Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Version: 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1989/2017 Dnr för föregående version: 1255/2017 Beslutsdatum: Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.5 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Process: Ta fram och publicera information Process: Inhämta information Process: Hantera samverkan för forskning och utbildning Process: Delta i externa evenemang Process: Hantera alumni Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Institution Bevaras Institution Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Tex handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställningar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. RAFS 1991:6, Korrespondens av vikt Institution Bevaras Institution Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut Se Bevaras Institution Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Rektorsbeslut Se Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör.

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 5.7 Hantera kommunikation Process: Ta fram och publicera information Artiklar Institution Bevaras Institution, i serien för T ex debattartiklar i tidskrifter. diarieförda handlingar Bloggar UF Bevaras UF:s arkiv Avser bloggande i KI:s namn, se rutin för hantering av sociala medier Böcker Bevaras Institution Ett arkivexemplar Externa nyhetsbrev Bevaras Institution Externa webbsidor Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras Filmer Bevaras UF:s arkiv Informationsbroschyrer Bevaras Institution Ett arkivexemplar Inlägg på KI:s konton på sociala medier Se Inlägg gallras normalt vid inaktualitet, se Inlägg av ringa karaktär får gallras, genererar ett inlägg ett ärende ska detta hanteras separat enligt fastställd rutin Pressmeddelanden Bevaras Institution Sociala medier (KI:s konton) UF Bevaras UF:s arkiv När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Skärmdumpar tas sedan ut halvårsvis och skickas till UF för arkivering Tidning/magasin/tidskrift, Bevaras UF:s arkiv t ex Medicins vetenskap Utbildningswebb Bevaras Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras YouTube (KI:s konto) UF Bevaras UF:s arkiv När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Om filmerna är unika och inte går att återfinnas någon annanstans måste deras bevarandevärde utredas innan gallring kan bli aktuellt. RAFS 1991:6,

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Processgrupp: 5.7 Hantera kommunikation Process: Inhämta information Inbjudningar till kurser och konferenser Gallras vid inaktualitet Institution RAFS 1991:6, Pressklipp Bevaras Institution Skrivelser med upplysningar om andra myndigheter Gallras vid inaktualitet Institution RAFS 1991:6, Process: Hantera samverkan för forskning och utbildning Avtal Institution Bevaras Institution t.ex. Memorandum of Understanding, s.k. MoU Process: Delta i externa evenemang Inbjudan/Anmälan Institution Bevaras Institution Process: Hantera alumni Alumnievents Dokumenation om Bevaras UF:s arkiv Tas ut på papper och arkiveras årligen. eventet Alumniwebb Bevaras UF:s arkiv Artiklar från alumniwebben tas i dagsläget ut på papper och arkiveras.