Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Bedriva utbildning på forskarnivå

Transkript

1 Inledning Dokumenthanteringsplaner är styrdokument för hur allmänna handlingar ska hanteras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets serieindelning, och för arkiveringen. Verksamhetsområdena bygger i sin tur på de uppdrag universitet och högskolor har i enlighet med lagar och förordningar. Vid Linnéuniversitetet finns följande verksamhetsområden för klassificering av allmänna handlingar: - Styra verksamhet - Stödja verksamhet - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning - Bedriva utbildning på - Bedriva forskning - Samverka, informera och nyttiggöra externt I dokumenthanteringsplanen för verksamhetsområdet Stödja verksamhet anges vad som ska diarieföras i et W3D3 och vad som ska arkiveras på annat sätt. Planen omfattar alla kartlagda processer på området och innehåller uppgifter om process, handlingstyp, bevarande/gallring med eventuell gallringsfrist, om det ska bevaras på papper eller digitalt, vilka som används för registrering av olika slag, vilken enhet eller funktion som ansvarar för handlingarna, hur handlingarna hanteras och sorteras, och eventuell man ska vara uppmärksam på. En översikt av processerna finns i Linnéuniversitetets klassificeringsstruktur (fastställd av chefen för universitetsledningens , dnr 2013/ ). Den finns tillgänglig på Medarbetare, liksom gällande dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanerna kompletteras av mer detaljerade processkartläggningar där aktiviteter och delaktiviteter finns angivna inom respektive verksamhetsområde. Dessa finns tillgängliga hos arkiv- och registratorsfunktionen. I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet Bedriva utbildning på klassificeras - inrätta, revidera och avveckla ämne på - inrätta, revidera och avveckla kurs på - bedriva doktorandutbildning - bedriva kurs - anta och registrera doktorand - hantera pågående doktorandstudier - examinera doktorand - tillhandahålla service för doktorander 1(16)

2 Innehållsförteckning Inrätta, revidera och avveckla ämne och examen på... 5 Ansökan om inrättande av ämne... 5 Beslut om utseende av granskningsgrupp för ämne på... 5 Bedömningsunderlag för ämne på... 5 Beslut om inrättande av ämne... 5 Beslut om fastställande av allmän studieplan... 5 Allmän studieplan... 5 Registeruppgifter om etablering av ämne... 5 Ansökan om inrättande av ämnesinriktning... 5 Bedömningsunderlag om ämnesinriktning... 5 Beslut om inrättande av ämnesinriktning... 5 Beslut om fastställande av allmän studieplan (inriktningsstudieplan)... 5 Allmän studieplan (inriktningsstudieplan)... 5 Registeruppgifter om etablering av ämnesinriktning... 5 Ansökan om avveckling av ämne... 5 Beslut om avveckling av ämne... 5 Registeruppgifter om nedläggning av ämne... 5 Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på... 5 Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på Inrätta, revidera och avveckla kurs på... 6 Beslut om fastställande av kursplan... 6 Kursplan... 6 Beslut om utseende av kursexaminator... 6 Beslut om utseende av kursansvarig... 6 Beslut om avveckling av kurs Bedriva doktorandutbildning... 6 Seminariedokumentation... 6 Underlag för avhandling eller uppsats... 6 Underlag inför köp av tjänst för utbildning på... 6 Avtal om köp av tjänst för utbildning på Bedriva kurs på... 7 Schema... 7 Bokningsuppgifter... 7 Studiehandledning (16)

3 Föreläsningsanteckningar... 7 Lärarens examinationsuppgifter... 7 Övriga handlingar som kan uppstå under genomförande av kurs... 7 Kursvärdering... 7 Sammanställning av kursvärdering Anta och registrera doktorand... 8 Ansökan om antagning till utbildning på... 8 Bedömningsunderlag med förslag till antagning till utbildning på... 8 Avtal om finansiering av doktorandstudier... 8 Beslut om antagning till utbildning på... 8 Antagningsbesked till utbildning på... 8 Registreringsuppgifter för doktorand Hantera pågående doktorandstudier... 9 Beslut om utseende av handledare... 9 Beslut om byte av handledare... 9 Beslut om utseende av doktorandexaminator... 9 Beslut om byte av doktorandexaminator... 9 Beslut om fastställande av individuell studieplan... 9 Individuell studieplan... 9 Ansökan om byte av allmän studieplan... 9 Beslut om byte av allmän studieplan... 9 Dokumentation från handledning... 9 Ansökan om tillgodoräknande på... 9 Beslut om tillgodoräknande på Överklagande av beslut om tillgodoräknande på Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande på Beslut i överklagande avseende tillgodoräknande på Uppgift om tillgodoräknande på Utredning om indragning av Beslut om indragning av Överklagande av beslut om indragning av Yttrande om överklagande avseende indragning av Beslut i överklagande avseende indragning av Ansökan om att återfå Utredning om att återfå Beslut om att återfå Överklagande av avslag på att återfå Yttrande om överklagande avseende att återfå Beslut i överklagande avseende att återfå Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse Yttrande från doktorand i disciplinärende (16)

4 Kallelse till möte med disciplinnämnd Beslut om disciplinär åtgärd Anmälan om avbrott på Uppgift om avbrott på Examinera doktorand Examinationsuppgifter doktorand Rättningsprotokoll Resultat på prov Resultat på hel kurs Registrering av betyg Ändring och borttagning av betyg Kursbevis Beslut om avslag på att få ut kursbevis Överklagande av beslut om avslag på begäran om att få ut kursbevis Yttrande om överklagande avseende kursbevis Beslut i överklagande avseende kursbevis Uppgift om alla kurser klara Anmälan om licentiatseminarium Beslut om licentiatseminarium Uppgifter om licentiatseminarium Licentiatuppsats Anmälan om disputation Beslut om disputation Uppgifter om disputationen Doktorsavhandling Betygsprotokoll Betyg på uppsats eller avhandling Ansökan om examen Registrering av ansökan om examen Beslut om avslag på ansökan om examen Överklagande av beslut om avslag på ansökan om examen Yttrande om överklagande avseende examensbevis Beslut i överklagande avseende examensbevis Examensbevis Tillhandahålla service för doktorander Beslut om och dokumentation av introduktioner Handböcker för Beslut om och dokumentation av mentorsverksamhet på (16)

5 4.1.1 Inrätta, revidera och avveckla ämne och examen på Ansökan om inrättande av ämne Beslut om utseende av granskningsgrupp för ämne på Bedömningsunderlag för ämne på Beslut om inrättande av ämne Beslut om fastställande av allmän studieplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per inrättande Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per allmän studieplan Allmän studieplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet Registeruppgifter om etablering av ämne Ansökan om inrättande av ämnesinriktning Bedömningsunderlag om ämnesinriktning Beslut om inrättande av ämnesinriktning Beslut om fastställande av allmän studieplan (inriktningsstudieplan) Allmän studieplan (inriktningsstudieplan) Registeruppgifter om etablering av ämnesinriktning Ansökan om avveckling av ämne Beslut om avveckling av ämne Registeruppgifter om nedläggning av ämne Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på Bevaras Ladok Fakultet STUD Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per inrättande av ämnesinriktning Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per inriktningsstudieplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Ladok Fakultet STUD Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per ämnes- eller inriktningsavveckling Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Ladok Fakultet STUD Bevaras Papper W3D3 Enligt beslutsoch delegationsordning Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. 5(16)

6 4.1.1 Inrätta, revidera och avveckla ämne och examen på Inrätta, revidera och avveckla kurs på Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på Beslut om fastställande av kursplan Bevaras Papper W3D3 Enligt beslutsoch delegationsordning Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. Beslut eller avtal. Ett ärende per kursplan Kursplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om utseende av kursexaminator Bevaras Papper W3D3 Fakultet Vanligtvis ett ärende för examinatorer inom ett ämne eller per eller fakultet om beslut fattas samlat Beslut om utseende av kursansvarig Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om avveckling av kurs Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bedriva doktorandutbildning Seminariedokumentation Bevaras Fakultet/ Underlag för avhandling Se bilaga 1. Se bilaga 1. Fakultet/ eller uppsats Doktorand Underlag inför köp av tjänst för utbildning på Avtal om köp av tjänst för utbildning på Vanligtvis ett ärende för kursansvariga inom ett ämne eller per eller fakultet om beslut fattas samlat. Sortering per forskarutbildningsämne och år Bevaras Papper W3D3 Institution Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker Bevaras Papper W3D3 Institution Avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker. 6(16)

7 4.2.2 Bedriva kurs på Schema Se bilaga 2. Se bilaga 2. Papper Kan hanteras i TimeEdit, Lärplattform Fakultet/ Bokningsuppgifter TimeEdit Fakultet/ Studiehandledning Bevaras Papper Kan hanteras i Lärplattform Institution Föreläsningsanteckningar Se bilaga 3. Se bilaga 3. Papper Lärarens examinationsuppgifter Övriga handlingar som kan uppstå under genomförande av kurs Bevaras Papper Gallras Vid inaktualitet Kursvärdering Gallras 2 år efter sammanställning Sammanställning av kursvärdering Papper Kan hanteras i Lärplattform Kan hanteras i Lärplattform Institution Institution Institution Institution Arkivering i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. bevarande om studiehandledningar tillhandahålls i t ex lärplattform. Arkivering i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. bevarande om lärarens examinationsuppgifter tillhandahålls i t ex lärplattform Bevaras Papper Institution Arkivering i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. 7(16)

8 4.3.1 Anta och registrera doktorand Ansökan om antagning till utbildning på Bedömningsunderlag med förslag till antagning till utbildning på Avtal om finansiering av doktorandstudier Beslut om antagning till utbildning på Antagningsbesked till utbildning på Registreringsuppgifter för doktorand Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett antagningsärende per person som ska antas. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga 4. Av ärendemeningen i diariet ska det framgå vilken examen som är slutmål och om det gäller antagning till senare del Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga 4. Original skickas till den antagne, kopia bevaras i ärendet Bevaras Ladok Fakultet STUD 8(16)

9 4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut om utseende av handledare Beslut om byte av handledare Beslut om utseende av doktorandexaminator Beslut om byte av doktorandexaminator Beslut om fastställande av individuell studieplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet Utseende av handledare i samband med antagning ingår i antagningsärende Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per doktorand och byte Bevaras Papper W3D3 Fakultet Utseende av examinator i samband med antagning ingår i antagningsärende Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per doktorand och byte Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Individuell studieplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ansökan om byte av allmän studieplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om byte av allmän studieplan Dokumentation från handledning Ansökan om tillgodoräknande på Bevaras Papper W3D3 Ev. Ladok Fakultet/ Gallras Vid inaktualitet Institution Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ett ärende per doktorand och individuell studieplan. Revidering innebär beslut om nytt fastställande. En doktorands reviderade individuella studieplaner klassificeras på samma sätt som den första. Gäller en doktorands övergång från äldre till senare gällande allmän studieplan i ämnet. Det rekommenderas att notering om vilken allmän studieplan doktoranden följer görs i Ladok. Gäller en doktorands övergång från äldre till senare gällande allmän studieplan i ämnet. Det rekommenderas att notering om vilken allmän studieplan doktoranden följer görs i Ladok. 9(16)

10 4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut om tillgodoräknande på Överklagande av beslut om tillgodoräknande på Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande på Beslut i överklagande avseende tillgodoräknande på Uppgift om tillgodoräknande på Utredning om indragning av Beslut om indragning av Överklagande av beslut om indragning av Yttrande om överklagande avseende indragning av Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Ladok Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Indragning av för en doktorand blir ett ärende. Ansökan om att återfå bildar ett nytt ärende, men det ska korshänvisas mellan de båda ärendena. Överklagande i samma ärende som indragning av. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som indragning av. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 10(16)

11 4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut i överklagande avseende indragning av Ansökan om att återfå Utredning om att återfå Beslut om att återfå Överklagande av avslag på att återfå handledning och andra Yttrande om överklagande avseende att återfå Beslut i överklagande avseende att återfå Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse Yttrande från doktorand i disciplinärende Kallelse till möte med disciplinnämnd Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Indragning av för en doktorand bildar ett ärende. Ansökan om att återfå bildar ett nytt ärende, men hänvisning mellan ärendena ska göras. Överklagande i samma ärende som återfå handledning och andra. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som återfå handledning och andra. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet Bevaras Papper W3D3 Ett ärende per anmälan Bevaras Papper W3D Gallas Vid inaktualitet 11(16)

12 4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut om disciplinär åtgärd Anmälan om avbrott på Uppgift om avbrott på Examinera doktorand Examinationsuppgifter doktorand Bevaras Papper W3D3 Ladok Gallras 1 år efter registrering i Ladok Fakultet/ Vid avstängning dokumenteras tidsperiod för avstängning i Ladok. Anmälan om avbrott görs via blankett Ladok Fakultet/ STUD Gallras Se bilaga 5. Fakultet Examinationsuppgifter kan vara av flera olika slag beroende av examinationsform, t ex inlämning av paper, rapporter Rättningsprotokoll Bevaras Papper Institution Kursakt Resultat på prov Bevaras Ladok Institution Resultat på hel kurs Bevaras Ladok Institution Registrering av betyg Bevaras Ladok Institution Ändring och borttagning Bevaras Ladok Institution av betyg Kursbevis Kopia bevaras Papper Institution Kursbevis avser inte kursintyg som rutinmässigt tas ur Ladok. Sorteras efter kurs och termin/år för kursgivning Beslut om avslag på att få ut kursbevis Överklagande av beslut om avslag på begäran om att få ut kursbevis Yttrande om överklagande avseende kursbevis Bevaras Papper W3D3 Institution Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut om avslag samt eventuellt överklagande skapar ett ärende Bevaras Papper W3D3 Institution Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 Institution Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 12(16)

13 4.3.3 Examinera doktorand Beslut i överklagande avseende kursbevis Uppgift om alla kurser klara Anmälan om licentiatseminarium Beslut om licentiatseminarium Uppgifter om licentiatseminarium Bevaras Papper W3D3 Institution Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet Bevaras Ladok Institution Registreringsuppgift i Ladok. Om den registrerade uppgiften tas ut på papper kan den vid inaktualitet Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per licentiatseminarium. I ärendet ingår att föreslå/besluta om tid och plats för seminariet, föreslå/utse ordförande, opponent och betygsnämnd (om betygsnämnd används, se regler i respektive ämnes allmänna studieplan), samt betygsprotokoll Bevaras Papper W3D3 Fakultet Bevaras Papper Licentiatuppsats Bevaras Papper DiVA Lnu:s webbplats DiVA Fakultet Doktorand Fakultet Doktorand Motsvarande spikning inför disputation. Uppsatsen publiceras tryckt, och om författaren vill, i fulltext i DiVA Anmälan om disputation Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per disputation. I ärendet ingår att föreslå/ besluta om tid och plats för disputationen, föreslå/utse ordförande, opponent och betygsnämnd, samt betygsnämndsprotokoll Beslut om disputation Bevaras Papper W3D3 Fakultet Uppgifter om disputationen Bevaras Papper DiVA Lnu:s webbplats UB:s anslagstavla Fakultet Doktorand Kallas även spikning. 13(16)

14 4.3.3 Examinera doktorand Doktorsavhandling Bevaras Papper DiVA Fakultet Doktorand Uppgifter om doktorsavhandlingen publiceras i DiVA och på webbplatsen. Avhandlingen publiceras tryckt, och om författaren vill, i fulltext i DiVA Betygsprotokoll Bevaras Papper W3D3 Fakultet Betygsprotokoll ingår i ärende om licentiatseminarium eller disputation Betyg på uppsats eller avhandling Bevaras Ladok Fakultet/ Ansökan om examen Gallras 2 år efter beslut eller utfärdande STUD Registrering av ansökan Bevaras Ladok STUD om examen Beslut om avslag på ansökan om examen Överklagande av beslut om avslag på ansökan om examen Yttrande om överklagande avseende examensbevis Beslut i överklagande avseende examensbevis Examensbevis Kopia bevaras Sorteras efter personnummer. Levereras till centralarkiv efter verksametsårets slut Bevaras Papper W3D3 STUD Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut om avslag samt eventuellt överklagande skapar ett ärende Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut examensbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut examensbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Papper STUD Sorteras efter personnummer. Levereras till centralarkiv efter verksamhetsårets slut. 14(16)

15 4.4 Tillhandahålla service för doktorander Beslut om och dokumentation av introduktioner 4.4 Handböcker för 4.4 Beslut om och dokumentation av mentorsverksamhet på Bevaras Papper W3D3 (för beslut rörande introduktion) Bevaras Papper Bevaras Papper W3D3 (för beslut rörande mentorsverksamhet) Handläggande enhet Handläggande enhet Handläggande enhet Gäller introduktioner som inte ingår som del i poänggivande kurs inom utbildningen, t ex universitetsövergripande. Bilaga 1 Enligt RA-FS 1999:1: Gallras 10 år efter projektets avslutning (resultatredovisning, publicering och ekonomisk slutredovisning). Den projektansvarige kan föreslå att beslut fattas om förlängd gallringsfrist. Handlingar ska undantas gallring när de bedöms ha ett: Fortsatt inomvetenskapligt värde, Värde för annat forskningsområde, Vetenskapshistoriskt värde, Kulturhistoriskt värde, Personhistoriskt värde, Stort allmänt intresse. Enligt Management and Preservation of Scientific Records and Data ska undantag även göras för bio-bank-samlingar och dokumentation rörande work in progress inom humanioraområdet. Bilaga 2 Schema i : Utreds av universitetsarkivet efter analys av som hanterar scheman. Schema på papper: Scheman med rikt informationsinnehåll bevaras. Övriga scheman får vid inaktualitet. Gallras med stöd av RA-FS 1997:6. Med rikt informationsinnehåll menas scheman som ger en god inblick i hur undervisningen har bedrivits. Dessa scheman kan finnas för en kurs eller omfatta många kurser, t ex för en hel termin. Exempel på schema med magert informationsinnehåll är lokalbokningsschema. Schema som ska bevaras arkivläggs på papper i kursakt. Bilaga 3 Får om de bedöms ha endast tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar som bedöms ha ett framtida värde bevaras. Vid bevarande på papper arkiveras handlingarna i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. bevarande om förläsningsanteckningar tillhandahålls i t ex lärplattform. Bilaga 4 En person som söker en utlyst doktorandanställning ansöker samtidigt om att bli antagen till utbildning på (med undantag för de fall där den sökande redan är antagen i det berörda ämnet på Lnu). Anställningsprocessen och antagningsprocessen hänger ihop, och besluten i de båda processerna bygger till stor del på samma underlag. Trots detta ska doktorandanställningsärendet diarieföras för sig (PA-ärende) och antagningsärendet ska diarieföras för sig (UF-ärende). Anledningen är att doktorandanställning inte alltid leder till antagningsbeslut, och antagning inte alltid är kopplat till en utlyst doktorandanställning. 15(16)

16 Antagning bildar ett ärende per antagen doktorand, oavsett vilken finansiering som är aktuell (doktorandanställning eller annan finansiering). I antagningsärendet ingår vanligtvis - Ansökan från den som föreslås bli antagen i form av ansökningsblankett, CV, forskningsplan, betyg/examensbevis, åberopade skrifter. Åberopade skrifter (uppsatser, artiklar och liknande) diarieförs inte i ärendet. ig handläggare förvarar åberopade skrifter till dess att gallring kan ske. - Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning) - Beslut om antagning - Antagningsbesked En utlyst doktorandanställning i ett visst ämne bildar ett ärende. I doktorandanställningsärendet ingår vanligtvis - Beslut om befattningsprofil och befattningsprofil - Annons rekrytering (ledigkungörelse) - Lista över sökande från e-rekryteringsverktyget ReachMee, och ansökningar som inte inkommit via ReachMee - Besked under rekryteringen som skickas till de sökande - Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning, och beslut om antagning) - Beslut om anställning Bilaga 5 Enligt RA-FS 2011:2: Examinationsuppgifter från student (inklusive doktorand) får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats. Arkivering av lärarens examinationsuppgifter beskrivs i bedriva kurs. Förkortningar STUD Studerandeavdelningen Universitetsledningens 16(16)