Inspektion av arkivvården vid Verket för högskoleservice

Transkript

1 Tillsynsavdelningen Dnr RA / (8) Inspektion av arkivvården vid Verket för högskoleservice Verket för högskoleservice (VHS) inspekterades av Riksarkivet den 4 november Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid myndigheten. Den senaste inspektionen genomfördes brevledes år 2005 (dnr /1052) och avsåg enbart VHS:s arkivredovisning. VHS fick då föreläggande att uppdatera arkivbeskrivningen, upprätta en arkivförteckning samt tillse att boxar förses med unikt volymsignum. Redovisning av vidtagna åtgärder inkom till Riksarkivet i december Närvarande vid inspektionen: Från Verket för högskoleservice Administrativ chef Registrator Metodutvecklare (del av inspektionen) Från Riksarkivet Anna-Kristina Andersson, arkivarie Nora Liljeholm, arkivarie FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att en översyn av arkivverksamhet vid Verket för högskoleservice är nödvändig då brister finns inom ett flertal områden. Verket för högskoleservice ska därför senast den 1 mars 2010 inkomma med en detaljerad plan över hur och när bristerna ska åtgärdas. VHS ska därefter lämna en avstämningsrapport senast den 31 augusti 2010 samt slutredovisning den 31 januari Åtgärdsplanen ska innehålla följande områden Utreda vilka handlingar som är allmänna handlingar och som ska tillföras myndighetens arkiv (RA-FS 1997:4, 3 kap. 1 ). Skapa rutiner för att handlingar efter avslutad handläggning flyttas till arkivlokal eller motsvarande som uppfyller Riksarkivets krav (RA-FS 2006:1, 6 kap.12, RA-FS 1997:3, 3 kap. 1 ). Planera för hur elektroniska handlingar som upprättas i ett system som är gemensamt ska kunna skiljas åt så de kan överföras till bevarande hos respektive myndighet (RA-FS 2009:1, 3 kap. 3 ).

2 2 (8) Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av VHS:s webbsida överförs till bevarande (RA-FS 2009:1, 4 kap. 1, RA-FS 2009:2 3 kap. 9 ). Upprätta en strategi för bevarande samt dokumentation i den utsträckning som behövs till myndighetens samtliga elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 och 5 kap.). Se till att allmänna handlingar som utgörs av ljud- och bildupptagningar överförs till bevarande (RA-FS 1997:4, 4 kap. 1 ). Kontrollera och se till att aktomslag uppfyller kraven (RA-FS 2006:1, 7 kap. 1 och 2006:4, 4 kap. 6 ). Pröva förutsättningarna för gallring samt skapa rutiner för regelbunden gallring (RA-FS 1997:4, 7 kap. 1, 3 ). Dokumentera tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter: RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6), RA-FS 2004:2 (ändr. 2005:1 och 2006:6), RA-FS 2004:3, RA-FS 2006:5 och 2007:1 (ändr. 2008:3). Skapa rutiner för uppdatering av arkivbeskrivningen (RA-FS 1997:4, 6 kap. 1 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 5-6 ). Skapa rutiner för uppdatering av arkivförteckningen (RA-FS 1997:4, 6 kap. 3 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18 ). Kontrollera arkivlokalens skydd mot vatten och skadlig fukt (RA-FS 1997:3, 9 kap. 1 ) INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Funktionen för registratur och arkiv är placerad inom den administrativa enheten. Ansvarsförhållandena i fråga om arkivvården är oklara. Den administrativa chefen har det övergripande ansvaret för arkivet medan registratorn har ansvar för vissa delar av arkivvården. Enheterna har hittills ansvarat för avställning och gallring av de handlingar som bildas inom den egna enhetens verksamhet. För elektroniska handlingar har ansvaret varit uppdelat per system och systemansvarig. Uppdatering av arkivredovisningen har inte hanterats av myndigheten utan av konsult eller projektanställd arkivarie som har tagits in vid behov. Merparten av de anställda vid VHS känner inte till myndighetens arkivredovisning. I övrigt gjordes bedömningen att det inom VHS delvis finns kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar, men den borde vara bättre.

3 3 (8) Olika funktioner vid myndigheten ansvarar för upphandling skrivare, kopiatorer och annat skrivmateriel. Receptionen ansvarar för upphandling av papper och IT-stöd för upphandling av skrivare och kopiatorer. Enligt uppgift från VHS beaktas Riskarkivets krav. Det finns även en mall för leverantörsförsäkran som eventuellt används vid upphandling av papper och andra produkter. Eventuellt kommer VHS verksamhet rörande upphandling att övergå till en annan myndighet. När verksamhet överförs från en myndighet till en annan och arkivhandlingar samt pågående ärenden även måste flyttas över, beslutar Riksarkivet om överlämnande och införlivande av handlingar till den nya myndighetens arkiv. 2. Styrdokument VHS har en del styrdokument som berör arkivverksamheten. Delegationsordning eller dokument som beskriver ansvarsfördelningen avseende arkivvården saknas. VHS kommer att påbörja ett arbete med att se över och fastställa ansvar och roller. Vid VHS finns både en diarieplan och en dossierplan. Den senare började användas i januari 2008 och är framtagen efter myndighetens processer. En e- postpolicy finns vid myndigheten och för att hantera personadresserad post används fullmakt. VHS har en dokumenthanteringsplan som till stora delar är inaktuell då den hänvisar till upphävda föreskrifter som ersatts av andra. Vid inspektionen uppkom frågan om hur många olika styrdokument beträffande arkivet en myndighet måste ha. Beträffande arkivredovisningen enligt RA-FS 2008:4 ska myndigheten kunna presentera en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar och en arkivförteckning. Detta innebär att olika uppgifter beträffande arkivet och dess handlingar kan registreras i ett system och presenteras på olika sätt. Därutöver har Riksarkivet krav dokumentation av tillämpningen för de generella gallringsföreskrifterna och krav på olika sorts dokumentationer, t.ex. dokumentation av elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1, 5 kap.), strategi för bevarande (RA-FS 2009:1, 3 kap. ). 3. Arkivbildning Diarieföring VHS använder tre diarier för att registrera handlingar: ett diarium för allmänna ärenden som bl.a. avser avtal, ett för bedömningsärenden (Diabed) och ett för upphandlingsärenden. För samtliga diarier används Diabas. Två av diarierna, det för allmänna ärenden och det för bedömningsärenden, togs i drift år 1999 medan diariet för upphandlingsärenden inrättades år I samtliga diarier finns skannade handlingar men rutinerna är olika. Alla handlingar i

4 4 (8) bedömningsärenden skannans till Diabed, till det allmänna diariet skannas avtal och i diariet för upphandlingsärenden finns skannade handlingar sporadiskt. Ett tidigare diarium har tagits ut på papper med stöd av RA-MS 1996:12. Handlingarna ordnas efter dossierplan i diarienummerordning och årsvis. Det saknas dock enhetliga rutiner för avställning av dossiererna till arkivet. Handlingar till det allmänna diariet förvaras vid registrator i ca ett år och placeras sedan i arkivet. För upphandlingsärenden finns inga rutiner för avställning. Bedömningsärenden är gallringsbara och förvaras enbart i ett så kallat närarkiv under bevarandetiden. Övriga handlingar Myndigheten har även handlingar som inte hanteras i diarierna. Framförallt används ett antal system och applikationer som på olika sätt rör antagningsprocessen till universitet och högskolor. VHS har till uppgift att på uppdrag av universitet och högskolor biträda vid antagning. Detta innebär att VHS bl.a. ansvarar för drift och utveckling av antagningssystemet NyA och delar av webbplatsen som hanterar ansökningar till kurser och program på universitet och högskolor. VHS uppdrag regleras med avtal mellan lärosätena och VHS. VHS anlitar ett skanningsföretag i Strömsund för de ansökningshandlingar som kommer in på papper. Efter skanning förs filerna in i NyA och pappershandlingarna förvaras hos skanningsföretaget. Merparten av ansökningar sker dock vis webbplatsen Till NyA överförs också uppgifter om slutbetyg från gymnasieskolan. Uppgifterna hämtas från betygsdatabasen BEDA där gymnasieskolorna sedan 1999 har kunnat lägga in slutbetygen elektroniskt. I BEDA kan uppgifterna omfattas av sekretess men efter att de överförts till NyA blir de offentliga. Uppgifterna från BEDA levereras även till Statistiska centralbyrån som använder dem för statistikbearbetning åt Skolverket. VHS ansvarar även för applikationen för högskoleprovsanmälan (HP). Denna består dels av webbplatsen där de som vill göra provet kan anmäla sig och betala sin anmälningsavgift, dels en administrativ del för lärosätena som administrerar proven. Applikationen övertogs från Göteborgs universitet. Ytterligare två webbplatser/applikationer ligger under VHS ansvar: en webbplats där universitet och högskolor kan annonser lediga studieplatser ( och en webbplats med förslag på examensarbeten ( Enligt VHS kommer webbplatsen för lediga studieplatser eventuellt att läggas ned. För hanteringen av administrativa handlingar använder VHS sedan maj 2009 Palasso för personal- och löneadministrativa handlingar. Enligt arkivförteckningen användes tidigare myndighetens system för räkenskaper,

5 5 (8) Agersso, även för löneutbetalning. Systemet Reach me används för att hantera ansökningar vid rekrytering. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar VHS ansvarar för driften av samtliga verksamhetssystem förutom NyA som driftas externt. VHS är systemägare till flertalet av verksamhetssystemen, bl.a. BEDA, NyA, HP och Nationella exjobbpoolen. I flera fall är systemen en del av en myndighetsövergripande process där olika myndigheter hämtar eller lämnar uppgifter i ett gemensamt system. Vid inspektionen framkom att det var oklart vilken myndighet som har arkivansvar för de olika uppgifterna. VHS ansvar för antagningsregistret regleras i SFS 1993: kap. 1. För uppgifter i NyA har Riksarkivet i samband med framtagandet av RA-FS 2007:1 fört resonemanget att NyA ur arkivbildningssynpunkt är ett gemensamt register eftersom även högskolor använder det i handläggningen av ärenden. Vid inspektionen diskuterade när i antagningsprocessen ansvaret för handlingarna övergår från VHS till det enskilda lärosätet. Ansvaret borde övergå i samband med beslut om antagning. Vissa uppgifter överförs även till studieregistret Ladok. Enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 3 tredje punkten ska myndigheten planera för hur elektroniska handlingar som upprättas i ett system som är gemensamt ska kunna skiljas åt så de kan överföras till bevarande hos respektive myndighet. Om ansvaret för bevarande av uppgifter i något fall är oklart ska VHS utreda frågan om arkivansvar. Vid VHS tillämpas en systemförvaltningsmodell för verksamhetssystemen. Säkerhetsrutinerna bedöms av VHS vara goda. Några informationsförluster har t.ex. inte inträffat vid hårt söktryck då webbplatsen gått ner. Samtliga loggar finns bevarade. För de administrativa systemen och diarierna är det inte klarlagt om logg- eller historikfiler finns. Till verksamhetssystemen och studieregistret Ladok finns teknisk dokumentation upprättad. Dokumentationen är dock inte samlad och till vissa övertagna system som HP har dokumentationen upplevts som bristfällig. VHS arbetar för att göra HP-systemet självdokumenterande. En övergripande förståelsedokumentation enligt Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar tycks saknas. Det är också oklart om det finns dokumentation för de administrativa systemen och diarierna. En samlad strategi för bevarande, det vill säga beskrivning av myndighetens åtgärder för att säkerställa ett bevarande av handlingarna, saknas för samtliga system. Någon överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande eller bevarandeexemplar har inte skett på VHS. Elektroniska handlingar från det tidigare antagningssystemet har överlämnats till Riksarkivet. Äldre versioner av VHS externa webbsida har inte bevarats.

6 6 (8) Handlingar på papper För VHS handlingar på papper saknas enhetliga rutiner. De tre funktionerna med egna diarier hanterar handlingarna olika. Akter som hör till det allmänna diariet ligger i aktomslag och förvaras i arkivboxar. Bedömningsärendena omsluts av ett vikt A5-ark och upphandlingsärendena saknar aktomslag. Som påpekats tidigare saknas även enhetliga rutiner för avställning av pappershandlingar. I arkivlokalen fanns ett flertal hyllmeter handlingar i upphandlingsärenden som inte rensats från skadligt material enligt RA-FS 2006:1såsom plastfickor och gem. I akterna fanns dessutom handlingar på andra databärare än papper, t.ex. på optiska skivor. Riksarkivet har flera mediespecifika föreskrifter med olika krav på förvaring och hantering för olika databärare. Handlingar på papper ska därför ska inte förvaras tillsammans med handlingar på andra databärare. Ljud och bild VHS har ett antal filmer som visats på Sveriges televisions program för samhällsinformation, Anslagstavlan. Filmerna förvaras hos en tjänsteman och finns från 1999 och framåt. Inspelningsformat och speltid var okänt. Foton, digitala bilder, kartor och ritningar finns inte vid VHS. 5. Gallring I förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor finns bestämmelser om gallring i antagningsregistret. Enligt 4 kap. 6 ska uppgifter om en student gallras senast fem år efter det att uppgifter senast påförts. Denna bestämmelse reglerar således gallring av uppgifter om student enligt 4 kap. 2 samma förordning i det nuvarande systemet NyA. Riksarkivet har även beslutat om myndighetsspecifika gallringsföreskrifter för VHS. Vid inspektionstillfället fanns två gällande föreskrifter: RA-MS 1996:12 om gallring av uppgifter i diarieföringssystemet Diabas II efter att sökvägar tagits ut på papper och RA-MS 2001:23 om gallring av pappersakter respektive elektroniska akter i förfrågningar och preliminära bedömningar av behörighet beträffande svensk och utländsk utbildning. Formuleringen i den senare föreskriften är ska det vill säga att akterna måste gallras enligt den frist som anges. Gallringsfristen räknas från ärendets avslutandedatum. Pappersakterna som enbart innehåller inkomna handlingar, har gallrats. De elektroniska akterna hanteras i diariet för bedömningsärenden, Diabed. Dessa akter är fullständiga eftersom samtliga handlingar skannas till diariet. Någon gallring av de elektroniska akterna har däremot inte verkställts. Vid stickprov i diariet återfanns elektroniska akter från år 2000 som troligtvis borde ha gallrats. Eventuellt är bestämmelsen om gallring av elektroniska akter inte känd hos myndigheten alternativt har myndigheten omvärderat behovet av att bevara akter.

7 7 (8) Beträffande VHS tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter saknas dokumentation av tillämpningen för flera av dessa. VHS har en inaktuell dokumenthanteringsplan med hänvisningar till upphävda föreskrifter medan hänvisning till gällande föreskrifter saknas. Tillämpningen kan dokumenteras genom att en ny dokumenthanteringsplan upprättas där samtliga tillämpningsbeslut ingår. Utifrån de generella bestämmelserna ska planen redovisa gallringsfrister för de specifika handlingstyper som är aktuella för den egna verksamheten. Vid inspektionstillfället diskuterades även bevarandet av inresande (utländska) studenters antagningshandlingar. Enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor (RA-FS 2007:1 ä. RA-FS 2008:3), som även omfattar VHS, bör anmälan med bilagor för en antagen student som inte registrerats i studieregister bevaras. VHS hade uppmärksammat bestämmelsen i samband med inspektion och var eventuellt intresserade av att få gallra även dessa antagningshandlingar. Då brister i gallringsruiner och kännedom om gällande gallringsföreskrifter konstaterats är det nödvändigt att VHS utreder och prövar förutsättningarna för gallring. VHS bör bland annat se över behovet av tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter och en eventuell ändring av RA-MS 2001:23 om gallring av akter i förfrågningar och preliminära bedömningar av behörighet beträffande svensk och utländsk utbildning. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning Arkivbeskrivning finns upprättad men den har inte uppdaterats sedan år Uppdatering bör göras vid varje verksamhetsförändring som påverkar arkivbildningen. Vid uppdateringen ska den äldre versionen av arkivbeskrivningen bevaras. I nuvarande arkivbeskrivning bör redovisningen av sökingångar till arkivet eventuellt kompletteras med de sökbegrepp som används. Vid en uppdatering av arkivbeskrivningen kan VHS utgå från 5-6 RA-FS 2008:4. Arkivförteckning Vid VHS finns en arkivförteckning upprättad enligt allmänna arkivschemat, RA-FS 1997:4, 6 kap, 7. VHS har arbetat med en processkartläggning för huvudprocesserna och kommer att fortsätta med vissa delprocesser och stödprocesserna. Arbetet har bland annat resulterat i en dossierplan. Enligt VHS kan denna eventuellt utvecklas och anpassas till en klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4. Arkivförteckningen är uppdaterad t.o.m. år då en projektanställd arkivarie genomförde ett ordnings- och förteckningsarbete. VHS får uppdatera t.o.m. lämplig brytpunkt och förteckna arkivet enligt allmänna arkivschemat. Enligt RA-FS 2008:4 ska redovisning enligt allmänna arkivschemat vara

8 8 (8) avslutad senast den 1 januari Bestämmelserna i RA-FS 2008:4 får tillämpas på handlingar som tillkommit från och med den 1 januari 2009 och ska tillämpas på handlingar som tillkommer efter den 1 januari Arkivförteckningen redovisar inte samtliga typer av arkivhandlingar. Framförallt saknas redovisning av handlingar i IT-systemen, t.ex. HP, BEDA. Reach me. Diarierna och Agresso redovisas på systemnivå i arkivförteckningen. Handlingar som upprättats för publicering finns delvis förtecknade. Förekomsten av handlingar som upprättats för publicering är inte heller ordentligt kartlagd vilket innebär att det kan finnas handlingar som inte är förtecknade. VHS redovisar gallrade handlingar i separata gallringsprotokoll. Vid inspektionstillfället genomfördes tre stickprovskontroller för att via de tre diarierna återsöka handlingar. Vid samtliga återsökningar återfanns de eftersökta handlingarna. Pappersakten för bedömningsärendet var dock inte komplett eftersom upprättade handlingar inte sorteras in i akten (se avsnitt 5. Gallring). 7. Arkivlokaler Någon grundlig kontroll av arkivlokalerna genomfördes inte vid inspektionstillfället. Riksarkivet kan dock vid ett senare tillfälle komma att inspektera arkivlokal och närarkiv. År 2004 fick VHS ett medgivande från Riksarkivet om att ta lokalen i bruk. VHS har bytt kontorslokaler men arkivet förvaras i samma lokal som tidigare. Arkivlokalen är placerad i byggnadens källarplan på Karlavägen 108 (nummer Gr D 210). Andra hyresgäster har tillgång till och har egna lokaler på källarplanet. Behörigheten till arkivlokalen är reglerad och nyckel hämtas hos registrator. I taket på arkivlokalen upptäcktes fläckar liknande fuktrosor. I underlaget till medgivandet om att ta arkivlokalen i bruk finns inget antecknat om dessa fläckar. Enligt RA-FS 1997:3 9 kap. 1 ska arkivlokalen skydda handlingarna mot vatten och skadlig fukt. För att utreda om fläckarna är tecken på fuktskador eller annan skada ska utrymmet ovan kartläggas och förekomsten av eventuell tidigare vattenläcka undersökas. Riksarkivet kan vid behov genomföra ett rådgivande besök. Anna-Kristina Andersson arkivarie