Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Transkript

1 Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid universitetet. Vid inspektionen lades särskild vikt på vissa arkivfrågor eftersom Växjö universitet och Högskolan i Kalmar går samman vid årsskiftet 2009/2010 och bildar Linnéuniversitetet. Den senaste inspektionen genomfördes brevledes år 2004 (dnr /1201) och avsåg enbart Växjö universitets arkivredovisning. Vid inspektionen fann Riksarkivet en del brister i arkivredovisning och förelade universitet att uppdatera arkivförteckningarna. Redovisning av vidtagna åtgärder inkom till Riksarkivet i december Vid samma tidpunkt avslutades även ett annat inspektionsärende ( /2639) som avsåg hela arkivvården vid Växjö universitet. Närvarande vid inspektionen: Från Växjö universitet Universitetsarkivarie Projektanställd arkivarie Universitetsdirektör (del av inspektionen) Från Riksarkivet Anna-Kristina Andersson, arkivarie Nora Liljeholm, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Eftersom Växjö universitets arkiv ska överlämnas till och vissa handlingar införlivas med Linnéuniversitetets arkiv enligt Riksarkivets beslut RA-MS 2009:41 är det av vikt att arkiven avslutas samt att handlingar och uppgifter avgränsas från handlingar tillhörande Högskolan i Kalmar och Linnéuniversitetet. Linnéuniversitetet övertar ansvaret för Växjö universitets arkiv och kommer att få redovisa de insatser som vidtas för att åtgärda nedanstående brister. Linnéuniversitet ska senast den 30 juni 2010 inkomma med en åtgärdsplan som beskriver avslutningsarbetet samt en statusrapport för hur långt man kommit. Arbetet ska vara klart den 1 januari De brister som ska åtgärdas är följande: Upprätta arkivbeskrivning för samtliga arkivbildare inom Växjö universitet enligt RA-FS 1991:1 (ändr.1997:4), 6 kap. 1-2.

2 Inspektionsrapport 2 (8) Redovisa samtliga allmänna handlingar tillhörande Växjö universitet oavsett medium (pappershandlingar, elektroniska handlingar samt analoga och digitala ljud- och bildupptagningar) enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 6 kap. 9. Se till att universitetets elektroniska handlingar, t.ex. universitetets webbsida, överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1 i format som framgår av RA-FS 2009:2. Se till att såväl analoga som elektroniska handlingar som överlämnas till Linnéuniversitetet avgränsas (förses med nödvändig metadata) enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 9 kap. 2-3 samt RA-FS 2009:1, 3 kap. 4 tredje strecksatsen. Utarbeta en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 samt dokumentation enligt 5 kap. samma föreskrift till Växjö universitets samtliga elektroniska handlingar. Kontrollera och se till att pappershandlingar placeras i aktomslag innan de läggs i arkivboxar enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:1, 7 kap. 1. Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter för gallring av räkenskapshandlingar enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2004:3, 8. Med fördel kan redovisningen samordnas med redovisningen av de åtgärder som Riksarkivet förelade Högskolan i Kalmar i samband med inspektion den 26 november 2009 (dnr RA /4262). INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Universitetet består idag av ca 9 institutioner. Alla dessa har hittills betraktats som egna arkivbildare. Prefekten har det formella arkivansvaret på varje institution. Det praktiska arbetet, t.ex. verkställande av gallring och uppdatering av arkivredovisningen, utförs av arkivredogörare. Rektorn har det yttersta arkivansvaret för hela högskolan och skriver under viktigare beslut. Universitetsarkivarien har ett övergripande samordningsansvar för arkivvården och ser bland annat till att digital information bevaras på rätt sätt. Arkivfunktionen är placerad på planeringsenheten. Ansvarsförhållandena som beskrivits ovan har dock inte dokumenterats eller fastställts på ett tydligt sätt.

3 Inspektionsrapport 3 (8) För en begränsad period har universitetet anställt en arkivarie med uppdrag att påbörja slutförtecknandet av arkiven inför sammanslagningen med Högskolan i Kalmar. De anställdas kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftningen bedöms av universitetsarkivarien, vara något blandad. Inom centralförvaltningen och arkivredogörarna är kunskaperna goda men i vissa fall mindre bra bland lärare och forskare. Universitetet har gjort en del insatser, bl.a. i form av internutbildningar. Upphandlingsenheten inom Lokalservicesektionen ansvarar för all upphandling av skrivare, kopiatorer m.m. Universitetet använder även leverantörsförsäkran vid upphandling av papper. 2. Styrdokument Växjö universitet använder en D/D-plan vid diarieföring. Från den 1 januari 2010 kommer en ny, mer verksamhetsanpassad, plan att tas i bruk för Linnéuniversitet. Vid universitetet finns ingen handbok för registrering och arkivering men däremot finns andra styrdokument som reglerar hanteringen. Arkivfunktionen har t.ex. tagit fram dokumenthanteringsplaner. Universitetet har även upprättat rutinbeskrivningar för e-post och personadresserad post. 3. Arkivbildning Växjö universitet bildades Arkivet består dels av universitets egna handlingar från 1977 och framåt, dels av handlingar från tillhörande en föregångare till universitetet. Diarieföring Registreringen av universitetets allmänna handlingar sker i W3D3 som använts sedan Samtliga enheter inom universitetet kan registrera handlingar i W3D3 inom det egna beslutsområdet. Vid institutionerna registreras t.ex. kursplaner, avtal, forskningsprojekt och studentärenden. Inga handlingar har skannats in eller på annat sätt bevarats i sysmet. E-post skrivs ut och arkiveras på papper. Enligt RA-MS 2009:42 får universitetets handlingar i pågående ärenden som inte avslutats den 31 december 2009 införlivas med Linnéuniversitetets arkiv. Växjö universitet har därför förberett en överföring av universitets öppna ärenden till Linnéuniversitetets nya diarium. Dessa ärenden kommer att ordnas i en separat serie i W3D3 där ärendets gamla diarienummer läggs in ett särskilt fält. Enligt arkivbeskrivningen för förvaltningen användes ett manuellt diarium mellan åren 1977 och Därefter användes ett register i FileMaker för diarieföring. När

4 Inspektionsrapport 4 (8) W3D3 togs i bruk 2001 genomfördes ingen konvertering av uppgifter från FileMaker. Om någon konvertering ännu inte skett ska universitetet se till att sökvägar till diarieförda handlingar från dessa år upprättas. Diarieförda handlingar ordnas efter d/d-plan och ställas av regelbundet. Aktrensning och gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse sker före arkivering på enhetsnivå. Arkivredogörarna överlämnar sedan enhetens ordnade och förtecknade handlingar till centralarkivet, där arkivfunktionen kan kontrollera arbetet med aktrensning och gallring i efterhand. Övriga handlingar Anmälningshandlingar till kurser och program hanteras i systemet NyA (se avsnitt 4. Framställning och hantering av handlingar). Uppgifterna från NyA förs efter sista antagningsomgången in i studieregistret Ladok. Universitetets utbildningshandlingar finns både digitalt och på papper. I huvudsak används studieregistret Ladok, en webbaserad studentportal med kursinformation till studenter samt olika läroplattformar. Av arkivförteckningen framgår också att det till Ladok bevaras såväl underlag till registret som utdrag i form av olika listor. Därutöver tillkommer tentor, examensarbeten och uppsatser som bevaras på papper. Uppsatser och examensarbeten tillgängliggörs även via biblioteksverktyget DIVA. Även i forskningsverksamheten används olika register, men det var vid inspektionstillfället oklart i vilken utsträckning sådana register förekommer. För hanteringen av administrativa handlingar använder universitet systemet Agresso för ekonomiadministration och systemet Primula för personaladministration. Kopior av uppgifter i Agresso och Primula kommer att föras över till Linnéuniversitetets system. Dessa uppgifter ska förses med nödvändig metadata för att kunna skilja på de olika arkivbildarna. Formatfrågan för bevarande är ännu inte löst. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Handlingar rörande antagningen hanteras i det gemensamma antagningsregistret NyA. Verket för högskoleservice (VHS) har till uppgift att på uppdrag av universitet och högskolor biträda vid antagning. Detta innebär att VHS bl.a. ansvarar för utveckling av antagningssystemet NyA samt för delar av webbplatsen där studenter söker till kurser och program. Ett avtal mellan universitetet och VHS reglerar uppdraget. Universitet har ansvaret för antagningen: sätter behörighetskrav, kan besluta om undantag osv. Uppgifterna om antagning bör således tillhöra universitetet innan de gallras.

5 Inspektionsrapport 5 (8) Växjö universitetet har inte överfört elektroniska handlingar till särskilt system för bevarande. T.ex. har universitetets webbplats inte tagits om hand för bevarande. Bevarandeformat för system och webb är inte heller utrett. Inför bildandet av Linnéuniversitetet har Växjö universitet emellertid förberett för en avställning av universitetets studieregister. Universitetets Ladok kommer att låsas för nya registreringar och en kopia av uppgifterna kommer att föras över till Linnéuniversitetet. I det nya registret ska det också vara möjligt att se om en uppgift härrör från Växjö universitet eller från Linnéuniversitetet. Universitet har inte upprättat någon strategi för bevarande till sina elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:2, 3 kap. Enligt universitet kommer en strategi för bevarande att utarbetas av Linnéuniversitetet. Riksarkivet betonade att denna strategi även bör omfatta avställda elektroniska handlingar tillhörande Växjö universitet. Dokumentation över universitetets elektroniska handlingar finns till viss del upprättad. Enligt universitetet bör tekniskdokumentation ha upprättats, men den finns inte samlad. Det som främst saknas är en övergripande förståelsedokumentation enligt RA-FS 2009:1, 5 kap, första strecksatsen. Frågor om systemförvaltningsmodell, informationssäkerhet samt bevarande av ändringsloggar (4.2, 4.3 och 4.4 enligt checklista version 1.3) har inte kunnat besvaras eftersom de närvarande inte hade kunskaper inom området. Handlingar på papper Universitetet använder aktomslag, arkivboxar och självhäftande etiketter som köps in av universitetsarkivarien. Vid inspektionstillfället kontrollerades inte skicket på de arkiverade handlingarna och därför vill Riksarkivet påminna universitetet om kraven på förvaringsmedel samt märkning av förvaringsenheter enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2006:1 7 kap. 1-2, 8. Ljud- och bildupptagningar samt fotografier Förekomsten av ljud- och bildupptagningar är inte kartlagd. Eftersom dessa upptagningar kan utgöra allmän handling ska universitetet genomföra en inventering på alla institutioner och se till att ljud- och bildupptagningar förtecknas i respektive arkivförteckning och tas om hand för arkivering. Vid universitetet finns även fotografier, såväl pappersfotografier som digitala fotografier. Enligt universitetet förekommer digitala foton i stora mängder. Ett registreringsarbete av de digitala fotona har påbörjats men fotografierna har inte förts över till bevarandeformat eller dokumenterats. Universitetet ska även

6 Inspektionsrapport 6 (8) genomföra en inventering på universitetets alla enheter och se till att fotografier i olika format förtecknas i respektive förteckning och tas om hand för arkivering. 5. Gallring Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. reglerar gallring av uppgifter i antagningsregister och studieregister. För gallring av uppgifter i studieregister gäller bestämmelserna i 2 kap. 7 och för antagningsregister finns gallringsbestämmelser i 4 kap. 6. Universitet tillämpar Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor (RA-FS 2007:1). I universitetets plan redovisas handlingstyper som inte omfattas av gallringsmedgivandet, t.ex. byte av studieort. Någon gallring av dessa handlingstyper har inte heller verkställts enligt universitetet. Av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter har universitetet dokumenterat tillämpningen av RA-FS 1991:6 (ä. 1997:6), RA-FS 1999:1, RA-FS 2004:1, RA-FS 2004:2 (ä. 2005:1) samt RA-FS 2006:5 genom beslut. Det saknas ett aktuellt tillämpningsbeslut för gallring av räkenskapshandlingar enligt RA-FS 2004:3, 8. Ett sådant beslut är nödvändigt för att gallring ur Växjös arkiv ska kunna ske efter överlämnandet till Linnéuniversitetet. Riksarkivets föreskrifter för universitet och högskolor (RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3) gäller för universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 första stycket högskoleförordningen (SFS 1993:100, ändr. 2009:1068). Detta innebär att Riksarkivets gallringsföreskrifter kan tillämpas av Linnéuniversitetet eftersom universitetet, genom SFS 2009:1222, tas upp i Bilaga 1 till Högskoleförordningen. 6. Arkivredovisning Universitetets olika arkivbildare har separata arkivredovisningar. I och med att universitetet upphör ska arkiven avslutas, dvs. slutförtecknas och en slutgiltig version av arkivbeskrivningarna upprättas. En projektanställd arkivarie arbetade vid inspektionstillfället med att avsluta universitetets olika arkiv. Arkivbeskrivning Det exempel på arkivbeskrivning som skickades in inför inspektionen avsåg den centrala förvaltningen. I denna arkivbeskrivning finns en tydlig redogörelse för de arkiv myndigheten förvarar. Däremot saknas en beskrivning av samband mellan verksamheten och viktigare handlingsslag. Sökvägar anges i form av diarium. Om det finns andra sökvägar till universitets handlingar ska även dessa anges. Arkivbeskrivningen för centrala förvaltningen uppdaterades senast år 2002.

7 Inspektionsrapport 7 (8) Även institutionerna har arkivbeskrivningar. Det är oklart om alla institutioner har en arkivbeskrivning och när dessa senast uppdaterades. Enligt den dokumentation som skickades in inför inspektionen har dock universitetet ambitionen att under 2010 omarbeta och sammanställa institutionernas arkivbeskrivningar till ett dokument. Arkivförteckning Växjö universitet använder allmänna arkivschemat som förteckningsplan. Linnéuniversitetets arkivredovisning kommer däremot att utgå från RA-FS 2008:4. I universitetsnätverket arbetar en grupp med att identifiera lärosätenas processer och objekt. Syftet är att ta fram en högskolegemensam klassificeringsstruktur. Hälften av universitetets institutioner har arkivförteckning som är uppdaterad t.o.m. år Universitetet bedriver även ett arbete med att manuellt överföra arkivförteckningar i FileMaker till arkivredovisningssystemet Visualarkiv. Arbetet beräknas vara klart under Arkivförteckningarna omfattar delvis arkivbildarnas olika typer av handlingar. Universitetets publikationer, såsom avhandlingar, finns upptagna i arkivförteckningen. Emellertid saknas redovisning av arkivhandlingar som inte är pappershandlingar, t.ex. elektroniska handlingar, fotografier och eventuellt ljudoch bildupptagningar. Gallringsbara handlingar redovisas inte i arkivförteckningen utan endast i dokumenthanteringsplanerna. Vid inspektionstillfället genomfördes inte någon stickprovskontroll för att följa ett ärende i diariet via arkivförteckningen till arkivboxen. 7. Arkivlokaler Eftersom Linnéuniversitetet kommer att få en ny arkivlokal, där även arkiven från Växjö universitet och högskolan i Kalmar kommer att förvaras, inspekterades inte de befintliga arkivlokalerna. Ett ärende angående den blivande arkivlokalen har öppnats hos Riksarkivet (Dnr RA /1519). Innan den nya arkivlokalen tas i bruk ska Riksarkivet ge sitt medgivande enligt RA-FS 1997:3, 5 kap. 2. I RA-MS 2005:32 har Växjö universitet fått undantag från vissa bestämmelser i RA-FS 1997:3 för universitetets arkivlokaler. Riksarkivet ska upphäva gällande RA-MS och fatta ett nytt beslut som omfattar Linnéuniversitetet eftersom universitetet fr.o.m. den 1 januari 2010 kommer att använda närarkiven. 8. Övrigt Växjö universitet och Högskolan i Kalmar har fått beslut från Riksarkivet (RA-MS 2009:41 och 2009:42) angående överlämnande av respektive arkiv till det nya

8 Inspektionsrapport 8 (8) Linnéuniversitetet. Vid inspektionen framkom att även Organisationskommittén har begärt överlämna sitt arkiv till Linnéuniversitetet. På grund av ett missförstånd har Riksarkivet hittills inte beslutat om detta men ett beslut kommer att utfärdas så fort som möjligt, senast före årsskiftet. Anna-Kristina Andersson Arkivarie Kopia till Organisationskommittén för Linnéuniversitetet samt Högskolan i Kalmar.