Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4262 N Liljeholm

Transkript

1 Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid högskolan. Särskild fokus lades på vissa arkivfrågor med anledning av att Högskolan i Kalmar och Växjö universitet går samman vid årsskiftet 2009/2010 och bildar Linnéuniversitetet. Riksarkivet har tidigare inspekterat arkivredovisningen vid Högskolan i Kalmar vid flera tillfällen, senast 2004 (dnr RA /1840). Vid inspektionen fann Riksarkivet flera brister i arkivredovisningen och förelade högskolan att ta fram en plan för hur bristerna i arkivredovisningen ska åtgärdas. Högskolan i Kalmar har därefter genomfört en översyn (Dnr HiK /04) och arbetat med att ta fram ett flertal styrdokument för arkivvården såsom dokumenthanteringsplaner och riktlinjer för arkivhantering. Arbetet har också innefattat redovisning av utbildningshandlingar vilket var en av bristerna som Riksarkivet särskilt uppmärksammade. Närvarande vid inspektionen: Från Högskolan i Kalmar Koordinator och arkivarie vid ledningskansliet Projektanställd arkivarie Från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie Anna-Kristina Andersson, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar en viss förbättring i arkivvården hos Högskolan i Kalmar främst avseende upprättandet av styrdokument och riktlinjer för arkivverksamheten. Dessa styrdokument har dock aldrig riktigt implementerats i verksamheten och stora brister kvarstår avseende redovisning och förvaring av arkivhandlingar. Eftersom högskolans arkiv ska överlämnas till och införlivas med Linnéuniversitetets arkiv enligt Riksarkivets beslut RA-MS 2009:41 är det av vikt att arkivet avslutas samt att handlingar och uppgifter avgränsas från handlingar tillhörande Växjö universitet och Linnéuniversitetet. Linnéuniversitetet övertar ansvaret för Högskolans i Kalmar arkiv och kommer att få redovisa de insatser som vidtas för att åtgärda nedanstående brister. Linnéuniversitet ska senast den 30 juni 2010 inkomma med en åtgärdsplan som beskriver avslutningsarbetet samt en statusrapport för hur långt man kommit. Arbetet ska vara klart den 1 januari 2014.

2 Inspektionsrapport 2 (8) De brister som ska åtgärdas är följande: Upprätta arkivbeskrivning för samtliga arkivbildare inom Högskolan i Kalmar enligt RA-FS 1991:1 (ändr.1997:4), 6 kap Redovisa samtliga allmänna handlingar tillhörande Högskolan i Kalmar oavsett medium (pappershandlingar, elektroniska handlingar samt analoga och digitala ljud- och bildupptagningar) enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 6 kap. 9. Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av högskolans webbsida överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1 i ett format som framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Se till att såväl analoga som elektroniska handlingar som överlämnas till Linnéuniversitetet avgränsas (förses med nödvändig metadata) enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 9 kap. 2-3 samt RA-FS 2009:1, 3 kap. 4 tredje strecksatsen. Utarbeta en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 samt dokumentation enligt 5 kap. samma föreskrift till myndighetens samtliga elektroniska handlingar. Kontrollera och se till att pappershandlingar placeras i aktomslag innan de läggs i arkivboxar enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:1, 7 kap. 1. Kontrollera och se till att märkning av förvaringsmedel (arkivboxar) görs enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:1, 7 kap Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter för gallring av räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3, 8. Med fördel kan redovisningen samordnas med redovisning av de åtgärder som Riksarkivet förelade Växjö universitet i samband med sin inspektion den 25 november 2009 (dnr RA /4754). INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Högskolan består idag av 6 institutioner samt Centralförvaltningen. Alla dessa har hittills betraktats som egna arkivbildare. Prefekten har det formella arkivansvaret på varje institution. Det praktiska arbetet utförs av arkivredogörarna. Rektorn har det

3 Inspektionsrapport 3 (8) yttersta arkivansvaret för hela högskolan och skriver under viktigare beslut. Arkivfunktionen, en deltidstjänst, är placerad på ledningskansliet. Arkivfunktionens ansvarsområde är dock helt osynligt i de styrdokument som har upprättats för högskolans organisation och ledning (Dnr /07). Det finns varken delegationsordning eller befattningsbeskrivning avseende arkivfunktionen och arkivfrågor tas inte heller upp i verksamhetsplanen. För närvarande har högskolan anställt en arkivarie på 6 veckor med uppdrag att påbörja slutförtecknandet av arkivet inför sammanslagningen med Växjö universitet. Uppdraget är dock omöjligt att slutföra under den korta tiden. Kunskap om allmänna handlingar och arkivlagstiftningen finns inom centralförvaltningen och hos de arkivansvariga men brister finns på institutioner särskilt bland lärarna och forskarna. Vissa insatser har gjorts i form av informationstillfällen samt utformning av gemensamma riktlinjer för registrering och hantering av allmänna handlingar. Dessa har gett vissa resultat, men problem finns fortfarande kring kunskaperna om allmänna handlingar. IT-avdelningen ansvarar för all upphandling av skrivare, kopiatorer m.m. Även ansvaret för bevarande av elektronisk information finns hos IT-avdelningen. Oklart om leverantörsförsäkran enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2006:4, 3 kap. finns för produkter som köps in, men dessa är certifierade enligt koordinatorn. 2. Styrdokument Vid diarieföring används en D/D-plan som kommer att avslutas i samband med att högskolan i Kalmar går ihop med Växjö universitet. Arkivfunktionen har tagit fram en mall för dokumenthanteringsplaner. Mallen används av de flesta institutioner. Riksarkivet påpekade att vissa av de gallringsfrister som anges i mallen är felaktiga, exempelvis serierna F 13 b och c där gallringsfristen ska vara 2 år enligt RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3, och inte 6 månader som anges i mallen. Enligt koordinatorn följer institutionerna Riksarkivets generella gallringsföreskrifter trots felaktiga uppgifter i dokumenthanteringsplaner. I de flesta fall har man överhuvudtaget inte tillämpat gallring utan bevarat handlingarna. Planer på att ta fram en arkivhandbok har tidigare funnits men har inte realiserats. Riktlinjer har dock tagits fram för hantering av allmänna handlingar och diarieföring genom ett rektorsbeslut (dnr /07). I dokumentet tas även frågan om hantering av e-post samt personadresserad post upp. Vid inspektionen konstaterades dock att problem kring kunskaper om och förståelse för frågor om vad som är allmänna handlingar finns fortfarande inom verksamheten. Genom regelbunden information försöker arkivfunktionen höja kompetensen om hantering av allmänna handlingar hos alla inom organisationen.

4 Inspektionsrapport 4 (8) 3. Arkivbildning Högskolan i Kalmar bildades Arkivet består dels av högskolans egna handlingar från 1977 och framåt dels av handlingar från 1850-talet tillhörande Sjöfartshögskolan. Handlingar tillhörande en annan föregångare till Högskolan i Kalmar, Rostads Folkskoleseminarium, har levererats till Landsarkivet i Vadstena SE/VALA/ Vissa serier tillhörande Rostads folkskoleseminariums arkiv, nämligen FI:1-31 Kartor och ritningar, har Högskolan i Kalmar fått tillstånd att låna från Landsarkivet i Vadstena (Dnr RA 1526/S52/80, Dnr HiK /80, Dnr VALA 1777/80-030). Enligt beslutet ska dessa handlingar på sikt levereras/lämnas tillbaka till Landsarkivet i Vadstena. Högskolan i Kalmar bör därför komma in med framställan om leverans till Landsarkivet i Vadstena och lämna tillbaka dessa handlingar innan arkivet flyttas till det nya centralarkivet i Växjö. Registrering sker centralt hos registratorn i W3D3 sedan Från 2006 har man skannat in en del handlingar men dessa bevaras inte digitalt i systemet utan på papper. Ansökningar registreras i Högskoleverkets antagningssystem NyA. E-post skrivs ut och arkiveras på papper. Avställning av handlingar görs regelbundet. Ambitionen är att ställa av årligen men detta har varit svårt att förverkliga. Hos registratorn förvaras handlingar för de senaste två åren i kontorsklimat utan någon som helst skydd. Aktrensning och gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse sker före arkivering av varje handläggare och institution. Arkivfunktionen kontrollerar inte arbetet med aktrensning och gallring i efterhand. Inte heller arkivläggningen kontrolleras av arkivfunktionen vilket bl.a. har lett till en alltför spretig märkning av förvaringsenheter (arkivboxar) i arkivlokalen. Gallring av räkenskapshandlingar sker kontinuerligt trots att högskolan ännu inte har dokumenterat tillämpningen av RA-FS 2004:3, 8. Diarieförda handlingar arkiveras i löpnummerordning. Riksarkivet har i samband med den senaste inspektionen 2004 (dnr RA /1840) påtalat brister i redovisning av utbildnings- och forskningshandlingar. Enligt koordinatorn har man sedan dess utökat bevarandet av kursdokumentation m.m. Avseende forskningshandlingar finns det fortfarande ett problem och motvilja hos forskare att betrakta sina forskningshandlingar som myndighetens allmänna handlingar. I högskolans arkivförteckning har inga forskningshandlingar redovisats. Högskolan använder och driftar Agresso som ekonomisystem. För personaladministration har Palasso använts fram till den 1 oktober Därefter har man gått över till Primula som kommer att bli det gemensamma PA-systemet för Linnéuniversitetet. Enligt Anita Stensson, ekonomiansvarig vid högskolan, kommer uppgifter från dessa system att ställas av i samband med sammanslagningen av de två hög-

5 Inspektionsrapport 5 (8) skolorna/universiteten. Kopior av pågående uppgifter förs in i det gemensamma, nya systemet. Dessa uppgifter förses med nödvändig metadata för att kunna skilja de tidigare arkivbildarna åt. Formatfrågan för bevarande är ännu inte löst. Högskolan ser fram emot besked från RA om vilket format som är lämpligt för bevarande av uppgifter ur Agresso m.m. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Högskolan i Kalmar använder sig av antagningssystemet NyA som förs av Verket för högskoleservice (VHS) på uppdrag av universitet och högskolor. Registret bör betraktas som gemensamt för VHS och i det här fallet Högskolan i Kalmar. Kalmar har ansvaret för antagningen: sätter behörighetskrav, kan besluta om undantag osv. Uppgifterna om antagning bör således tillhöra Högskolan i Kalmar innan de gallras. Uppgifterna från NyA efter antagning förs in i LADOK för registrering av studieresultat m.m. Ansvariga för LADOK planerar och sköter avställning av information ur systemet samt märkning av uppgifter för resp. arkivbildare. Högskolan saknar i dagsläget strategi för bevarande samt dokumentation till sina system enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:2, 3 och 5 kap. Enligt planerna kommer en strategi för bevarande att utarbetas av Linnéuniversitetet. Riksarkivet betonade att i denna strategi bör även avställda elektroniska handlingar tillhörande Högskolan i Kalmar tas upp. Frågor om systemförvaltningsmodell, informationssäkerhet samt bevarande av ändringsloggar (4.2, 4.3 och 4.4 enligt checklista version 1.3) har inte kunnat besvaras eftersom de närvarande inte hade kunskaper inom området. Koordinatorn kontrollerar dessa frågor med IT-chefen och ser till att skicka över svaren till undertecknad. Teknisk dokumentation finns till de system högskolan använder, men dessa finns ej samlade och brister finns avseende förståelsedokumentation, dvs. hur högskolan har använt sig av systemet etc. Det är oklart i vilken omfattning Högskolan i Kalmar förvarar digitala ljud- och bildfiler. Inte heller har högskolan bevarat versioner av sina webbsidor. Högskolan i Kalmar ska se till att de elektroniska handlingar som utgörs av högskolans webbsida överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1. Format för bevarandet framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Handlingar på papper Högskolan i Kalmar förvarar pappershandlingar från 1850-talet tillhörande Sjöfartshögskolan. Dessa är enligt koordinatorn i bra skick och inga särskilda vårdinsatser behövs. De flesta handlingarna är inbundna.

6 Inspektionsrapport 6 (8) Koordinatorn uppger att godkända skrivmateriel och åldringsbeständigt papper används. Protokoll skrivs ut på arkivbeständigt papper, A80. Ingen leverantörsförsäkran har tagits fram för skrivmateriel vid inköp enligt RA-FS 2006:4, 3 kap, 1 andra strecksatsen. Vid arkivering av akter används gråa aktomslag och bruna arkivboxar, som uppges vara certifierade. Detta har dock ej kunnat kontrolleras eftersom leverantörsförsäkran saknas. Aktomslagen används inte konsekvent och ibland ligger handlingarna utan omslag i arkivboxarna. Självhäftande etiketter har köpts in från Landsarkivet i Lund men högskolan har haft problem med dessa då många har ramlat av. Märkningen av arkivboxarna som förvaras i huvudarkivet är inte konsekvent och uppfyller inte Riksarkivets krav enligt RA-FS 2006:1, 7 kap. 8. Myndighetens namn samt en unik identitet som knyts till arkivredovisningen ska framgå på arkivboxen. Ljud och bild, fotografier Det är oklart hur mycket ljud- och bildupptagningar samt fotografier finns hos högskolan. Eftersom även dessa kan utgöra allmän handling ska högskolan genomföra en inventering hos alla institutioner och se till att ljud- och bildupptagningar samt fotografier förtecknas i högskolans arkivförteckning och tas om hand för arkivering. Vid inspektionstillfället angavs att högskolan inte förvarar några kartor och ritningar. Vid närmare undersökning visade sig dock att kartor och ritningar tillhörande Rostads folkskoleseminariums arkiv har lånats från Landsarkivet i Vadstena och följaktligen bör förvaras i högskolans arkivlokal (se ovan 3. Arkivbildning). 5. Gallring Riksarkivet har inte utfärdat några myndighetsspecifika gallringsföreskrifter för Högskolan i Kalmar. Däremot kan ett flertal av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter samt föreskrifterna gällande universitet och högskolor (RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3) tillämpas. Högskolan i Kalmar har dokumenterat delvis tillämpningen av RA-FS 2008:3 i sin dokumenthanteringsplan men gallringsfristerna är felaktiga (se ovan under styrdokument ). För studieregister eller motsvarande gäller bestämmelserna om gallring i Förordning (1993:1153, ändr. 2001:1133) om redovisning av studier m.m. Av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter har högskolan dokumenterat tillämpningen av RA-FS 2006:5 samt 2004:1 genom beslut. Föreskrifterna avser gallring av handlingar inom löne- och PA-verksamhet. Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse enligt RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6) sker hos hela högskolan men tillämpningen har inte dokumenterats genom ett särskilt beslut. Anvisningar för denna typ av gallring finns dock i ett dokument, bilaga 3, till arkivförteckningen tillhörande Institutionen för biologi och miljövetenskap. Även

7 Inspektionsrapport 7 (8) gallring av räkenskapshandlingar tillämpas utan något särskilt beslut. Enligt RA-FS 2004:3, 8 ska myndigheten dokumentera tillämpningen av denna föreskrift. Riksarkivets föreskrifter för universitet och högskolor (RA-FS 2007:1, ändr. 2008:3) gäller för universitet och högskolor enligt 1 kap. 1 första stycket högskoleförordningen (SFS 1993:100, ändr. 2009:1068). Detta innebär att Riksarkivets gallringsföreskrifter kan tillämpas av Linnéuniversitetet om universitetet tas upp i Bilaga 1 till Högskoleförordningen. 6. Arkivredovisning Högskolan i Kalmar tillämpar allmänna arkivschemat för redovisning av sitt arkiv. Hittills har alla institutioner betraktats som egna arkivbildare. Eftersom stora brister finns i högskolans arkivredovisning vill nu högskolan, i samband med sammanslagningen med Växjö universitet, förteckna om sitt arkiv sedan Tanken är då att de institutioner som tidigare inte har förtecknat eller delvis förtecknat sitt arkiv nu slås ihop till en arkivbildare. Riksarkivet är tveksam till denna lösning eftersom det finns en viss risk med att arbetet i praktiken inte kan genomföras konsekvent för hela högskolans arkivbildning. Högskolan i Kalmar saknar beskrivning av allmänna handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 4 kap. 2 ). Arkivbeskrivning Högskolans gemensamma arkivbeskrivning är från Utöver den har vissa institutioner egna arkivbeskrivningar. Arkivbeskrivningar för samtliga arkivbildare ska tas fram och de befintliga arkivbeskrivningarna ska uppdateras enligt RA-FS 1991:1 (ändr.1997:4), 6 kap Arkivförteckning Brister finns i högskolans arkivförteckningar. Oklart om alla institutioner har arkivförteckningar som uppfyller Riksarkivets krav. De befintliga har uppdaterats senast Arkivförteckningar ska regelbundet uppdateras, vilket betyder årligen i samband med avställning. Som tidigare nämnts pågår ett arbete med att förteckna hela högskolans arkiv samt uppdatera arkivförteckningarna. Arbetet är dock omfattande och kommer att fortsätta även efter årsskiftet när Högskolan har slagits ihop med Växjö universitet. Högskolans controller arbetar fortlöpande med processkartläggning av verksamheten. Gallringsbara handlingar redovisas inte i arkivförteckningen utan endast i dokumenthanteringsplanerna.

8 Inspektionsrapport 8 (8) Det går att följa en handling från diariet till förvaringsplats. Funktionskontroll genomfördes genom två stickprover. Ett problem är dock att söka fram handlingar från tiden före 2001, då W3D3 infördes. Det finns tre olika söksystem: ett manuellt diarium, FileMaker register, W3D3. Problemet finns framförallt vid sökning av handlingar mellan i FileMaker registret. Det är endast en person som har programvaran vilket gör att återsökning blir väldigt personberoende. Högskolan måste se över sökvägarna till sina diarieförda handlingar. 7. Arkivlokaler Eftersom Högskolan i Kalmar tillsammans med Växjö universitet för närvarande bygger en ny arkivlokal i Växjö, dit enligt planerna även hela arkivet från Kalmar kommer att flyttas, har den befintliga arkivlokalen inte inspekterats vid denna inspektion. Ett ärende angående den blivande arkivlokalen har öppnats hos Riksarkivet (Dnr RA /1519). Innan den nya arkivlokalen tas i bruk ska Riksarkivet ge sitt medgivande enligt RA-FS 1997:3, 5 kap Övrigt Högskolan i Kalmar och Växjö universitet har fått beslut från Riksarkivet (RA-MS 2009:41 och 2009:42) angående överlämnande av respektive arkiv till det nya Linnéuniversitetet. Vid inspektionen framkom att även Organisationskommittén har begärt överlämna sitt arkiv till Linnéuniversitetet. På grund av ett missförstånd har Riksarkivet hittills inte beslutat om detta men ett beslut kommer att utfärdas så fort som möjligt, men senast före årsskiftet. Nora Liljeholm Arkivarie Kopia till Organisationskommittén för Linnéuniversitetet samt Högskolan i Växjö.