Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4262 N Liljeholm

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm"

Transkript

1 Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid högskolan. Särskild fokus lades på vissa arkivfrågor med anledning av att Högskolan i Kalmar och Växjö universitet går samman vid årsskiftet 2009/2010 och bildar Linnéuniversitetet. Riksarkivet har tidigare inspekterat arkivredovisningen vid Högskolan i Kalmar vid flera tillfällen, senast 2004 (dnr RA /1840). Vid inspektionen fann Riksarkivet flera brister i arkivredovisningen och förelade högskolan att ta fram en plan för hur bristerna i arkivredovisningen ska åtgärdas. Högskolan i Kalmar har därefter genomfört en översyn (Dnr HiK /04) och arbetat med att ta fram ett flertal styrdokument för arkivvården såsom dokumenthanteringsplaner och riktlinjer för arkivhantering. Arbetet har också innefattat redovisning av utbildningshandlingar vilket var en av bristerna som Riksarkivet särskilt uppmärksammade. Närvarande vid inspektionen: Från Högskolan i Kalmar Koordinator och arkivarie vid ledningskansliet Projektanställd arkivarie Från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie Anna-Kristina Andersson, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar en viss förbättring i arkivvården hos Högskolan i Kalmar främst avseende upprättandet av styrdokument och riktlinjer för arkivverksamheten. Dessa styrdokument har dock aldrig riktigt implementerats i verksamheten och stora brister kvarstår avseende redovisning och förvaring av arkivhandlingar. Eftersom högskolans arkiv ska överlämnas till och införlivas med Linnéuniversitetets arkiv enligt Riksarkivets beslut RA-MS 2009:41 är det av vikt att arkivet avslutas samt att handlingar och uppgifter avgränsas från handlingar tillhörande Växjö universitet och Linnéuniversitetet. Linnéuniversitetet övertar ansvaret för Högskolans i Kalmar arkiv och kommer att få redovisa de insatser som vidtas för att åtgärda nedanstående brister. Linnéuniversitet ska senast den 30 juni 2010 inkomma med en åtgärdsplan som beskriver avslutningsarbetet samt en statusrapport för hur långt man kommit. Arbetet ska vara klart den 1 januari 2014.

2 Inspektionsrapport 2 (8) De brister som ska åtgärdas är följande: Upprätta arkivbeskrivning för samtliga arkivbildare inom Högskolan i Kalmar enligt RA-FS 1991:1 (ändr.1997:4), 6 kap Redovisa samtliga allmänna handlingar tillhörande Högskolan i Kalmar oavsett medium (pappershandlingar, elektroniska handlingar samt analoga och digitala ljud- och bildupptagningar) enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 6 kap. 9. Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av högskolans webbsida överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1 i ett format som framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Se till att såväl analoga som elektroniska handlingar som överlämnas till Linnéuniversitetet avgränsas (förses med nödvändig metadata) enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 9 kap. 2-3 samt RA-FS 2009:1, 3 kap. 4 tredje strecksatsen. Utarbeta en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 samt dokumentation enligt 5 kap. samma föreskrift till myndighetens samtliga elektroniska handlingar. Kontrollera och se till att pappershandlingar placeras i aktomslag innan de läggs i arkivboxar enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:1, 7 kap. 1. Kontrollera och se till att märkning av förvaringsmedel (arkivboxar) görs enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:1, 7 kap Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter för gallring av räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3, 8. Med fördel kan redovisningen samordnas med redovisning av de åtgärder som Riksarkivet förelade Växjö universitet i samband med sin inspektion den 25 november 2009 (dnr RA /4754). INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Högskolan består idag av 6 institutioner samt Centralförvaltningen. Alla dessa har hittills betraktats som egna arkivbildare. Prefekten har det formella arkivansvaret på varje institution. Det praktiska arbetet utförs av arkivredogörarna. Rektorn har det

3 Inspektionsrapport 3 (8) yttersta arkivansvaret för hela högskolan och skriver under viktigare beslut. Arkivfunktionen, en deltidstjänst, är placerad på ledningskansliet. Arkivfunktionens ansvarsområde är dock helt osynligt i de styrdokument som har upprättats för högskolans organisation och ledning (Dnr /07). Det finns varken delegationsordning eller befattningsbeskrivning avseende arkivfunktionen och arkivfrågor tas inte heller upp i verksamhetsplanen. För närvarande har högskolan anställt en arkivarie på 6 veckor med uppdrag att påbörja slutförtecknandet av arkivet inför sammanslagningen med Växjö universitet. Uppdraget är dock omöjligt att slutföra under den korta tiden. Kunskap om allmänna handlingar och arkivlagstiftningen finns inom centralförvaltningen och hos de arkivansvariga men brister finns på institutioner särskilt bland lärarna och forskarna. Vissa insatser har gjorts i form av informationstillfällen samt utformning av gemensamma riktlinjer för registrering och hantering av allmänna handlingar. Dessa har gett vissa resultat, men problem finns fortfarande kring kunskaperna om allmänna handlingar. IT-avdelningen ansvarar för all upphandling av skrivare, kopiatorer m.m. Även ansvaret för bevarande av elektronisk information finns hos IT-avdelningen. Oklart om leverantörsförsäkran enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:4, 3 kap. finns för produkter som köps in, men dessa är certifierade enligt koordinatorn. 2. Styrdokument Vid diarieföring används en D/D-plan som kommer att avslutas i samband med att högskolan i Kalmar går ihop med Växjö universitet. Arkivfunktionen har tagit fram en mall för dokumenthanteringsplaner. Mallen används av de flesta institutioner. Riksarkivet påpekade att vissa av de gallringsfrister som anges i mallen är felaktiga, exempelvis serierna F 13 b och c där gallringsfristen ska vara 2 år enligt RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3, och inte 6 månader som anges i mallen. Enligt koordinatorn följer institutionerna Riksarkivets generella gallringsföreskrifter trots felaktiga uppgifter i dokumenthanteringsplaner. I de flesta fall har man överhuvudtaget inte tillämpat gallring utan bevarat handlingarna. Planer på att ta fram en arkivhandbok har tidigare funnits men har inte realiserats. Riktlinjer har dock tagits fram för hantering av allmänna handlingar och diarieföring genom ett rektorsbeslut (dnr /07). I dokumentet tas även frågan om hantering av e-post samt personadresserad post upp. Vid inspektionen konstaterades dock att problem kring kunskaper om och förståelse för frågor om vad som är allmänna handlingar finns fortfarande inom verksamheten. Genom regelbunden information försöker arkivfunktionen höja kompetensen om hantering av allmänna handlingar hos alla inom organisationen.

4 Inspektionsrapport 4 (8) 3. Arkivbildning Högskolan i Kalmar bildades Arkivet består dels av högskolans egna handlingar från 1977 och framåt dels av handlingar från 1850-talet tillhörande Sjöfartshögskolan. Handlingar tillhörande en annan föregångare till Högskolan i Kalmar, Rostads Folkskoleseminarium, har levererats till Landsarkivet i Vadstena SE/VALA/ Vissa serier tillhörande Rostads folkskoleseminariums arkiv, nämligen FI:1-31 Kartor och ritningar, har Högskolan i Kalmar fått tillstånd att låna från Landsarkivet i Vadstena (Dnr RA 1526/S52/80, Dnr HiK /80, Dnr VALA 1777/80-030). Enligt beslutet ska dessa handlingar på sikt levereras/lämnas tillbaka till Landsarkivet i Vadstena. Högskolan i Kalmar bör därför komma in med framställan om leverans till Landsarkivet i Vadstena och lämna tillbaka dessa handlingar innan arkivet flyttas till det nya centralarkivet i Växjö. Registrering sker centralt hos registratorn i W3D3 sedan Från 2006 har man skannat in en del handlingar men dessa bevaras inte digitalt i systemet utan på papper. Ansökningar registreras i Högskoleverkets antagningssystem NyA. E-post skrivs ut och arkiveras på papper. Avställning av handlingar görs regelbundet. Ambitionen är att ställa av årligen men detta har varit svårt att förverkliga. Hos registratorn förvaras handlingar för de senaste två åren i kontorsklimat utan någon som helst skydd. Aktrensning och gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse sker före arkivering av varje handläggare och institution. Arkivfunktionen kontrollerar inte arbetet med aktrensning och gallring i efterhand. Inte heller arkivläggningen kontrolleras av arkivfunktionen vilket bl.a. har lett till en alltför spretig märkning av förvaringsenheter (arkivboxar) i arkivlokalen. Gallring av räkenskapshandlingar sker kontinuerligt trots att högskolan ännu inte har dokumenterat tillämpningen av RA-FS 2004:3, 8. Diarieförda handlingar arkiveras i löpnummerordning. Riksarkivet har i samband med den senaste inspektionen 2004 (dnr RA /1840) påtalat brister i redovisning av utbildnings- och forskningshandlingar. Enligt koordinatorn har man sedan dess utökat bevarandet av kursdokumentation m.m. Avseende forskningshandlingar finns det fortfarande ett problem och motvilja hos forskare att betrakta sina forskningshandlingar som myndighetens allmänna handlingar. I högskolans arkivförteckning har inga forskningshandlingar redovisats. Högskolan använder och driftar Agresso som ekonomisystem. För personaladministration har Palasso använts fram till den 1 oktober Därefter har man gått över till Primula som kommer att bli det gemensamma PA-systemet för Linnéuniversitetet. Enligt Anita Stensson, ekonomiansvarig vid högskolan, kommer uppgifter från dessa system att ställas av i samband med sammanslagningen av de två hög-

5 Inspektionsrapport 5 (8) skolorna/universiteten. Kopior av pågående uppgifter förs in i det gemensamma, nya systemet. Dessa uppgifter förses med nödvändig metadata för att kunna skilja de tidigare arkivbildarna åt. Formatfrågan för bevarande är ännu inte löst. Högskolan ser fram emot besked från RA om vilket format som är lämpligt för bevarande av uppgifter ur Agresso m.m. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Högskolan i Kalmar använder sig av antagningssystemet NyA som förs av Verket för högskoleservice (VHS) på uppdrag av universitet och högskolor. Registret bör betraktas som gemensamt för VHS och i det här fallet Högskolan i Kalmar. Kalmar har ansvaret för antagningen: sätter behörighetskrav, kan besluta om undantag osv. Uppgifterna om antagning bör således tillhöra Högskolan i Kalmar innan de gallras. Uppgifterna från NyA efter antagning förs in i LADOK för registrering av studieresultat m.m. Ansvariga för LADOK planerar och sköter avställning av information ur systemet samt märkning av uppgifter för resp. arkivbildare. Högskolan saknar i dagsläget strategi för bevarande samt dokumentation till sina system enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:2, 3 och 5 kap. Enligt planerna kommer en strategi för bevarande att utarbetas av Linnéuniversitetet. Riksarkivet betonade att i denna strategi bör även avställda elektroniska handlingar tillhörande Högskolan i Kalmar tas upp. Frågor om systemförvaltningsmodell, informationssäkerhet samt bevarande av ändringsloggar (4.2, 4.3 och 4.4 enligt checklista version 1.3) har inte kunnat besvaras eftersom de närvarande inte hade kunskaper inom området. Koordinatorn kontrollerar dessa frågor med IT-chefen och ser till att skicka över svaren till undertecknad. Teknisk dokumentation finns till de system högskolan använder, men dessa finns ej samlade och brister finns avseende förståelsedokumentation, dvs. hur högskolan har använt sig av systemet etc. Det är oklart i vilken omfattning Högskolan i Kalmar förvarar digitala ljud- och bildfiler. Inte heller har högskolan bevarat versioner av sina webbsidor. Högskolan i Kalmar ska se till att de elektroniska handlingar som utgörs av högskolans webbsida överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1. Format för bevarandet framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Handlingar på papper Högskolan i Kalmar förvarar pappershandlingar från 1850-talet tillhörande Sjöfartshögskolan. Dessa är enligt koordinatorn i bra skick och inga särskilda vårdinsatser behövs. De flesta handlingarna är inbundna.

6 Inspektionsrapport 6 (8) Koordinatorn uppger att godkända skrivmateriel och åldringsbeständigt papper används. Protokoll skrivs ut på arkivbeständigt papper, A80. Ingen leverantörsförsäkran har tagits fram för skrivmateriel vid inköp enligt RA-FS 2006:4, 3 kap, 1 andra strecksatsen. Vid arkivering av akter används gråa aktomslag och bruna arkivboxar, som uppges vara certifierade. Detta har dock ej kunnat kontrolleras eftersom leverantörsförsäkran saknas. Aktomslagen används inte konsekvent och ibland ligger handlingarna utan omslag i arkivboxarna. Självhäftande etiketter har köpts in från Landsarkivet i Lund men högskolan har haft problem med dessa då många har ramlat av. Märkningen av arkivboxarna som förvaras i huvudarkivet är inte konsekvent och uppfyller inte Riksarkivets krav enligt RA-FS 2006:1, 7 kap. 8. Myndighetens namn samt en unik identitet som knyts till arkivredovisningen ska framgå på arkivboxen. Ljud och bild, fotografier Det är oklart hur mycket ljud- och bildupptagningar samt fotografier finns hos högskolan. Eftersom även dessa kan utgöra allmän handling ska högskolan genomföra en inventering hos alla institutioner och se till att ljud- och bildupptagningar samt fotografier förtecknas i högskolans arkivförteckning och tas om hand för arkivering. Vid inspektionstillfället angavs att högskolan inte förvarar några kartor och ritningar. Vid närmare undersökning visade sig dock att kartor och ritningar tillhörande Rostads folkskoleseminariums arkiv har lånats från Landsarkivet i Vadstena och följaktligen bör förvaras i högskolans arkivlokal (se ovan 3. Arkivbildning). 5. Gallring Riksarkivet har inte utfärdat några myndighetsspecifika gallringsföreskrifter för Högskolan i Kalmar. Däremot kan ett flertal av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter samt föreskrifterna gällande universitet och högskolor (RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3) tillämpas. Högskolan i Kalmar har dokumenterat delvis tillämpningen av RA-FS 2008:3 i sin dokumenthanteringsplan men gallringsfristerna är felaktiga (se ovan under styrdokument ). För studieregister eller motsvarande gäller bestämmelserna om gallring i Förordning (1993:1153, ändr. 2001:1133) om redovisning av studier m.m. Av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter har högskolan dokumenterat tillämpningen av RA-FS 2006:5 samt 2004:1 genom beslut. Föreskrifterna avser gallring av handlingar inom löne- och PA-verksamhet. Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse enligt RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6) sker hos hela högskolan men tillämpningen har inte dokumenterats genom ett särskilt beslut. Anvisningar för denna typ av gallring finns dock i ett dokument, bilaga 3, till arkivförteckningen tillhörande Institutionen för biologi och miljövetenskap. Även

7 Inspektionsrapport 7 (8) gallring av räkenskapshandlingar tillämpas utan något särskilt beslut. Enligt RA-FS 2004:3, 8 ska myndigheten dokumentera tillämpningen av denna föreskrift. Riksarkivets föreskrifter för universitet och högskolor (RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3) gäller för universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 första stycket högskoleförordningen (SFS 1993:100, ändr. 2009:1068). Detta innebär att Riksarkivets gallringsföreskrifter kan tillämpas av Linnéuniversitetet om universitetet tas upp i Bilaga 1 till Högskoleförordningen. 6. Arkivredovisning Högskolan i Kalmar tillämpar allmänna arkivschemat för redovisning av sitt arkiv. Hittills har alla institutioner betraktats som egna arkivbildare. Eftersom stora brister finns i högskolans arkivredovisning vill nu högskolan, i samband med sammanslagningen med Växjö universitet, förteckna om sitt arkiv sedan Tanken är då att de institutioner som tidigare inte har förtecknat eller delvis förtecknat sitt arkiv nu slås ihop till en arkivbildare. Riksarkivet är tveksam till denna lösning eftersom det finns en viss risk med att arbetet i praktiken inte kan genomföras konsekvent för hela högskolans arkivbildning. Högskolan i Kalmar saknar beskrivning av allmänna handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 4 kap. 2 ). Arkivbeskrivning Högskolans gemensamma arkivbeskrivning är från Utöver den har vissa institutioner egna arkivbeskrivningar. Arkivbeskrivningar för samtliga arkivbildare ska tas fram och de befintliga arkivbeskrivningarna ska uppdateras enligt RA-FS 1991:1 (ändr.1997:4), 6 kap Arkivförteckning Brister finns i högskolans arkivförteckningar. Oklart om alla institutioner har arkivförteckningar som uppfyller Riksarkivets krav. De befintliga har uppdaterats senast Arkivförteckningar ska regelbundet uppdateras, vilket betyder årligen i samband med avställning. Som tidigare nämnts pågår ett arbete med att förteckna hela högskolans arkiv samt uppdatera arkivförteckningarna. Arbetet är dock omfattande och kommer att fortsätta även efter årsskiftet när Högskolan har slagits ihop med Växjö universitet. Högskolans controller arbetar fortlöpande med processkartläggning av verksamheten. Gallringsbara handlingar redovisas inte i arkivförteckningen utan endast i dokumenthanteringsplanerna.

8 Inspektionsrapport 8 (8) Det går att följa en handling från diariet till förvaringsplats. Funktionskontroll genomfördes genom två stickprover. Ett problem är dock att söka fram handlingar från tiden före 2001, då W3D3 infördes. Det finns tre olika söksystem: ett manuellt diarium, FileMaker register, W3D3. Problemet finns framförallt vid sökning av handlingar mellan i FileMaker registret. Det är endast en person som har programvaran vilket gör att återsökning blir väldigt personberoende. Högskolan måste se över sökvägarna till sina diarieförda handlingar. 7. Arkivlokaler Eftersom Högskolan i Kalmar tillsammans med Växjö universitet för närvarande bygger en ny arkivlokal i Växjö, dit enligt planerna även hela arkivet från Kalmar kommer att flyttas, har den befintliga arkivlokalen inte inspekterats vid denna inspektion. Ett ärende angående den blivande arkivlokalen har öppnats hos Riksarkivet (Dnr RA /1519). Innan den nya arkivlokalen tas i bruk ska Riksarkivet ge sitt medgivande enligt RA-FS 1997:3, 5 kap Övrigt Högskolan i Kalmar och Växjö universitet har fått beslut från Riksarkivet (RA-MS 2009:41 och 2009:42) angående överlämnande av respektive arkiv till det nya Linnéuniversitetet. Vid inspektionen framkom att även Organisationskommittén har begärt överlämna sitt arkiv till Linnéuniversitetet. På grund av ett missförstånd har Riksarkivet hittills inte beslutat om detta men ett beslut kommer att utfärdas så fort som möjligt, men senast före årsskiftet. Nora Liljeholm Arkivarie Kopia till Organisationskommittén för Linnéuniversitetet samt Högskolan i Växjö.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154 Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) får konstatera att Riksutställningar (RU) arbetar seriöst och målinriktat med arkivvården, men att det nu, antagligen

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg

Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg 1 (2) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr VALA 231-2013/4044 Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Västra Götalands

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars 2014 Närvarande Från Handelsanställdas arbetslöshetskassa: kassaföreståndare digitaliseringsansvarig, Eskilstuna applikations-

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014 Närvarande: Från Regionala etikprövningsnämnden i Umeå: administrativ sekreterare Från Riksarkivet: Angelica

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5)

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5) 1(5) Inspektion av arkivverksamheten vid Svenska Filminstitutet 1. Sammanfattning Stiftelsen Svenska Filminstitutet (SFI) har de senaste åren bedrivit ett målinriktat arbetet för att uppfylla de krav som

Läs mer

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007.

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007. 2008-02-06 232-2007/2437 Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007. Förelägganden. 1. T&E Linköpings arkivförteckning

Läs mer

INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262

INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262 1(10) Inspektion av arkivvården hos Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag 1. Sammanfattning Den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som Chalmers

Läs mer

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsförmedlingen, huvudkontoret, samt arkivdepån i Söderhamn

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsförmedlingen, huvudkontoret, samt arkivdepån i Söderhamn 1 (1) Beslut 2013-12-02 Dnr 231-2013/4684 Arbetsförmedlingen 113 99 Stockholm Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsförmedlingen, huvudkontoret, samt arkivdepån i Söderhamn Riksarkivet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå

Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå 1 (2) Beslut Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Norrbotten, polisområde Norra Lappland, på orterna Gällivare

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1(10) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1. Inledning Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:42 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten;

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FömedC ska, i enlighet med

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Arkivhandbok för Malmö stad:

Arkivhandbok för Malmö stad: Arkivhandbok för Malmö stad: Registrering, dokumenthantering och arkivvård i Malmö stad 1 Innehåll 1. Inledning... 4 2. Bevarande och gallring av allmän handling... 6 2.1 Offentlighetsprincipen och hantering

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv

Läs mer

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet Stockholms stadsarkiv K UNGSKLIPPAN 6, BOX 22063, 104 22 STOCKHOLM www.ssa.stockholm.se ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok

Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok Nyköping Stadsarkivs arkivhandbok Arkivhandboken är utformad efter dom regler som omfattas i Arkivlagen och efter det arkivreglemente som beslutats av kommunfullmäktige i kommunen. För frågor angående

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström Serviceenheten Jenny Bäckström Stockholms tingsrätt fastställer, med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1),

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor;

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Leverans av handlingar till arkivverket

Leverans av handlingar till arkivverket Leverans av handlingar till arkivverket ARKIVVERKET Föreskrift KA/189/40/2007 9.2.2007 Innehåll Överföring av statliga ämbetsverks och inrättningars handlingar till arkivverket Bestämmelser som ger behörighet

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:37 Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket; beslutade

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper; beslutade den 19 april 2006. RA-FS 2006:1 Utkom från trycket den 1 juni 2006 Riksarkivet

Läs mer

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun Att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning... 2 Varför ska myndighetens arkiv redovisas?... 2 Vad är skillnaden mellan den gamla arkivredovisningen och den nya?... 2 Varje myndighet ska redovisa sitt

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT Med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) fastställer Stockholms tingsrätt följande ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Verksamhetsbaserad arkivredovisning Verksamhetsbaserad arkivredovisning Verksamhetsbaserad arkivredovisning Version 1.2 Riksarkivet Detta utbildningsmaterial har tagits fram av Nora Liljeholm och Anna-Kristina Andersson. Materialet är avsett

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer