktiken arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. Kommungemensamma system - system som finns tillgängliga och används av ett stort antal medarbetare oavsett verksamhet, till exempel ekonomisystemet, personalsystemet och ärendeoch informationshanteringssystemet. Leverera/överlämna arkivhandling - formellt överföra ansvar och handlingar från den egna myndigheten till kommunarkivet. Minnesanteckning - en anteckning som handläggaren har för eget bruk under handläggningen och som inte tillför ärendet någon sakuppgift. Detta är ett arbetsmaterial som ska rensas vid ärendets avslut. Myndighet - varje nämnd är en egen myndighet. Mötesanteckning en anteckning som skrivs i samband med ett möte. Ordna - avgränsa och systematisera arkiv, även praktiska moment som rensning, gallring och att lägga handlingar i arkivbox. Ofta förtecknas arkivet i samband med ordnandet, se även Förteckna. Postlista - se Registrering. Registrering - att skapa en förteckning/register över inkomna, upprättade och expedierade handlingar. Registrering sker till exempel digitalt i verksamhetssystem eller på papperslistor. Rensa - ta bort sådana handlingar/information som inte är allmänna och som inte ska arkiveras. Alla handlingar som levereras till arkivmyndigheten för slutförvaring blir automatiskt allmänna handlingar. Sekretess - en allmän handling som innehåller känsliga uppgifter som bedöms omfattas av sekretess, ska registreras och en sekretessmarkering ska göras på handlingen och/eller i systemet. Tjänsteanteckning - en anteckning som tillför ett ärende sakuppgift, är en allmän handling som ska registreras och bevaras för framtiden. Utlämning av allmän handling - på begäran av enskilda ska en myndighet lämna ut en allmän handling som inte är sekretessbelagd. Utlämningen ska ske skyndsamt och myndigheten får inte fråga till vad eller varför den enskilde ska ha handlingen. Sekretessbelagda handlingar kan lämnas ut efter maskering, det vill säga att känsliga uppgifter stryks över. Ett delegationsbeslut med en överklagandehänvisning bifogas handlingen. Upprättad handling - en färdigställd eller expedierad handling. Se även Expediera. Verksamhetsspecifika system - system för hantering av ärenden inom en viss typ av verksamhet, till exempel barnomsorgssystem och skolval. Åldringsbeständigt papper - papper med förmåga att behålla sina fysiska egenskaper enligt den internationella standarden ISO 9706, pappret i kommunens skrivare uppfyller kraven. Ska användas för kommunens upprättade handlingar. 8

9 Ärende - ett ärende kräver ett beslut, yttrande eller annan åtgärd från kommunens sida. Ett ärende kan initieras genom att en handling kommer in till kommunen eller att en tjänsteman upprättar en handling. Ett ärende kan i vissa fall också initieras genom en muntlig kontakt, till exempel besök eller telefonsamtal, där tjänstemannen gör en tjänsteanteckning av besökarens ansökan/önskemål. Det kan också initieras av en förtroendevald politiker. Exempel på ärenden är: ansökningar av olika slag, till exempel för färdtjänst, beställning och framtagande av karta och svar på remisser från andra myndigheter. 9