Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå Processgrupp 3.1 Version 1.7 Gäller från Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1894/2018 Dnr för föregående version: 1255/2017 sdatum: Giltighetstid: Tillsvidare : Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.6

2 Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning Process: Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Process: Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund och avancerad nivå Process: Planera och genomföra grund och avancerad utbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund och avancerad nivå Process: Utfärda examen på grund och avancerad nivå Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Process: Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Kurskatalog Nej Bevaras Papper Kursplaner Nej Bevaras Papper Levereras till UF:s arkiv som pappersutskrift Utbildningskatalog Nej Bevaras Papper Utbildningsplaner Ja Bevaras Papper/digitalt Process: Hantera antagning och göra behörighetsbedömningar på grund och avancerad nivå Alternativt urval ansökan Ansökan Nej Gallras efter 2 år RAMS 2017:39 Levnadsbeskrivning Alternativt urval Lista över samtliga Ja Bevaras Papper/digitalt Läkarprogrammet PIL hanteras vid UF. sökande. Bedömningsprotokoll (underlag för meritvärdena) Meritvärdena Ordförandebeslut Protokoll från urvalskommittén UF eller OF Tandläkarprogrammet TAPIL hanteras vid OF Ansökan om anstånd Ansökan Ja Bevaras Papper/digitalt Antagning till enstaka kursplats inom program Antagning till senare del av program Ansökan Ansökan Nej Gallras 2 år Papper UFS:s närarkiv Nej Gallras 2 år Papper UFS:s närarkiv Antagning via Antagning.se Gallras Se anmärkning Digitalt NyA Ärendet bereds av institution men beslutet fattas av chefen för Enheten för antagning, examen och disputation. Ärendet bereds av institution men beslutet fattas av chefen för Enheten för antagning, examen och disputation. Universitets och högskolerådet gallrar efter 10 år ifall sökande inte haft aktiva anmälningar. RAMS 2017:39

4 3.1.2 Code of conduct Nej Bevaras Papper Individuell studiegång Ansökan Kompletterande utbildning Meritvärdering för läkare, tandläkare och Protokoll sjuksköterska med examen från land utanför EU/EES och Schweiz Plats på högre termin för nyantagna Undantag från behörighetskrav till kurs/högre termin inom program Ansökan Ja Bevaras Papper/digitalt I programnämndsprotokollet hänvisas till diarienumret för programdirektorsbeslutet. Programdirektorsbeslut diarieförs vanligen inte, men för spårbarheten diarieförs dessa beslut. Process: Planera och genomföra grund och avancerad utbildning veckors kontroll Nej Gallras efter 6 mån om avbrotten är inrapporterade i Ladok. Avser underlag till Ladok samt kontrollblanketter. Informationen övergår i registreringsverifikaten Betygsgrundande underlag Nej Gallras efter 2 år Vad som är betygsgrundande anges i kursplanen. Avser även närvarolistor där närvaron är betygsgrundande Examensarbeten Nej Bevaras RAMS 2017:39 RAMS 2017:39

5 3.1.3 Filmade föreläsningar typurval Läkarprogrammet Filmade föreläsningar som inte ingår i typurvalet Föreläsningsmaterial Studiematerial Nej Bevaras Digitalt Arkivyta P: Nej Gallras 2 år efter avslutat kurstillfälle. Gallras Se anmärkning Digitalt Papper Kursakten De filmade föreläsningar som finns från Läkarprogrammet ska bevaras. Materialet kan gallras när det inte längre behövs i verksamheten för kontroll och rättskipning. Föresläsningsmaterial/studiematerial som är mycket speciellt och kan ha ett värde för framtiden ska bevaras. RAFS 1991:6, Klinikförberedande tentamen Kursakt Betygskriterier Kursbeskrivning Kursbevis/kursintyg Kursinformation Sammanställning av kursutvärdering Litteraturförteckning Schema Studiehandledningar Tentamensformulär Uppropslista Studiematerial av stort värde. Nej Bevaras Avser tentamensformulär. Nej Bevaras Papper Kursansvarig institution Studiematerial med texter som är mycket svåra att få tag på ska bevaras i kursakten Kursbevis ur Ladok Nej Bevaras Papper Kursakt Kursbevis/Kursintyg Nej Bevaras Papper Kursakt Avslag på ansökan om kursbevis kan överklagas. Om kursbevis/intyg utfärdas måste en kopia bevaras i arkivet för framtida verifiering.

6 3.1.3 Kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser Nej Gallras vid inaktualitet Digitalt Kuppen Kursutvärdering Enskilda svaren Nej Gallras 2 år Digitalt KI Survey Lokalscheman och Nej Gallras när kursen lokalbeskrivningar är avslutad Lärplattform Nej Bevaras/Gallras Se anmärkning Närvarorapporter/listor Nej Gallras när kursen är avslutad, se anmärkning Papper KUPPEN är ett hjälpdatasystem som studievägledningen för läkarprogrammet använder för kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser. De får gallras löpande vid inaktualitet. Kurslistorna till KUPPEN hämtas från Ladok. Svaren får gallras förutsatt att en sammanställning gjorts. De handlingar som ska bevaras, tex i en kursakt måste skriva ut på papper och arkiveras. Handlingar som ska gallras kan ligga kvar i systemet förutsatt att handlingarna när tillgängliga fram till gallring. Är närvaro obligatoriskt för att få betyg så ska närvarorapporten hanteras som ett betygsgrundande underlag. RAFS 1991:6, RAMS 2017:39 RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Omprövning av betyg Ansökan Nej Gallras efter 2 år RAMS 2017: Programnämnd Protokoll Ordförandebeslut Programdirektörsbeslut Nej Bevaras Papper en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen Programråd Protokoll Nej Bevaras Papper Registreringsverifikat Nej Gallras 10 år Institutionerna tar fram registreringslistor RAMS 2017:39 över gjorda kursregistreringar. Ladokgruppen tar ut registreringsverifikat som skickas till prefekten för signering. Därmed uppfylls kraven i Förordningen om myndigheters bokföring 2000:606

7 3.1.3 Rättningsprotokoll eller liknande Studieintyg Ladok Nej Gallras vid inaktualitet Tentor/skriftliga provsvar Nej Gallras 2 år efter betygsättning, se anmärkning Tentor/skriftliga provsvar kopior av underkända tentor Underlag för inrapportering i Ladok Nej Gallras 2 år. Avser även t.ex. lärares anteckningar om utfall vid muntlig tentamen. Gallring får endast ske under förutsättning att resultatet på momentet/kursen registrerats i Ladok. Nej Gallras 2 år efter betygsättning Uppsatser för 060 hp. Nej Gallras efter 5 år. Se anmärkning Uppsatser för 61 hp eller mer Utbildningsnämnd Protokoll Ordförandebeslut Papper/digitalt RAMS 2017:39 RAFS 1991:6, Skriftliga provsvar får återlämnas till RAMS 2017:39 student efter betygsättning. Då en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VGU; A F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Kopian ska bevaras i 2 år. RAMS 2017:39 Nej Gallras efter 2 år RAMS 2017:39 Papper/Digitalt För uppsatser på utbildningar där 60 hp utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till ett eventuellt bevarande. Får sparas digitalt tills gallring sker. Nej Bevaras Papper Nej Bevaras Papper en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. RAMS 2017:39

8 3.1.3 VFU Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik Handledarrapport med bilagor Studentens rapport med bilagor Nej Gallras 2 år, se anmärkning Om rapporten legat till grund för RAMS 2017:39 betygsättning får gallring endast ske under förutsättning att betyget har registrerats i Ladok. Rapporter som inte återlämnats till studenten får gallras, förutsatt att betyget har registrerats i Ladok. Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund och avancerad nivå Avskiljande av student Begäran Yttrande Ja Bevaras Papper/digitalt Begäran om befrielse från obligatoriskt utbildningsmoment. om avslag Prövas av högskolans avskiljandenämnd. et kan omprövas efter två år. et kan överklagas Byte av examinator Nej as av prefekt på kursansvarig institution Handlingplan vid avbruten VFU. Programdirektor upprättar handlingsplan. Kan innehålla sekretess Studieavbrott Anmälan Studieuppehåll Anmälan om återupptag Nej Gallras 2 år efter av studier återupptaget av studierna Studieuppehåll Ansökan Tillgodoräknande Ansökan Underlag et kan överklagas. Programansvarig institution/programnämnd diarieför TG på del av program, valbar kurs och examensarbeten. Kursansvarig institution diarieför TG på hel kurs och del av kurs. RAMS 2017:39

9 3.1.4 Undantag från regeln om maximalt antal provtillfällen Ansökan Nej Gallras vid inaktualitet Ändrad kursordning Ansökan Nej Gallras vid inaktualitet Process: Utfärda examen på grund och avancerad nivå Ansökan om examensbevis Ansökan om avslag Ja Bevaras Ansökan om examensbevis Ansökan Nej Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats Papper/digitalt Digitalt Ladok Med bilagor. et kan överklagas. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAMS 2017: ATläkare, examination Nej Bevaras Papper UF Examensbevis Nej Bevaras Digitalt Lagringsyta P: UF Avser rättningsmall och tentamensmall. Från och med införandet av nya Ladok ht 2016 finns examensbevisen endast arkiverade som PDF/A.