ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige Gällande från

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01"

Transkript

1 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige Gällande från Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd 5 Förvalta information 6 Arkivbeständighet 7 Redovisa information 8 Systemdokumentation 9 Digitalt bevarande 10 Gallring 11 Överlämnande 12 Utlämnande 13 Utlån Definitioner

2 ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖDESHÖGS KOMMUN Inledning Reglementet gäller från Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring. Kommunen har ansvar för att information bevaras och görs tillgänglig. Det handlar om att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning. Bestämmelser om informationshantering i offentlig förvaltning finns i arkivlagen (SFS 1990: 782) och arkivförordningen (SFS 1991:446). I det här reglementet finns särskilda bestämmelser för Ödeshögs kommun som kommunfullmäktige har beslutat om med stöd av 16 arkivlagen. Bestämmelserna i reglementet är teknikneutrala och gäller oavsett hur informationen lagras, struktureras och förmedlas. 1 Omfattning (2 kap. 3 offentlighets och sekretesslagen). Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder med underställd förvaltning och inrättningar, gemensamma nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskilda överenskommelser För övriga delägda bolag där kommunen inte utövar ett rättsligt bestämmande inflytande ska fullmäktige verka för att allmänheten ska ha rätt att ta del av uppgifter enligt samma grunder som för de bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Vid delat ägarskap eller kommunalförbund fastställs arkivansvaret av berörda parter efter samråd med respektive arkivmyndigheter. 2 Syftet med informationsförvaltning Kommunens arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Arkivet innefattar både de traditionella pappersarkiven och myndigheternas digitala information. Kommunens arkiv är en del av det lokala kulturarvet. De kommunala myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de främjar allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning, forskningens behov, dokumentationen av myndigheternas verksamheter och effektiviteten inom förvaltningen

3 3 Organisation och ansvar Ansvaret för arkivet/informationsförvaltningen är delat mellan kommunfullmäktige, arkivmyndighet och myndigheterna. Arkivmyndighet Arkivmyndigheten är det politiska organ som har ansvaret för tillsyn och strategiska frågor. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Ödeshögs kommun. Arkivmyndighetens ansvarsområde: Ska meddela regler som behövs för en god informationsförvaltning. Får förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats vid tillsyn eller inspektion. Har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn antingen efter överenskommelse eller ett ensidigt beslut av arkivmyndigheten. Bestämma vilken myndighet som ska ansvara för arkivering av information i system som används av mer än en myndighet i kommunen. Tillsammans med övriga parter komma överens om vem som ska vara arkivmyndighet i de fall kommunen tillsammans med andra intressenter äger eller utövar rättsligt inflytande i en gemensam verksamhet. Rapportera till kommunens revisorer om uppenbara missförhållanden i arkivbildningen som inte åtgärdas. Besluta om utlån av handlingar till annan myndighet. ITSAM Arkivs ansvarsområde: Utöva tillsyn av myndigheternas arkivbildning och informationshantering och återrapportera resultaten till arkivmyndigheten. Rapportera till arkivmyndigheten och kommunens revisorer om uppenbara missförhållanden i arkivbildningen som inte åtgärdas. Utfärda riktlinjer och handledningar rörande arkiv- och informationsförvaltning. Ge myndigheterna råd och stöd rörande arkiv- och informationsförvaltning. Genomföra utbildningar. Utföra strategiskt arbete. Ansvara för omvärldsbevakning. Arkivfunktion/kommunarkiv För att planera och verkställa arkivmyndighetens uppgifter enligt detta reglemente finns ett kommunarkiv. Den personal som ansvarar för arkivfunktionen ska ha adekvat utbildning och kompetens. Arkivfunktionens ansvarsområde: Ansvara för hantering, skydd, vård, förvaring och tillhandahållande av de handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Verka för att hålla arkiven tillgängliga och för deras användning i kulturell verksamhet, forskning och i det löpande förvaltningsarbetet. Ta initiativ till åtgärder för en rationell och effektiv informationsförvaltning. Ge råd i frågor som rör arkiv- och informationsförvaltning. Arkivfunktionen kan efter överenskommelse fullgöra vissa uppgifter som ligger inom myndigheternas ansvarsområden på konsultbasis

4 Informationsägaren (arkivbildaren) Varje myndighet som omfattas av bestämmelserna i detta reglemente (enligt 1) ska fastställa organisation och ansvarsfördelning för att förvalta den information som hanteras i myndighetens verksamhet. I detta ingår att utse en arkivansvarig, som är ytterst ansvarig för informationsförvaltningen. Förvaltningschef/VD är arkivansvarig om inte myndigheten utser någon annan. Arkivansvarig ska utse en eller flera personer (arkivredogörare) som svarar för kontakterna med arkivmyndigheten. Informationsägarens ansvarsområde: Se till så att det finns personal som ska sköta det löpande arbetet med informationsförvaltning, planering av dokumenthantering och informationsredovisning. Arbetsuppgifterna måste kunna kombineras med ordinarie tjänst. Beakta konsekvenserna för sin hantering av allmänna handlingar när organisation eller arbetssätt ändras. Samråda med arkivmyndigheten om konsekvenserna av omorganisation eller andra viktiga frågor innan förändringen genomförs. I god tid samråda med arkivmyndigheten om myndighet har för avsikt att överföra verksamhet till enskilt organ. Detsamma gäller inför beslut om förändringar som medför att kommunen förlorar sitt rättsligt bestämmande inflytande i bolag, stiftelse eller ekonomisk förening. Reglera villkoren skriftligen då myndigheten överlåter delar av informationsförvaltningen till annan myndighet eller till enskild. I överenskommelsen ska regleras att bestämmelserna i detta dokument ska följas. Det ska framgå att myndigheten och arkivmyndigheten ska ha rätt att kontrollera att bestämmelserna följs. Vid upphandling av produkt eller tjänst för utveckling eller drift av system inom myndigheten, ska överenskommelse träffas med leverantören om tillgång till programvaror och dokumentation i den utsträckning som behövs för att kunna följa upp bestämmelserna i detta dokument. Informationsägaren ansvarar för samtliga kostnader för informationsförvaltningen fram till överlämnande till arkivmyndigheten, om ingen annan överenskommelse finns. Arkivvårdande åtgärder såsom förvaring, gallring och rensning är varje enskild myndighets ansvar till dess att handlingarna överlämnas till kommunarkivet. 4 Planering och samråd Hantering av information ska styras och planeras. Vid förändringar som påverkar arkivbildning och informationshantering ska myndigheten beakta den inverkan ändringen kan få på arkivbildningen och på verksamhetens dokumenthantering och gallring. Myndigheten ska samråda med centrala arkivfunktionen vid förändringar som berör diarieföring, dokumenthantering, arkivvård och därtill relaterade frågor rörande offentlighet och sekretess. Redan när verksamhetsförändringar eller nya informationssystem planeras ska myndigheten i en instruktion ta ställning till hur bestämmelserna ska kunna uppfyllas. Innan ett informationssystem tas i drift ska det testas och utvärderas med utgångspunkt från bestämmelserna i instruktionen

5 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen skall antas av arkivmyndigheten. Dokumenthanteringsplanen ska ses över minst en gång om året och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Förändringar i myndigheternas arkivbildning ska meddelas arkivmyndigheten och arkivarien. Förändring av gallringsbeslut ska ske i samråd med arkivarien. Varje myndighet ska i samråd med arkivarien dokumentera och beskriva myndighetens handlingar, oavsett media, och hur dessa hanteras. Denna dokumentation och beskrivning ska ligga till grund för dokumenthanteringsplanen. Dokumentationen och beskrivningen ska ses över och uppdateras i samband med den årliga översynen av dokumenthanteringsplanen. Dokumentationen och beskrivningen ska ge en översikt över myndighetens verksamhetsområden (processer) och arbetsrutiner (processer och aktiviteter). Därigenom skapas möjligheter för kontroll och insyn i myndighetens verksamhet. Dokumentationen och beskrivningen ska ta upp alla de olika typer av information som finns hos myndigheten och innehålla uppgifter om hur dessa ska hanteras ur arkivsynpunkt. Det ska framgå hur handlingarna ska hanteras och förvaras. Strategi för bevarande av olika handlingstyper ska dokumenteras i planen. Det ska framgå vilka åtgärder som myndigheten kommer att vidta för att kunna bevara informationen. Om det behövs för att kunna följa strategin ska kompletterande detaljerad information finnas i verksamhetens systembeskrivning. 5 Förvalta information Förvaltning innebär att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Arkivvård ska ske i enlighet med bestämmelserna i Arkivlagen 5-6. Systematisera Informationen ska hanteras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i enlighet med anvisningarna i dokumenthanteringsplanen. Tillräckligt med uppgifter ska dokumenteras för att kunna garantera att informationen är sökbar, äkta och oförändrad över tid. Myndigheten ska fortlöpande samråda med arkivmyndigheten. Varje myndighets arkiv ska hållas skilt från andra arkiv som myndigheten förvarar. Handlingarna ska under hela bevarandetiden förvaras och skyddas så att en hållbar fysisk och logisk struktur finns kvar. Informationen ska vara åtkomlig och kunna presenteras under hela bevarandetiden. Samband mellan register och dokument samt mellan information som hanteras i olika medier ska upprätthållas över tiden. Lämplig teknik och anpassade metoder ska användas för att förvara och bevara informationen. Informationsmängderna ska hållas äkta och oförändrade, förändringar ska vara spårbara. Rensa Varje anställd ansvarar för att rensning utförs i egna pärmar och digitala kataloger (hemmakataloger). Information som är allmän handling får inte kastas (avlägsnas eller förstöras) utan att det finns beslut om gallring (se 11 om att gallra handlingar)

6 Med rensning avses förstöring av arbetsmaterial och handlingar som inte ska tillhöra arkivet. Ansvarig handläggare att skyldig att i ärenden rensa material som inte är allmän handling och som inte ska arkiveras. Rensning ska genomföras av en person med god kännedom om handlingarnas betydelse för ärendet. Rensning ska genomföras löpande eller senast i samband med arkivering. Om handläggare eller motsvarande inte kan utföra rensning ska detta utföras av den arkivansvarige. Oväsentliga digitala filer och kataloger ska rensas ur verksamhetssystemen så snart de blivit inaktuella. 6 Arkivbeständighet Myndighetens gallringsbara handlingar ska framställas och förvaras så att informationen kan användas under den tid den är aktuell, oavsett media. Uppgifter som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. För IT-system som hanterar allmänna handlingar som ska bevaras, ska förutsättningar för långsiktigt digitalt bevarande beaktas när systemen upphandlas eller utvecklas. Handlingarna ska arkiveras i en struktur som underlättar återsökning och sammanföras till volymer när de fått en slutgiltig ordning. Av Riksarkivet utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav till statliga myndigheter ska så mycket som möjligt följas för de arkiv som ska bevaras för framtiden eller som av sekretesskäl kräver särskilda förvaringsåtgärder. Närmare bestämmelser och information om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. Förvaring Handlingarna ska förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska beständigheten bibehålls. De ska vara skyddade mot fukt, brand, annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Det ska finnas tillräckligt med utrymme för att förvara/lagra information för verksamhetens behov. Arkivlokal ska utformas enligt Riksarkivets föreskrifter. Myndighet/förvaltning som planerar att bygga ny arkivlokal, bygga om befintlig arkivlokal eller hyra sådan lokal ska innan arbetet påbörjas samråda med arkivmyndigheten. Innan en arkivlokal, ny-/ombyggd eller hyrd, tas i bruk ska den godkännas av arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten får godkänna en lokal som inte till alla delar uppfyller kraven i föreskrifterna, om det finns kompenserande åtgärder som ger handlingarna motsvarande skydd. Om myndigheten/förvaltningen saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal, ska handlingarna placeras i skåp som ger motsvarande skydd. För förvaring av ADB-medier och mikrofilm gäller särskilda krav. Bindning Om bindning av allmänna handlingar görs ska den utföras i enlighet med Svensk Standard

7 7 Redovisa information Beskrivning Myndigheten ska beskriva sin informationshantering. Beskrivningen ska ge en samlad överblick över myndighetens information och hur den hanteras samt vara utformad så att den underlättar användningen av informationen. Myndigheten ska dokumentera hur informationen förvaras och kunna kontrollera om information saknas. En dokumenthanteringsplan utförd i enlighet med arkivmyndighetens anvisningar uppfyller de grundläggande kraven på informationsredovisning. Varje myndighet ska i samråd med kommunarkivet redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning. Den ska innehålla information om vilka slag av handlingar som finns, hur arkivet är organiserat och kontaktpersoner. Arkivbeskrivningen ska uppdateras varje år. I arkivbeskrivningen ska följande rubriker ingå: Organisation och tidigare organisationsförändringar (historik) Verksamhet och vanligt förekommande arbetsuppgifter Register, förteckningar eller andra sökhjälpmedel Tekniska hjälpmedel som allmänheten har tillgång till Kontaktperson vid utlämnande Bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Arkivansvarig Arkivredogörare Förekommande handlingar (hänvisning till dokumenthanteringsplanen) Förvarar handlingar för tiden (hänvisning till arkivförteckningen) Leveranser till arkivmyndigheten (hänvisning till dokumenthanteringsplanen) Systemansvarig PUL-ansvarig Förteckning över hos vem nämndens samtliga personregister förvaras. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Arkivförteckning Arkivförteckningen är ett register över de handlingar som ingår i varje myndighets arkiv. Arkivförteckningen ska utformas så att den kan användas som sökmedel i arkivet, som instrument för kontroll av arkivet och ska omfatta uppgifter om allt som bevaras, oavsett media. Handlingarna redovisas antingen på serie och volymnivå, strukturerade i en ordning som kallas "allmänna arkivschemat", eller utifrån verksamhetens processer. Arkivförteckning ska fortlöpande revideras. Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten förtecknas av kommunarkivet. 8 Systemdokumentation IT-system som innehåller upptagningar som ska långtidslagras digitalt eller genom att informationen överförs till annat medium, ska dokumenteras. Dokumentationen ska bifogas vid arkivering. Dokumentationen ska upprättas i enlighet med instruktioner från kommunarkivet

8 Systemägare och systemansvariga ansvarar för dokumentation av sina verksamhetssystem och deras hantering ur arkiveringssynpunkt. 9 Digitalt bevarande Handlingar får bevaras permanent på andra medier än papper. Informationsägaren ska då upprätta en strategi för hantering och bevarande av sin digitala information. Före inköp och uppgradering av digitala system ska samråd alltid ske med centrala arkivfunktionen för att förbereda ett eventuellt behov av permanent bevarande. Olika system för digitalt bevarande kan användas under förutsättning att Riksarkivets föreskrifter tillämpas. Även stora digitala system ska i större eller mindre omfattning bevaras permanent. Att ta ut innehåll i en databas på papper för att sedan förstöra systemet innebär i regel otillåten gallring. 10 Gallring Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller efter beslut av arkivmyndigheten. All gallring ska redovisas i dokumenthanteringsplanen eller i särskilda gallringsbeslut. Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Hantering av handlingar i samband med omstrukturering av information räknas som gallring om detta medför: informationsförlust, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Handlingar som ska undantas från gallring är: handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet, handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller framtida utredningar, handlingar som kan ha rättslig betydelse, handlingar som är av värde för framtida forskning. Som utgångspunkt för värdering av information ska överenskommelser i form av råd, bevarandepolicier och specifikationer användas. Arkivmyndigheten beslutar i samråd med myndighet och arkivarie om gallring av handlingar. Gallring ska utföras av myndighet i enlighet med fastställd dokumenthanteringsplan. Arkivmyndigheten har rätt att föreskriva undantag från gallring i myndigheternas arkiv. Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras och sekretesskyddade handlingar ska förstöras under kontroll. All gallring ska ske med omsorg och försiktighet

9 11 Överlämnande Överlämnande till annan myndighet Om en myndighet upphör och dess verksamhet helt eller delvis överförs till annan kommunal myndighet eller till juridisk person som omfattas av 2 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen, ska arkivet överlämnas till den myndighet eller det organ som fortsätter verksamheten, om ej annat överenskommits med arkivmyndigheten enligt nedan. Om verksamheten uppdelas på flera myndigheter beslutar arkivmyndigheten efter förslag av berörda myndigheter hur arkivet ska hanteras. Sådant överlämnande ska dokumenteras skriftligt. Överlämnande till arkivmyndigheten En myndighet/förvaltning får inte genom eget beslut avhända sig allmänna handlingar annat än genom gallring eller överlämnande till arkivmyndigheten eller till annan myndighet som fortsätter dess verksamhet. När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet ska de, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Av dokumenthanteringsplanen ska framgå när så ska ske. Arkivleveranser till kommunarkivet ska omfatta bevarandeuppgifter, oavsett media. Gallringsbara handlingar ska förvaras och hanteras på respektive myndighet om inte annat överenskommits med kommunarkivet. Arkivleverans får ske först efter överenskommelse med kommunarkivet. Vid överlämnande eller annat avhändande upprättas leveranslista/bevis. Arkivmyndigheten äger rätt att i samband med överlämnandet träffa överenskommelse med myndigheten om ersättning för eventuella kostnader hos arkivmyndigheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. När arkivmyndigheten övertagit arkiv från en annan myndighet övergår hela det framtida ansvaret till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet ska handlingarna vara gallringsbedömda, rensade, ordnade och i förekommande fall försedda med register. Digitala handlingar och system ska inför överlämnandet vara dokumenterade och strukturerade i enlighet med instruktioner från kommunarkivet. Innan digitalt material kan överlämnas ska en provleverans genomföras och godkännas. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt organ. Fullmäktige får besluta om visstidsförvaring av allmänna handlingar hos ett specificerat enskilt organ som för sin primärverksamhet måste ha tillgång till dessa. Mellan fullmäktige och det enskilda organet ska då upprättas ett avtal. Detta avtal ska innehålla krav på det enskilda organets hantering av de allmänna handlingarna. 12 Utlämnande En begäran om att få ta del av en allmän handling ska prövas skyndsamt. Men- och sekretessbedömning ska göras innan utlämnande. Utlämnandet kan få dröja om det av hänsyn till arbetets behöriga gång inte kan ske omedelbart. Om det bedöms att handlingen eller delar av den omfattas av sekretess ska beslutet ske skriftligt med angivande av det lagrum som åberopas och uppgift om hur beslutet kan överklagas. I de fall delar av innehållet omfattas av sekretess ska övriga offentliga delar lämnas ut som kopia eller avskrift. Under vissa omständigheter kan uppgifter också lämnas ut mot förbehåll, exempelvis med krav om att den sökande inte får föra innehållet vidare

10 13 Utlån Utlån får endast ske för tjänsteändamål till statlig eller kommunal myndighet. Förutsättningen för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. För vetenskapligt ändamål kan en arkivhandling utlånas till en institution som beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet. Utlån av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller arkivförluster inte uppkommer. Utlån till enskild (privatperson) är inte tillåten

11 Definitioner Allmän handling preciseras i tryckfrihetsförordningens 2 kap 3. Med handling avses en framställning i skrift eller bild eller en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med ett tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet eller är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Arkiv är den samlade mängden allmänna handlingar som dokumenterar den eller de verksamheter som myndigheten bedriver, d v s de allmänna handlingar hos en informationsägare som härstammar från dess verksamhet. Arkivansvarig har ansvar för arkivvården inom sin verksamhet och informerar berörd personal. Arkivbeskrivning ska visa myndighetens/förvaltningens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, arkivvårdens organisation, principer för bevarande och gallringsbeslut. Arkivbeskrivningen ska hållas aktuell. Arkivfunktion är den organisation eller befattning som fungerar som förvaltning för arkivmyndigheten. Arkivförteckning är en systematiskt uppställd redovisning av arkivets innehåll som utformas för att kunna användas för att söka handlingar som ska bevaras. I förteckningen ska myndighetens/förvaltningens handlingstyper redovisas i en struktur som utgår från verksamhetens processer. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur informationen kan göras tillgänglig. Arkivmyndighet har som särskild uppgift att genom inspektioner se till att förvaltningsmyndigheterna vårdar de handlingar de själva förvarar. I den mån arkivmyndigheten övertar arkivmaterial från en annan myndighet övergår ansvaret för det materialet till arkivmyndigheten. Övertagande medför att arkivmyndigheten därmed övertar ansvaret för handlingarnas fortsatta vård, förvaring, utlämnande och ev sekretessbedömning m m. Arkivredogörare svarar för tillsyn och vård av den egna enhetens arkivhandlingar. Arkivansvarig och arkivredogörare är arkivmyndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor. Dokumenthanteringsplan innehåller hanteringsanvisningar för informationsförvaltning, beslut om gallring och bevarandestrategi. Informationsförvaltning innebär att systematisera, beskriva, redovisa, avgränsa och skydda information som hör till arkivet. Arkivvård i enlighet med bestämmelserna i Arkivlagen 5 6. All information som är allmän handling omfattas av förvaltningen. Informationsägare är den person eller organisation som har det yttersta ansvaret för informationsinnehåll och som bestämmer om vem som ska få ta del av myndighetens information inom ramen för befintligt regelverk. Inom kommunen är det myndigheterna (nämnderna och bolagsstyrelserna) som har det yttersta ansvaret för informationen. Delar av ansvaret och beslutanderätten kan delegeras till andra inom en organisation av informationsägaren. Gallring innebär att handlingar i ett arkiv förstörs eller att uppgifter som ingår i upptagningar utplånas. Följande slag av handlingar får inte gallras (Arkivlagen 3 och 10 ): handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i kommunens verksamhet handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning eller framtida utredningar handlingar som kan ha rättslig betydelse handlingar som är av värde för forskning Särskilda föreskrifter om bevarande, gallring och annan förstöring av allmänna handlingar än genom gallring kan finnas i lag eller förordning eller i beslut av Datainspektionen. Gallringsbara handlingar ska ha sådan kvalitet att de är läsbara fram till gallringstidpunkten. För mikrofilm och datamedier ska motsvarande krav ställas

12 Systembeskrivning beskriver verksamhetens olika digitala verksamhetssystem. Hur de fungerar och vilken information som hanteras i dem. Överlämnande innebär att juridiskt ansvar och kontroll överförs till arkivmyndigheten. Om arkiv endast deponeras stannar ansvaret för arkivvården hos den deponerande myndigheten/förvaltningen. Allmänna handlingar får inte överlämnas till enskild (person, bolag, stiftelser etc). Myndighet/förvaltning kan dock besluta att ansökningshandlingar och skrivningar återlämnas

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län ÄRENDE 13 2012-03-07 Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län Handlingar i ärendet: Landstingsstyrelsens skrivelse till landstingsfullmäktige Arkivreglemente reviderat Arkivreglemente

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL

Läs mer

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. LIDNESBERGS KOMMUN Författningssamling KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m 2015-05-14 Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. Förutom de i

Läs mer

256 Arkivreglemente för Höörs kommun

256 Arkivreglemente för Höörs kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-08-29 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/417 256 Arkivreglemente för Höörs kommun Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN Lysekils kommun ARKIVREGLEMENTE Utfärdad av: Kommunarkivarien Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2007-11-22 ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN 1. Syfte... 2 2. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)...

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 1996-11-25 Reglemente för arkivvård Fullmäktiges beslut 114/96. 1 Tillämpningsområde Direkt tillämpning Detta reglemente gäller

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige Dnr KS-2009/852 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2009-11-19 138 Rev. arkivreglemente för Knivsta kommun (Enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 december 2002 och gällande från den 1 januari

Läs mer

Arkivreglemente för. Mölndals stad

Arkivreglemente för. Mölndals stad Arkivreglemente för 1 Innehåll 1. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 3 2. Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 3 3. Arkivmyndigheten (7-9 AL)... 4 4. Avgifter... 4 5. Redovisning av arkiv (6 2 p AL och

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden.

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden. Arkivreglemente 1 Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 31 mars 2008 72. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN 3:11:1-6 Antagen av kommunfullmäktige 1995-12-19, 107. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente för Gävle kommun

Arkivreglemente för Gävle kommun Sid 1 (7) Arkivreglemente för Gävle kommun Arkivreglemente för Gävle kommun Beslutad av Kommunfullmäktige 1998-12-14 210 (dnr EG 1998:485) Förutom de i arkivlagen (AL, SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Kommunal författningssamling

Kommunal författningssamling Kommunal författningssamling 2005 Utgiven av Stadskansliet i Kristianstad Nr 452 KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av kommunfullmäktige 2005-04-12 51. Ersätter KFS nr 382. Förutom de i arkivlagen (SFS

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Nya arkivregler för Stockholms stad

Nya arkivregler för Stockholms stad Utlåtande 2007: RI (Dnr 042-2020/2007) Nya arkivregler för Stockholms stad Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta följande 1. Nya arkivregler för Stockholms stad enligt bilaga antas. 2. Kulturnämnden

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Landstingsstyrelsens förslag till beslut FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören

Läs mer

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26 ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 3, 2013-02-26 INNEHÅLL 1 BESKRIVA ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV... 3 1.1 ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan OSL Utlämnande Överklagan Registrering Tillgänglighet Hantering Redovisning TF Grundlag Allmän handling Utlämnande ArkF Skrivmateriel

Läs mer

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK SID Ks 90/15 2015-03-11 Ks 26 1 PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD Dokument Plan för tillsyn av arkivvård Version 1. Fastställd av Kommunstyrelsen Datum 2015-03-11

Läs mer

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-07-16 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet 2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben 1(5) Inspektion av arkivvården vid Kungliga Svenska Aeroklubben 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) genomförde den 13 oktober 2011 en inspektion hos Kungliga Svenska Aeroklubben (KSAK). Inspektionen omfattade

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29

Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen Datum KS-2014/29 huvudregistrator 2014-01-27 Kommunstyrelsen Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5) Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid

Läs mer

ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV STADSARKIVETS INSPEKTIONSRAPPORT

ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV STADSARKIVETS INSPEKTIONSRAPPORT Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning Handläggare: Jan Francke Tfn: 08-508 03 024 Tjänsteutlåtande 2006-01-04 sid 1 (7) Till Spånga-Tensta stadsdelsnämnd ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV STADSARKIVETS INSPEKTIONSRAPPORT

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer