Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 1

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 1 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den RA-FS 2007:1, Riksets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor, får tillämpas på handlingar tillkomna fr o m 1 juli RA-MS 2001:50, Riksets föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor får tillämpas på handlingar tillkomna fr o m 1964 t o m juni månad RA-FS 1997:6, Riksets föreskrifter och allmänna råd om handlingar av tillfällig eller ringa betydelse får tillämpas på handlingar tillkomna fr o m 1980 Undervisningsmaterial Kursplaner Papper Bevaras Institutions F Schema Papper Bevaras Institutions F Litteraturlista Papper Bevaras Institutions F Kurslistor Papper Bevaras Institutions F Kursutvärderingar (ifyllda av studenterna) Papper 2 år Institutions Om sammanställning ej upprättats skall kursutvärderingarna gallras efter 10 år Enligt RA-FS 2007:1 Papper Bevaras Institutions F Enligt RA- FS 2007:1 Sammanställning av kursutvärdering Undervisningsmaterial/ Papper Bevaras Institutions F kompendier Skrivningsuppgifterna/ Papper Bevaras Institutions F Enligt RA- FS 2007:1

2 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 2 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den Provformuläret Skriftliga provsvar Ladok Papper Återlämnas eller 2 år Institutions Återlämnas till studenten eller gallras 2 år efter betygssättning, Återlämnande eller gallring av skriftliga prov får ske endast under förutsättning att provresultatet registrerats på vederbörligt sätt. Om student begär omprövning av betyg bör provsvaret sparas i 2 år. Enligt RA- FS 2007:1 Kursbevis Ladok Papper Bevaras Institutions F RA-FS 2007:1 Registerkort över studenter Papper Bevaras Institutions Avser prestationer som inte är införda i Ladok Uppsatser/Examensarbeten Uppsatser för 40 poäng (B) Ladok Papper 5 år från betygsdatum Institutions E Från gallring skall alltid undantas uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom

3 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 3 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse. För uppsatser på kurser där 40 poäng utgör den högsta nivån skall särskild ställning tas till eventuellt bevarande. Uppsatser för 60 poäng och högre Ladok Papper Bevaras Institutions E RA-MS 2001:50 Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå. (Bologna) Ladok Papper 5 år från betygsdatum Institutions E Från gallring skall alltid undantas uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse. För uppsatser på kurser där 60 högskolepoäng utgör den högsta nivån skall särskild ställning tas till eventuellt bevarande.

4 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 4 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den Uppsatser för 90 högskolepoäng och högre. (Bologna) Projektrapporter/Uppsatser inom program Rapporter Handledarrapporter vid lärarutbildningar Handledarrapporter vid lärarutbildningar Lärarkandidaternas praktikrapporter/dagboks- RA- FS 2007:1 Ladok Papper Bevaras Institutions E RA- FS 2007:1 Ladok Papper 5 år Återlämnande eller gallring förutsätter att resultatet registrerats i studieregister. Som ledning för bedömning om bevarande se uppsatser för 60 högskolepoäng. RA-FS 1997:6 Papper 10 år Institutions RA-MS 2001:50 Gäller tiden Ladok Papper 2 år Institutions 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte gallras om de legat till grund för betygssättning och betyget inte registrerats i studieregister. Enligt RA- FS 2007:1 Papper 10 år Institutions RA-MS 2001:50

5 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 5 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den rapporter Studenternas praktikrapporter/dagboksrapporter vid lärarutbildningen Papper 2 år efter avslutad utbildning Institutions Rapporterna får inte gallras om de legat till grund för betygssättning och betyget inte registrerats i studieregister. LADOK/LANT Ladok (lokalt ADB-baserat dokumentationssystem. Lant (lokalt antagningssystem) Utdata: Antagningslistor Ladok Papper 5 år Institution slistor Ladok Papper 10 år Institution Resultatlista från prov och Ladok Papper 10 år Universitetsförvaltningens moment Examensbevis Ansökan med bilagor om Papper 2 år Universitetsförvaltningens examensbevis Undertecknad lista skickas månadsvis/löpande in till Listorna sorteras efter inst/enhet.. Hanteras av Studentcentrum/Examina Förutsätter registrering i studieregister om att bevis

6 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 6 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den Uppgift och betyg på examensarbete undertecknad lista Betyg på hel kurs undertecknad lista Betygsändring undertecknad lista Borttagning undertecknad lista utfärdats. RA- FS 2007:1 Ladok Papper Bevaras Institutions Undertecknad lista skickas månadsvis/ löpande in till Undertecknad lista skickas månadsvis/löpande in till Sorteringsordning: inst/enhet, år och Undertecknad lista skickas månadsvis/ löpande in till Undertecknad lista skickas månadsvis/ löpande

7 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 7 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den Beslut om tillgodoräknande - undertecknad lista Alla kurser klara undertecknad lista Godkänd avhandling undertecknad lista in till Undertecknad lista skickas månadsvis/löpande in till Sorteringsordning: inst/enhet, år och Undertecknad lista skickas månadsvis/löpande in till Undertecknad lista skickas månadsvis/löpande in till

8 Dokumenthanteringsplan vid Umeå universitet 8 Avdelning/bildarfunktion Upprättad av Fastställd den Reviderad den Indata: Uppropslistor/registreringsunderlag (indata i registreringsprocessen) Praktikintyg med skriftliga omdömen som ej registrerats på annat sätt Ladok Papper 5 år Institution Papper Bevaras Institutions F